Nota inwoners- en overheidsparticipatie

Het is de ambitie van gemeente Staphorst om meer, breder en beter te participeren. Dit vanuit onze overtuiging dat plannen, beleid, projecten en besluiten beter worden als we er samen met inwoners over nadenken en aan werken. We vinden de inbreng van de kennis, creativiteit en ervaring van inwoners hierbij van onschatbare waarde. Tegelijkertijd vinden we het belangrijk dat inwoners zo veel mogelijk invloed op en zeggenschap over de eigen leefomgeving krijgen. Ook de context waarin we ons bevinden vraagt daar nadrukkelijk om: inwoners worden steeds mondiger, opgaven steeds complexer en meerledige, verhoudingen polariseren en het wantrouwen in het optreden van de overheid groeit. We zijn ons ervan bewust dat er voor de uitdagingen van onze tijd alleen duurzame oplossingen kunnen komen als gemeente en samenleving gelijkwaardig samenwerken.

Inwoners- en overheidsparticipatie

Participatie is het betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij plannen, beleid en projecten. Met als doel betere plannen en besluiten. Participatie gaat ook over hoe de overheid kan meewerken aan initiatieven uit de samenleving. Om deze vormen van elkaar te onderscheiden, spreken we van inwonersparticipatie en overheids-participatie.

Bij inwonersparticipatie participeren inwoners (en bedrijven, maatschappelijke instellingen en andere overheden) in een initiatief van de overheid. Goede inwonersparticipatie kan het wederzijds vertrouwen en begrip tussen inwoners en de gemeente en tussen inwoners onderling vergroten. Ook kan het de kwaliteit van en het draagvlak voor beleid en plannen vergroten. Daardoor kunnen onnodige vertraging en kosten, bijvoorbeeld door uitstel vanwege bezwaarprocedures, in bepaalde situaties worden voorkomen. Daarnaast kan goede inwoners-participatie de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van inwoners vergroten.

Bij overheidsparticipatie participeert de overheid in initiatieven van inwoners. Vanuit betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel zetten inwoners zich in voor de eigen leefomgeving. Dat vinden we bijzonder waardevol en willen we behouden. Bewoners en organisaties met een goed initiatief zijn welkom. Waar mogelijk zullen we initiatieven versterken en versnellen. Daarbij verwachten we van initiatiefnemers dat zij hun omgeving betrekken en raadplegen en daarbij alternatieven zorgvuldig afwegen.

Uitgangspunten

Als gemeente zijn we verantwoordelijk voor de bescherming van het algemeen belang. We staan voor gelijke kansen voor iedereen en gelijkwaardige behandeling bij gelijksoortige trajecten. Daarbij hebben we oog voor maatwerk en inclusie zonder dat daarbij sprake is van willekeur. Om dat te waarborgen handelen we vanuit de volgende uitgangspunten.

Als de gemeente initiatiefnemer is:

• •

  Participatie wordt door de gemeentelijke organisatie maximaal ingezet en benut bij plan- en beleidsontwikkeling. Daarbij gaat de kwaliteit van participatie bóven de kwantiteit. We wegen dus af wat zich wel of niet leent voor participatie, participatie is geen doel maar een middel.

• •

  Als we participatie inzetten betrekken we onze inwoners zo vroeg mogelijk bij nieuwe ontwikkelingen en gaan daarbij voor de betreffende situatie voor het hoogst haalbare participatieniveau. Vooraf scheppen we duidelijkheid over de kaders en wat belanghebbenden kunnen verwachten.

• •

  Participatie is maatwerk. We kiezen bewust voor een aantal vaste stappen bij elk participatietraject. Deze stappen hebben we gevat in een methodiek: het participatiemodel zoals staat beschreven in hoofdstuk 4.1. Dit model biedt structuur en laat ruimte voor maatwerk. De uitkomst van elke stap wordt vastgelegd in een participatieplan.

Bij een initiatief vanuit de samenleving:

• •

  We zijn een betrouwbare partner. Dit betekent dat we bereikbaar, aanspreekbaar én toegankelijk zijn voor onze inwoners, ondernemers en partners. Daarbij hoort ook dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

• •

  We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving waarbij deelnemers eigenaarschap laten zien.

• •

  We stimuleren initiatiefnemers vallende onder de Omgevingswet dat zij omwonenden en belanghebbenden in een vroeg stadium betrekken bij hun plan.

