Regeling budgethouders provincie Drenthe

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

-     het college: gedeputeerde staten van Drenthe;

-     directeur: de directeur-secretaris of de plaatsvervangend directeur-secretaris;

-     griffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

-     groepshoofd: leidinggevende van een product- of stafgroep als bedoeld in de Verordening ambtelijke organisatie ten behoeve van gedeputeerde staten van Drenthe;

-     concerncontroller: functionaris als bedoeld in het Statuut voor de concerncontroller van de provincie Drenthe;

-     projectleider: ambtenaar die is aangewezen als projectleider van een concernproject als bedoeld in het Besturingsconcept provincie Drenthe;

-     programmamanager: ambtenaar die door het college is aangewezen als leidinggevende voor een als zodanig door het college gedefinieerd programma;

-     budget: samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen;

-     beheersing: het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen.

Artikel 2

1.   De directeur is hoofdbudgethouder.

2.   De directeur kan, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2004, de griffier, groepshoofden, projectleiders of programmamanagers aanwijzen als budgethouder.

3.   De budgethouder kan, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2004 een onder zijn verantwoordelijkheid werkende ambtena(a)r(en) aanwijzen als plaatsvervangend budgethouder.

4.   De budgethouder kan met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2004 een of meer onder zijn verantwoordelijkheid werkende ambtena(a)r(en) aanwijzen als subbudgethouder of diens plaatsvervanger.

5.   De aanwijzing van een subbudgethouder en de aanwijzing van een plaatsvervangend budgethouder en subbudgethouder worden - met vermelding van de desbetreffende budgetten - schriftelijk gedaan en ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur.

6.   De directeur parafeert een aanwijzing tot (plaatsvervangend) budgethouder en (plaatsvervangend) subbudgethouder ten teken van zijn goedkeuring, na advies van de concerncontroller; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing wordt ter beschikking gesteld van de financiële administratie.

Artikel 3

1.   De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

2.   De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen - na advies van de concerncontroller ¿ instructies geven aan de budgethouders en subbudgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 4

1.   De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd op basis van de jaarlijkse bedrijfsplannen en specifieke projectopdrachten.

2.   De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven tot de budgetten waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd.

3.   De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van in de begroting geraamde inkomsten.

Artikel 5

1.   De subbudgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van die budgetten waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd.

2.   De subbudgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven tot de budgetten en het realiseren van de inkomsten waartoe hij door de budgethouder is gemachtigd.

Artikel 6

1.   De hoofdbudgethouder, de budgethouder en de subbudgethouder zijn namens het college, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2003, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

a.   tot maximaal de desbetreffende exploitatie- en kostenplaatsbudgetten, waarover hem een machtiging is verstrekt;

b.   tot maximaal het saldo van de bestemmingsreserve of voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende gedragslijnen voor onttrekkingen die ten laste van deze reserve of voorziening komen;

c.   tot maximaal het bedrag van (dat deel van) de door provinciale staten vastgestelde investeringskredieten waarover hem een machtiging is verstrekt.

2.   Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot administratieve organisatie, interne advisering, aanbestedingen en inkoop gevolgd.

3.   De budgethouders en de subbudgethouders laten betalingsverplichtingen en vorderingen volgens door het college vast te stellen nadere richtlijnen - vastleggen in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaan. Ook zorgen zij ervoor dat zij tijdig de betaalopdrachten aan de financiële administratie verstrekken.

Artikel 7

1.   De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van exploitatiebudgetten die behoren tot de kostenverdeelstaat en van de exploitatiebudgetten binnen de programma's, voor zover deze overheveling niet tussen verschillende economische categorieën plaatsvindt; deze bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet voor investeringskredieten.

2.   De hoofdbudgethouder is verplicht over deze soort overhevelingen te rapporteren aan het college van gedeputeerde staten.

Artikel 8

De hoofdbudgethouder is verplicht in alle gevallen - behoudens door het college aan te geven uitzonderingen - inkomsten die niet begroot zijn, te melden aan het college van gedeputeerde staten door middel van een begrotingswijziging, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Artikel 9

1.   De budgethouder kan budgetten tussen de tot zijn machtiging behorende prestaties uitsluitend overhevelen met voorafgaande toestemming van de hoofdbudgethouder door middel van een wijziging van de productenraming.

2.   De budgethouder mag budgetten binnen de tot zijn machtiging behorende prestaties overhevelen, indien het volume van de bij de prestatie behorende lasten en baten niet wijzigt en voor zover geen overheveling plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

3.   De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van "uren" tussen doelstellingen en de daarbinnen gespecificeerde prestaties en projecten. De budgethouder is wel verplicht over deze soort overhevelingen te rapporteren aan de hoofdbudgethouder.

