Verordening Bestuurscommissie Onderzoeksbureau Cultuur, Welzijn en Zorg van de provincie Drenthe

Artikel 1, Taken

1.   De commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van beleidsgericht onderzoek op sociaal-wetenschappelijke basis. Zij doet dat op basis van een eens per 4 jaar door provinciale staten (PS) van Drenthe, binnen 1 jaar na het aantreden van PS, vast te stellen meerjarenonderzoeksprogramma en door PS en gedeputeerde staten (GS) te verstrekken aanvullende opdrachten die jaarlijks worden vastgesteld.

2.   De commissie kan slechts opdrachten uitvoeren voor externe opdrachtgevers indien daarbij sprake is van volledige aanvullende financiering. Voor het aanvaarden van opdrachten van derden is de toestemming van PS vereist.

3.   De commissie kan voor de uitvoering van haar taak permanent een beroep doen op een formatie van onderzoekers als bedoeld in artikel 10.

4.   De commissie bewaakt de kwaliteit van het in het eerste lid genoemde onderzoek, in het bijzonder voor wat betreft de objectiviteit van onderzoek en de beleids- en maatschappelijke relevantie.

Artikel 2, Samenstelling

1.   De commissie bestaat uit een oneven aantal van ten minste 3 en ten hoogste 5 leden, deskundig op het taakveld van de commissie.

2.   De leden van de commissie worden benoemd door PS.

3.   Aan de commissie wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd.

Artikel 3, Onverenigbaarheid betrekkingen en functies

Lid van de commissie kunnen niet zijn:

-     ambtenaren, door of vanwege het provinciaal bestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt;

-     leden van PS;

-     leden van GS;

-     bestuursleden en werknemers van door de provincie Drenthe gesubsidieerde instellingen of organisaties op het gebied van cultuur, welzijn en zorg.

Artikel 4, Presentiegeld

De leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie vacatiegelden, alsmede een vergoeding van reis en verblijfkosten, berekend overeenkomstig de Verordening geldelijke voorzieningen staten- en commissieleden van de provincie Drenthe.

Artikel 5, Zittingsduur

1.   De leden van de commissie worden benoemd voor een tijdvak gelijk aan de zittingsduur van PS en zijn terstond, voor de duur van maximaal 3 zittingsperiodes van PS, herbenoembaar.

2.   De zittingstijd van het lid, dat ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats is benoemd, eindigt op het tijdstip waarop de zittingsduur van het lid, in wiens plaats het werd benoemd, zou eindigen.

3.   Het lidmaatschap van de commissie eindigt door:

-     het aflopen van de zittingsperiode;

-     ontslag door PS;

-     aftreden;

-     overlijden;

-     het aanvaarden van een in artikel 3 bedoelde betrekking of functie;

-     ondercuratelestelling;

-     onherroepelijke veroordeling wegens een delict waarop de wet als sanctie tijdelijke ontzetting uit het kiesrecht stelt.

Artikel 6, Taken voorzitter

1.   De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2.   De (plaatsvervangend) voorzitter is belast met de leiding van de dagelijkse werkzaamheden van de commissie.

3.   De (plaatsvervangend) voorzitter is belast met de technische voorbereiding van al hetgeen in de commissie ter overweging en beslissing moet worden gebracht en met de uitvoering en (zo nodig) openbaarmaking van de besluiten van de commissie.

4.   De (plaatsvervangend) voorzitter wordt hierin bijgestaan door de secretaris, bedoeld in artikel 2, vierde lid.

Artikel 7, Vergaderingen

1.   De commissie vergadert ten minste driemaal per jaar en verder zo vaak als de (plaatsvervangend) voorzitter dit nodig acht of ten minste 2 leden van de commissie hun verlangen daartoe schriftelijk aan de voorzitter kenbaar maken, onder opgave van hetgeen zij behandeld wensen te zien. In dit laatste geval vindt de vergadering binnen 3 weken plaats.

2.   De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

3.   De (plaatsvervangend) voorzitter bepaalt dag en uur van de vergadering. Hij draagt zorg, spoedeisende gevallen uitgezonderd, dat de leden ten minste 1 week voor de vergadering schriftelijk worden opgeroepen. De te behandelen zaken worden zoveel mogelijk in de oproeping vermeld.

4.   De stukken, betrekking hebbend op de te behandelen onderwerpen, worden zoveel mogelijk tegelijk met de oproeping voor de vergadering aan de leden toegezonden.

Artikel 8, Quorum

1.   Een vergadering vindt geen doorgang, indien niet ten minste de helft van het aantal leden, onder wie in ieder geval de (plaatsvervangend) voorzitter, aanwezig is.

2.   Indien een vergadering om de in het vorige lid vermelde reden op het daarvoor bepaalde tijdstip niet kan worden gehouden, zal de (plaatsvervangend) voorzitter binnen 1 week de leden voor een volgende vergadering oproepen, welke vergadering dan binnen 3 weken daarna moet worden gehouden.