Betrokkenheid en eigenaarschap

We zien betrokkenheid en eigenaarschap bij inwoners als belangrijke pijlers voor een vitale democratische gemeenschap en het welzijn van de mensen in die gemeenschap. Inwoners en gemeente kunnen elkaar versterken. Samenwerken, elkaars expertise benutten en elkaar vertrouwen zijn daarbij van groot belang. Doorgaans is er een gemeenschappelijk belang: de gemeente Staphorst mooier, beter en leefbaarder maken.

Bij inwoners- en overheidsparticipatie zijn verschillende participatie-vormen te onderscheiden. Een participatievorm kan alleen van toepassing zijn bij inwoners- of overheidsparticipatie, maar kan ook bij beide voorkomen. Zo zijn dorpsraden een vorm van inwonersparticipatie op het moment dat de gemeente voorgenomen nieuw beleid aan hen voorlegt. En is er sprake van overheidsparticipatie wanneer een dorpsraad met een initiatief bij de gemeente aanklopt. Daarentegen is een enquête waarmee de gemeente de mening van inwoners ophaalt alleen in te zetten bij inwonersparticipatie.

De verschillende participatievormen zoals deze in de gemeente Staphorst bestaan hebben we in de volgende twee paragrafen onderverdeeld in structurele en eenmalige vormen van participatie. In paragraaf 2.3 wordt kort ingegaan op nieuwe vormen van participatie.

2.1 Structurele vormen van participatie

Dorps- of wijkraden

Dorps- en wijkraden zijn de ‘oren en ogen’ van het leefgebied van de betreffende raad. Dorps- en wijkraden signaleren wensen en problemen en geven die door. Zij dragen bij aan identiteitsvorming, sociale cohesie en lokale visievorming. Als verbindende schakel kan een dorps- of wijkraad meer bewoners betrekken bij het beleid van inwoners-initiatieven en dat van de lokale overheid. Daarmee zijn zij van grote

toegevoegde waarde in een sterk veranderende samenleving. Dat vraagt om een innovatieve benadering van de ‘traditionele’ functies van een dorps- of wijkraad. De raden kunnen zich in hun functioneren ontwikkelen van representatief en adviserend orgaan naar vernieuwende functies zoals activering van en verbinding met inwoners.

De gemeente Staphorst kent op dit moment vier dorpsraden en één wijkraad. In Staphorst-Zuid is helaas nog geen wijkraad actief.

• •

  IJhorst (https://www.facebook.com/Dorpsraad-IJhorst-Lankhorst-522315674537539/)

• •

  Punthorst (http://www.dorpsraadpunthorst.nl/)

• •

  Rouveen (https://www.dorpsraadrouveen.nl/)

• •

  Staphorst-Noord (http://www.wijkraadstaphorstnoord.nl/)

Adviesraden

Adviesraden vertegenwoordigen een bepaalde doelgroep of een specifiek beleidsterrein. Zij praten met de gemeente over bestaande of gewenste (beleids)maatregelen. De adviesraden in de gemeente Staphorst zijn door het college of de gemeenteraad ingesteld. Zij kunnen op bepaalde beleidsterreinen gevraagd en ongevraagd adviseren. Adviesraden hebben daarmee ook een signalerende en controlerende rol. De opdracht aan de adviesraden is om hun achterban (ervaringsdeskundigen) actief te betrekken. De inbreng van de adviesraden maakt dat het gemeentelijk beleid beter is afgestemd op de inwoners.

In de gemeente Staphorst bestaan op dit moment de volgende adviesraden.

Adviesraad sociaal domein, zie voor meer informatie:

• •

  https://www.staphorst.nl/adviesraad-sociaal-domein-staphorst;

  Verordening Adviesraad: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR640363/1

• •

  Gemeentelijke adviescommissie (voorheen Monumentencommissie), Verordening commissie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR708079/1

• •

  Jongerenraad, zie voor meer informatie:

  https://www.staphorst.nl/jongerenraad;

  Regeling Jongerenraad: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR418121/1)

Cliëntervaringsonderzoek (CEO)

Het uitvoeren van een jaarlijks CEO is binnen de Jeugdwet en Wmo een wettelijke verplichting. Hierbij vragen we inwoners die gebruik hebben gemaakt van een voorziening naar hun ervaring met deze voorziening en het proces daaromheen. Voor de verbetering van het beleid en dienstverlening is de ervaring van inwoners een rijke bron, waar de gemeente en de uitvoerende (zorg)partijen veel van kunnen leren.

Momenteel is de respons op een CEO laag. Om de respons te verhogen willen we het proces rondom het CEO opnieuw inrichten. Daarnaast overwegen we om het CEO ook toe te passen op voorzieningen vanuit de Participatiewet en op ondersteuning vanuit partijen in het voorveld.

