Regeling op de ambtelijke organisatie

Artikel 2

• 1. De ambtelijke organisatie is ondergebracht in één dienst en ingedeeld in sectoren en afdelingen.

• 2. Burgemeester en wethouders stellen, op voorstel van de gemeentesecretaris, de indeling van de dienst in sectoren vast.

• 3. De sectoren zijn de sector Grondgebied, de sector Inwoners en de sector Middelen.

• 4. De gemeentesecretaris stelt, op voorstel van de sectordirecteur, de indeling van de sector in afdelingen vast. De gemeentesecretaris kan, indien de situatie dat nodig maakt, op voorstel van de sectordirecteur, in de nadere onderverdeling van een afdeling voorzien.

• 5. De sectordirecteur stelt, op voorstel van het afdelingshoofd, de organieke inrichting van de afdeling vast. Hij stelt de gemeentesecretaris voorafgaand aan de vaststelling op de hoogte.

Artikel 3

• 1. Burgemeester en wethouders zijn jegens de raad verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

• 2. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt, zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken aan de gemeentesecretaris, een sectordirecteur of met diens instemming aan een van zijn medewerkers de bevoegdheid verlenen namens hen beslissingen te nemen en/of stukken te ondertekenen.

Artikel 4

• 1. De gemeentesecretaris draagt met in achtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders.

• 3. Hij is in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders aanwezig.

• 4. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 5. Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

• 6. Hij draagt zorg voor de uitvoering van besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Hij draagt zorg voor de ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 6

• 1. De gemeentesecretaris staat, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders, aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2. Hij geeft in de functie van algemeen directeur leiding aan de ambtelijke organisatie en is als zodanig eindverantwoordelijk voor het goed functioneren daarvan.

• 3. Hij is voorzitter van het managementteam.

• 4. Hij ziet erop toe, dat de activiteiten van de ambtelijke organisatie gericht zijn op het realiseren van de, door of vanwege het gemeentebestuur aangegeven, beleidsdoelstellingen.

• 5. Hij draagt zorg voor coördinatie en afstemming van visies, plannen en werkprocessen, het toedelen en bewaken van opdrachten, en is verantwoordelijk voor goede interne communicatie.

• 6. Hij bewaakt de kwaliteit van de organisatie: de bestuurbaarheid, markt- en klantgerichtheid, bedrijfsmatigheid, resultaatgerichtheid en integraliteit.

• 7. Hij bevordert een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de leden daarvan enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. Hij onderhoudt de daartoe noodzakelijke contacten. Hij ziet er op toe dat de bestuursorganen tijdig en voldoende van ambtelijke ondersteuning en adviezen worden voorzien.

• 8. Hij draagt zorg voor een integrale beleidsadvisering en beleidsuitvoering.

• 9. Hij draagt zorg voor een planmatige verrichting van de door de ambtelijke organisatie te verrichten werkzaamheden. Daartoe stelt hij procedures vast voor de behandeling van zaken die aan het ambtelijke apparaat ter behandeling zijn opgedragen en overlegt hij periodiek met de sectordirecteuren over de voortgang van de werkzaamheden, zowel in de voorbereidende als in de uitvoerende fase. Hij stelt een systeem van voortgangs- en afdoeningssignalering vast.

• 10. Hij draagt er zorg voor dat de voor de ambtenaren toepasselijke wettelijke voorschriften en instructies worden nageleefd.

• 11. Hij is verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van de ambtelijke organisatie, zodat die berekend is en blijft op haar taakstelling.

• 12. Hij treedt op als opdrachtgever of projectleider van majeure projecten.

• 13. Hij heeft het recht bij alle gemeenteambtenaren inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taken nodig zijn.

Artikel 7

• 1. Een sector behandelt de zaken die tot zijn taakgebied behoren.

• 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een sector uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris na overleg met het managementteam een van die sectoren als verantwoordelijk voor de zaak aan.

