Regeling vervallen per 22-02-2008

Verordening ambtelijke organisatie ten behoev

Geldend van 06-05-2003 t/m 21-02-2008

Intitulé

Verordening ambtelijke organisatie ten behoev

Inhoud

Artikel 1, Organisatie

1.   De ambtelijke organisatie ten behoeve van gedeputeerde staten van Drenthe bestaat uit een dienst onder leiding van de directeur-secretaris. De organisatie is ingedeeld in organisatorische eenheden die worden aangeduid met de benaming van productgroepen en stafgroepen.

2.   Gedeputeerde staten kunnen besluiten een nadere indeling en onderverdeling van product- en stafgroepen vast te stellen.

3.   De taken van de product- en stafgroepen worden vastgesteld door gedeputeerde staten.

Artikel 2, Verantwoordelijkheid en leidinggevenden

1.   Gedeputeerde staten zijn jegens provinciale staten verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2.   De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de organisatie berust bij de directeur-secretaris.

3.   De plaatsvervangend directeur-secretaris ondersteunt de directeur-secretaris.

4.   De taakverdeling tussen de directeur-secretaris en de plaatsvervangend directeur-secretaris berust bij de directeur-secretaris en behoeft de instemming van gedeputeerde staten.

5.   Aan het hoofd van een productgroep respectievelijk stafgroep staat een hoofd van een productgroep respectievelijk hoofd van een stafgroep.

6.   Het hoofd van een productgroep geeft integraal leiding aan de productgroep en is verantwoordelijk voor het realiseren van door de bestuursorganen bepaalde doelstellingen en prestaties.

7.   Het hoofd van een stafgroep geeft integraal leiding aan de stafgroep en is verantwoordelijk voor dienstverlening aan bestuursorganen en aan de product- en stafgroepen.

8.   Gedeputeerde staten kunnen een instructie voor de hoofden van de product- en stafgroepen vaststellen.

Artikel 3, Beleids- en beheersinstrumentarium

Gedeputeerde staten hanteren een beleids- en beheersinstrumentarium.

Artikel 4, Directeur-secretaris

1.   De directeur-secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van de secretaris is bepaald in de Provinciewet, de Reglementen van orde voor de vergaderingen van provinciale staten en van gedeputeerde staten of enig ander wettelijk voorschrift van Rijk of provincie.

2.   De directeur-secretaris is belast met de algehele leiding van de ambtelijke organisatie.

Artikel 5, Ondersteuning

1.   De directeur-secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin en de door de gedeputeerde staten ingestelde commissies.

2.   De directeur-secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de Commissaris van de Koningin, zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van gedeputeerde staten.

3.   De directeur-secretaris draagt zorg voor een gecoördineerde en tijdige advisering aan gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin; hij ziet er in dat kader op toe dat de voorstellen zorgvuldig zijn voorbereid en besluitrijp zijn.

4.   De directeur-secretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat aan de leden van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin tijdig de informatie en de adviezen worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun functie.

Artikel 6, Aanwijzingen en uitvoering besluiten

1.   De directeur-secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de provinciale bestuursorganen bij de betrokken ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven.

2.   De directeur-secretaris draagt zorg voor de uitvoering van door provinciale staten, gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin genomen besluiten.

Artikel 7, Integriteit

De directeur-secretaris draagt zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie.

Artikel 8, Bestuurder

De directeur-secretaris wordt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangemerkt.

Artikel 9, Buitengewone omstandigheden

In buitengewone omstandigheden neemt de directeur-secretaris, zo mogelijk in overleg met gedeputeerde staten, de geëigende maatregelen:

a.   ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden in de provinciale organisatie;

b.   voor de beveiliging van de zich in het provinciehuis bevindende personen, provinciale ambtenaren die zich elders bevinden, bescheiden en voorwerpen.

Artikel 10, Verlof

Vakantie en buitengewoon verlof wordt de directeur-secretaris verleend overeenkomstig de daarvoor gestelde regelen door gedeputeerde staten.

Artikel 11, Vervanging

De directeur-secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend directeur-secretaris. In dat geval is het bepaalde in de voorgaande artikelen van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend directeur-secretaris.

