Controleprotocol en Normenkader 2025

In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een Controleverordening dient op te stellen. Deze verordening, Controleverordening gemeente Oosterhout 2025, is 11 november 2025 door de raad vastgesteld. De Controleverordening is in verband met wijzigingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en in de Besluit Begroting Verantwoording (BBV) in 2025 geactualiseerd. In het verlengde van de Controleverordening is dit Controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening én daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout.

1.1. Doelstelling

Dit Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Oosterhout.

1.2. Wettelijk kader

De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven welke wetten en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zijn. In bijlage 1 bij dit controleprotocol is het bij de controle te hanteren Normenkader vastgelegd. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader2. Binnen de gemeente Oosterhout wordt dit vorm gegeven middels het overkoepelend Auditplan 2025 dat 23 juni 2025 door het college is vastgesteld. Verdere verdieping hiervan vindt plaats door middel van Verbijzonderde Interne Controle (VIC) plannen per (financieel) materieel proces.

1.3. Accountant

Bij besluit van 4 april 2023 is BDO Audit & Assurance B.V. (hierna BDO) formeel benoemd als accountant van de gemeente Oosterhout voor de controlejaren 2023 tot en met 2026.

Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven, is de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• •

  de getrouwe weergave van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het College opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

De bij de controle uit te voeren werkzaamheden worden nader bepaald door:

• •

  de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW;

• •

  de Kadernota Rechtmatigheid 2025 en de uitgangspunten en standpunten van de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

• •

  de Handleiding Regelgeving Accountancy.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie3. De accountant richt de controle in op het ontdekken van materiële fouten en baseert zich daarmee op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

3.1. Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som aangeeft van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming van de accountant en bepaalt de strekking van de af te geven controleverklaring.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement).

De goedkeuringstolerantie is met ingang van boekjaar 2025 gesteld op 2% van de omvangsbasis voor fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de stortingen in de reserves.

Het is daarbij de doelstelling van de controle om met een redelijke mate van zekerheid, vastgesteld op 95%, een oordeel te vormen dat de jaarrekening geen fouten of onzekerheid boven de gestelde goedkeuringstolerantie bevat4.

In onderstaande tabel is de relatie tussen goedkeuringstolerantie en het oordeel weergegeven, één en ander conform de Bado:

3.2. Rapporteringstolerantie

Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend.

Deze kan als volgt worden gedefinieerd:

De rapporteringstolerantie is het bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen, genoemd in de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag rapporteert de accountant hierover in het verslag van bevindingen.

De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de minimumeisen volgens het Bado. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot uitgebreidere rapportage van bevindingen.

De accountant richt de controle in waarbij onder andere rekening wordt gehouden met de door de raad vastgestelde rapporteringstolerantie, om zodoende te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden, die dit bedrag overschrijden, ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad dan vervolgens als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert vanaf € 200.0005.

3.3. Toleranties voor specifieke onderdelen jaarrekening

Specifieke uitkeringen (SiSa)

Via de jaarrekening zal ook verantwoording worden afgelegd over een aantal specifieke uitkeringen. In het kader van de Single Information Single Audit (SiSa) zijn door het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) aparte rapporteringstoleranties vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa’.

Wet normering topinkomens (WNT)

Voor de naleving van deze wet zijn aparte toleranties van toepassing dor door het ministerie van BZK zijn vastgelegd in het ‘Controleprotocol Wet normering topinkomens’.

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria die kunnen worden onderscheiden in getrouwheid en rechtmatigheid. Het begrip getrouwheid omvat zes criteria die tot uitdrukking komen in de balans en in het overzicht van baten en lasten. De financiële rechtmatigheid omvat drie criteria, welke tot uitdrukking komen in de Rechtmatigheidsverantwoording van het college.

Voor een nadere toelichting op de begrippen getrouwheid en rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt aanvullend verwezen naar ondermeer de NBA en VNG (website) publicaties inzake rechtmatigheid en accountantscontrole en in het bijzonder de ‘Kadernota rechtmatigheid 2025’ van de commissie BBV.

De Rechtmatigheidsverantwoording van het college omvat de drie rechtmatigheidscriteria begroting, voorwaarden en M&O. Deze criteria zijn nader uitgewerkt in de financiële verordening 2025. In de financiële verordening is ook aangegeven dat indien sprake is van afwijkingen of onduidelijkheden die uitgaan boven de verantwoordingsgrens, het college zich hierover zal verantwoorden en dit nader zal toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering. In de financiële verordening is de verantwoordingsgrens bepaald op 2% van de lasten van de begroting exclusief dotaties reserves. Dit komt overeen met de goedkeuringstolerantie van de accountant. Voor 2025 komt dit op basis van de begroting inclusief wijzigingen op een bedrag van ongeveer € 4.626.000.

Om tot de Rechtmatigheidsverantwoording te komen betreffende het voorwaardencriterium is alle actuele wet- en regelgeving in kaart gebracht en opgenomen in het in de bijlage bij dit Controleprotocol opgenomen Normenkader. Ook de accountant gebruikt dit Normenkader bij de controle van de jaarrekening inclusief Rechtmatigheidsverantwoording om tot een getrouwheidsoordeel te komen. Indien de accountant op basis van zijn controlewerkzaamheden vaststelt dat de door het college opgestelde Rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft, kan dit effect hebben op de strekking van de controleverklaring.

De accountantscontrole 2025 omvat de jaarstukken van de gemeente Oosterhout, De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die niet allemaal met dezelfde diepgang worden gecontroleerd.

De programmaverantwoording en de paragrafen worden getoetst op aansluiting met de jaarrekening. De door de accountant af te geven controleverklaring (getrouwheid) heeft betrekking op bovenstaande onderdelen van de jaarrekening:

- Balans en toelichting;

- Overzicht van baten en lasten inclusief toelichting;

- Rechtmatigheidsverantwoording;

- WNT-bijlage;

- SiSa-bijlage;

- Bijlage Taakvelden.

Daarnaast geeft de accountant in de verklaring een oordeel ten behoeve van het Rijk over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (zoals verantwoord in de SiSa-bijlage).

Na afronding van de tussentijdse controle (interimcontrole) en de jaarrekeningcontrole rapporteert de accountant in het kort weergegeven als volgt:

Managementletter

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interimcontrole) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatieverstrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van de interimcontrole wordt een verslag uitgebracht aan het college (Managementletter).

Boardletter

Na het uitbrengen van de Managementletter aan het college, ontvangt de Auditcommissie een boardletter. Hierin wordt een samenvatting gegeven van de relevante aanbevelingen uit de Managementletter en worden bestuurlijke relevante punten weergegeven.

Accountantsverslag (verslag van bevindingen)

Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten: BBV) of de jaarrekening een getrouw beeld geeft. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen (Accountantsverslag) uitgebracht aan de raad (Auditcommissie) en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het Accountantsverslag besteed de accountant in ieder geval aandacht aan de bevindingen over het financiële beheer, de Rechtmatigheidsverantwoording, de kwaliteit van de verslaggeving, de processen welke door de accountant met verdiepte aandacht zijn beoordeeld6. Het Accountantsverslag wordt conform planning van de P&C cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan de raad (Auditcommissie).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het Accountantsverslag. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde gegevensverwerking. Tevens wordt een oordeel gegeven over de rechtmatige totstandkoming van de in de SiSa-bijlage verantwoorde transacties.

Controleverklaring

In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven (getrouwheidsoordeel). Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. De controleverklaring dient, op grond van de aanpassing van BBV artikel 24-3e lid, in de jaarstukken onder paragraaf ‘Overige gegevens’ te worden opgenomen.