Regeling mandaat en volmacht van bevoegdheden betreffende de uitvoering van arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregelingen en overige personele en organisatorische aangelegenheden.

Artikel 1 Algemeen

• 1.

  De bevoegdheden tot het nemen van besluiten over de uitvoering van de regelgeving, zoals neergelegd in deel I van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregelingen en deel II de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen, worden gemandateerd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Dit geldt ook voor personele en/of organisatorische aangelegenheden waaruit financiële verplichtingen voortvloeien.

• 2.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris wordt volmacht verleend om binnen de vastgestelde financiële kaders overeenkomsten aan te gaan die personele aangelegenheden betreffen.

  Door de burgemeester wordt aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris volmacht verleend om in naam van de burgemeester deze overeenkomsten te tekenen.

• 3.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan de in mandaat en bij volmacht verkregen bevoegdheden, conform het gestelde in dit besluit, doorverlenen (ondermandaat) aan de concerndirecteuren en de afdelingsmanagers. 

  De afdelingsmanager kan, conform het gestelde in dit besluit, deze bevoegdheden doorverlenen aan de teammanager en/of de groepsmanager. Op de doorverlening van bevoegdheden zijn te allen tijde de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en Burgerlijk Wetboek van toepassing.

• 4.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris blijft verantwoordelijk voor de uitoefening van een doorverleende bevoegdheid. De algemeen directeur/gemeentesecretaris blijft te allen tijde bevoegd om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen.

• 5.

  Het uitoefenen van bevoegdheden is niet een vrijheid die zonder meer kan worden toegepast. Zo zijn de bevoegdheden gebonden aan de door de algemeen directeur/gemeentesecretaris vastgestelde concernbrede kaders en/of richtlijnen. Bijvoorbeeld het aangaan van financiële verplichtingen kan alleen binnen het daarvoor aan de concerndirecteur, afdelingsmanager en teammanager/groepsmanager toegekende budget.

Artikel 2 Bevoegdheden/Kwaliteitsborging

In de lijn van de besturingsfilosofie zijn de bevoegdheden voor de bedrijfsvoering zo laag mogelijk in de organisatie gelegd en wel op het niveau van de teammanager/groepsmanager. Daar staat tegenover dat de naast hogere manager altijd bevoegd blijft om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen. Dit is in ieder geval aan de orde ten aanzien van de medewerkers waar de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de concerndirecteur, de afdelingsmanager of de teammanager zelf leiding aan geeft.

In naam van; houdt in dat het college of de burgemeester zelf juridisch verantwoordelijk blijft voor het genomen besluit. Belangrijk om te weten is dat de besluiten onder de wettelijke bepalingen van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) vallen. Volgens artikel 10:2 van de AWB kan er in mandaat alleen een beslissing worden genomen over de uitvoering van regelingen. De bevoegdheid om te beslissen over het vaststellen van regelingen blijft echter voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

Verder is belangrijk dat elk besluit schriftelijk en begrijpelijk wordt gemotiveerd. Bovendien is het noodzakelijk dat er “teruggelezen” kan worden hoe een besluit tot stand is gekomen. Ook de belangenafweging, organisatie- versus het persoonlijk belang, zal voor zover aan de orde een plek moeten krijgen in de besluitvorming.

Om de kwaliteit van besluitvorming zo goed mogelijk te borgen is, naast heldere kaders en/of richtlijnen, een ‘goed en gedegen' advies een absolute voorwaarde. De manager wordt hierin gefaciliteerd door de afdeling p&o. Het laten informeren/adviseren over zaken waar rechtspositionele, organisatorische en financiële consequenties aan zijn verbonden heeft een verplicht karakter bij complexe personele en organisatorische vraagstukken. De adviseur van P&O brengt zijn advies uit met inachtneming van wet- en regelgeving, de concernbrede kaders en/of vastgestelde richtlijnen.

