Verordening vertrouwenscommissie benoeming Commissaris van de Koningin

Artikel 1, Begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de commissie: de Vertrouwenscommissie;

b. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

c. de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2, Taak

De commissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van provinciale staten van Drenthe aan de minister inzake de benoeming van de Commissaris van de Koningin in de provincie Drenthe.

Artikel 3, Samenstelling

1.   Provinciale staten benoemen de leden van de commissie op voordracht van de voorzitters van de fracties in provinciale staten.

2.   De fractievoorzitters dragen elk 1 lid van hun fractie voor het lidmaatschap van de commissie voor.

3.   Het lidmaatschap is persoonlijk. Echter, in geval van langdurige ziekte van meer dan 1 maand of bij overlijden kan een lid van de commissie worden vervangen. De desbetreffende fractie wordt in dat geval in de gelegenheid gesteld een vervanger voor te dragen.

4.   Op voordracht van gedeputeerde staten wordt uit hun midden een adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur heeft geen stemrecht.

      Het adviseurschap is persoonlijk. Echter, in geval van langdurige ziekte van meer dan 1 maand of bij overlijden, worden gedeputeerde staten in de gelegenheid gesteld een vervanger voor te dragen.

5.   De voorzitter van de grootste politieke fractie is tevens voorzitter van de commissie.

6.   De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

7.   De directeur-secretaris van de provincie, bedoeld in artikel 99 van de Provinciewet, verleent ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Zij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

8.   De griffier van provinciale staten van Drenthe is secretaris van de commissie en verleent ambtelijke bijstand. Zij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. Bij ontstentenis wordt de griffier vervangen door de directeur-secretaris.

Artikel 4, Beoordeling van kandidaten

1.   De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten op basis van de door provinciale staten vastgestelde profielschets.

2.   De commissie voert gesprekken met de door de minister op grond van artikel 61, derde lid, van de Provinciewet opgegeven kandidaten, die door de minister in beginsel geschikt geacht worden voor benoeming.

3.   De commissie kan besluiten om ook met een niet door de minister opgegeven kandidaat een gesprek te voeren. Zij doet daarvan onverwijld mededeling aan de minister en betrekt het oordeel van de minister over deze kandidaat in haar eigen beoordeling.

4.   Indien de commissie besluit met een door de minister in beginsel geschikt geachte kandidaat geen gesprek te hebben, dan stelt de commissie de minister en de betreffende kandidaat daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte.

Artikel 5, Informatie

1.   De voorzitter en de secretaris nodigen in overleg met de commissie de kandidaten, bedoeld in artikel 4, uit.

2.   De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de plaats, datum en tijdstip van een gesprek zodanig vast, dat de naam van een kandidaat niet bekend kan worden bij een of meerdere andere kandidaten of bij derden.

3.   Op grond van artikel 61, vierde lid, van de Provinciewet verschaft de commissie zich de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. De commissie vraagt deze informatie op door tussenkomst van de minister.

Artikel 6, Verslag en voordracht aan provinciale staten; stemverhouding

1.   De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt over haar werkzaamheden schriftelijk verslag uit aan provinciale staten. De commissie brengt haar verslag tevens ter kennis van de minister. Dit verslag is geheim.

2.   Gelijktijdig met de inzending van het in het vorige lid bedoelde verslag, doet de commissie in de volgorde van haar voorkeur aan provinciale staten schriftelijk en gemotiveerd een voordracht van twee kandidaten die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. Ook deze voordracht is geheim.

3.   Binnen de commissie wordt gestemd vanuit het principe dat ieder lid 1 stem heeft.

4.   Het verslag van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

5.   De commissie streeft naar een unanieme voordracht.

6.   Indien niet tot een unaniem oordeel gekomen kan worden, wordt het nemen van een beslissing over de voordracht uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of is ook in de volgende vergadering geen sprake van unanimiteit, zodat stemming nodig is, dan worden de verschillende meningen binnen de commissie ook ter kennis van provinciale staten gebracht.

Artikel 7, Vergaderfrequentie, quorum en verslaglegging

1.   De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten.

2.   De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft (dat wil zeggen: 4) van de stemhebbende commissieleden aanwezig is. Indien dit niet het geval is, belegt de voorzitter op zo kort mogelijke termijn een nieuwe vergadering.

3.   De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

4.   Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een ontwerpverslag van het ter vergadering behandelde opgemaakt. Het verslag wordt door de commissie vastgesteld. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

      Indien geen volgende vergadering wordt gehouden, stelt de voorzitter het verslag vast, nadat de leden van de commissie met het ontwerpverslag hebben ingestemd.

Artikel 8, Geheimhouding

1.   Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd en/of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de adviseur bedoeld in artikel 3, vierde lid, de ambtelijk ondersteuner bedoeld in artikel 3, zevende lid, en de secretaris bedoeld in

artikel 3, achtste lid, een volstrekte geheimhoudingsplicht.

2.   Noch aan de leden van provinciale staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering, behoudens wanneer het stukken, gegevens of informatie betreft die door de commissie aan provinciale staten zijn overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis zijn gebracht. In dit laatste geval blijft de geheimhoudingsplicht tegenover derden evenwel onverkort van kracht.

3.   Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan provinciale staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht, geldt voor provinciale staten, alsmede voor de voorzitter en afzonderlijke leden van provinciale staten een volstrekte geheimhoudingsplicht.

4.   De behandeling van de in het derde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie door provinciale staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim. 

5.   De geheimhoudingsverplichtingen die krachtens deze verordening gelden, of zullen

      komen te gelden, blijven onverminderd van kracht na ontbinding van de commissie en na afronding van de benoemingsprocedure.

Artikel 9, Vertegenwoordiging en correspondentie

1.   De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

2.   Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden gericht aan de voorzitter of secretaris en verzonden naar het privéadres van de secretaris.

3.   Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 10, Openbaarmaking

1.   De aanbeveling inzake de benoeming van de Commissaris van de Koningin is, voor

zover het de eerste naam op de voordracht betreft, openbaar met ingang van het

moment waarop deze door provinciale staten als zodanig is vastgesteld en aan de

minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is verzonden.

2.   De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop provinciale staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Artikel 11, Ontbinding

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk besluit tot benoeming van de Commissaris van de Koningin aan

provinciale staten bekend is gemaakt.

Artikel 12, Archivering

1.   De secretaris draagt er zorg voor dat alle archiefbescheiden in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als 'geheim' vóór het tijdstip van ontbinding van de commissie worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door provinciale staten aangewezen

archiefbewaarplaats.

2.   Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de

Archiefwet gestelde beperkingen van openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3.   In afwijking van het eerste lid worden de originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de minister teruggezonden.

4.   De voorzitter, de leden, de adviseur en de ambtelijke ondersteuner, bedoeld in artikel 3, overhandigen alle aan hun verstrekte bescheiden dan wel kopieën die zij van deze bescheiden onder zich hebben, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de secretaris.

5.   De in het vorige lid bedoelde bescheiden, alsmede de bescheiden en de kopieën die de secretaris onder zich heeft, worden, voor zover het geen archiefbescheiden betreffen, door de secretaris onverwijld vernietigd.

Artikel 13, Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Zo nodig voert de voorzitter van de commissie vooraf overleg met de minister.

Artikel 14, Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar vaststelling en vervalt, met uitzondering van het bepaalde in artikel 8, vijfde lid, met ingang van de dag waarop het Koninklijk besluit tot benoeming van de Commissaris van de Koningin aan provinciale staten bekend is gemaakt.

Artikel 15, Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de Vertrouwenscommissie be-noeming CvdK.