Aanbestedingsbeleid voor diensten en levering

Artikel 2, Toepassingsgebied

1. Het beleid is van toepassing op het plaatsen van opdrachten voor leveringen en diensten, waarvan de geraamde waarden beneden de drempels genoemd in de Europese aanbestedingsricht-lijnen liggen.

2. Het beleid wordt uitgelegd conform het Europese aanbestedingsrecht.

Artikel 3, Uitgesloten opdrachten voor diensten

Het beleid is niet van toepassing op opdrachten voor diensten:

a. betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende rechten hierop;

b. betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal door televisieomroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd;

c. betreffende spraaktelefonie, telex, mobiele radiotelefonie, oproep- en satellietdiensten;

d. betreffende arbitrage en bemiddeling;

e. van juridische aard;

f. inzake financiële diensten betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale banken verleende diensten;

g. inzake tewerkstelling, plaatsing van personeel, detachering en personeelsverschaffing;

h. voor onderzoek en ontwikkeling op het gebied van wetenschap en hoogwaardige technologie, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel toekomen aan de provincie voor gebruik ervan in de uitoefening van haar werkzaamheden en voor zover de dienstverlening volledig door de provincie wordt beloond.

Artikel 4, Alleenrecht

Het beleid is niet van toepassing op opdrachten voor diensten die worden gegund aan een instantie die zelf een aanbestedende dienst is op basis van een alleenrecht dat zij uit hoofde van bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen geniet.

Artikel 5, Looptijd opdrachten voor diensten en leveringen

Overeenkomsten voor leveringen en diensten worden voor maximaal 4 jaar afgesloten.

Artikel 6, Berekening waarde van de opdrachten

1. De waarde van de opdracht wordt berekend op basis van een raming, exclusief BTW, gebaseerd op geplande, optionele en anderszins redelijkerwijs in te schatten diensten of leveringen.

2. Als geen totale prijs is vastgesteld geldt als berekeningsgrondslag voor de waarde van een opdracht:

a. de totale waarde voor de gehele looptijd, wanneer de looptijd gelijk is aan of korter dan 48 maanden; of

b. het maandelijks te betalen bedrag, vermenigvuldigd met 48 bij opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald.

Artikel 7, Drempelwaarden aanbesteding diensten en leveringen

Bij het aanbesteden van diensten en leveringen gelden de volgende drempelwaarden en de bijbehorende procedure.

*    Dit bedrag is op dit moment de drempelwaarde waarboven diensten en/of leveringen Europees moeten worden aanbesteed. Hiervoor geldt het bepaalde in de van toepassing zijnde Europese richtlijn.

**  Voor gesubsidieerde opdrachten, O&O (onderzoek en ontwikkelingsdiensten) en telecommunicatiediensten en diensten vallend onder bijlage 1B is de drempelwaarde € 200.000,--.

Artikel 8, Gunningcriteria

1. Gegund wordt op basis van:

a. hetzij alleen de laagste prijs;

b. hetzij, indien aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding wordt gegund, op basis van diverse criteria, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, de functionele kenmerken, de milieukenmerken, de gebruikskosten, de klantenservice en de ondersteuning.

3. In de aankondiging of het bestek bij openbare aanbesteding dan wel in de uitnodiging tot inschrijving bij een aanbesteding met voorafgaande selectie of in het schriftelijk verzoek om offerte wordt de wijze van gunning vermeld.

Artikel 9, Integriteit

De provincie kan, indien zij daartoe aanleiding ziet, een nader onderzoek instellen naar de integriteit van de gegadigde in het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB).

Artikel 10, Samenloop van aanbestedingsbeleid

Als er naast de provincie meerdere opdrachtgevers zijn bij eenzelfde opdracht, is het aanbestedingsbeleid van de opdrachtgever die het grootste deel van de opdrachtsom zal gaan betalen van toepassing, tenzij vooraf door of namens gedeputeerde staten met de overige opdrachtgever(s) anders is overeengekomen.

Artikel 11, Afwijking van dit beleid

1. Een beslissing tot afwijking van het beleid is voorbehouden aan gedeputeerde staten.

2. Een verzoek hiertoe zal vooraf gemotiveerd moeten worden voorgelegd aan gedeputeerde staten.

TOELICHTING OP HET AANBESTEDINGSBELEID VOOR DIENSTEN EN LEVERINGEN

ALGEMEEN

De provincie Drenthe streeft naar een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij het aanbesteden van diensten en leveringen fungeert zij als een integere en betrouwbare partij, die leveranciers en dienstverleners eerlijke en gelijke kansen biedt. Hierbij is het doel om in te kopen tegen de juiste prijs-kwaliteitsverhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en beoordeling van de aanbieders op objectieve wijze plaatsvindt.

In het kader van het doelmatig besteden van overheidsgeld is bij de formulering van dit beleid gezocht naar een goede balans tussen het bieden van gelijke kansen en de beperking van administratieve lasten.

Voor de inhoud van de regels is zoveel mogelijk aangesloten bij de Europese regelgeving. Dit heeft als voordeel dat de gehanteerde terminologie wordt uitgelegd overeenkomstig het bepaalde in de Europese jurisprudentie.