Inspraak of spreekrecht

Inspraak of spreekrecht is het formele wettelijke recht om kenbaar te maken wat men vindt van nieuw beleid of een besluit. Het verwijst naar formele inspraakmomenten in procedures. Gemeenteraden moesten tot nu toe een inspraakverordening vaststellen waarin de regels staan hoe inwoners bij de voorbereiding van beleid worden betrokken. Met de invoering van de nieuwe wet Versterking participatie op decentraal niveau wordt de inspraakverordening verbreedt naar een participatie-verordening met als doel om inwoners niet alleen bij de voorbereiding, maar ook bij de uitvoering en evaluatie van beleid te betrekken.

Zienswijze

Een zienswijze is een formele reactie op een plan of besluit dat de overheid wil nemen. Een zienswijzenprocedure verloopt in principe volgens een aantal vaste stappen. Deze stappen zijn vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en omvatten samengevat het volgende.

De overheid bereidt een besluit voor, 2. Wet schrijft zienswijzen-procedure voor, 3. Publicatie van kennisgeving, 4. Start zienswijzen-procedure, 5. Zienswijze indienen, 6. Behandeling zienswijze, 7. Bekendmaking plan of besluit, 8. Al dan niet mogelijkheid tot beroep.

2.2 Eenmalige vormen van participatie

Samenlevingsagenda 2022-2026

Aan het begin van de raadsperiode 2022-2026 heeft de gemeenteraad besloten om actief een aantal onderwerpen op te pakken. Het gaat om onderwerpen waarbij de samenleving nadrukkelijk wordt betrokken in het proces voorafgaand aan de besluitvorming. De raad heeft gekozen voor onderwerpen die geschikt zijn voor het toepassen van de maximale vorm van participatie met inwoners. De onderwerpen moeten tevens actueel en concreet uitvoerbaar zijn. Op 20 december 2022 heeft de gemeenteraad de Samenlevingsagenda 2022-2026 vastgesteld. Daarin zijn de volgende onderwerpen opgenomen:

• 1.

  Ontwikkeling Marktplein;

• 2.

  Basisvaardigheden;

• 3.

  Een door inwoners aan te dragen onderwerp.

Informatiebijeenkomst en inspraakavond

Informatiebijeenkomsten zijn openbare bijeenkomsten waarbij vaak één specifiek (beleids)onderwerp centraal staat. Het doel van een informatiebijeenkomst is het informeren van inwoners over een nieuwe ontwikkeling. Een inspraakavond is bedoeld om belanghebbenden de mogelijkheid te geven om hun mening te geven over een beleidsvoornemen. Veelal hebben inwoners via inspraakavonden hooguit een adviserende rol. Zelden wordt het als instrument gebruikt om informatie of ideeën van inwoners te genereren.

Enquête

Bij een enquête krijgen inwoners een online of fysieke vragenlijst toegestuurd, met als doel het achterhalen van hun mening over één of meerdere onderwerpen. De enquête kan als open en als selectieve methode worden ingezet, dus voor alle inwoners of voor een selectie daarvan. Bij dit instrument ligt de drempel om te participeren lager dan bij veel andere instrumenten: inwoners die doorgaans niet naar bijeenkomsten komen, doen mogelijk wel mee aan een enquête. Hier staat echter tegenover dat een enquête vaak een lage respons heeft en dat verder geen interactie mogelijk is.

Buurtschouw

Tijdens een buurtschouw maakt de gemeente samen met de woningcorporatie, welzijnsorganisatie en soms ook politie en dorpsraad een ronde door een bepaalde buurt. De buurtschouw is bedoeld voor het ophalen van ideeën, vraagstukken of knelpunten in de openbare ruimte of op het sociale vlak. Een buurtschouw kan op een laag-drempelige en interactieve manier de sociale cohesie stimuleren en interactie in gang te zetten.

Een paar jaar terug werd in de gemeente Staphorst voor het eerst een schouw georganiseerd. Deze wordt sindsdien regelmatig herhaald. Door ter plaatse te kijken en met de bewoners te praten kunnen concrete wensen en problemen gesignaleerd worden. Bewoners hebben zo invloed op hun directe woonomgeving.

Klantreizen Sociaal Domein

Klantreizen is een door het kennisinstituut Movisie ontwikkelde tool om inzicht te krijgen in de ervaringen van inwoners. Het doel daarvan is de dienstverlening te optimaliseren. Welke behoeften hebben cliënten van de Wmo, Jeugdwet of Participatiewet in de gemeente? Hoe zoeken zij naar hulp? Waar lopen zij op vast? Komende maanden wordt binnen Staphorst voor het eerst ervaring opgedaan met dit instrument.