Artikel 3 Verantwoording afleggen

De keerzijde van mandatering is verantwoording afleggen. Dit om te kunnen controleren en/of toetsen of de van te voren gemaakte afspraken zijn nagekomen, de besluiten binnen de kaders en/of richtlijnen hebben plaatsgevonden, maar ook om toe te zien dat het gelijkheidsbeginsel in acht wordt genomen.

De verantwoording wordt altijd afgelegd aan het naast hogere niveau: de groepmanager aan de teammanager, de teammanager aan de afdelingsmanager, de afdelingsmanager aan de concerndirecteur, de concerndirecteur aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de algemeen directeur/gemeentesecretaris aan het college van B&W.

De verantwoording vindt in het algemeen plaats door:

• ·

  Managementrapportages waarin formeel verantwoording wordt afgelegd over de toepassing van verkregen bevoegdheden en in het bijzonder over de wijze waarop met P-aspecten is omgegaan.

• ·

  Het via bilateraal overleg bespreken, toetsen of controleren door de naast hogere leidinggevende van de afspraken.

De frequentie hangt samen met de P&C-cyclus en de overlegmomenten (en verder ad-hoc als er aanleiding toe is).

Artikel 4 Mandaat doorverlening

• 1a.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris verleent bevoegdheden met betrekking tot het nemen van besluiten over personele aangelegenheden van medewerkers, die ressorteren onder de directe verantwoordelijkheid van de concerndirecteur, door aan de concerndirecteur.

  Dit betreft:

  • ·

    Het binnen de geldende wet- en regelgeving en de overige vastgestelde kaders uitvoering en toepassing geven aan de regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget toekennen van beloningscomponenten;

  • ·

    Het aanpassen van de formatie, waaronder het aanstellen van personeel, binnen de geldende kaders van de loonkostenbegroting;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget inhuren van derden;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget aangaan van verplichtingen ter uitvoering van de Arbo-wet;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget vaststellen van het teamgerichte vorming en opleidingsplan;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van reintegratietrajecten van medewerkers;

  • ·

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van loopbaantrajecten van medewerkers.

• 1b.

  Aan de concerndirecteur wordt de volmacht doorverleend om binnen de vastgestelde financiële kaders overeenkomsten aan te gaan betreffende personele aangelegen-heden. De concerndirecteur verleent de volmacht door, om in naam van de burgemeester overeenkomsten te tekenen.

• 2.

  Bevoegdheden afdelingsmanager

  De concerndirecteur verleent de in het eerste lid van dit artikel genoemde bevoegdheden tot het nemen van besluiten over personele aangelegenheden van medewerkers, die ressorteren onder de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager, door aan de betreffende afdelingsmanager.

  Aan de afdelingsmanager wordt de volmacht doorverleend om binnen de vastgestelde financiële kaders overeenkomsten aan te gaan die personele aangelegenheden betreffen. De concerndirecteur verleent de volmacht door aan de afdelingsmanager, om in naam van de burgemeester overeenkomsten te tekenen.

  De concerndirecteur blijft te allen tijde bevoegd om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen.

• 3.

  Bevoegdheden teammanager

  De afdelingsmanager verleent de in het eerste lid van dit artikel genoemde bevoegdheden tot het nemen van besluiten over personele aangelegenheden van medewerkers, die ressorteren onder de directe verantwoordelijkheid van de teammanager, door aan de teammanager.

  Aan de teammanager wordt de volmacht doorverleend om binnen de vastgestelde financiële kaders overeenkomsten aan te gaan betreffende personele aangelegenheden. De afdelingsmanager verleent de volmacht door aan de teammanager, om in naam van de burgemeester overeenkomsten te tekenen.

  De afdelingsmanager blijft te allen tijde bevoegd om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen.

• 4.

  Bevoegdheden groepsmanager

  De afdelingsmanager is bevoegd de in het eerste lid van dit artikel genoemde bevoegdheden tot het nemen van besluiten over personele aangelegenheden van medewerkers, die ressorteren onder de directe verantwoordelijkheid van de groepsmanager, door te verlenen van de teammanager naar de groepsmanager. 

  Aan de groepsmanager kan de volmacht worden doorverleend om binnen de door de afdelingsmanager vastgestelde financiële kaders overeenkomsten aan te gaan betreffende personele aangelegenheden. De afdelingsmanager kan de aan teammanager verleende de volmacht (eventueel gedeeltelijk) doorverlenen aan de groepsmanager, om in naam van de burgemeester overeenkomsten te tekenen.

  De afdelingsmanager/teammanager blijft te allen tijde bevoegd om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen.

Artikel 5 Uitzondering op mandaat(door)verlening

Op het mandaat (door) verlenen bij de uitvoering en toepassing van de rechtspositie bestaan de volgende uitzonderingen:

• 1.

  Niet vrijwillig ontslag

  Bij niet vrijwillig ontslag, met uitzondering van strafontslag, wordt het mandaat om te beslissen doorverleend aan de naast hogere manager, doch niet verder dan de afdelingsmanager. Dit betekent het volgende: 

  • ·

    Voor medewerkers en groepsmanagers ligt de bevoegdheid bij de afdelingsmanager;

  • ·

    Voor teammanagers ligt de bevoegdheid bij de betreffende concerndirecteur;

  • ·

    Voor afdelingsmanagers ligt de bevoegdheid bij de algemeen directeur;

  • ·

    Voor de concerndirecteuren en de algemeen directeur ligt de bevoegdheid bij het college van B&W.

  Op bovenstaande regel geldt een uitzondering voor medewerkers die rechtstreeks hiërarchisch onder de algemeen directeur vallen. De bevoegdheid om te beslissen ligt in deze bij het college van B&W.

  Alvorens de bevoegde manager een beslissing neemt, legt hij het voorstel ter toetsing voor aan de afdelingsmanager p&o. Indien de afdelingsmanager p&o negatief adviseert beslist de algemeen directeur, dan wel in voorkomende gevallen het college van B&W.

• 2.

  Strafontslag en schorsing

  Gelet op de huidige jurisprudentie en parlementaire geschiedenis is het mandateren van de bevoegdheid tot het opleggen van een disciplinair strafontslag en schorsing niet toelaatbaar. De bevoegdheid te beslissen bij strafontslag en schorsing ligt bij het college van B&W.

  Overige disciplinaire straffen

  De bevoegdheid tot het opleggen van andere disciplinaire straffen ligt bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 3.

  Kan/kunnen bepalingen

  De CAR/UWO is een samenstel van regels, die op zich bindend zijn. Dit geldt in gelijke mate voor de lokale regelingen. In een aantal situaties is aangegeven dat het bevoegde gezag anders kan beslissen: de zogenaamde kan/ kunnen bepalingen.De bevoegdheid tot beslissen bij het toepassen van kan/kunnen bepalingen is neergelegd bij de naast hogere manager, doch niet verder doorgemandateerd dan de afdelingsmanager.

• 4.

  Hardheidsclausules

  In de CAR / UWO en in onze lokale regelingen zijn in enkele hoofdstukken hardheidsclausules opgenomen. Zo luidt de letterlijke tekst: Burgemeester en wethouders zijn bevoegd te beslissen in gevallen waarin dit hoofdstuk, of deze regeling, naar hun oordeel niet of niet in redelijkheid voorziet een voorziening te treffen. Teneinde eenheid van toepassing binnen de gemeentelijke organisatie te behouden, ligt de bevoegdheid op hardheidsclausules te beslissen bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling, die kan worden aangehaald als "Regeling mandaat, volmacht personeel en organisatie aangelegenheden 2009" treedt in werking met ingang van de dag na interne bekendmaking. Vanaf dat moment worden de bepalingen zoals opgenomen in het Handboek bedrijfsvoering, onderdeel Personeel en Organisatie vastgesteld bij besluit van 8 januari 2008 ingetrokken.