Artikel 10

De budgethouder adviseert het college van gedeputeerde staten door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de provinciale begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

Artikel 11

1.   De hoofdbudgethouder legt aan het college van gedeputeerde staten verantwoording af over het gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel, in het kader van de bijdragen aan de jaarstukken.

2.   Het college van gedeputeerde staten verleent aan de hoofdbudgethouder decharge in het kader van de goedkeuring van de jaarstukken.

Artikel 12

1.   De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de budgethouder opgedragen taken.

2.   De budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de subbudgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de subbudgethouder opgedragen taken.

3.   De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 6 van de Financiële verordening Drenthe 2004 in elk geval over de eerste 4 en 8 maanden van het lopende boekjaar een tussentijdse rapportage aan het college uit over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.

4.   De budgethouder rapporteert minstens conform de geldende systematiek rond de bedrijfsrapportages tussentijds aan de hoofdbudgethouder over afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten - zowel lasten als baten - die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

5.   De subbudgethouder rapporteert minstens tussentijds aan de budgethouder over de uitoefening van de aan hem verstrekte machtiging conform de daaromtrent gemaakte afspraken.

Artikel 13

1.   De verantwoordelijke manager voor de provinciale administraties draagt er zorg voor, dat de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over de budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

2.   De hoofdbudgethouder, de budgethouder en de subbudgethouder zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 14

1.   Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2004.

2.   Met de vaststelling van deze regeling wordt de Regeling budgethouders provincie Drenthe d.d. 15 oktober 1996, kenmerk 42/10/9611149, ingetrokken.

3.   Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling budgethouders provincie Drenthe 2004.

ALGEMEEN

De Regeling budgethouders provincie Drenthe 2004 bevat ten opzichte van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2004 aanvullende regels omtrent het financiële mandaat. Ten opzichte van de vorige versie van de Regeling budgethouders - uit oktober 1996 - zijn voornamelijk de volgende zaken aangescherpt en/of aangepast.

-     De regeling is aangepast naar aanleiding van de vaststelling van de financiële verordeningen en de uitwerking daarbinnen van het dualisme in de provincie.

-     De directeur-secretaris is expliciet aangewezen als hoofdbudgethouder; als zodanig wijst hij alle budgethouders aan - inclusief de vaststelling van rechten en plichten - en in dit verband wordt door de budgethouders ook aan hem gerapporteerd.

-     Het budgethouderschap is uitgewerkt als onderdeel van integrale managementverantwoordelijkheid.

-     De mogelijkheden, te "schuiven" met middelen, zijn gestroomlijnd en enigszins beperkt.

-     Diverse bepalingen van de "oude" regeling zijn aangescherpt, meer uitgewerkt of aangepast aan de actualiteit.

De wijze waarop het financieel mandaat in de Regeling budgethouders is geregeld, sluit aan bij het Besturingsconcept provincie Drenthe uit 1998. Geredeneerd vanuit dat besturingsconcept hebben de directeur-secretaris en de hoofden van de product- en stafgroepen een integrale managementverantwoordelijkheid. Financieel mandaat ("budgethouderschap") is een van de middelen om daaraan vorm en invulling te geven.

Een belangrijk punt in de nieuwe regeling is, dat de directeur-secretaris expliciet wordt aangewezen als hoofdbudgethouder. Op deze manier wordt goed aangesloten bij het Besturingsconcept - beter dan in de "oude" regeling - en bovendien wordt recht gedaan aan de actuele invulling van integraal management in de provinciale organisatie.

De kern van de budgetteringsstructuur in voorliggende regeling is dat er buiten de directeur-secretaris ¿ als hoofdbudgethouder ¿ nog slechts budgethouders en subbudgethouders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die verantwoordelijk is en ook bevoegd. De budgethouder kan een subbudgethouder machtigen. Verdere doormandatering is niet toegestaan.

Deze uitgangspunten leveren een eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon bevoegd en verantwoordelijk. De directeur-secretaris is altijd eindverantwoordelijk. De voorgestelde opzet is helder, eenduidig, eenvoudig en leidt tot "korte lijnen" in de organisatie.

Op dit moment is evenwel nog geen rekening gehouden met de invulling van de hulpstructuren in de organisatie. Vooralsnog is het uitgangspunt dat een functionaris die onder een groepshoofd werkt, hooguit subbudgethouder kan zijn.

De regeling is opgesteld als een aanvullende regeling ten opzichte van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gedeputeerde staten 2004. De beide regelingen sluiten op elkaar aan.

De werking van de voorgestelde Regeling budgethouders is dusdanig, dat een hoofdbudgethouder, budgethouder of subbudgethouder ook een mandaat heeft als bedoeld in het mandaatbesluit. Het omgekeerde hoeft niet het geval te zijn; als een mandaat geen financiële consequenties inhoudt, is het niet nodig daarbij een financieel mandaat te verlenen.