2.3 Nieuwe vormen van participatie

Naast hierboven beschreven participatievormen worden landelijk diverse andere vormen van participatie toegepast: burgerforum, internetforum, burgertop, referendum, participatief begroten enz. Tijdens de coronapandemie is ook het online betrekken van inwoners vergaand ontwikkeld. De ontwikkelingen staan niet stil en participatie krijgt steeds meer (online) mogelijkheden die we ook voor de gemeente Staphorst verder kunnen verkennen. Vooreerst gaan we de aandacht en energie vooral richten op het optimaliseren van de bestaande vormen van participatie.

Inwoners pakken soms zelf zaken aan in hun omgeving of voor de gemeenschap of willen dat doen. Zij zijn bij uitstek de experts en ervaringsdeskundigen als het hun eigen straat, buurt of wijk betreft en nemen steeds vaker het initiatief om de fysieke ruimte en het omzien naar elkaar te verbeteren. Zo dragen zij bij aan het versterken van de kracht van de samenleving.

Bij inwonersinitiatieven kan er sprake zijn van ‘gewone’ initiatieven, van een ‘bewonersbod’ of van een inwoner met bouwplannen. In dit hoofdstuk staat dit nader toegelicht.

3.1 Een initiatief uit de samenleving

Bij een initiatief uit de samenleving hebben inwoners een idee. De gemeente kijkt óf en zo ja, hoe ze mee kan doen en/of dit mogelijk kan maken. Initiatieven vanuit de samenleving die de kwaliteit van wonen en leven in onze gemeente versterken willen we stimuleren. Dat doen we door met de initiatiefnemers mee te denken en door (financiële) middelen beschikbaar te stellen. We gaan een handreiking voor inwoners over hoe zij een initiatief verder kunnen brengen goed vindbaar op de gemeentelijke website zetten. Ook komt er voor inwoners met een initiatief een duidelijk loket binnen de gemeente. Dit loket fungeert als aanspreekpunt waar zij met hun vragen en voor ondersteuning terecht kunnen. Voor financiële ondersteuning kunnen inwoners een beroep gaan doen op een ontwikkelfonds. Om voor dit budget in aanmerking te komen gelden voorwaarden. Zo moet voor het initiatief voldoende steun zijn van een brede groep inwoners. Ook moet het initiatief van algemeen belang zijn voor de inwoners die het aangaat. Daarnaast moet er sprake zijn van cofinanciering. Deze voorwaarden staan nader uitgewerkt in een subsidieregeling voor het Ontwikkelfonds.

3.2 Een bewonersbod – uitdaagrecht

Een bijzondere vorm van inwonersinitiatief is het ‘bewonersbod’. Bij een bewonersbod dagen inwoners de gemeente uit om één of meer (onderdelen van) gemeentelijke taken over te nemen als zij denken het zelf beter te kunnen. Hierbij valt te denken aan groenonderhoud of het beheer van maatschappelijke voorzieningen zoals dagbesteding. Een bewonersbod is gebaseerd op het uitdaagrecht, ook wel right to challenge genoemd. Dit recht staat opgenomen in de nieuwe wet Versterking participatie op decentraal niveau. Deze wet richt zich op het versterken van de betrokkenheid van inwoners en biedt hen meer mogelijkheden zelf het initiatief te nemen. De wet schrijft voor dat gemeenten het uitdaagrecht of het bewonersbod moeten verankeren in hun participatiebeleid.

Bij gemeente Staphorst hebben we nog geen ervaring met het uitdaagrecht. Ook elders in het land komt het weinig voor dat inwoners gebruik maken van dit recht. Voor het bewonersbod gelden in de basis dezelfde beleidsregels als voor andere inwonersinitiatieven. Gezien het bijzondere karakter van het bewonersbod gelden hiervoor aanvullende voorwaarden.

Aanvullende voorwaarden voor een bewonersbod:

• •

  Het initiatief is zonder winstoogmerk en vraagt hooguit evenveel budget als de gemeente eraan besteedt.

• •

  De uitdagers verenigen zich in een rechtsvorm, bijvoorbeeld stichting, coöperatie, vereniging.

• •

  Het bod levert extra maatschappelijke waarde op en is aantoonbaar minstens van dezelfde kwaliteit.

• •

  Het bod krijgt steun vanuit inwoners waarop het initiatief zich richt.

