Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR9794
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR9794/1
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Geldend van 08-03-2006 t/m heden
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDocument- en archiefverordening Gemeente Zeist 2006
De gemeenteraad van Zeist
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 oktober 2005
gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
|
a. |
de wet |
de Archiefwet 1995; |
|
b. |
het besluit |
het Archiefbesluit 1995; |
|
c. |
gemeentelijke organen |
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente |
|
d. |
de archiefbewaarplaats |
de door het college overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats |
|
e. |
archiefruimte |
een ruimte, bestemd of aangewezen voor bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet; |
|
f. |
de archivaris |
de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het college benoemde gemeentearchivaris; |
|
g. |
beheerder |
degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht in dit geval het hoofd documentaire informatievoorziening; |
|
h. |
beheerseenheden |
als beheerseenheden wordt in verband met deze verordening die organisatie-onderdelen aangemerkt, die op grond van de geldende organisatiestructuur door het college zijn vastgesteld en dus op dat tijdstip operationeel zijn; |
|
i. |
informatiesysteem |
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, bewerkt, ontvangen en geraadpleegd. |
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de archiefbewaarplaats.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimte.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het benoemen van de archivaris.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6,
eerste lid
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
tweede lid
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen, die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Artikel 10
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 22.
Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 11
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 12
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad in de tarieventabel behorende bij de Legesverordening vastgesteld tarief. Indien met de werkzaamheden van de archivaris naar verwachting meer tijd zal zijn gemoeid dan een half uur wordt met de verzoeker over de aard en de omvang van de opdracht vooraf overleg gepleegd.
Artikel 15
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 16
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 17
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 18
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 19,
eerste lid
De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
tweede lid
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 20
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 21
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 22
De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 23
De Archief- en documentatieverordening Zeist vastgesteld 7 december 1987 wordt ingetrokken.
Artikel 24
Deze verordening treedt in werking op 8 maart 2006.
Artikel 25
Deze verordening wordt aangehaald als Document- en archiefverordening gemeente Zeist 2006
Memorie van toelichting
Deze Document- en archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk het beheer van de archiefbewaarplaats, de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op de huidige moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip zorg, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
In hoofdstuk V zijn de slotbepalingen opgenomen zoals de intrekking van de Archief- en documentatieverordening Zeist, de citeertitel en de inwerkingtreding van deze Document- en archiefverordening gemeente Zeist 2006.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats geschiedde voorheen door de gemeenteraad. In het kader van de Wet dualisering gemeentebestuur (Wet dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden) is deze bevoegdheid aan het college van burgemeester en wethouders toebedeeld.
Artikel 3
Een ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
Het benoemen van de archivaris geschiedde voorheen door de gemeenteraad. In het kader van de Wet dualisering gemeentebestuur (Wet dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden) is deze bevoegdheid aan het college van burgemeester en wethouders toebedeeld.
De aanwijzing van de beheerders van de archiefruimte(n) is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het gaat hierbij om het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2005.
Artikel 6, eerste lid
De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van de door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006.
Artikel 9
Dit artikel is opgenomen om te bevorderen dat de privaatrechtelijke rechtspersonen, die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden op een verantwoorde wijze conform de bepalingen van de Archiefwet 1995 uitvoeren. Hierdoor is het voor de gemeente te allen tijde mogelijk om verantwoording af te kunnen leggen van haar handelen.
Artikel 10, artikel 16, artikel 22
Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 12
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op. De wet schept echter geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen; te weten: de topografisch-historische atlas (foto’s, prentbriefkaarten, prenten, topografische kaarten krantenknipsels etc.). De topografisch-historische bibliotheek (publicaties over de lokale geschiedenis, gebouwen, verenigingen etc.) en de topografisch-historische documentverzameling (krantenknipsels, brochurres etc.). Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 14
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 19 eerste en tweede lid
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. Dit betekent dat een toezichthouder toegang moet hebben tot de archiefbescheiden die zich in computersystemen of op servers bevinden teneinde zijn wettelijke taak goed te kunnen vervullen. Toegang betekent in dit verband dat inzicht verschaft moet worden in de mate van toegankelijkheid, de authenticiteit en de duurzaamheid van archiefbescheiden teneinde te kunnen bepalen of er sprake is van een gecontroleerde digitale omgeving. Onder de term ruimten dienen dan ook alle vormen van computerruimten, digitale depots en dergelijke te worden verstaan. Tevens dient desgewenst in dit verband aan de toezichthouder inzicht te worden verschaft in de gebruikte hulpmiddelen zoals databases, programmatuur en dergelijke.
De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 21
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Opgemerkt wordt dat op grond van artikel 20 van de Archiefverordening provincie Utrecht 1997 de zorgdrager eveneens tijdig mededeling moet doen aan gedeputeerde staten van de in artikel 21 genoemde voornemens.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl