Regeling reis- en verblijfskosten

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  Medewerker: De ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR, .

• b

  Dienstreis: Een naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van een dienst buiten de plaats van tewerkstelling, evenals het hiermede verband houdende verblijf buiten deze plaats

• c

  Standplaats: De gemeente of met name genoemd deel daarvan, waar of van waaruit de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht.

• d

  Motorvoertuig: Gemotoriseerd vervoersmiddel waarvan de medewerker eigenaar is.

• e

  Bevoegd gezag: Onder het bevoegd gezag worden burgemeester en wethouders van Moerdijk verstaan, met mandatering aan de directeuren en afdelingshoofden

Artikel 2 Algemene bepalingen

De medewerker heeft voor het maken van een dienstreis voorafgaande toestemming nodig.

De dienstreizen dienen in de regel met openbare vervoermiddelen te worden gemaakt.

Indien de dienstreis naar het oordeel van het bevoegde gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan het bevoegde gezag aan de medewerker toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig.

Artikel 3 Reiskosten dienstreis

Onder noodzakelijke reiskosten in het belang van de dienst wordt verstaan, kosten gemaakt:

• a

  in de lijn van de normale uitoefening van de functie;

• b

  in het kader van het werken buiten de standplaats;

• c

  in het kader van training, vorming of opleiding, waaronder ook vallen congressen, eendaagse cursussen, seminars, voorlichtingsbijeenkomsten, e.d.;

• d

  door sollicitanten die van buiten de gemeente solliciteren op een vacature bij de gemeente;

• e

  in verband met bezoek arbodienst.

Reiskosten voor woon-/werkverkeer worden niet aangemerkt als kosten in belang van de dienst.

Boetes voor verkeersovertredingen worden niet aangemerkt als reiskosten.

Artikel 4 Afstand

Tenzij een andere opdracht is gegeven, behoort een dienstreis via de kortste  route te worden gemaakt.

De plaats van tewerkstelling wordt door het bevoegde gezag als begin- en eindpunt aangemerkt. Het aantal kilometers wordt naar boven afgerond tot het naast hogere gehele getal.

In afwijking van het bepaalde in het vorige lid kan de woning van de medewerker of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, tenzij op de heenreis onderscheidenlijk de terugreis de plaats van tewerkstelling wordt bezocht.

Artikel 5 Vergoeding reiskosten

De vergoeding van reiskosten gemaakt op grond van artikel 3, lid 1, van deze regeling, komt overeen met de daadwerkelijk gemaakte kosten voor openbaar vervoer.

Bij gebruikmaking van de trein is, in de gevallen genoemd onder a,b en c van het in lid 1 genoemde artikel, de ambtenaar gerechtigd per eerste klasse te reizen.

Bij gebruik van het eigen motorvoertuig met toestemming van het bevoegde gezag, wordt een kilometervergoeding toegekend als vermeld in de bijlage bij deze regeling.

Onder voor vergoeding in aanmerking komende reiskosten worden mede begrepen de kosten voor het gebruik maken van een parkeerplaats, garage of stalling, bruggelden, overvaartgelden, tunnelgelden en dergelijke. Deze vergoedingen worden aangemerkt als belastbare vergoedingen.

Artikel 6 Verblijfskosten

Onder noodzakelijke verblijfskosten in het belang van de dienst worden verstaan, kosten gemaakt:

• a

  In de lijn van de normale uitoefening van de functie;

• b

  In verband met een dienstreis;

• c

  In het kader van overwerk;

Artikel 7 Vergoeding verblijfskosten

Verblijfskosten worden vergoed tot de naar het oordeel van het bevoegd gezag in redelijkheid gemaakte werkelijke kosten, met inachtneming van het tweede lid van dit artikel.

De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed op basis en met toepassing van de bedragen als opgenomen in de bijlage van deze regeling.

De medewerker heeft geen aanspraak op een verblijfskostenvergoeding voor een dienstreis korter dan 4 uur en voor een dienstreis binnen de standplaats.

Indien veelvuldig dienstreizen moeten worden gemaakt, kan het dagelijks bestuur een lagere vergoeding wegens verblijfskosten vaststellen dan de vergoeding die wordt vastgesteld volgens de in het eerste lid te stellen regels.

Artikel 8 Declaratie

Uitbetaling van reis- en verblijfskosten geschiedt achteraf, op declaratiebasis. Declaraties dienen voorzien te zijn van originele, deugdelijke bewijsstukken.