• •

  De continuïteit van het bod is aantoonbaar geborgd.

• •

  Uitgesloten zijn taken die alleen bij de overheid mogen liggen, zoals strafvervolging en werk van de hulpdiensten.

3.3 Een inwonersinitiatief en de Omgevingswet

Op inwonersinitiatieven in de fysieke leefomgeving is de Omgevingswet van toepassing. Deze wet gaat over de ruimte waarin mensen wonen, werken en ontspannen. Om een plan in de fysieke leefomgeving uit te voeren moeten initiatiefnemers veelal aan de gemeente om toestemming vragen. De Omgevingswet beoogt dat initiatiefnemers belanghebbende bewoners, bedrijven en organisaties vroegtijdig betrekt bij (plannen voor) veranderingen. De verantwoordelijkheid voor de participatie ligt bij initiatiefnemer. De vorm daarvan is volgens de Omgevingswet vrij, want participatie vereist altijd maatwerk. Bij de beoordeling van de vergunningaanvraag moet de gemeente volgens de wet altijd een integrale belangenafweging maken. Daarvoor kijkt de gemeente zowel naar hoe de participatie heeft plaatsgevonden als naar wat daarvan de uitkomsten zijn.

Bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (bopa’s) heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om op voorhand gevallen aan te wijzen waarbij participatie een verplichting is. Omdat participatie onder de omgevingswet vormvrij is, kan de gemeente geen eisen stellen aan de participatie. Hierdoor is deze verplichting beperkt en bied het weinig extra mogelijkheden. Daarom kiezen we ervoor om dit niet te doen. In plaats daarvan zetten we in op het blijven stimuleren van participatie en het verbeteren daarvan. Als uit een toekomstige evaluatie blijkt dat een verplichting tot participatie effectief is kunnen we het beleid heroverwegen.

EPOS

Voor het afhandelen van een vergunningsaanvraag voor een inwonersinitiatief in de fysieke leefomgeving werkt gemeente Staphorst sinds 1 januari 2019 volgens de methodiek EPOS, de Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst. In de kern staat EPOS voor loslaten, vertrouwen geven en zoveel mogelijk vrijheid geven aan de initiatiefnemer en zijn omgeving bij de vraag hoe de ruimte ingericht zou moeten worden. EPOS laat initiatiefnemers en hun professionals zo veel mogelijk zelf de regie voeren over hun bouwplannen en de daarvoor benodigde procedure.

Gemeente Staphorst hecht grote waarde aan een goed participatietraject bij initiatieven in de fysieke leefomgeving. Daarom vraagt zij initiatiefnemers nadrukkelijk om een transparant participatietraject in te richten waarbij omgeving en belanghebbenden tijdig worden betrokken. Dat zou kunnen met een kleine buurtbijeenkomst of individuele gesprekken met de buurtbewoners. Door aan het begin van het proces meer rekening te houden met de belangen van omwonenden kan de initiatiefnemer een veel breder gedragen plan neerleggen bij de gemeente. Dat kan het verloop van de procedure ten goede komen.

Wij stimuleren participatie bij vergunningplichtige initiatieven als volgt:

• •

  In een vroeg stadium informeren we initiatiefnemers over het belang van participatie. Dat doen we onder andere met de handreikingen Formulier inwonerparticipatie en Formulier uitgebreide inwonerparticipatie. Op de EPOS-website is op het Omgevingsplein een Informatiehuis Participatie te vinden. Daar staat alle informatie voor het indienen van een correcte aanvraag of verzoek.

• •

  In een vroeg stadium vragen we initiatiefnemers informatie te delen over de participatie. Dit gebeurt met de Standaard Quickscan. Na het invullen van deze quickscan krijgt de initiatiefnemer snel een eerste indicatie over de haalbaarheid van zijn (ver)bouwplannen. Hierin verwijzen we naar de handreikingen.

• •

  Bij de bespreking van de plannen in de Omgevingskamer geven we aandacht aan participatie. Op basis van de conceptaanvraag en de aangeleverde stukken vragen we hierop door: wie is in de participatie betrokken, hoe heeft dat plaatsgevonden en wat zijn daarvan de uitkomsten.

• •

  EPOS-professionals krijgen regelmatig een uitnodiging voor een bijeenkomst. Tijdens zo’n bijeenkomst krijgen ze informatie over nieuwe ontwikkelingen en inventariseren we tegen welke knelpunten zij aanlopen. Participatie is een vast agendapunt op deze bijeenkomsten.

