Beleidsregel Subsidieregeling coördinatie lokale zorg aan jongeren met complexe meervoudige problematiek

1. Doelstelling

Via de kadernota 2006 is door Provinciale Staten een extra impuls gegeven aan versterking van de keten in de jeugdzorg in Noord-Brabant. Dit voorstel richt zich op besteding van deze gelden van in totaal 2 miljoen euro voor coördinatie lokale zorg aan jongeren met complexe en meervoudige problematiek in middelgrote en kleine gemeenten (niet zijnde de B5) in onze provincie. Het subsidieplafond is gesteld op € 1.600.000,-. De resterende € 400.000,- wordt gereserveerd om bepaalde facilitering te kunnen bieden aan gemeenten die kiezen voor het Helmondse systeem (bijv. hosting of ondersteuning bij inkoop).

2. Definities en gebruikte begrippen Concept Zorg voor jeugd

We verwijzen hiervoor naar het concept “Zorg voor jeugd” dat in het kader van Operatie Jong door de gemeente Helmond is ontwikkeld. De doelstelling van “Zorg voor jeugd” is om risicokinderen van 0 tot 23 jaar in een vroegtijdig stadium te registreren en problemen m.b.t. hun situatie te signaleren. Dit gebeurt door het uitwisselen van informatie en het vastleggen van afspraken over de verantwoordelijkheden van, en taakverdeling tussen de diverse lokale instanties. Het concept beantwoordt gedeeltelijk aan twee gemeentelijke taken die zijn ondergebracht in prestatieveld jeugd (2) van de Wmo; signaleren van problemen en coördinatie van lokale zorg: “Bij de functie ‘signalering’ gaat het bijvoorbeeld om de coördinatie tussen signalerende instanties. 'Coördinatie van lokale zorg' betreft het afstemmen en zo mogelijk bundelen van zorg in het geval dat meerdere hulpsoorten nodig zijn om een jeugdige of gezin te ondersteunen voorzover deze niet reeds onder de Wcpv (basistaken jeugdgezondheidszorg) is gebracht.”

Het concept “Zorg voor jeugd” bestaat uit een geautomatiseerd signaleringssysteem in combinatie met afspraken tussen lokale/regionale instanties zoals consultatiebureaus, AMW, GGD, leerplichtfunctionarissen, politie etc.

• 1.

  Een ICT-systeem:

  • •

    waarin namen van cliënten kunnen worden ingevuld door betrokken signalerende en hulpverlenende instanties op lokaal niveau;

  • •

    dat automatisch een signaal afgeeft aan deze instanties zodra een jongere contact heeft met meerdere aangesloten instanties;

  • •

    dat automatisch aan alle betrokken zorginstanties een bericht stuurt zodra één van de hulpverleners via een urgentiecode aangeeft dat er een probleemsituatie is ontstaan;

  • •

    waarin alle afspraken over coördinatie lokale zorg c.q. de regie worden vastgelegd en zijn te raadplegen.

• 2.

  Een convenant van de signalerende instanties waarin is opgenomen:

  • •

    wie de zorgcoördinator (probleemeigenaar/regisseur) is voor bepaalde groepen jongeren die contact hebben met meerdere instanties;

  • •

    wat de taken en bevoegdheden – ook richting hulpverleners van andere instanties - zijn van deze zorgcoördinator;

  • •

    hoe de verticale doorzettingsmacht is geregeld. Afspraken tussen aangesloten instanties

• 3.

  In Helmond zijn instanties uit diverse domeinen – gefinancierd door gemeente, provincie, justitie en AWBZ – aangesloten bij het Convenant coördinatie lokale zorg. Dit zijn o.a.:

  • •

    Domein gemeente: gemeente zelf, consultatiebureaus, AMW, GGD, leerplichtfunctionaris, RMC, maatschappelijke opvang, verslavingszorg;

  • •

    Domein provincie: Bureau Jeugdzorg; BJ Brabant;

  • •

    Domein justitie: politie, Raad voor de Kinderbescherming, Bureau HALT;

  • •

    Domein AWBZ: GGZ-instelling, MEE.