Artikel 12, Kapstokartikel

Voor zover deze verordening in zaken betreffende de ambtelijke organisatie niet voorziet, zijn gedeputeerde staten bevoegd de nodige voorzieningen te treffen.

Artikel 13, Inwerkingtreding

  • 1.   Deze verordening, die kan worden aangehaald als Verordening GS organisatie provincie Drenthe treedt in werking op de dag van afkondiging in het Provinciaal blad.

  • 2.   Met ingang van dezelfde datum vervalt de Organisatieverordening provincie Drenthe.

  • TOELICHTING OP DE VERORDENING AMBTELIJKE ORGANISATIE PROVINCIE DRENTHE

  • ALGEMEEN

  • Gedeputeerde staten zijn op grond van artikel 158 van de Provinciewet bevoegd een verordening vast te stellen voor de ambtelijke organisatie van de provincie met uitzondering van de Statengriffie.

  • Gedeputeerde staten hebben gebruikgemaakt van deze bevoegdheid door de Verordening GS organisatie provincie Drenthe vast te stellen.

  • Deze verordening kan worden aangemerkt als een kaderregeling die alleen de belangrijkste kenmerken van de ambtelijke organisatie regelt en die qua inhoud verder kan worden ingevuld door afzonderlijk door gedeputeerde staten vast te stellen regelingen.

  • De verordening is zodanig vormgegeven dat bij wijzigende omstandigheden, bijvoorbeeld een kleine organisatiewijziging, niet direct tot wijziging van de verordening overgegaan behoeft te worden.

  • Verder dient op basis van artikel 100, tweede lid, van de Provinciewet in een instructie voor de secretaris vastgesteld te worden wat zijn taken en bevoegdheden zijn. Deze instructie is in deze verordening ondergebracht.

  • In de Organisatieverordening is aansluiting gezocht bij het besluit van provinciale staten van 22 mei 1996, nummer E-3, inzake de toekomstige hoofd- en topstructuur van de provincie Drenthe, waarin gekozen is voor een organisatie op basis van een eendienstmodel onder eenhoofdige leiding.

  • De organisatie is opgebouwd vanuit producten, respectievelijk productclusters. Die opbouw heeft geleid tot een aantal productgroepen die aangestuurd worden door hoofden van productgroepen. Ter ondersteuning van het primaire proces is een aantal stafgroepen ingericht onder leiding van hoofden van stafgroepen. Naast de ondersteuning van het primaire proces produceren enkele stafgroepen ook een aantal concernproducten. Het leveren van ondersteuning voor het primaire proces is "lijngestuurd", hetgeen betekent dat ondersteuningsproducten worden gemaakt op verzoek van de productgroepen.

  • Er is sprake van integraal management. Dat betekent dat binnen gemaakte afspraken en de in het kader van die afspraken overgedragen bevoegdheden, het hoofd van de organisatorische eenheid in alle opzichten verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering in de eenheid die onder hem ressorteert.

  • De directeur-secretaris is als directeur steeds eindverantwoordelijk voor de productie en de bedrijfsvoering. Als secretaris is het zijn taak gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin te ondersteunen. De ambtelijke ondersteuning van provinciale staten is ondergebracht bij de Statengriffie.

  • Om de continuïteit van de beide hoofdtaken, zowel die van de directeur als van de secretaris, zo goed mogelijk te waarborgen, is de functie van plaatsvervangend directeur-secretaris ingesteld. Daardoor wordt de kwetsbaarheid van de top van de organisatie voorkomen, evenals eventuele problemen ten aanzien van de span of control.

  • De directeur-secretaris blijft de eerstverantwoordelijke; de plaatsvervangend directeur-secretaris vervangt de directeur-secretaris bij diens afwezigheid. De taakverdeling tussen directeur-secretaris en plaatsvervangend directeur-secretaris is onderwerp van overleg; gedeputeerde staten moeten met deze taakverdeling instemmen.

  • ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1, Organisatie

Bij de structuur van de ambtelijke organisatie is gekozen voor een eendienstmodel onder leiding van een directeur-secretaris. Een organisatorische eenheid waarbinnen een aantal producten of productclusters is samengebracht, wordt productgroep genoemd. Bij het clusteren van producten is aandacht gegeven aan de gewenste interne samenhang en aan een optimale bediening van de externe markt.

Met betrekking tot de stafgroepen is het uitgangspunt dat er sprake is van kleine homogene professionele groepen die een aantal (beleids)producten voor de bestuursorganen leveren en/of stafdiensten ten behoeve van het (managen van het) primaire proces in de productgroepen.

Het is van groot belang een goede samenwerking te realiseren tussen de onderscheiden productgroepen, met name waar het zaken betreft die productgroepen overstijgen.

De overstijging heeft betrekking op het maken van producten waarbij meer dan een productgroep is betrokken. Wanneer daarbij ook een complex product en/of een gecompliceerd productieproces aan de orde is, kan een project ontstaan waarvoor een tijdelijke organisatie in het leven wordt geroepen onder leiding van een projectleider.

Gedeputeerde staten hebben op basis van dit artikel de mogelijkheid om bijvoorbeeld productgroepen te clusteren of te splitsen en binnen de groepen hulpstructuren, bijvoorbeeld in de vorm van bureauhoofden of coördinatoren, te creëren.

Artikel 2, Verantwoordelijkheid en leidinggevenden

In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden van gedeputeerde staten en van het management geregeld.

De eindverantwoordelijkheid voor de ondersteuning van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin ligt in één hand: de directeur-secretaris. Hij functioneert - vanuit het bestuur gezien - als de enige hiërarchieke ingang naar het ambtelijk apparaat. Over alles wat er in het apparaat gebeurt, legt hij verantwoording af aan gedeputeerde staten.

Gezien het aantal product- en stafgroepen dat onder de verantwoordelijkheid van de directeur-secretaris valt, moet worden geconcludeerd dat de span of control te groot is voor één persoon. Voorts is het gewenst dat zowel bij de ondersteuning van de bestuursorganen als bij het nemen van de eindverantwoordelijkheid voor het apparaat, zoveel mogelijk continuïteit wordt gegarandeerd, terwijl ook moet worden voorkomen dat de top kwetsbaar is. Daarom is aan de directeur-secretaris een plaatsvervangend directeur-secretaris toegevoegd.

De hoofden van de product- en stafgroepen onder leiding van de directeur-secretaris dragen er zorg voor dat de producten totstandkomen voor de bestuursorganen.

Onder de bestuursorganen valt in dit verband ook de directeur-secretaris.

Uitgangspunt is integraal management. Dat wil zeggen dat het management verantwoordelijk is voor de inzet en het gebruik van middelen.

Artikel 3, Beleids- en beheersinstrumentarium

  • Het beleidsinstrumentarium bestaat onder meer uit een collegeprogramma, een productbegroting, een meerjarenraming, en managementcontracten.

  • Het beheersinstrumentarium bestaat uit jaarrekeningen, jaarverslagen, bedrijfsplannen en managementrapportages.

  • De directeur-secretaris

  • Artikelen 4 tot en met 10

  • In deze artikelen wordt uitvoering gegeven aan artikel 100, tweede lid, van de Provinciewet, waarin gedeputeerde staten verplicht worden in een instructie nadere regelen vast te stellen betreffende de taak en de bevoegdheid van de secretaris.

  • De directeur-secretaris ondersteunt gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koningin. De ondersteuning van provinciale staten geschiedt via de Statengriffie. Als de statengriffier een beroep doet op de secretaris voor ambtelijke bijstand, draagt hij zorg voor deze ondersteuning.

  • Hij ziet er daarbij op toe dat de ambtenaar niet in een onmogelijke positie terecht komt door enerzijds te moeten adviseren aan gedeputeerde staten en anderzijds aan provinciale staten.

Artikel 11, Vervanging

In dit artikel is de vervanging van de directeur-secretaris geregeld. Indien hij afwezig is, wordt hij vervangen door de plaatsvervangend directeur-secretaris.