Verordening betreffende de organisatie van de financiele administratie

Artikel 1

Gedeputeerde staten wijzen, onverminderd de verantwoordelijkheid van de hoofden van dienst, een ambtenaar aan - hierna te noemen de comptabele - die zelfstandig verantwoordelijk is voor de organisatie en het bijhouden en het doen bijhouden van de financiële administratie van de provincie.

Artikel 2

De vervulling van de in artikel 1 genoemde functie is in beginsel onverenigbaar met de overige in de provinciale organisatie aanwezige functies.

Artikel 3

Gedeputeerde staten wijzen een ambtenaar aan die de in artikel 1 genoemde func-tionaris vervangt.

Artikel 4

Onder de financiële administratie van de provincie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van de eigendommen - waaronder de voorwaarden - en het eigen vermogen van de provincie.

Artikel 5

De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig beheer en controle.

Artikel 6

Gedeputeerde staten kunnen voorschriften geven voor de inrichting en de bijhouding van de financiële administratie en voor de organisatie van de hiermede verband houdende werkzaamheden.

Artikel 7

De griffier draagt zorg dat de comptabele van de door provinciale staten en gedeputeerde staten genomen financiële besluiten tijdig en volledig op de hoogte wordt gesteld.

Artikel 8

De ambtenaren van de provincie die uit hoofde van hun functie hiervoor in aanmerking komen, verstrekken de comptabele alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van de financiële administratie nodig heeft. Zij nemen zodanige maatregelen van organisatie en administratie dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan.

De comptabele ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 9

De aanwijzing van de volgnummers van de begroting waarop de inkomsten en uitgaven worden geboekt, geschiedt in eerste instantie door de behandelend ambtenaar.

Indien de door deze ambtenaren gegeven aanwijzingen op de desbetreffende stukken niet in overeenstemming zijn met de volgnummers, waarop verantwoording naar het oordeel van de comptabele dient te geschieden, doet deze - na met de desbetreffende functionaris overleg gepleegd te hebben over het verschil van inzicht - daarvan mededeling aan gedeputeerde staten, wier beslissing hij afwacht.

Een afschrift van deze mededeling wordt door hem zo tijdig mogelijk rechtstreeks aan de onafhankelijke deskundige, belast met de controle van de financiële administratie en de rekening van de provincie, gezonden.

Artikel 10

Gedeputeerde staten stellen een instructie vast voor de comptabele.

Artikel 11

De rekening wordt opgesteld door de comptabele en uiterlijk 4 maanden na het sluiten van het dienstjaar, waarop de rekening betrekking heeft, door hem aan gedeputeerde staten aangeboden, vergezeld van een aanbiedingsbrief.

De rekening wordt opgesteld met inachtneming van de geldende wettelijke voorschriften en dient voorts vergezeld te zijn van de in die voorschriften en de nader door gedeputeerde staten voorgeschreven bescheiden, alsmede van een Memorie van toelichting.

Deze Memorie van toelichting bevat al hetgeen nodig is ter verkrijging van een overzichtelijk beeld van het gevoerde beheer. De comptabele doet in de aanbiedingsbrief mededeling aan gedeputeerde staten van al hetgeen hij in verband met de hem bij deze verordening opgedragen taak overigens dienstig acht.

Een afschrift van laatstgenoemde mededeling wordt door hem rechtstreeks aan de onafhankelijke deskundige, belast met de controle van de financiële administratie en de rekening van de provincie, gezonden.

Artikel 12

De vaststelling van de provinciale rekening strekt mede tot ontlasting van de comptabele, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

Artikel 13

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 1994.