De aangesloten instanties hebben overeenstemming over diverse aspecten van coördinatie lokale zorg zoals: het in- en uitschrijven van een jongere in het systeem, de wijze waarop onderling overleg plaatsvindt (bijvoorbeeld: telefonisch bij lichte signalen, face to face bij zwaardere signalen), de organisatorische consequenties van coördinatie lokale zorg etc. Voor hulpverlenende instellingen is een consequentie namelijk het prijsgeven van een bepaalde mate van autonomie indien de coördinatie lokale zorg bij andere organisaties komt te liggen. Voor instanties die de coördinatie lokale zorg op zich nemen, ontstaat een nieuwe taak die meerwerk oplevert. Bovendien is, voor casussen waarin een verschil van mening ontstaat tussen zorginstanties over de beste oplossing voor de jongere, het vastleggen van verticale doorzettingsmacht nodig. Dit houdt in dat een hogere bevoegdheid kan worden ingeschakeld om alsnog een bindend besluit te nemen als de zorgcoördinator er niet uit komt (bijvoorbeeld eerst de directies van betrokken hulpverlenende instellingen en als die niet tot een oplossing komen, eventueel de wethouder jeugd).

3. Subsidiabele activiteiten

De provincie stelt subsidie beschikbaar voor projecten betreffende de ontwikkeling van bovengenoemd punt 2, het ontwikkelen van afspraken tussen instanties, uitmondend in een Convenant coördinatie lokale zorg voor jongeren met complexe meervoudige problematiek.

Voor de goede orde onderscheiden we hierbij de “lichte vorm” van coördinatie lokale zorg die de provincie met de subsidie wil laten ontwikkelen, zijnde de bovengenoemde regie op de betrokken instanties t.b.v. een integraal aanbod, van de zwaardere vorm van coördinatie lokale zorg waarin daadwerkelijke hulp in een gezin wordt geboden (bijvoorbeeld door een gezinscoach) dat zelf de regie niet kan hanteren.

De provincie zet de gelden die zij beschikbaar heeft voor de versterking van de keten in de komende jaren in op ontwikkelingsprojecten, op innovaties. Vanuit dat oogpunt heeft de provincie de ontwikkeling van het signaleringssysteem mede gefinancierd. Zij steunt de brede uitrol in de provincie maar vindt het geen geëigende taak om de aankoop van het ICT-systeem of de implementatie ervan te financieren. Volgens de provincie zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor de beslissing om het systeem aan te kopen. Vanzelfsprekend kunnen gemeenten hierin wel samenwerking met elkaar zoeken. In de projectplannen van gemeenten verwacht de provincie inzicht in de activiteiten die zullen worden ondernomen om het beoogde resultaat te behalen. Het kan zijn dat hieraan zowel externe als interne medewerkers van de participerende instanties hun bijdrage leveren. Wij gaan uit van co-financiering van de organisatie- en ontwikkeluren die worden gemaakt door de projectleider, projectondersteuners, projectsecretariaat en eventuele trainers (zie bullets hierna voor toelichting). De gespendeerde tijd van participanten van de diverse aangesloten instanties aan gesprekken, consensus-bijeenkomsten en hun voorbereidingstijd, dienen uit eigen middelen te worden gefinancierd.

Activiteiten die subsidiabel zijn:

• o

  Voorbereiden van het bijeenbrengen van instanties / draagvlak creëren voor coördinatie lokale zorg.

• o

  Organiseren en begeleiden van consensusbijeenkomsten met participerende instanties.

• o

  Verwerken van tussen- en eindresultaten van het proces door de projectleiding en –ondersteuning.

• o

  Organiseren van de bijeenkomst voor het ondertekenen van het convenant.

• o

  Voorlichten van medewerkers van betrokken instanties.

• o

  Trainen van zorgcoördinatoren met het doel om een bekwame en uniforme werkwijze te realiseren.

4. Subsidiabele kosten

Subsidiabele kosten zijn de kosten voor de organisatie, begeleiding en ontwikkeling van het proces om te komen tot een convenant coördinatie lokale zorg voor jongeren met complexe meervoudige problematiek. Het betreft uren die worden gemaakt door de projectleiding, de ondersteuners en trainers. Het betreft dus nadrukkelijk niet de uren die participanten vanuit diverse instanties besteden aan gesprekken, consensusbijeenkomsten en de voorbereidingstijd hiervoor. De subsidie van de provincie bedraagt maximaal 50% van de totale subsidiabele kosten.

5. Voorwaarden aan de subsidie-aanvraag

• •

  De aanvragen bestaan uit een beschrijving van de projectstructuur, de deskundigheid van de projectleider, de geplande activiteiten, de beoogde resultaten, een projectplanning en een gespecificeerde begroting. • Het plan is gebaseerd op co-financiering door gemeente en provincie, waarbij de provincie maximaal 50% van de subsidiabele kosten financiert.

• •

  Het college van B&W stelt zich bestuurlijk verantwoordelijk voor de voortgang van het ontwikkelingsproces en het beoogde resultaat.

