Instructie voor de griffier van Zeist 2003

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies.

2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie of zo mogelijk digitaal verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

3. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en is bevoegd aanwezig te zijn in de vergaderingen van de raadscommissies.

2. De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. In dat kader is hij onder andere verantwoordelijk voor:

• a.

  het concept vergaderschema met vergaderdata voor de raads- en commissievergaderingen;

• b.

  het in concept opstellen van de voorlopige raads- en commissieagenda’s;

• c.

  een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van de raad en raadscommissies;

• d.

  een tijdige verzending van de voorlopige agenda’s, notulen en overige stukken aan de raads- en commissieleden;

• e.

  de bekendmaking van de openbare vergaderingen op de wijze zoals in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en in de Verordening op de raadscommissies Zeist 2003 is vastgelegd;

• f.

  de informatieverstrekking aan burgers, maatschappelijke groeperingen en andere belanghebbenden met betrekking tot de mogelijkheden van het spreekrecht, het burgerinitiatief e.d.

3. Hij draagt, waar nodig in overleg en samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

4. Hij beheert namens de raad de voor de uitoefening van de werkzaamheden van de raad in de begroting opgenomen budgetten. Hij treedt als zodanig als budgethouder namens de raad op.

5. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures, voor zover dit proces zich voltrekt binnen de griffie.

6. Hij staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissie ter zijde bij hun zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de raad en die commissie.

7. Hij voorziet in de benoeming van de commissiegriffiers voor de raadscommissies en ziet er op toe dat deze de voorzitters van de commissies ter zijde staan bij hun zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van die commissies.

8. Bij zijn verhindering of afwezigheid regelt hij zijn vervanging. Tevens zorgt hij voor vervanging van de commissiegriffiers bij verhindering of afwezigheid.

1. De griffier draagt zorg voor de ondertekening en bekendmaking/publicatie van de door de raad en commissies genomen besluiten. Wanneer hiervoor gebruik gemaakt moet worden van ondersteuning uit de ambtelijke organisatie maakt hij hierover werkafspraken met de gemeentesecretaris.

2. Hij ziet namens de raad toe op de uitvoering van de raadsbesluiten door het college van burgemeester en wethouders.

3. Hij registreert en bewaakt namens raad en commissies de toezeggingen die door het college van burgemeester en wethouders gedaan worden in de vergaderingen van de raad en de commissies.

4. Hij bewaakt namens de raad en commissies in de in lid 3 genoemde gevallen dat onderwerpen die in commissie en/of raad aan de orde moeten komen worden opgenomen in de commissie- en raadsplanning(en).

1. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de raad en de raadscommissies in de uitvoering van hun wensen ten aanzien van het verrichten van werkbezoeken en het zo mogelijk vergaderen op locatie.

2. Hij zorgt voor de communicatie namens raad en raadscommissies met maatschappelijke groeperingen, andere belanghebbenden en belangstellenden, die zelf commissies en/of de raad uitnodigen voor presentaties, werkbezoeken of het vergaderen op locatie dan wel waarvan raad en/of commissies uitnodiging wensen.

1. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium.

2. Hij draagt zorg voor het vastleggen van de door het presidium genomen besluiten en de communicatie daarover.

1. De griffier draagt er binnen de bepalingen en mogelijkheden zoals opgenomen in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning zorg voor dat de leden van de raad de door hen gevraagde ambtelijke bijstand uit de griffie krijgen.

2. De griffier draagt er in samenspraak met de gemeentesecretaris zorg voor dat de leden van de raad binnen de bepalingen en mogelijkheden zoals opgenomen in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning de door hen gevraagde ambtelijke bijstand uit de ambtelijke organisatie krijgen.

3. De griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester voeren periodiek overleg over de wijze waarop en de mate waarin ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en raads-groeperingen.

1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3. De medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

4. De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame personen;

• b.

  het tijdig voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een planning van de activiteiten en van de uitvoering daarvan.

1. De griffier maakt werkafspraken met de gemeentesecretaris over de wijze en omvang waarop en de mogelijkheden waarbinnen hij ten behoeve van een adequate uitoefening van zijn taken en bevoegdheden gebruik kan maken van de onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris vallende ambtelijke organisatie.

2. De verzoeken van de griffier dienen te passen binnen de context van de jaarlijks vast te stellen programmabegroting en jaarplanning van de ambtelijke organisatie.

1. De griffier draagt vanuit zijn ondersteunende taak, binnen zijn mogelijkheden en bevoegdheden, zorg voor een gespreide planning en behandeling van voorstellen in de commissies. Hij streeft daarbij zoveel mogelijk een gelijkmatige verdeling van het aantal en zo mogelijk ook een gelijkmatige verdeling van de zwaarte van de agendapunten per commissievergadering na.

2. Hij bewaakt dat per kwartaal een actualisatie van de planning aan de commissies wordt overgelegd en vraagt in voorkomende gevallen om een motivering voor de afwijkingen op de planning. Hij stelt de betreffende commissie van de motivering voor de afwijkingen in kennis.

3. Over de planning, de na te streven gelijkmatige verdeling als genoemd in het eerste lid en over de per kwartaal aan de commissies voor te leggen actualisatie van de planning met motivering van de afwijkingen voert de griffier periodiek overleg met de gemeentesecretaris en de burgemeester.

1. Wanneer de griffier meer dan 5 werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad, en aan de voorzitters van de raadscommissies.

2. De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid zijn vervanging adequaat is geregeld.

3. De adjunt-griffier treedt bij afwezigheid van de griffier in diens taken en bevoegdheden, zoals in deze instructie en de Gemeentewet vermeld.