De Regeling budgethouders heeft een beperkt bereik; zij dient uitsluitend om in het algemeen de bevoegdheden van de budgethouder te regelen met enkele cruciale zaken daaromheen. Meer uitgewerkte regelingen rond de uitvoering van het budgethouderschap maken deel uit van de administratieve organisatie van de provincie en worden afzonderlijk vastgelegd.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 2

De herziene Regeling budgethouders provincie Drenthe voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in "de lijn" van de organisatie; de leden van het management - de directeur-secretaris, productgroephoofden, stafgroephoofden en het hoofd van de Facilitaire Groep - kunnen budgethouder worden. Daarnaast is het mogelijk dat projectleiders tot budgethouder worden aangewezen; zij krijgen dan voor de hun toegewezen budgetten dezelfde bevoegdheden als een groepshoofd. Met verwijzing naar het Besturingsconcept gaat het hier in de regel om projectleiders van groepsoverstijgende projecten en concernprojecten. Inmiddels is in de organisatie ook de figuur van de programmamanager realiteit geworden. Deze functionaris wordt als zodanig (nog) niet gedefinieerd in het besturingsconcept; in de Regeling budgethouders wordt voor een programmamanager dezelfde lijn gevolgd als voor een projectleider van een concernproject zoals die in het besturingsconcept wel voorkomt.

Aangezien de directeur ambtelijk eindverantwoordelijk is voor de begrotingsuitvoering door het college, krijgt de mandatering aan de griffier vorm door deze functionaris als budgethouder neer te zetten binnen de systematiek van de regeling.

De reden voor de gekozen benadering is de noodzaak tot een zoveel mogelijk ongedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie; als budgethouder blijft het groepshoofd, de projectleider of de programmamanager - zoals bedoeld in de regeling - verantwoordelijk.

In dit artikel is ook geregeld hoe de vervanging van budgethouders kan plaatsvinden; deze is zo eenduidig mogelijk gehouden.

Deze eenvoudige structuur is een eerste middel om de vormgeving van het financieel mandaat beheersbaar te houden. De mogelijkheden tot doormandatering zijn zeer beperkt. Doormandatering door een budgethouder houdt op bij de subbudgethouder; die laatste mag niet meer doormandateren. Daarbij komt nog dat de budgethouders met het verstrekken van een ondermandaat aan een subbudgethouder zeer terughoudend moeten omgaan, opdat het aantal subbudgethouders beperkt blijft.

In principe komen slechts functionarissen als sectiecoördinatoren, teamleiders en taakgroepcoördinatoren in aanmerking voor een aanwijzing tot subbudgethouder. De aanwijzing van een subbudgethouder moet bovendien nog door de directie worden goedgekeurd.

Een budgethouder kan overigens wel budgetbeheerders aanwijzen. Een budgetbeheerder heeft geen mandaat als bedoeld in de Regeling budgethouders en is ook niet tekenbevoegd, maar bereidt zaken voor de budgethouder voor en ondersteunt de budgethouder bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden.

Artikel 3

In artikel 3 wordt de directie expliciet "neergezet" als hoofdbudgethouder. Daarbij wordt feitelijk de bij de directie behorende bevoegdheid tot het geven van dwingende voorschriften herbevestigd. Feitelijk heeft de directie die bevoegdheid al vanuit de functionele leidinggevende positie, maar een expliciete herinnering daaraan wordt hier als nuttig beschouwd.

Artikelen 4, 5 en 6

Deze artikelen bakenen de financiële bevoegdheid van de budgethouder af en beperkt deze tot specifieke kredieten waarvoor de budgethouder een expliciet mandaat heeft ontvangen. Ook wordt aangegeven dat een budgethouder geen budgetten mag overschrijden, doch bij een uitgave die de mogelijkheden van een budget overtreft, eerst moet regelen dat de mogelijkheden aangepast worden (door middel van een budgetwijziging). Gerelateerd aan de productenraming kan hier een nader onderscheid in soorten budgetten gemaakt worden.

-     Exploitatiebudgetten

Bij exploitatiebudgetten gaat het om de bekende kostensoorten van het type overige goederen en diensten en subsidies. Ze zijn in de productenraming als elementaire lasten terug te vinden.

-     Budgetten op basis van een reserve

Het uitgangspunt is, dat het jaarlijkse budget in deze gevallen wordt bepaald op basis van het exploitatiekrediet en een geschatte onttrekking uit de desbetreffende reserve.

-     Investeringsbudgetten

Investeringsbudgetten zijn geen exploitatiebudgetten, maar budgetten die op kas-basis worden verstrekt en beheerd. Alle investeringsbudgetten worden door provin-ciale staten geautoriseerd. In de productenraming zijn ze terug te vinden in hun afzonderlijke componenten van de exploitatielasten: rente en afschrijving. In deze vorm zijn ze voor een budgethouder niet beïnvloedbaar en dus ook geen budget.