• •

  Tot de instellingen die samenwerken t.b.v. het convenant behoren in ieder geval instellingen uit alle vier de beschreven domeinen: gemeente, provincie, justitie en AWBZ.

• •

  De instellingen die samenwerken t.b.v. het convenant tekenen aan het begin van het project een intentieverklaring om te komen tot afspraken betreffende de coördinatie lokale zorg, die uiteindelijk worden vastgelegd in een convenant. Deze intentieverklaring wordt toegezonden aan de provincie Noord-Brabant.

• •

  De activiteiten worden begeleid door een deskundige procesbegeleider en projectgroep.

• •

  De activiteiten monden in 2007 uit in een convenant met de eerder beschreven afspraken (paragraaf 2.2)

• •

  De samenwerkende instellingen gaan in 2007 gebruik maken van een signaleringssysteem t.b.v. coördinatie lokale zorg.

• •

  De provincie Noord-Brabant heeft een sterke voorkeur voor 1 systeem en overweegt hoe zij dit kan faciliteren. Indien de gemeente besluit tot het gebruik van het signaleringssysteem “Zorg voor Jeugd”, dat de gemeente Helmond in het kader van Operatie Jong heeft ontwikkeld, stelt de provincie een voorwaarde aan de “hosting”. Indien Brabantse gemeenten de hosting op Internet bij dezelfde organisatie beleggen, biedt dat niet alleen financiële voordelen voor gemeenten (schaalvoordelen) maar ook de mogelijkheid om informatie van diverse gemeenten te combineren en monitorgegevens op te leveren.

• •

  De gemeente draagt zorg voor het informeren van cliënten en anderen over coördinatie lokale zorg, privacybescherming etc.

6. Indiening subsidie-aanvragen

• •

  De subsidie is bestemd voor middelgrote en kleine gemeenten in Noord-Brabant, niet zijnde de B5.

• •

  Indien gemeenten samenwerken in de organisatie van coördinatie lokale zorg voor jongeren met complexe, meervoudige problematiek, dienen zij gezamenlijk één subsidie-aanvraag in. Het moet dan wel duidelijk zijn aan welke gemeente(n) de subsidie wordt verleend.

• •

  Subsidie-aanvragen kunnen worden ingediend tot 6 weken na dagtekening van de verzonden brieven aan de gemeenten. Een aanvraag wordt ingediend voor aanvang van de activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd.

7. Subsidieplafond

Het subsidieplafond voor subsidies op grond van deze beleidsregel bedraagt € 1,6 miljoen. Indien het subsidieplafond dreigt te worden overschreden, zullen bij subsidieverlening de beschikbare middelen naar evenredigheid worden verdeeld over de voor toewijzing in aanmerking komende aanvragen. De subsidies zullen dan dus een lager percentage dan 50% van de subsidiabele kosten per aanvraag bedragen.

8. Betaalbaarstelling subsidie

Na subsidieverlening, bij aanvang van het project wordt een voorschot van 30% van de totale subsidiesom betaalbaar gesteld. Op het moment dat de provincie een getekende intentieverklaring heeft ontvangen (met de intenties van de relevante partijen vanuit ieder domein om te komen tot een Convenant coördinatie lokale zorg) volgt een voorschot van 60% van de subsidiesom. Na afronding van het project wordt de resterende 10 % afgerekend. Indien een project halverwege vastloopt, kan de gemeente geen aanspraak maken op de gelden voor activiteiten die niet zijn uitgevoerd.

9. Eindafrekening

Conform artikel 10 van de Algemene subsidieverordening van de provincie dienen gemeenten uiterlijk 3 maanden na afloop van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt, een aanvraag in te dienen bij de provincie tot vaststelling van definitieve subsidie. Deze aanvraag gaat tenminste vergezeld van:

• •

  een activiteitenverslag (als bedoeld in artikel 4:80 Awb);

• •

  een financieel verslag (als bedoeld in artikel 4:76 Awb) gewaarmerkt door (het bestuur van) de gemeente; beschrijving van de inzet van uren van eigen medewerkers tegen door gemeente(n) zelf vastgestelde uurtarieven ten behoeve van rekening derden; facturen en bewijsstukken van gedane uitgaven.

10. Hardheidsclausule

Gedeputeerde Staten kunnen, indien hiervoor naar hun oordeel dringende redenen zijn, gemotiveerd afwijken van het in deze beleidsregel gestelde.

11. Slotbepalingen

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Deze beleidsregel kan worden aangehaald als ‘Subsidieregeling Coördinatie lokale zorg aan jongeren met complexe meervoudige problematiek’.