Met dit beleid is voor diensten en leveringen uitvoering gegeven aan het bepaalde in artikel 15 van de Financiële verordening Drenthe 2004, laatstelijk gewijzigd bij besluit van provinciale staten van Drenthe van 15 december 2004.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd die in dit beleid worden gehanteerd.

Artikel 2

Zolang de geraamde waarde van een opdracht de drempelwaarden genoemd in de geldende Europese richtlijnen niet overschrijdt, is dit beleid van toepassing.

Voor de inhoud van dit beleid is zoveel mogelijk aangesloten bij de Europese regelgeving.

Artikel 3

De in dit artikel genoemde uitzonderingen zijn ontleend aan de gemaakte uitzonderingen op Europees niveau en hebben uitsluitend betrekking op diensten. Deze uitzonderingen hebben te maken met de bijzondere kenmerken van bepaalde opdrachten. Voor bijvoorbeeld juridische diensten geldt veelal specifiek gewenste deskundigheid, die onlosmakelijk verbonden is met de desbetreffende persoon. Daarnaast hebben deze juridische diensten veelal een spoedeisend karakter, zoals bijvoorbeeld het voeren van verweer.

De uitzondering voor diensten voor tewerkstelling, plaatsing van personeel, detachering en personeelsverschaffing heeft als reden dat selectie met betrekking tot deze diensten veelal plaatsvindt op een vergelijkbare wijze met een sollicitatieprocedure. In een dergelijke procedure spelen naast objectieve elementen ook subjectieve elementen een rol.

Onder de genoemde opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling vallen alleen opdrachten op het gebied van wetenschap en hoogwaardige technologie. Uitgesloten van deze uitzondering zijn die opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling waarvan de resultaten aan de provincie ten goede komen, die ze vervolgens gebruikt voor haar eigen werkzaamheden en die volledig door de provincie worden betaald.

Artikel 4

Met het begrip "alleenrecht" wordt gedoeld op een recht op grond waarvan de opdrachtnemer de enige is die een dienst binnen een bepaalde geografische zone mag uitvoeren, op basis van bekendgemaakte wettelijke  bepalingen.

Artikel 5

In het kader van gelijke behandeling en bevordering van marktwerking is gekozen om de looptijd te maximeren op 4 jaar (wordt in de Europese richtlijnen gehanteerd bij de berekening van de drempelwaarde bij overeenkomsten voor onbepaalde tijd). Wanneer de aard van de opdracht om een langere duur van de opdracht vraagt, kan in uitzonderingsgevallen hiervan worden afgeweken.

Artikel 6

De waarde van een opdracht wordt berekend op basis van een raming van de kosten, exclusief BTW. Om tot een juiste raming te komen, wordt uitgegaan van alle te leveren goederen en te verrichten diensten gedurende de hele looptijd van de overeenkomst.

Als het voornemen bestaat om ook nog andere leveringen of diensten af te nemen, wordt de waarde hiervan meegenomen. Dit voorkomt mogelijke problemen in de toekomst bij het al dan niet aanbesteden van een eventuele aanvullende opdracht of nieuwe opdracht (vervolgopdracht).

Artikel 7

In dit artikel worden de drempelwaarden genoemd waaraan bepaalde aanbestedingswijzen worden gekoppeld. Onder drempelwaarde wordt verstaan de waarde die een opdracht ten minste dient te vertegenwoordigen om binnen de toepassingssfeer van een bepaald lid te komen. Voor de indeling van diensten wordt verwezen naar de bijlagen 1A en 1B bij de Europese richtlijn diensten.

Artikel 8

In dit artikel zijn de gunningcriteria opgenomen. Hieronder wordt verstaan de inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aanbieding. Tevens moet bij het verzoek om een offerte of de bekendmaking worden aangegeven op welke wijze wordt gegund. Wordt gekozen voor de economisch meest voordelige aanbieding, dan moeten vooraf de subcriteria worden bepaald op basis waarvan de beoordeling van de aanbieding plaatsvindt.

Artikel 9

Op grond van de Wet BIBOB kan de provincie bij aanbestedingen in de sectoren bouw, milieu en informatie- en communicatietechnologie een integriteitsonderzoek doen naar de gegadigde. Naast eigen onderzoek kan de aanbestedende overheid het Bureau BIBOB (ingesteld bij de Wet BIBOB) om advies vragen inzake de integriteit van de gegadigde. Dit bureau kan open en gesloten registers raadplegen. In het eerste kwartaal van 2005 zal de provincie Drenthe een BIBOB-beleidslijn vaststellen.

Artikel 10

Bepaalde opdrachten worden aanbesteed door meerdere partijen. Men kan hierbij denken aan aanbestedingen samen met gemeenten, dan wel andere provincies. Uitgangspunt is hierbij dat het aanbestedingsbeleid van toepassing is van degene die het grootste deel van de   geraamde   opdrachtsom voor zijn rekening zal nemen. In gevallen dat deze regel niet kan worden toegepast (bij gelijke delen) of strijdigheid met beleid van overige partijen, is het zaak dat vooraf door partijen in gezamenlijk overleg wordt bepaald welk beleid van toepassing is.

Artikel 11

Dit artikel legt vast dat een beslissing om af te wijken van dit beleid vooraf aan gedeputeerde staten ter besluitvorming moet worden voorgelegd.