Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant

Ondertekening

Toelichting

Algemeen.

Dit besluit vervangt het Besluit Post- en archiefzaken van de provincie Noord-Brabant uit 1975 en sluit aan bij de sinds 1 januari 1996 van kracht zijnde Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, de daarbij behorende ministeriële regelingen (zie onder) en de Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996. Het Besluit komt in hoofdlijnen overeen met de modelregelgeving, uitgegeven door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Het wijkt af op enkele punten, waar de regeling daartoe aanleiding geeft. Op sommige punten is extra nadruk gelegd om het belang hiervan aan te geven. Er is daarbij rekening gehouden met de snelle technologische ontwikkelingen en de toenemende digitale informatiestroom Volgens artikel 27 van de wet zijn Gedeputeerde Staten zorgdrager voor de archieven van alle provinciale organen. De wetgever heeft er bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering provinciebesturen niet voor gekozen een wijziging aan te brengen in de rol van Gedeputeerde Staten als zorgdrager voor de provinciale archiefbescheiden, dus inclusief de archiefbescheiden van Provinciale Staten en de door hun ingestelde commissies. Op grond van artikel 16 van het Organisatiebesluit provincie Noord-Brabant is de secretaris belast met het beheer van genoemde archieven. Een belangrijk aspect in dit besluit is de keuze voor een centrale regie bij de verantwoordelijkheid voor beheer, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en informatiebestanden Het besluit regelt de verantwoordelijkheden van de secretaris en het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening op dit vlak en beoogt om voor het beheer van digitale archiefbescheiden duidelijke regels vast te stellen. In toenemende mate is sprake van samenwerking met derden of tussen overheidsorganen onderling, zonder dat sprake is van een gemeenschappelijke regeling. Het gaat om zowel structurele als ad hoc samenwerking. Hierbij is sprake van gezamenlijk gebruik van archiefbescheiden en informatiebestanden. Voor archiefbescheiden en informatiebestanden waarvan het beheer berust bij de secretaris is dit besluit eveneens van toepassing. Mutatis mutandis is dit besluit automatisch van toepassing voor de bij de Wet gemeenschappelijke regelingen ingestelde lichamen of gemeenschappelijke regelingen waaraan ook de provincie Noord-Brabant deelneemt en voor zover gevestigd binnen het grondgebied van de provincie. Dit voor zover de betreffende gemeenschappelijke regeling niet zelf een dergelijk beheersreglement heeft vastgesteld. Zie hiervoor artikel 40, lid 3 van de wet. Dit besluit is leidend bij de uitwerkingsregelingen voor procedures en instructies waarnaar in dit besluit verwezen wordt. Voorbeeld van een dergelijke uitwerkingsregeling is het E-mail reglement provincie Noord-Brabant. Deze uitwerkingsregelingen zijn dynamisch en gericht op de dagelijkse praktijk. Indien dergelijke uitvoeringsregelingen van toepassing zijn voor de hele organisatie, worden ze vastgesteld door Gedeputeerde Staten. Dit om te voorkomen dat voor elk detail een aanpassing van dit besluit nodig is. Overigens vormt dit besluit evenmin een statisch geheel. Het is een kader voor de informatiehuishouding van de provincie Noord-Brabant.