-     Personele budgetten

Een budgethouder beheert in principe een formatiebudget. Personele budgetten worden beheerst op het vlak van kosten en formatie. Als tussenstap voor de begroting wordt een urenbudget berekend; dit is de vorm waarin beheersing gerelateerd aan de provinciale productie, plaatsvindt. Uiteindelijk vindt weergave in de begroting plaats in de vorm van toegerekende apparaatskosten (inclusief een opslag voor indirecte kosten). In deze laatste vorm zijn de kosten voor een budgethouder niet meer beïnvloedbaar en vormen ze dus ook geen budget. Voor een projectleider-budget-houder zal doorgaans gelden, dat deze slechts een urenbudget heeft.

Via deze indeling zijn vrijwel alle lasten in de productenraming terug te herleiden tot een budgettype. Enkele overige lastencategorieën - zoals belastingen - blijven hier verder buiten beschouwing, omdat ze voor een budgethouder niet beïnvloedbaar en dus niet verder relevant zijn.

Artikel 7

Hier wordt de zeggenschap van de directeur-secretaris over de middelen in de kostenverdeelstaat geregeld binnen de geldende regels op het gebied van investeringsbeleid, formatiebeheer en subsidiebeleid.

Artikel 8

Voor de (re)allocatie van inkomsten is altijd een expliciete toestemming van het college noodzakelijk. Voor zover in dit verband geen wijziging van de begroting door provinciale staten noodzakelijk is, geeft het college nader invulling aan de begroting.

Artikel 9

De "schuifbevoegdheden" tussen budgetten worden feitelijk beperkt; schuiven doen wij voortaan met toestemming van het college. Binnen het nieuwe stelsel levert dat een voordeel op in de zin dat wachten op een begrotingswijziging die door provinciale staten wordt goedgekeurd - met de vaak lang-durige procedure - veel minder voor zal komen.

Daar staat tegenover dat nu een wijziging van de productenraming via gedeputeerde staten noodzakelijk is, maar dat kan vrijwel wekelijks. Bij de hier bedoelde begrotingswijziging gaat het dan om overhevelingen tussen de budgetten zoals die "per regel" op de bladspiegels van de productenraming te vinden zijn. Overheveling is zonder tussenkomst van het college wel mogelijk tussen projecten en taken binnen dezelfde prestatie (zoals gedefinieerd binnen het bedrijfsvoeringssysteem proBIS).

De inzet van provinciaal personeel is een meer complexe aangelegenheid, waarbij sprake is van een behoefte aan een flexibele inzet. In veel gevallen zal sprake kunnen zijn van een substantieel verschil tussen de voor- en nagecalculeerde inzet van personeel. Indien het product geleverd wordt met meer of minder personeelsinzet, is het aan de managers om te zorgen dat de capacitaire tekorten en ruimtes zo efficiënt mogelijk worden opgevuld en ingezet. Voorshands wordt daarom voorgesteld géén begrotingswijzigingen te maken voor veranderde inzet van reeds aanwezig personeel.

Afwijkingen in de inzet van uren kunnen dan worden verklaard aan de directie in de bedrijfsrapportages (en aan het provinciaal bestuur in de toelichting op de jaarrekening). Naast deze reguliere rapportages zullen de budgethouders rapporteren als de actuele ontwikkelingen daartoe aanleiding geven en/of als de directie daarom vraagt.

Artikel 10

Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer.

Daarom wordt in artikel 2 van de regeling een verband gelegd tussen de uitgaven en inkomsten en de (beleids)doelen en resultaten waarop deze gericht zijn.

Artikelen 11 en 12

Deze artikelen regelen de rapportageverplichtingen van de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders. Daarbij wordt in het geval van de hoofdbudgethouder aangesloten bij het instrumentarium dat conform het Besluit begroting en verantwoording aan het college moet worden aangeboden. Verder wordt analoog geredeneerd aan de bepalingen in de financiële verordening.

Voor de budgethouders geldt het reguliere systeem van de bedrijfsplannen en de bedrijfsrapportages. Subbudgethouders maken afspraken met hun budgethouder; deze zal eisen stellen die waarborgen dat hij zijn verplichtingen ten opzichte van de hoofdbudgethouder kan blijven waarmaken.

Artikel 13

Dit artikel regelt een recht op informatie voor de budgethouders. Als die informatie niet voorhanden is, zullen budgethouders hun taak niet kunnen uitoefenen. Hoe de verstrekking van die informatie gewaarborgd wordt, is in de Regeling budgethouders niet geregeld; daar zijn andere regelingen voor. In de praktijk zal uiteindelijk een dienstverleningsniveauovereenkomst tussen de financiële administratie en de budgethouders een centrale rol spelen.

Artikel 14

Dit artikel bepaalt de inwerkingtreding van het besluit.