Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant

Ondertekening

Toelichting per artikel

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt Gedeputeerde Staten opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Onder bestuur wordt zowel beleid als beheer verstaan. Er wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door derden of de provinciale organisatie zelf waarbij de onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de provincie. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor wordt gekeken naar de provinciale taken. Onderzoek naar de doelmatigheid richt zich daarmee op de provinciale processen, werkwijzen en de inrichting van de organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie etc) en kan dus worden beschouwd als bedrijfsdoorlichting.

In het artikel is bewust geen termijn opgenomen waarbinnen ieder organisatieonderdeel onderzocht moet zijn. De keuze welk onderzoek in het nieuwe begrotingsjaar van start gaat, wordt immers met name ingegeven door actualiteit en noodzaak. Dit zou kunnen betekenen dat één organisatie-onderdeel binnen een paar jaar meerdere keren aan een onderzoek wordt onderworpen.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid die veelal weer zijn afgeleid uit beleidsnota’s dan wel provinciale plannen. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan Gedeputeerde Staten. Vanzelfsprekend zal Provinciale Staten willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als zij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan en de behandeling daarvan in de functionele statencommissie.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de functionele commissie van Provinciale Staten, en zij kunnen het ter bespreking agenderen, maar het wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval wordt opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid worden hieronder nader toegelicht:

• a)

  Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b)

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (PS, GS), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de provincie bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de provincie worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen en organisatie-eenheden. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden bij het onderzoek worden betrokken.

• c)

  Aangegeven wordt welke onderzoeksmethoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, deelwaarnemingen enzovoorts).

• d)

  Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e)

  Onderzoeken kunnen in opdracht van Gedeputeerde Staten worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Wettelijk is bepaald dat Gedeputeerde Staten de rekenkamer tijdig op de hoogte stellen van de onderzoeken die zij gaat uitvoeren. Dit is verwerkt in lid 3. Tevens is hier de commissie beleidsevaluatie opgenomen zodat ook zij hiervan op de hoogte is bij het bepalen van haar eigen onderzoeksonderwerpen.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

Aangezien de onderzoeken gedurende het begrotingsjaar plaatsvinden en er over de uitvoering van de begroting na vier en acht maanden reeds een tussenrapportage aan PS wordt aangeboden, kan over de voortgang van de onderzoeken eveneens in deze tussenrapportages worden gerapporteerd. In de tussenrapportages wordt ingegaan op de vorderingen die tot dat moment met de onderzoeken zijn gemaakt en of het onderzoek conform het onderzoeksplan verloopt.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de provincie de transparantie van het provinciale handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor Provinciale Staten, zoals voorgeschreven in artikel 217a, tweede lid van de Provinciewet. De rapporten dienen volgens artikel 201 tweede lid van de Provinciewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat Provinciale Staten, als zij dat wensen, de rapporten ontvangen zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van Gedeputeerde Staten. Het zijn dan ook Gedeputeerde Staten die maatregelen moeten nemen tot verbetering. Gedeputeerde Staten moeten een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. De rapportage en het plan van verbetering wordt ter behandeling aan Provinciale Staten gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Provinciewet moet deze verordening per 11 maart 2004 zijn vastgesteld. Het eerste onderzoeksvoorstel zal gelden voor 2005.