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 1

Onder d (provinciale organen): artikel 6 van de Provinciewet noemt Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin als bestuursorganen. Daarnaast beschikt de provincie ook nog over een functionaris belast met de belastingheffing en een functionaris belast met de invordering (ontvanger). Formeel zijn dit eveneens bestuursorganen waarop dit besluit van toepassing is, zij maken immers deel uit van de ambtelijke organisatie. Onder g (archiefbescheiden): het begrip archiefbescheiden is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip. Deze formele term is consequent toegepast om begripsverwarring te voorkomen en niet de meer algemene term documenten. Dit besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, toegankelijkheid, de archiefvorming en -ordening van archiefbescheiden en informatiebestanden. Om misverstanden te vermijden de opmerking dat het bij archiefbescheiden gaat om bescheiden ongeacht hun vorm. Hieronder vallen behalve papieren documenten ook alle mogelijke digitale verschijningsvormen van archiefbescheiden. De meest bekende daarvan zijn e-mail, webformulieren en databases. Het volledige scala aan digitale documenten is breder en omvat onder meer ook websites, weblogs, chat-transcripts, telefoonnotities, beeld- en geluidsopnames en sms-prints Voor zover het archiefbescheiden betreft, vallen ze eveneens onder de werking van dit besluit. Onder h (formele e-mail): in het besluit wordt gesproken over formele e-mail. Hiertoe behoren alle berichten die ontvangen of verzonden worden via e-mail en voor zover ze voldoen aan de criteria voor archiefbescheiden. Het kan hierbij ook gaan om interne berichten . De omgang hiermee is nader uitgewerkt in het E-mailreglement van de provincie Noord-Brabant. Hieronder vallen ook alle andere vormen van elektronische berichten zoals webformulieren. Onder j en k (informatiebestand en informatievoorziening): definities van deze begrippen zijn vooral opgenomen om over de bijzondere aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 2.

De regeling is formeel alleen van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. De uitvoering van een belangrijk deel van de provinciale taken ligt echter vast in uiteindelijk vernietigbare archiefbescheiden. Deze dienen ter verantwoording van het beleid, de democratische controle daarop, evenals de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en belanghebbende rechtspersonen. Daarom is het essentieel dat ook deze vernietigbare archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn beschikbaar en raadpleegbaar zijn. Dit geldt zowel voor de traditionele papieren archiefbescheiden als voor de digitale. Daarom is in dit artikel vastgelegd dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden

Artikel 3

De wet legt de Commissaris van de Koningin, anders dan het geval is ten aanzien van de archieven van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, niet de verplichting op nadere regels vast te stellen voor het archiefbeheer. Met het oog op eenduidige zorg ten aanzien het archiefbeheer binnen de ambtelijke organisatie, wordt deze regeling ook gevolgd bij de zorg voor het archiefbeheer ten aanzien van de taken van de Commissaris van de Koningin als bedoeld in artikel 182, eerste en tweede lid van de Provinciewet Zorg voor de uitvoering van de wet is de algemene en bestuursrechtelijke verantwoordelijkheid van overheidsorganen. Daaronder horen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en die aspecten die efficiënt en effectief beheer mogelijk maken. Denk daarbij aan archiefruimten die aan de eisen voldoen, deskundig personeel en voldoende financiën. Het feitelijke beheer betreft de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de provinciale ambtelijke organisatie en daardoor ook de eindverantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organisatie. Deze eindverantwoordelijkheid is ook van toepassing op beheer, ordening en toegankelijkheid van documenten in de dynamische fase. Dit berust in deze fase in de praktijk gedeeltelijk bij secretariaten en afzonderlijke functionarissen

Artikel 4

De secretaris is belast met de uitvoering van de krachtens de wet aan Gedeputeerde Staten opgedragen taken. De eisen daarvoor zijn onder meer uitgewerkt in enige ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Steeds vaker worden taken en bevoegdheden uit naam van het provinciaal bestuur uitgevoerd door en uitbesteed aan partijen buiten de provinciale organisatie. We spreken dan van extern mandaat. Dit artikel verplicht tot het maken van afspraken over het beheer van archiefbescheiden en informatiebestanden die door de gemandateerde worden opgemaakt of ontvangen. In principe blijven Gedeputeerde Staten belast met de zorg voor deze archiefbescheiden. Het beheer van deze archiefbescheiden moet dus voldoen aan de voor alle provinciale archiefbescheiden geldende wet- en regelgeving. De secretaris is belast met het geven van uitvoering hieraan.

