Klachtregeling provinciale staten van de provincie Drenthe 2003

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

-     betrokken ambtenaar/lid: degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;

-     ambtenaar: degene die in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van provinciale staten werkzaam is;

-     lid: een lid van provinciale staten;

-     klachtfunctionaris: een door provinciale staten aangewezen niet op enigerlei

wijze bij de klacht betrokken ambtenaar;

-     de wet: de Algemene wet bestuursrecht;

-     klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de wet.

Artikel 2

1.   Mondelinge klachten kunnen, indien de klager daarmee instemt, worden afgehandeld door de betrokken ambtenaar of het betrokken lid of de klachtfunctionaris.

2.   Van een mondelinge klacht wordt een aantekening gemaakt. De betrokken ambtenaar of het betrokken lid zendt een afschrift van de aantekening naar de klachtfunctionaris.

3.   Indien de klager niet instemt met afhandeling van de klacht door de betrokken ambtenaar of lid of door de klachtfunctionaris, wordt de klager erop gewezen dat een schriftelijke klacht kan worden ingediend bij het bestuursorgaan.

4.   De klachtfunctionaris zet de klacht op verzoek van de klager op schrift, waarna behandeling van de klacht plaatsvindt als klaagschrift.

Artikel 3

1.   Een schriftelijke klacht wordt ingediend bij provinciale staten van de provincie door tussenkomst van de klachtfunctionaris.

2.   Indien een klacht wordt ingediend bij een andere ambtenaar, zendt deze de klacht onverwijld door naar provinciale staten door tussenkomst van de klachtfunctionaris en doet hiervan mededeling aan de klager.

Artikel 4

1.   De klachtfunctionaris bevestigt namens provinciale staten de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk. Daarbij wordt tevens aangegeven de wijze van behandeling en de termijn waarbinnen de klacht wordt behandeld.

2.   De eventueel betrokken ambtenaar/het betrokken lid ontvangt de in het eerste lid bedoelde ontvangstbevestiging in afschrift onder meezending van de klacht.

3.   Indien de in de ontvangstbevestiging genoemde behandelingstermijn niet wordt gehaald, stelt de klachtfunctionaris namens provinciale staten de klager hiervan - onder vermelding van de reden - op de hoogte.

Artikel 5

De in Afdeling 9.3 van de wet geregelde procedure voor de behandeling van klachten wordt gevolgd.

Artikel 6

1.   Er is een commissie voor de behandeling van schriftelijke klachten inzake gedragingen van leden van provinciale staten en ambtenaren.

2.   De commissie bestaat uit 3 leden en 1 plaatsvervangend lid, benoemd door provinciale staten.

3.   Provinciale staten benoemen uit de leden van de commissie 1 voorzitter en 1 plaatsvervangend voorzitter.

4.   Tot lid van de commissie zijn niet benoembaar personen die deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. De leden van gedeputeerde staten kunnen geen lid zijn van de commissie.

5.   De klachtfunctionaris is de secretaris van de commissie en verleent de commissie de nodige bijstand bij de verrichting van haar werkzaamheden.

6.   De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van 4 jaar.

7.   De leden van de commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit schriftelijk in bij provinciale staten.

8.   Aftredende of ontslagnemende leden kunnen hun functie blijven waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 7

1.   De voorzitter draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het klaagschrift genoegzaam voor te bereiden.

2.   Hij kan daartoe rechtstreeks alle gewenste inlichtingen inwinnen.

Artikel 8

De leden en het plaatsvervangend lid van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een klaagschrift, waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk belang hebben.

Artikel 9

De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de vergadering waarin klager en de betrokken ambtenaar of het betrokken lid in de gelegenheid worden gesteld zich in persoon of bij gemachtigde door de commissie te doen horen.

Artikel 10

De voorzitter draagt er zorg voor dat de klager en de betrokken ambtenaar of het betrokken lid schriftelijk worden opgeroepen voor de vergadering als bedoeld in artikel 12.

Artikel 11

De in artikel 9 bedoelde vergadering is niet openbaar.

Artikel 12

Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtregeling provinciale staten Drenthe 2003.

