Regeling vervallen per 28-02-2013

Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie

Geldend van 01-09-2001 t/m 27-02-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-09-2001

Intitulé

Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie

Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening: de Verordening persoonsregistraties, vastgesteld door de gemeenteraad op 9 juli 1990 (gemeenteblad 327);

  • c.

    bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

  • d.

    basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

  • e.

    aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

  • f.

    verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

  • g.

    beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

  • h.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

  • i.

    geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de bevolkingsadministratie van de gemeente;

  • j.

    afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

  • k.

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente, inbegrepen de regiopolitie Utrecht district Binnensticht;

  • l.

    derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

  • m.

    protocol: de registratie van wat, wanneer en aan wie informatie is verstrekt uit de bevolkingsadministratie. Dit om ingeschrevene c.q. geregistreerde gedurende één jaar op diens verzoek mededeling van verstrekking te kunnen doen.

Artikel 2. Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Burgerzaken.

Artikel 3. Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van een besluit krachtens artikel 11 van de verordening worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen, gegevens verstrekt aan:

  • a.

    de Gemeentelijke Sociale dienst Administratie (GSA), welke registratie wordt beheerd bij de productgroep Samenleving

  • b.

    de Leerplicht, Leerlingen Administratie (LLA), welke registratie wordt beheerd bij de productgroep Samenleving;

  • c.

    de Leerlingen Vervoers Administratie (LVA), welke registratie wordt beheerd bij de productgroep Samenleving;

  • d.

    het Bestand Gemeentelijke Belastingen en Heffingen (GB&H), welke registratie wordt beheerd bij de productgroep Middelen.

Hoofdstuk II. Bepalingen met betrekking tot de basisadministratie

Artikel 4. Rechtstreeks toegang tot de basisadministratie

Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling Burgerzaken;

  • c.

    met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage I genoemde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de in bijlage I genoemde gegevens, ten behoeve van de uitoefening van hun taak.

Van de gebruikmaking van dit recht tot toegang wordt geen protocol bijgehouden.

Artikel 5. Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage II genoemde afnemers de in bijlage II genoemde gegevens ten behoeve van de uitoefening van hun taak systematisch verstrekt. Van deze verstrekking wordt geen protocol bijgehouden.

Artikel 5 A. Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers en aan derden en de gegevens welke worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88, 89, 99 en 100 van de wet worden aan de in bijlage III genoemde afnemers en derden de in dezelfde bijlage genoemde gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de uitoefening van hun taak.

Van deze verstrekking wordt geen protocol bijgehouden.

Artikel 6. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet, kan, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet informatie uit de basisadministratie worden verstrekt aan:

    • a.

      rechtspersonen zonder winstoogmerk, voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen,

    • b.

      natuurlijke personen ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang die daartoe een met redenen omkleed verzoek indienen, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken ingeschrevene, informatie uit de basisadministratie worden verstrekt.

  • 2. De verstrekking heeft betrekking op de algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot of de eerdere echtgenoot, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot of de eerdere echtgenoot, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Verstrekking blijft achterwege indien om geheimhouding van de gegevens is verzocht door bevraagde, dan wel vindt verstrekking plaats nadat hierover overleg is geweest met bevraagde.

  • 3. Van de verstrekking wordt geen protocol bijgehouden.

Hoofdstuk III. Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens

Artikel 7. Doel van de bevolkingsadministratie

De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

  • a.

    informatie te leveren aan:

    • 1.

      de afdeling Burgerzaken van de gemeente en aan de binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van een correcte uitvoering van hun taak;

    • 2.

      de regionale politie, ten behoeve van de uitvoering Vuurwapenwet;

    • 3.

      het ministerie van Verkeer en Waterstaat, ten behoeve van de uitvoering van de Rijtijdenwet 1936;

  • b.

    de afnemers, genoemd in de artikelen 10 en 11, te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers;

  • c.

    de derden, genoemd in artikel 11, te voorzien van gegevens, in de gevallen bedoeld in dit reglement;

  • d.

    een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien.

Artikel 8. Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en opgenomen gegevens

De bevolkingsadministratie bevat de volgende aangehaakte gegevens:

Van een ingeschrevene: op verzoek van de regiopolitie de aantekening "VWP", op verzoek van het ministerie van Verkeer en Waterstaat de aantekening "WR" + nummer, op verzoek van het bureau verkiezingen de aantekening "Vkr" en op verzoek van de afdeling Burgerzaken het rijbewijsnummer.

Van een geregistreerde: Alle persoonslijstgegevens welke in een historisch kader achterblijven nadat betrokkene is ingeschreven in de basisadministratie van een andere gemeente.

Artikel 9. Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden verkregen door aanlevering van gegevens door de afdeling Burgerzaken (rijbewijsnummer en Vkr),de politie (VWP), het ministerie van Verkeer en Waterstaat (WR) en door betrokkene zelf, voor wat betreft de ingeschrevene en door het vasthouden van een historische persoonslijst op het moment dat een ingeschrevene in de basisadministratie van een andere gemeente wordt opgenomen voor wat betreft de geregistreerde.

Artikel 10. Rechtstreeks toegang tot aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie

Op de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie is artikel 4 onder a, b en c van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11. Verstrekkingen en de gegevens die worden verstrekt

Aan de politie kunnen op haar verzoek de volgende aangehaakte gegevens worden verstrekt: "in het bezit van een vuurwapen? ja/neen" ten behoeve van de uitoefening van haar taak en aan de minister van verkeer en waterstaat voor wat betreft de gegevens opgenomen op grond van de Rijtijdenwet ten behoeve van de uitoefening van haar taak.

De historische gegevens van een geregistreerde worden slechts op verzoek verstrekt aan een binnengemeentelijke afnemer, voor zover hij die nodig heeft voor het vervullen van zijn taak.

De aantekening "Vkr" stelt het bureau verkiezingen in staat in tijden van verkiezing te komen tot het samenstellen van de stembureaus.

Artikel 12. Verwijdering van gegevens

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van het college van burgemeester en wethouders, dan wel een daartoe strekkend verzoek van diegene op wiens verzoek de gegevens zijn opgenomen. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen een maand.

Artikel 13. Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover de verstrekking niet volgt uit de regelgeving betreffende verstrekkingen en voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt.

Artikel 14. Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

  • 1. Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij de beheerder.

  • 2. De beheerder beslist namens het college van burgemeester en wethouders over de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 15. Recht op correctie

Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens, dan wel verzet tegen de verwerking van de gegevens op grond van artikel 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16. Vernietiging

Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet.

Hoofdstuk IV. Overige bepalingen

Artikel 17. Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens artikel 13 van de verordening vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 18. Slotbepaling

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie”.

  • 2. Het reglement treedt in werking op dezelfde datum als de aanpassingswet van 5 april 2001 Staatsblad 180.

  • 3. Het reglement ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in hoofdstuk 4 van de verordening.