Controleverordening provincie Drenthe 2004

Artikel 1, Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.   accountant: de accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

b.   accountantscontrole: de door de benoemde accountant uit te voeren werkzaamheden, ten behoeve van de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde Jaarrekening, alsmede de daarbij af te geven verklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen;

c.   accountantsverklaring: op grond van artikel 217, derde lid, van de Provinciewet, geeft de accountantsverklaring bij de hiervoor onder b bedoelde Jaarrekening, op grond van de uitgevoerde controle aan of:

-     de Jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;

-     de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

-     de Jaarrekening is opgesteld overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet;

d.   verslag van bevindingen: op grond van artikel 217, vierde lid, van de Provinciewet, bevat het verslag van bevindingen, in ieder geval bevindingen over:

-     de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële

organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

-     onrechtmatigheden in de Jaarrekening;

e.   rechtmatigheid: onder rechtmatigheid wordt verstaan: het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het hierover gestelde in de Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten (gepubliceerd in het Staatsblad 2002, nummer 68) is van toepassing.

Artikel 2, Opdrachtverlening/benoeming

1.   De accountantscontrole van de Jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door provinciale staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor de in 2006 te benoemen accountant voor een periode van 5 jaar. De daaropvolgende benoemingen van de accountant zullen geschieden voor een periode van 4 jaar.

2.   Het college van gedeputeerde staten bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3.   Provinciale staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 3, Informatieverstrekking door het college van gedeputeerde staten

1.   Het college van gedeputeerde staten is verantwoordelijk voor de samenstelling van de Jaarrekening en het jaarverslag, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

2.   Het college van gedeputeerde staten draagt er zorg voor dat alle aan de Jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3.   Bij de Jaarrekening bevestigt het college van gedeputeerde staten schriftelijk aan de accountant dat alle hen bekende (relevante) informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4.   Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de Jaarrekening door provinciale staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de Jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van gedeputeerde staten aan provinciale staten en de accountant gemeld.

Artikel 4, Rapportage door accountant

1.   Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan provinciale staten en zendt een afschrift hiervan aan het college van gedeputeerde staten

2.   De accountant brengt jaarlijks een rapportage naar aanleiding van de controlebevindingen bij de Jaarrekening uit. Deze rapportage wordt samen met de verklaring uitgebracht aan provinciale staten. Het college van gedeputeerde staten ontvangt een afschrift van de rapportage.

3.   De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in provinciale staten de rapportage met het college van gedeputeerde staten. Het college van gedeputeerde staten stuurt provinciale staten vervolgens zijn commentaar op deze rapportage.

Artikel 5, Inrichting van de accountantscontrole

1.   De wijze van uitvoering van de controle is de verantwoordelijkheid van de

accountant.

2.   Bij de controle is het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten van 28 augustus 2003 van toepassing.

3.   In het Besluit accountantscontrole, worden de door de accountant bij de controle te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties aangegeven. Provinciale staten hebben de bevoegdheid lagere toleranties vast te stellen.

Artikel 6, Toegang tot informatie

1.   Het college van gedeputeerde staten draagt er zorg voor dat de accountant alle informatie verstrekt krijgt, opdat de accountant zich een juist en volledig oordelen kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

2.   Het college van gedeputeerde staten draagt er zorg voor dat de accountant de mogelijkheid heeft tot: het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan de accountant inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

Artikel 7, Overige controles/opdrachten

Het college van gedeputeerde staten draagt er zorg voor dat de met de controle van de Jaarrekening belaste accountant niet in aanmerking komt voor opdrachten c.q. taken die door wettelijke bepalingen alsmede de NIVRA/NOVA Richtlijn Onafhankelijkheid van de accountant uitgezonderd zijn.

Artikel 8, Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking na plaatsing in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari 2004.

Artikel 9, Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening provincie Drenthe 2004.