Artikel 5

Eerste lid: er is bewust gekozen voor de formulering het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheer. Dit om te voorkomen dat bij elke organisatiewijziging of naamsverandering dit besluit zou moeten worden aangepast. Thans ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer bij het hoofd van de eenheid integrale informatievoorziening. Tweede lid: archiefbescheiden spelen een rol bij de uitvoering van werkzaamheden. Tijdens de werkzaamheden berusten archiefbescheiden en informatiebestanden daarom vaak in het beheer van de betreffende functionarissen. Het is echter van groot belang om archiefbescheiden zo snel mogelijk in geordende en toegankelijke staat te brengen. Dit artikel regelt dat archiefbescheiden en informatiebestanden tijdig onder het vereiste beheer worden gebracht.

Artikel 8

Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt voor het opstellen van genoemde procedures. Deze is het best in staat de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Bij wijzigingen in werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan is daarmee een snelle en eenvoudige aanpassing van procedures gegarandeerd. De in dit artikel bedoelde procedures worden uitgewerkt in uitvoeringsregelingen en werkinstructies. Het bestaande Handboek Documentaire Informatievoorziening is een voorbeeld van een dergelijke werkinstructie.

Artikel 9

Een archiefexemplaar is een kopie van de vastgestelde versie van een uitgaand document. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden opgevolgd.

**Artikel 10 **

Algemeen: in tegenstelling tot eerdere besluiten beschrijft dit artikel niet hoe een registratie dient te worden uitgevoerd, maar wat het resultaat hiervan moet zijn. Zo wordt voorkomen dat het artikel bij elke technische ontwikkeling zou moeten worden aangepast Eerste lid: dit sluit nauw aan bij hetgeen hierover is vastgelegd in de regeling. De wijze van uitvoering van dit artikel wordt vastgelegd in een uitvoeringsregeling gebaseerd op het Handboek Documentaire Informatievoorziening. Met status van de archiefbescheiden bedoelen we hier het ontwikkelstadium: ontwerp, concept of vastgesteld document. Tweede lid: dit behelst de noodzaak tot het vastleggen van kenmerken (registreren) van archiefbescheiden om deze op een eenvoudige manier toegankelijk te maken. Helaas is eenvoudig geen absoluut begrip. Afhankelijk van de mogelijkheden, waarbij techniek een belangrijke rol speelt, is het uitgangspunt dat archiefbescheiden met zo min mogelijk inspanning voor de gebruiker toegankelijk zijn. Het betreft hierbij in principe alle archiefbescheiden die nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, archiefbescheiden die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard en archiefbescheiden die verband houden met de communicatie met de burger. Derde lid: dit artikel maakt het mogelijk om bepaalde archiefbescheiden uit te zonderen van registratie. Hier kunnen diverse redenen voor zijn waarbij ook het kosten-baten aspect een rol kan spelen. Uitgangspunt is echter dat alle archiefbescheiden die aan de vastgelegde registratiecriteria voldoen, worden geregistreerd. Met het oog op de toename van digitale verschijningsvormen is het mogelijk dat het aantal te registreren archiefbescheiden toeneemt. Binnen de wettelijke kaders zal hiertoe door het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening een overzicht van documentcategorieën worden opgemaakt die van registratie zijn uitgezonderd. Dit overzicht wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de secretaris . Artikel 11

Dit artikel heeft tot doel om duidelijkheid te verschaffen over de verantwoordelijkheid voor het registreren van archiefbescheiden. Behalve het traditionele documentenverkeer via de post heeft vooral het e-mailverkeer een grote vlucht genomen. Tegelijkertijd groeien ook andere vormen van digitale archiefbescheiden. Op al deze archiefbescheiden is hetgeen gesteld is in artikel 10 van toepassing. Tweede lid: is toegevoegd omdat steeds vaker archiefbescheiden buiten de reguliere weg ontvangen en verzonden worden. Dit artikel wijst op de eigen verantwoordelijkheid van elke medewerker voor het zorgvuldig beheer van archiefbescheiden en het voorkomen van incomplete dossiers. Derde lid: benadrukt daarbij extra dat ook digitale archiefbescheiden onderhevig zijn aan dit regime.