Artikel 9

• 1. De sectordirecteur is lid van het managementteam en, onverminderd het bepaalde in artikel 6 , medeverantwoordelijk voor het management van de totale ambtelijke organisatie.

• 2. Hij is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de sector: planning en bewaking van de kwaliteit en kwantiteit van de producten, zorg voor een adequate informatievoorziening, zorg voor het personeel van de sector en zorg voor de voorwaarden waaronder de sector functioneert.

• 3. Hij beoordeelt, of vanwege de sector uit te brengen adviezen passen in de door het bestuur aangegeven doelstellingen en of advies nodig is van andere sectoren. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen.

• 4. Hij draagt zorg voor de uitvoering van het gemeentelijk middelenbeleid binnen zijn sector. Tot het middelenbeleid worden gerekend:

  • a.

    het financieel beleid;

  • b.

    het personeels- en organisatiebeleid;

  • c.

    het juridisch beleid;

  • d.

    het communicatiebeleid;

  • e.

    het informatiebeleid;

  • f.

    het inkoopbeleid;

  • g.

    het automatiseringsbeleid;

  • h.

    het huisvestingsbeleid.

• 5. Hij volgt en initieert nieuwe ontwikkelingen binnen de sector.

• 6. Hij draagt zorg voor integrale afstemming tussen de afdelingen binnen de sector en met die van andere sectoren.

• 7. Hij onderhoudt interne en externe contacten waaronder het overleg met en bijstaan van leden van het college van burgemeester en wethouders over beleidsaangelegenheden.

• 8. Hij treedt op als opdrachtgever of projectleider van majeure projecten.

Artikel 10

• 1. De sectordirecteur zorgt voor regelmatig overleg met de afdelingshoofden van zijn sector en bevordert regelmatig overleg met de leden van het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Hij stelt het managementteam op de hoogte van de belangrijke aangelegenheden uit zijn sector.

Artikel 13

• 1. Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de coördinatie, voortgang, behandeling, afdoening en uitvoering van de zaken op het taakgebied van zijn afdeling, zowel ten aanzien van de voorbereiding als de uitvoering.

• 2. Hij beoordeelt, of vanwege de afdeling uit te brengen adviezen passen in de door het bestuur vastgestelde doelstellingen en of advies nodig is van andere afdelingen. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen.

• 3. Hij is verantwoordelijk voor de werkverdeling binnen de afdeling.

• 4. Hij bevordert een goed functioneren van de afdeling en een goed werkklimaat.

• 5. Hij draagt zorg voor de uitvoering van het gemeentelijk middelenbeleid zoals omschreven in artikel 9, binnen zijn afdeling.

• 6. Via de directeur van de sector adviseert hij burgemeester en wethouders over de zaken op het taakgebied van zijn afdeling.

• 7. Hij is verantwoordelijk voor de aanlevering van gegevens voor de perspectiefnota, begroting, rekening, management- en bestuursrapportages.

Artikel 16

• 1. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren. De gemeentesecretaris kan een ambtelijk secretaris toevoegen.

• 2. De sectordirecteur wordt in de vergadering van het managementteam vervangen door een door hem aangewezen plaatsvervanger. De voorzitter kan ook niet-leden uitnodigen aan de besprekingen deel te nemen.

• 3. Het MT heeft de functie van advies- en afstemmingsorgaan ten behoeve van de gemeentesecretaris.

Artikel 17

• 1. De gemeentesecretaris bepaalt de vergaderdata en de agenda van de vergadering. Als regel wordt er één keer per week vergaderd. In bijzondere gevallen belegt de gemeentesecretaris een extra vergadering.

• 2. De leden kunnen agendapunten bij de gemeentesecretaris dan wel de door hem aangewezen ambtelijk secretaris indienen.

Artikel 19

• 1. Het managementteam overlegt met het oog op het bereiken van consensus.

