Instructie voor de griffier van de gemeente Veenendaal

Toelichting

Vertrekpunt:

• ·

  De handreiking "ambtelijke ondersteuning voor de duale raad" d.d. 21 februari 2002 van de "vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie".

• ·

  Het in de handreiking opgenomen model voor de instructie griffier welke aan de "Veense situatie" is aangepast.

• ·

  Bij koninklijk besluit (Staatsblad 2002, 112) is bepaald dat de Wet dualisering gemeentebestuur op 7 maart 2002 in werking treedt met uitzondering van de onderdelen Dda, II, ZZ, PPP en GGGG van artikel I. Deze onderdelen zullen op een later tijdstip in werking treden.

Met name de latere inwerkingtreding van Hoofdstuk VII (onderdeel ZZ) betreffende de secretaris en de griffier heeft belangrijke consequenties. De benoeming van de secretaris door de raad blijft voorlopig gehandhaafd, terwijl de Gemeentewet zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur de door de raad benoemde griffier nog niet kent. Dit zou betekenen dat gemeenten vooruitlopend op de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII weliswaar een griffier kunnen benoemen, maar dat, althans na 7 maart 2002 , niet de raad maar het college op grond van het nieuwe artikel 160 Gemeentewet bevoegd zou zijn om de griffier te benoemen, ongeacht het feit dat artikel 160 lid 1 onderdeel d, bepaalt dat het college bevoegd is ambtenaren niet zijnde de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen. In deze uitleg van de Wet wordt er vanuit gegaan dat de griffier wordt benoemd als "reguliere" ambtenaar omdat de griffierfunctie formeel nog niet bestaat. Na de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII en het wetsvoorstel voor de aanpassing van enkele wetten in verband met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (Aanpassingswet) zou de raad de griffier (opnieuw) moeten benoemen of in ieder geval het besluit tot benoeming van de griffier door het college moeten bekrachtigen.

Deze constructie doet vanuit de dualiserings gedachte gewrongen aan, bovendien zou de griffier in dat geval formeel gezien de wettelijke taken van de secretaris niet mogen vervullen. Immers uitsluitend de door de raad benoemde secretaris is bevoegd de uitgaande stukken van de raad mede te ondertekenen en de raad en zijn commissies bij te staan. Daarom kan, als tijdelijke noodvoorziening, de griffier tijdelijk door de raad worden benoemd tot plaatsvervangend secretaris voor zover het gaat om zijn bevoegdheden ten aanzien van de raad.

In navolging daarvan dient tot de inwerkingtreding van de artikelen 100 – 107^e van de Gemeentewet en de Aanpassingswet voor de "griffier" in de instructie voor de griffier "plaatsvervangend secretaris" te worden gelezen.

Voornaamste uitgangspunt: 

• ·

  De griffie(r) ondersteunt de raad procesmatig (informatief, organisatorisch en administratief) en vervult daarmee een spilfunctie tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en zijn commissies. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad, individuele raadsleden en raadscommissieleden.

Artikel 2

De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en als bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5

Voor het raadspresidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoeken om ambtelijke bijstand in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.

Artikel 9

Lid 2 Conform artikel 107d lid 1 van de Gemeentewet regelt de raad de vervanging van de griffier.

Artikel 10

De Stuurgroep Bestuurlijke Vernieuwing (bestaande uit de fractievoorzitters, de burgemeester en de griffier), ziet toe op het proces van de bestuurlijke vernieuwing. Vandaar dat de griffier in een geval waar de Instructie niet in voorziet niet alleen overleg pleegt met de voorzitter van de raad maar ook met de Stuurgroep Bestuurlijke Vernieuwing of in ieder geval met de verzamelde fractievoorzitters.