TOELICHTING OP DE CONTROLEVERORDENING PROVINCIE DRENTHE 2004

ALGEMEEN

Met ingang van 2004 hoeft de accountant niet meer op doelmatigheid te controleren. Het college van gedeputeerde staten heeft met betrekking tot dit aspect de verplichting zelfcontrole uit te voeren. Voor doelmatigheidscontrole is een aparte verordening opgesteld.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1, Definities

Het gestelde in de Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten (gepubliceerd in het Staatsblad 2002, nummer 68) is van toepassing. Hierbij geldt dat waar in deze nota "gemeenten" is geschreven, daaronder tevens dient te worden verstaan "provincies".

Artikel 2, Opdrachtverlening/benoeming

In het eerste lid wordt aangegeven dat provinciale staten de accountant benoemen.

Volgens het tweede en derde lid, bereiden gedeputeerde staten de procedure van aanbesteding voor. Er zal een procedure van, al dan niet Europese, openbare aanbesteding worden gevolgd. Als onderdeel van de procedure, zal het programma van eisen door provinciale staten worden vastgesteld.

Artikel 3, Informatieverstrekking door het college van gedeputeerde staten

Het eerste lid regelt de verantwoordelijkheid van het college van gedeputeerde staten voor het opstellen van de Jaarrekening en het jaarverslag conform de geldende (wettelijke) regelgeving.

Het tweede lid regelt de beschikbaarstelling van achterliggende stukken, administraties etc. door het college van gedeputeerde staten aan de accountant.

Het derde lid verplicht het college van gedeputeerde staten schriftelijk te verklaren dat alle, ten behoeve van de controle van de Jaarrekening, relevante informatie aan de accountant is verstrekt.

Het vierde lid handelt over alle informatie die van invloed is op het beeld van de Jaarrekening en pas na afgifte van de accountantsverklaring, maar voor vaststelling van de Jaarrekening door provinciale staten bekend wordt.

Het college van gedeputeerde staten is verplicht deze informatie onmiddellijk aan provinciale staten en de accountant te melden.

Artikel 4, Rapportage door de accountant

In het eerste lid wordt bepaald dat de accountant zodra omstandigheden optreden, waardoor hij geen goedkeurende verklaring meer kan afgegeven, dit onmiddellijk schriftelijk aan provinciale staten moet melden. Het college van gedeputeerde staten ontvangt een afschrift van deze melding.

Het tweede lid geeft aan dat de jaarlijkse rapportage van de accountant uitgebracht moeten worden aan provinciale staten. Het college van gedeputeerde staten ontvangt een afschrift van deze rapportage.

Met het derde lid krijgt het college van gedeputeerde staten de mogelijkheid om voor de behandeling in provinciale staten zijn reactie op de rapportage van de accountant te geven. Deze reactie kan tegelijk met de behandeling van de rapportage in provinciale staten besproken worden.

Artikel 5, Inrichting van de accountantscontrole

In het eerste lid wordt aangegeven dat de accountant op grond van zijn deskundigheid verantwoordelijk is voor de wijze waarop de controle wordt uitgevoerd.

Via het tweede lid conformeren provinciale staten zich in principe aan de goedkeurings- en rapporteringtoleranties die de accountant moeten hanteren op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten van 28 augustus 2003.

Deze goedkeurings- en rapporteringtolerantie bedraagt ¿ 1% van de totale lasten van de provincie bij fouten in de Jaarrekening en ¿ 3% van de totale lasten bij onzekerheden in de Jaarrekening.

Provinciale staten hebben, volgens het derde lid, de bevoegdheid lagere toleranties van de accountant te eisen.

Artikel 7, Overige controles/opdrachten

Om de onafhankelijkheid van de accountant zo goed mogelijk te waarborgen, zorgt het college van gedeputeerde staten ervoor dat de door provinciale staten benoemde accountant niet in aanmerking komt voor opdrachten die op grond van de wet of de NIVRA/NOVA Richtlijn onafhankelijkheid van de accountant zijn uitgezonderd.