Voorschriften voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen berustende archiefbescheiden

1. De directie Bestuurszaken is belast met het beheer van de archief- en documentatiebescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover dit beheer niet is opgedragen aan een andere beheerseenheid zoals bedoeld onder artikel 1, sub f.

2. Met machtiging van ons college kan het beheer van bepaalde archief- en documentatiebescheiden door de beheerder worden overgedragen aan het hoofd van een andere beheerseenheid.

1. Ingekomen stukken, daaronder begrepen die welke op naam van een functionaris zijn gesteld,worden dadelijk na ontvangst zodanig in de administratie verwerkt, dat hun verblijfplaats gemakkelijk en snel kan worden vastgesteld.

2. Uitgaande en interne stukken worden op overeenkomstige wijze in de administratie verwerkt.

3. Voor de toepassing van het bepaalde in het eerste en tweede lid geldt als minimumeis dat op eenvoudige wijze ieder stuk kan worden gevonden waarvan slechts bekend is:

• -

  hetzij de inhoud;

• -

  hetzij de afzender of geadresseerde, zomede de datum en het kenmerk bij verzending aan het stuk gegeven;

• -

  hetzij het nummer waaronder het stuk is ingeschreven.

4. Omtrent de behandeling van de stukken als genoemd in het eerste en tweede lid stelt de gemeentesecretaris een procedure vast (procedure postbehandeling).

1. De beheerder is verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

2. De ordening van de archiefbestanddelen dient zodanig te zijn, dat de selectie ter vernietiging op eenvoudige en snelle wijze kan geschieden.

1. Burgemeester en wethouders kunnen plannen tot invoering, wijziging of vervanging van een systeem van ordening en inventarisatie vaststellen en kunnen het advies inwinnen van de streekarchivaris.

2. Het in het eerste lid bepaalde geldt niet voor archiefbescheiden, ten aanzien waarvan bij of krachtens de wet, dan wel bij provinciaal of gemeentelijk voorschrift, een bepaalde wijze van ordening wordt voorgeschreven.

1. De beheerder draagt zorg dat aantekening gehouden wordt van de uitlening van archiefbescheiden uit de onder hem ressorterende archieven en controle wordt uitgeoefend of het uitgeleende tijdig wordt terugontvangen.

2. Verwijdering, zelfs tijdelijk, van archiefbescheiden uit een dossier is verboden.

3. Het voegen van stukken in een dossier is slechts toegestaan aan het daartoe bevoegde personeel.

1. De beheerder draagt zorg dat vernietiging plaatsvindt van de daarvoor krachtens de wet in aanmerking komende archiefbescheiden, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een jaar na het verstrijken van de voor die archiefbescheiden geldende termijnen.

2. Bij twijfel over te vernietigen archiefbescheiden kan de streekarchivaris om advies worden gevraagd.

3. Van de vernietiging wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring opgemaakt.

1. De beheerder draagt zorg voor de goede en veilige bewaring van de onder de beheerseenheid berustende archief- en documentatiebescheiden overeenkomstig artikel 13 van het Archiefbesluit.

2. Burgemeester en wethouders stellen de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van ruimten, in het bijzonder bestemd voor het bewaren van nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archief- en documentatiebescheiden, vast.

3. Van de in lid 2 vastgestelde plannen wordt mededeling gedaan aan Gedeputeerde Staten.

1. Ter voorbereiding van de in de wet voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats draagt het hoofd van een beheerseenheid er zorg voor dat het archief als regel elke tien jaar wordt afgesloten na afloop van het jaar waarvan het jaartal op 9 eindigt.

2. Het hoofd van een beheerseenheid zorgt dat de bij of krachtens de wet bedoelde overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats geschiedt in overleg met de streekarchivaris.

1. Deze voorschriften treden in werking op de dag na die waarop zij zijn bekendgemaakt.

2. Op het tijdstip, bedoeld in het eerste lid, wordt ingetrokken het Besluit post-, archief- endocumentatiezaken van de gemeente Purmerend d.d. 31 maart 1988.