Inwonersparticipatie is een verzamelterm voor manieren waarop de gemeente inwoners en andere belanghebbenden de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke besluitvorming te beïnvloeden en hen actief betrekt bij haar beleid. Het is een manier van beleidsontwikkeling die straks met de Wet Versterking participatie op decentraal niveau verder wordt versterkt. Tegelijkertijd is participatie een middel en geen doel, we passen het toe als er daadwerkelijk iets te kiezen is of ruimte is voor de meningen, ideeën en standpunten van inwoners. En uiteraard ook als het verplicht is.

Als kapstok voor het vormgeven van inwonersparticipatie kiezen we er als gemeente Staphorst voor om bij elk participatietraject een aantal vaste stappen te doorlopen. Deze stappen hebben we gevat in de methodiek ‘Het participatiemodel’. Dit model biedt structuur én ruimte. De uitkomst van elke stap uit het participatiemodel wordt vastgelegd in een participatieplan. Dit plan geeft de omvang, de reikwijdte en de mate van participatie weer en tevens geeft het plan inzicht in het participatieproces dat doorlopen zal gaan worden.

Dit hoofdstuk geeft een aanzet voor de toekomstige aanpak van inwonersparticipatie met in paragraaf 4.1 een toelichting op de stappen van het participatiemodel en in paragraaf 4.2 een beschrijving van het participatieproces. De werkwijze wordt meer in detail uitgewerkt in handleidingen en formats.

4.1 Het participatiemodel

Met het doorlopen van de stappen van het participatiemodel bij elk nieuw plan en/of beleid als voorbereiding op de werkelijke participatie wordt participatie voorspelbaar, transparant en navolgbaar. Ook als bij stap 1 wordt geconstateerd dat er bij het gegeven onderwerp geen sprake is van participatie moet de afweging hierover worden vastgelegd.

Stappen in het participatiemodel zijn:

• 1.

  Bepaal allereerst of participatie gewenst is. Is er (verplicht) ruimte voor inbreng? Is er sprake van impact op de omgeving? Mogelijk is er sprake van een urgente situatie of is bijvoorbeeld veiligheid in het geding.

• 2.

  Kijk waardoor en hoe het betreffende onderwerp is ontstaan. Zijn er bijvoorbeeld veel emoties omheen? Benoem alle aspecten die voor de context van belang zijn.

• 3.

  Waar is het precies? Geef het aan op een kaart en kijk wie direct belanghebbend zijn. Dit kunnen overigens ook organisatie of personen zijn die niet direct in de buurt zijn, zoals grondeigenaren, of belangengroepen.

• 4.

  Zijn regels of is bestaand beleid van toepassing? Benoem deze en maak tijdens het proces duidelijk kenbaar welke kaders van toepassing zijn. Sommige zijn misschien aanpasbaar?

• 5.

  Speelt eigenlijk nog meer mee? Soms is een initiatief te koppelen aan andere doelen van de gemeente of betrokken personen of instanties.

• 6.

  Welke trede van de participatie wordt toegepast en is er vrijheid om de uitkomst van het participatieproces toe te passen?

• 7.

  Geef in grote lijnen aan hoe het participatieproces zal verlopen. Geef ook een einddatum weer. Is er ruimte om met de deelnemers dit proces aan te passen?

4.2 Het participatieproces

Participatie is niet vrijblijvend en persoonsafhankelijk, maar een vast onderdeel van het werkproces bij plan- en beleidsvorming. Het participatieproces doorloopt in hoofdlijnen het volgende proces.

Van belang is om voldoende tijd te nemen om het participatieproces goed voor te bereiden. Het gezegde luidt: een goede voorbereiding is het halve werk. Hetzelfde geldt voor participatie: goede participatie voorkomt ‘gedoe’ (=werk, tijd) tijdens en na afloop van een plan- of beleidsontwikkeling.

Aandachtspunten in het participatieproces zijn:

• •

  Loop bij de voorbereiding van de participatie de stappen van het participatiemodel zorgvuldig door. Doe dat samen met anderen. Check bij een collega(s) of je aan alles hebt gedacht.

• •

  Wees richting participanten helder over het onderwerp en het proces, schep duidelijkheid en doe aan verwachtingsmanagement.

• •

  Bereid je voor op de eerste ontmoeting met participanten. Deze verloopt soms heel anders dan je gedacht had, bijvoorbeeld door opgelopen spanningen. Neem de tijd om dit goed met de aanwezigen te bespreken voordat je naar het concrete onderwerp gaat.

• •

  Neem de tijd om met elkaar kennis te maken.