Artikel 9 Termijn

Geen aanspraak op tegemoetkoming in reis- en/of verblijfskosten bestaat indien de declaratie van de in een kalendermaand gemaakte kosten niet binnen drie maanden na die kalendermaand bij het bevoegde gezag is ingediend.

Artikel 10 Fiscale voorwaarde

De kilometervergoeding mag niet zonder meer fiscaal onbelast worden uitbetaald. Bedraagt het vergoedingsbedrag per kilometer meer dan het onbelastbare bedrag, dan wordt dat meerdere belast.

Artikel 11 Aansprakelijkheid bij schade

Bij schade aan het eigen motorvoertuig tijdens uitoefening van de dienst, als gevolg van eigen verwijtbaar gedrag van de medewerker, is de werkgever niet aansprakelijk te stellen voor die schade.

Artikel 12 Rijwieltoelage

De ambtenaren die op grond van het aanwijzingsbesluit rijwieltoelage (besluit college van B&W van 21 april 1998) een toelage ontvangen als bedoeld in artikel 8 van de vervallen regeling dienstreis- en verblijfskosten gemeente Zevenbergen 1997, behouden deze toelage tot de datum van beëindiging van het dienstverband. De vergoeding blijft vastgesteld op een bedrag van € 8,51 per maand.

Artikel 13 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kunnen burgemeester en wethouders nadere regels stellen.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als ”Regeling reis- en verblijfskosten gemeente Moerdijk 2004”.

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

Bijlage 1 Vergoeding reiskosten dienstreis

Voor dienstreizen met een eigen motorvoertuig geldt een vergoeding als genoemd in artikel 2 van de Reisregeling binnenland voor rijkspersoneel: € 0,37 per kilometer.

Vergoeding op basis van de bedragen als genoemd in artikel 5 van de Reisregeling Binnenland voor rijkspersoneel.

Artikel 1 Begripsomschrijving (T)

Omdat er binnen de organisatie sprake is van mandatering van bevoegdheden, is er een lid 5 toegevoegd met een omschrijving van wat onder bevoegd gezag moet worden verstaan.

Artikel 3 Reiskosten dienstreis (T)

Lid 2 is opgenomen om aan te geven dat er een aparte regeling is voor reiskosten woon-/werkverkeer. Het onderscheid tussen deze kosten en zakelijke kilometers blijft bestaan. Een onderscheid dat door de belastingdienst per 1 januari 2004 niet meer wordt gemaakt.

Toegevoegd is lid 3. In het verleden is dit nog wel eens ter discussie gesteld en in een incidenteel geval is er voor gekozen om de kosten wel te vergoeden. Door deze toevoeging wordt één lijn getrokken en benadrukt het ieders eigen verantwoordelijk voor zijn of haar gedrag in het verkeer.

Artikel 5 Vergoeding reiskosten (T)

De in lid 4 genoemde kosten worden geacht te zijn begrepen in de belastingvrije kilometervergoeding. Extra vergoeding van deze kosten wordt beschouwd als inkomen en daarom dient er belasting over te worden afgedragen.

Artikel 6 Verblijfskosten (T)

Voor degenen die overwerken en waarvoor het niet mogelijk is om tussendoor naar huis te gaan, is het redelijk om een maaltijdvergoeding te verstrekken. In de praktijk gebeurde dit al. Nu is het ook in dit artikel opgenomen. Het gaat hierbij om werkelijk gemaakte kosten, tot een maximum bedrag als vermeld in de tabel.

Artikel 8, 9 en 10 (T)

Accountantsvoorschriften, gedragscodes integriteit, belastingmaatregelen, eisen dat dit soort bepalingen worden opgenomen. Tijdig declareren heeft ook te maken met budgetbeheersing. De post reis- en verblijfskosten kent een open eind constructie. Budgetbewaking is alleen mogelijk wanneer tijdig inzicht bestaat in de uitgaven.

Artikel 12 Rijwieltoelage (T)

Na overleg met het hoofd van afdeling Aannemingsbedrijf, is gebleken dat er geen medewerkers zijn die voor het dagelijks verrichten van hun werkzaamheden zijn aangewezen op het gebruik van de eigen fiets. Een artikel over het daarvoor toekennen van een rijwieltoelage, komt dan ook in deze nieuwe regeling niet meer voor. In 1998 is er echter nog een dergelijk aanwijzingsbesluit genomen voor 9 medewerkers, welk aantal door natuurlijk verloop inmiddels is gereduceerd tot 7. Gelet op de doelgroep en de geringe kosten, wordt voorgesteld het aanwijzingsbesluit af te bouwen door natuurlijk verloop en de vergoeding te bevriezen op het huidige niveau.