• 2. Het managementteam bespreekt naast actuele zaken in het bijzonder ontwikkelingen die op lange termijn voor de organisatie of de gemeente van belang zijn.

• 3. In ieder geval komt in het managementteam aan de orde de planning- en controlcyclus :

  • -

    de begroting;

  • -

    periodieke rapportages;

  • -

    de jaarstukken.

Artikel 20

• 1. Het verslag van de vergadering wordt na vaststelling aan burgemeester en wethouders en de organisatie ter kennisneming gegeven.

• 2. De sectordirecteur bespreekt het verslag met de afdelingshoofden.

Artikel 21

• 1. De sectordirecteur van de sector Middelen vervult de functie van concerncontroller.

• 2. De concerncontroller bevordert, onverlet de integrale verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, sectordirecteuren en afdelingshoofden, het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren van het gemeentelijk apparaat.

• 3. De concerncontroller draagt, onverlet de integrale verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, sectordirecteuren en afdelingshoofden, voor de gemeente als geheel zorg voor:

  • a.

    de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering op concernniveau met betrekking tot de in artikel 9 genoemde middelenterreinen;

  • b.

    het functioneel beheer van de gemeentebrede informatieverwerkende systemen ten behoeve van de middelenfuncties;

  • c.

    het bewaken door middel van systemen en procedures van alle activiteiten met betrekking tot de middelen-consequenties;

  • d.

    het analyseren van beschikbare gegevens en op grond daarvan uitbrengen van adviezen;

  • e.

    de inrichting van de in artikel 22 genoemde planning- en controlcyclus;

  • f.

    het in overleg met de sectordirecteuren en afdelingshoofden stimuleren van een adequate, op de specifieke kenmerken van de afdelingen aansluitende administratieve organisatie, alsmede de daarin verankerde interne controle.

• 4. Hij geeft uitvoering aan de in de lid 2 en 3 genoemde taken door middel van advisering en het geven van richtlijnen. Hij doet dit na overleg met het managementteam en in specifieke gevallen de betrokken sectordirecteur.

• 5. Hij is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris. Indien de concerncontroller echter een van de gemeentesecretaris zwaarwegend afwijkend standpunt heeft ten aanzien van de in lid 2 en 3 genoemde taken, is hij bevoegd dit standpunt rechtstreeks aan burgemeester en wethouders kenbaar te maken.

• 6. De concerncontroller heeft het recht bij alle gemeenteambtenaren inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taken nodig zijn.

Artikel 24

• 1. De gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders kunnen een bestuursopdracht geven, waarbij een kader wordt aangegeven voor de beleidsvoorstellen.

• 2. Een bestuursopdracht is een besluit van een bestuursorgaan waarbij opdracht wordt gegeven tot beleidsvoorbereiding van bepaalde activiteiten, teneinde op hoofdlijnen te sturen, betrokken te worden en greep te houden op het adviesproduct.

• 3. Een bestuursopdracht van de gemeenteraad richt zich tot burgemeester en wethouders.

• 4. In een bestuursopdracht worden in ieder geval aangegeven:

  • a.

    de probleemstelling;

  • b.

    het beoogde resultaat van de opdracht;

  • c.

    de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;

  • d.

    de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de sectoren;

  • e.

    de inschakeling van externe adviseurs of instanties;

  • f.

    een raming van de beschikbaar te stellen middelen;

  • g.

    de procedure en termijnen van de besluitvorming;

  • h.

    de bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • i.

    het bij de uitwerking te betrekken materiaal.

• 5. Indien een aangelegenheid daartoe naar aard of omvang aanleiding geeft, legt de betrokken sectordirecteur deze aan de gemeentesecretaris voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid.

• 6. Een concept-bestuursopdracht wordt in het managementteam aan de orde gesteld.

• 7. Na vaststelling van de bestuursopdracht door het college van burgemeester en wethouders ziet de sectordirecteur toe op de uitvoering daarvan.