• •

  Voor het komen van ideeën naar varianten en uiteindelijk bij het concept (eindplan) zijn vaak drie of meer stappen nodig. Soms kunnen bepaalde aspecten in een kleiner verband worden voorbesproken en gerapporteerd aan de hele groep.

• •

  Maak duidelijk dat er aan het eind iets besloten moet worden, afhankelijk van de trede op de participatieladder.

• •

  Het kan helpen om vrijheid te geven over hoe het proces verloopt en een duidelijke einddatum vast te stellen binnen een overzienbare termijn van bijvoorbeeld drie maanden.

Participeren is altijd tweerichtingsverkeer. Goede participatie begint en eindigt met zorgvuldige communicatie en zorg voor helderheid. Over het doel, het proces, wie de ‘eigenaar’ is, wat met de inbreng van de participanten gebeurt en is gedaan. Zo zorgen we dat iedereen met dezelfde informatie, verwachtingen en kaders het participatieproces ingaat en afrondt.

Na afloop van het proces is het van belang om goed te evalueren op vorm en inhoud. Wat ging er goed, wat kon beter? Kunnen we er van leren? Koppel dat terug aan alle betrokkenen.

Het succes van inwonersparticipatie én van inwonersinitiatieven heeft eerst en vooral te maken met de wil en intentie van de gemeente: van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. In dit hoofdstuk beschrijven we de rollen van de diverse spelers met tot slot een toelichting op hoe de ambitie om meer, breder en beter te participeren gevolg gaat krijgen.

5.1 De samenleving

De samenleving (inwoners) kiest de gemeenteraad. De samenleving wordt gemaakt door de inwoners, als collectief en als individu, en hun handelen bepaalt mede de kwaliteit van die samenleving. Zij kunnen die kwaliteit verhogen door mee te denken en te praten over beleid en plannen die vanuit de gemeente komen. Hiervoor is nodig dat zij weten wat ze mogen verwachten, wanneer en hoe ze kunnen meedenken of waar ze kunnen achterhalen wat er met hun inbreng is gedaan.

Inwoners kunnen ook werken aan de kwaliteit van de samenleving door zelf het initiatief te nemen om problemen aan te pakken of nieuwe activiteiten te ontplooien. Of als ze bouwplannen hebben actief de omgeving te betrekken. Hiervoor is nodig dat er een beroep kan worden gedaan op (financiële) ondersteuning en informatie over wat ze moeten doen bij het opstarten en verder brengen van een initiatief en hoe ze belanghebbenden daarbij kunnen betrekken. En voor belanghebbenden is het nodig dat zij weten hoe zij hun stem kunnen laten horen.

Kijkend naar de veranderende samenleving dan is nodig dat inwoners actief participeren, initiatieven ontplooien en zich mede verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van de samenleving van de gemeente Staphorst.

5.2 De gemeenteraad

De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente en bepaald als zodanig in belangrijke mate de kwaliteit van inwoners- en overheidsparticipatie. Zo levert de raad vanuit zijn kaderstellende rol input voor beleidsvorming en stelt beleid vast. Met het vastgestelde beleid geeft de raad de kaders aan waarbinnen het college opereert. Vervolgens controleert en corrigeert de raad het college in de uitoefening van haar taken. Vanuit zijn volksvertegenwoordigende rol behartigt de raad de belangen van de inwoners en borgt daarbij het algemeen belang.

De gemeenteraad van de gemeente Staphorst wil initiatieven vanuit de samenleving stimuleren en ondersteunen (overheidsparticipatie) en hecht ook grote waarde aan het betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij beleid (inwonersparticipatie). Daarvoor is nodig dat de raad afdoende participatiebeleid vaststelt en controleert of het beleid wordt nagekomen. Ook is nodig dat de raad het goede voorbeeld geeft en zelf participatie uitvoert, via onderzoek door de Rekenkamer, het ophalen van zienswijzen of het opstellen van een samenlevingsagenda.

5.3 Het college van burgemeester en wethouders

Waar de raad vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol voornamelijk is betrokken bij de start en bij het eind van veel besluitvormingstrajecten, is het midden (de uitvoering) meestal in handen van het college.

Hier ligt vaak het zwaartepunt van participatietrajecten die de gemeente initieert. Daarbij is nodig dat het college zorgdraagt voor een zorgvuldige uitvoering van het participatieproces. En zich rekenschap geeft van de sentimenten in de samenleving, luistert naar inwoners en hen serieus neemt.