Artikel 12

Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt voor het opstellen van genoemde procedures. Deze is het best in staat de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Bij wijzigingen in werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan is daarmee een snelle en eenvoudige aanpassing van procedures gegarandeerd. De in dit artikel bedoelde procedures worden uitgewerkt in uitwerkingsregelingen en werkinstructies zoals het Handboek Documentaire Informatievoorziening. Dit laat overigens onverlet de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om wijzigingen in werkprocessen en behandeltermijnen zo snel mogelijk aan het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening door te geven. Dit om een optimale informatievoorziening te bevorderen.

Artikel 13

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Het documentair structuurplan, te vervaardigen door het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening, wordt opgelegd door de regeling. De vorm die dit plan aanneemt is niet voorgeschreven. Dit is gedeeltelijk afhankelijk van de nadruk die een organisatie legt op het aspect bedrijfsvoering of op het aspect archiefbeheer. Daarnaast is van invloed de mate waarin sprake is van digitale informatiebestanden. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te gebeuren door de archiefinspecteur.

Artikel 14

Papieren informatiebestanden worden al lang opgenomen in een inventaris. Deze verplichting geldt nu voor alle informatiebestanden, ook die bestanden die niet centraal worden beheerd. Deze bepalingen zijn afgeleid van artikel 3 van de regeling. Ter aanvulling nog het volgende. In dit besluit wordt gesproken over het aanleggen van een inventaris. Deze neutrale term is gebruikt als koepelbegrip. Het is afhankelijk van de praktische gebruiksmogelijkheden, in het bijzonder ten aanzien van digitale informatiebestanden, welke vorm deze inventaris aanneemt, en of er sprake is van één inventaris of van meer inventarissen.

Artikel 16

Door tijdig te signaleren voor welke archiefbescheiden of informatiebestanden conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze bevatten worden behouden. In tegenstelling tot de regeling is er voor gekozen om dit regime toe te passen op zowel de te bewaren als de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en informatiebestanden (voor zover deze archiefbescheiden bevatten). Dit overigens in het besef dat daarmee de hiervoor benodigde financiële middelen aanzienlijk zullen toenemen. Behalve de wettelijke verplichting noopt het belang voor de bedrijfsvoering daartoe. De steeds verdergaande digitalisering maakt dat de organisatie zonder doeltreffende maatregelen steeds grotere risico’s loopt op digitaal geheugenverlies. Conform artikel 3 van dit besluit is de secretaris belast met het beheer van de informatievoorziening en daarmee ook eindverantwoordelijke voor de digitale duurzaamheid van archiefbescheiden en informatiebestanden. Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt conform artikel 5 voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en informatiebestanden. Analoog hieraan geeft het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening aanwijzing tot tijdige migratie en/of conversie van archiefbescheiden en informatiebestanden voor zover dit noodzakelijk is. De feitelijke uitvoering van een migratie en/of conversie zal in de regel door medewerkers informatie en automatisering worden uitgevoerd. De verantwoordelijkheid voor de conversie of migratie van informatiebestanden is belegd bij het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening en niet bij andere organisatieonderdelen om een eenduidig beleid hierbij te garanderen. Dit artikel geldt tevens voor de informatiebestanden zoals bedoeld in artikel 4 waarbij externe partijen betrokken zijn. Tevens laat dit onverlet de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om tijdig te wijzen op de noodzaak tot conversie of migratie van informatiebestanden.