ALGEMEEN

Naar aanleiding van de uitbreiding van het toepassingsgebied van de Nationale

ombudsman (No) tot gedragingen van provinciale ambtenaren en bestuurders is in 1996 een klachtregeling vastgesteld door provinciale staten. De klachtregeling voorziet in een interne eerstelijnsklachtvoorziening. Een dergelijke voorziening moet voldoen aan de eisen van een goede klachtbehandeling. Een goede klachtbehandeling dient gemakkelijk toegankelijk te zijn, snel en slagvaardig. Hierin horen thuis: een onafhankelijk, grondig en volledig onderzoek, toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor en een zorgvuldig gemotiveerd oordeel.

Met ingang van 1 juli 1999 is in werking getreden de aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht met een hoofdstuk Klachtbehandeling. Door deze aanvulling krijgt eenieder het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde gelegenheid zich jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen bij het bestuursorgaan.

In de wet is tevens een regeling gegeven over de wijze van behandeling van klaagschriften. In verband daarmee is de klachtregeling uit 1996 aangepast.

De klachtregeling moet nu worden aangepast aan de dualisering van het provinciebestuur. Daarbij stellen zowel provinciale staten als gedeputeerde staten hun eigen klachtregeling vast. Volgens de Algemene wet bestuursrecht draagt het bestuursorgaan zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Een aantal begrippen die regelmatig in de regeling worden gebruikt zijn gedefinieerd. Hierbij verdient bijzondere aandacht het begrip ambtenaar. Uit de begripsomschrijving blijkt dat hieronder tevens wordt verstaan degene die in opdracht van provin-ciale staten bepaalde werkzaamheden uitvoert, zonder dat er sprake is van een rechtstreekse arbeidsverhouding.

Hierbij moet men denken aan personen die werken voor particuliere bedrijven die diensten voor de provincie verrichten. Dit tegen de achtergrond dat dergelijke werkzaamheden kunnen bijdragen aan de beeldbepaling van de provincie.

Ook commissies en hun leden die provinciale staten adviseren, kunnen onder bepaalde omstandigheden vallen onder het toepassingsbereik van de interne klachtregeling.

Uit efficiëntieoverwegingen en het te verwachten aantal klachten, ligt het voor de hand de klachtfunctionaris voor zowel provinciale staten als gedeputeerde staten te verenigen in 1 persoon.

Artikel 2

Als een mondelinge klacht wordt ingediend die eenvoudig en snel is op te lossen, dan kan de betrokken ambtenaar of het betrokken lid de klager aanbieden deze zo snel mogelijk zelf af te handelen of te laten afhandelen door de klachtfunctionaris. Indien de klager kiest voor afhandeling door de betrokkene of door de klachtfunctionaris maakt deze van de klacht en de wijze van afhandeling daarvan een notitie. Dit is van belang in verband met de mogelijke wens van de klager om de klacht aan de No voor te leggen.

Indien klager dit niet wil, wordt erop gewezen dat hij zijn klacht schriftelijk kan indienen bij provinciale staten. De klacht kan in dat geval worden behandeld als een klaagschrift. Desgewenst zal de klachtfunctionaris de klager behulpzaam zijn met het op schrift stellen van zijn klacht.

Artikel 3

Een elders binnen de ambtelijke organisatie ontvangen klacht dient onmiddellijk te worden doorgezonden aan de klachtfunctionaris.

Artikel 4

Hier wordt het mandaat voor het zenden van een ontvangstbevestiging en tussenbericht geregeld.

Artikel 5

Afdeling 9.3 van de Algemene wet bestuursrecht biedt een aanvullende regeling voor het geval dat een commissie met de advisering over klachten wordt belast, de klachtadviesprocedure. De klachtadviesprocedure is een interne klachtprocedure, een procedure waarbij het betrokken bestuursorgaan op advies van een commissie het definitieve oordeel uitspreekt over een klacht.

Artikel 6 en volgende

De artikelen 6 en volgende bepalen dat een commissie wordt ingesteld die is belast met de advisering van de klaagschriften overeenkomstig het bepaalde in artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht. Verder wordt de samenstelling en werkwijze van de commissie beschreven. Het is de bedoeling de klachtencommissie dezelfde samenstelling te geven als de Commissie voor de bezwaarschriften.