5.4 De ambtelijke organisatie

In de praktijk is het de ambtelijke organisatie die grotendeels uitvoering geeft aan de gemeentelijke taken, waaronder de participatietrajecten. Ambtenaren coördineren de werkprocessen en doen onderzoek naar alle aspecten die van belang zijn voor besluitvorming door de gemeenteraad of het college. Als de experts op de onderwerpen brengen zij vanuit hun adviesrol alle bevindingen zo begrijpelijk mogelijk over in woord en beeld.

Meer, breder en beter invulling geven aan inwonersparticipatie betekent van begin tot eind het proces beter uitvoeren. Met meer aandacht voor betrokkenheid vanaf het begin van de planvorming of beleidsontwikkeling tot en met heldere terugkoppeling over het resultaat. Zorgvuldig zijn in de voorbereiding, de uitvoering én de afronding. Vanaf de start helder zijn over de invloed van betrokkenen, de rollen, verantwoordelijkheden en ook budget en besluitvorming. Het complete verhaal vertellen. En dat verhaal ook op tijd en zo vroeg mogelijk vertellen. Participatie begrijpelijk, toegankelijk en navolgbaar maken. Zorgen voor passende werkvormen en middelen. Gedurende het hele participatieproject communiceren over processtappen en over wat het resultaat is en wat we met de inbreng hebben gedaan. En vooral ook: heel goed luisteren met oprechte interesse en de inbreng van inwoners serieus nemen.

Voor betere inwonersparticipatie is nodig dat:

• •

  Medewerkers de noodzakelijke kennis, vaardigheden en houding hebben om participatietrajecten goed vorm te geven en te begeleiden.

• •

  De organisatie goed is toe- en uitgerust met richtlijnen, handvatten en instrumenten om participatie weloverwogen, inclusief en zorgvuldig in te zetten, uit te voeren en erover terug te koppelen.

• •

  Binnen de organisatie participatiespecialisten zijn, een pool van flexibel in te zetten medewerkers die speciaal op participatie zijn getraind en toegerust (participatiepool). Collega’s waarop een beroep kan worden gedaan voor het toepassen van het participatiemodel en het opstellen van een participatieplan bij nieuwe projecten, plannen of beleid. Of die tijdens het participatietraject kunnen worden ingezet als gespreksleider en procesbegeleider. Mogelijk in samenwerking met andere gemeenten (bijv. Talentenregio).

• •

  Er een participatiecoördinator is die tot taak heeft de consistentie van keuzes voor participatietrajecten te bewaken en aandacht te vragen voor de voorwaarden voor goede participatie.

Meer, breder en beter invulling geven aan overheidsparticipatie betekent meer open staan voor initiatieven vanuit de samenleving. Inwoners en organisaties laten weten dat zij welkom zijn om te komen met ideeën en plannen. Hen (financiële) ondersteuning bieden en samen met hen kijken waar de gemeente mogelijk initiatieven kan versterken en versnellen. Met hen meedenken om een plan verder te brengen en tijd en ruimte nemen om kwesties te bespreken en duidelijke afspraken te maken. Helder en eerlijk zijn over wat kan en wat niet kan, wat de kaders zijn met het oog ook op het algemeen belang.

Voor betere overheidsparticipatie is nodig dat:

• •

  Er binnen de gemeente zogenaamde aanspreekfunctionarissen zijn voor inwoners, maatschappelijke partijen en bedrijven bij wie zij met hun vragen en plannen terecht kunnen. Bekende gezichten die zichtbaar en benaderbaar zijn en inwoners verder helpen of hen in contact brengen met collega’s die dat kunnen.

• •

  Er makkelijk vindbaar heldere informatie beschikbaar is voor een ieder die op zoek is naar informatie over het tot uitvoer brengen van een inwonersinitiatief.

5.5 Actie

Het tot uitvoer brengen van de in deze notitie geformuleerde uitgangspunten, richtlijnen en aanpak van inwoners- en overheidsparticipatie vraagt nog om de nodige uitwerking. In bijlage II staat een opsomming van de verschillende punten waarop actie moet worden ondernomen. Na vaststelling van deze notitie zal hiervoor een uitvoeringsplan worden opgesteld. In de jaren 2024 en 2025 gaan we ons allereerst richten op het op orde brengen van de basis en het optimaliseren van datgene wat we nu al doen.

Om zicht te houden op hoe het met participatie in de gemeente Staphorst is gesteld en inzicht te krijgen en te geven in de resultaten daarvan, zal er jaarlijks een verslag worden gemaakt van datgene dat op participatievlak is gebeurt en wat daarvan de effecten waren.