Artikel 17

De secretaris is belast met de uitvoering van deze in de wet aan Gedeputeerde Staten opgedragen taak. Bij deze eisen hoort ook de (ministeriële) Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De werking van dit artikel strekt zich behalve de centrale archiefruimte ook uit over de decentrale ruimten waarin archiefbescheiden zijn opgeslagen. Eveneens is dit artikel van toepassing op de wijze waarop digitale bestanden zijn opgeslagen. Onder dit laatste valt ook de wijze waarop back-up procedures zijn geregeld.

Artikel 21

Raadpleging van archiefbescheiden door niet geautoriseerde personen, wanneer het gaat om derden, valt onder het regime van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij medewerkers van de provincie, of bij extern gemandateerden, is het belangrijkste criterium voor raadpleging of dit nodig is in het kader van de opgedragen werkzaamheden. Bij het verlenen van autorisatie heeft privacy in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens de bijzondere aandacht. Aan de ene kant beogen het streven naar openbaarheid van bestuur en een transparante overheid ruime raadpleegmogelijkheden aan te bieden. Aan de andere kant beperkt wetgeving deze mogelijkheden. Bovendien past het zorgvuldig omgaan met informatie en het tegengaan van ongewenst misbruik in de discussies over ambtelijke en bestuurlijke integriteit. Dit nog los van mogelijk misbruik door derden of puur vandalisme door hackers. Er zijn afspraken en maatregelen nodig om daar waar mogelijk het raadplegen van archiefbescheiden en informatiebestanden te garanderen, ook wanneer dit soms beperkingen tot gevolg heeft. Nadrukkelijk is daarom opgenomen dat uitsluitend daartoe geautoriseerde personen toegang tot informatie krijgen. Hiermee wordt de schijn vermeden dat iedereen zomaar toegang kan krijgen tot allerlei belangrijke informatie. Er zal een gedragsregel worden vastgesteld hoe om te gaan met informatieverzoeken. Hierin wordt tevens vastgelegd dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het tijdig en compleet retourneren van geleende dossiers. De basis hiervoor wordt gevormd door de huidige werkinstructie in het Handboek Documentaire Informatievoorziening Voor zover het de passieve informatieverstrekking aan derden betreft is de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing waarbij de eindverantwoordelijkheid voor het al dan niet verlenen van autorisatie tot raadpleging ligt bij de secretaris. De feitelijke uitvoering hiervan kan gemandateerd zijn aan de voor het beleidsterrein verantwoordelijke integraal manager. De toenemende transparantie van de provinciale organisatie en de sterke integrale informatiebehoefte maken ook reglementering nodig voor actieve informatieverstrekking. Steeds meer informatie komt breed beschikbaar zowel binnen als buiten de organisatie. Daarbij worden dezelfde uitgangspunten gehanteerd, echter met de toevoeging dat per geval bekeken zal worden welke informatie voor wie beschikbaar is. Verder spelen nog een tweetal aspecten een rol bij de beschikbaarstelling van informatie. Op de eerste plaats het belang van informatiebeveiliging om ongewenste toegang, vooral van buitenaf, tot informatie te voorkomen. Op de tweede plaats het toenemende delen van één informatiebestand door meer partijen die gelijktijdig hiervan gebruik maken. Dit stelt extra eisen aan beheer en toegankelijkheid hiervan. De mogelijkheid tot misbruik door medewerkers is niet volledig uit te sluiten. Mocht hiervan sprake zijn dan is dit een integriteitvraagstuk. Een en ander is in overeenstemming met artikel F1, zesde lid, van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling provincies.

Artikel 22

Wanneer er sprake is van geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (een gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon) wordt de privacywetgeving belangrijk. Dit artikel is met name ook bedoeld om het ongewenst raadplegen te voorkomen van archiefbescheiden die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden

**Artikel 23 **

De bepaling dat de selectie voor vernietiging of bewaring zo spoedig mogelijk plaatsvindt, is van algemene strekking. De bepaling is echter bijzonder belangrijk voor digitale informatiesystemen. Wanneer in een vroegtijdig stadium geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.