Artikel 9, Besluitvorming

1.   Alle besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen.

2.   Indien de stemmen staken, wordt het desbetreffende voorstel op dezelfde wijze opnieuw geagendeerd voor de volgende vergadering. Indien de stemmen opnieuw staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

3.   In de vergadering, bedoeld in artikel 8, tweede lid, kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden, doch alleen over onderwerpen, vermeld in de agenda van de oorspronkelijke vergadering.

Artikel 10, Beschikbare formatie

1.   De ondersteuning van de bestuurscommissie wordt verzorgd door een cluster van onderzoekers.

2.   De omvang van het cluster is gerelateerd aan het in artikel 11, eerste lid, genoemde onderzoeksprogramma. Het cluster maakt organisatorisch deel uit van de ambtelijke organisatie ten behoeve van GS van de provincie Drenthe.

3.   De commissie is verantwoordelijk voor inhoud en de wetenschappelijke kwaliteit van de producten van het cluster.

4.   De commissie kan voor het cluster een onderzoeksstatuut vaststellen. Een onderzoeksstatuut behoeft de goedkeuring van PS.

Artikel 11, Onderzoeksprogrammering

1.   Het onderzoeksprogramma bestaat uit een overeengekomen gezamenlijk meerjarenprogramma van GS en PS en een onderdeel waarin de flexibele onderzoekscapaciteit voor PS en GS is opgenomen. Deze flexibele onderzoekscapaciteit wordt ponds-pondsgewijs verdeeld tussen PS en GS.

2.   Eenmaal in de 4 jaar, binnen 1 jaar na het aantreden van PS, biedt de commissie aan PS het gezamenlijke meerjarenprogramma van GS en PS ter vaststelling aan.

3.   Indien PS en GS geen overeenstemming bereiken over het gezamenlijke programma als bedoeld in het tweede lid, stelt PS binnen 1 maand na aanvang van de periode van 4 jaar dit programma vast.

4.   Halverwege de termijn van 4 jaar legt de commissie een evaluatierapport over het meerjarenprogramma voor aan PS en GS. De uitkomsten van een evalua-tierapport kunnen leiden tot aanpassing van het meerjarenprogramma.

5.   Eenmaal per jaar, vóór het einde van het kalenderjaar, biedt de commissie zowel aan PS als aan GS het flexibele deel van het onderzoeksprogramma ter vaststelling aan.

Artikel 12, Klankbordgroep

1.   Een klankbordgroep bestaande uit leden van PS behartigt het opdrachtgeverschap van PS.

2.   De klankbordgroep bestaat uit leden van de Statencommissie Cultuur en Welzijn en wel 1 lid uit elke statenfractie van 3 of meer leden.

3.   De taken van de klankbordgroep betreffen het formuleren van onderzoeksvragen voor het onderzoeksprogramma en de begeleiding van lopende onderzoeken.

Artikel 13, Verantwoording

De commissie zendt jaarlijks vóór 1 juli aan PS een verantwoording van haar werkzaamheden over het afgelopen kalenderjaar.

Artikel 14, Imprévu

1.   In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wordt zoveel mogelijk beslist in overeenstemming met het bepaalde in het Reglement van orde voor de vergaderingen van PS en het Reglement op de commissies. Indien ook de reglementen niet in een oplossing voorzien, beslissen PS.

2.   In spoedeisende gevallen wordt een beslissing als bedoeld in het vorige lid genomen door de voorzitter van PS.

Artikel 15, Slotbepalingen

1.   Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Provin-ciaal blad.

2.   Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Bestuurscommissie OCWZ van de provincie Drenthe.

TOELICHTING OP DE VERORDENING BESTUURSCOMMISSIE ONDERZOEKS-BUREAU CULTUUR, WELZIJN EN ZORG VAN DE PROVINCIE DRENTHE

ALGEMEEN

Deze verordening regelt de instelling, de samenstelling en het functioneren van de commissie, maar regelt niets over de vertaling van onderzoeksresultaten in beleid. Binnen de kaderstelling van PS zullen GS zorg dragen voor de inbedding van onderzoek in beleid. Kwaliteit, met inbegrip van de te volgen procedures die door het

Onderzoeksbureau worden verricht zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

-     Eerste lid

Voor de aard van het door de commissie te verrichten onderzoek wordt verwezen naar statenstuk 955. Het vaststellen van een meerjarenprogramma hoeft niet jaarlijks te geschieden. Eens per 4 jaar wordt meer wenselijk geacht. Daarnaast zal de resterende flexibele onderzoeksruimte wel jaarlijks worden vastgesteld, zie ook de toelichting op artikel 11.

-     Tweede lid

Er wordt uitgegaan van een situatie waarin de capaciteit van de in het derde lid bedoelde formatie van onderzoekers niet volledig is vol gepland. Het is wenselijk de commissie een "vrije marge" te laten, waarbinnen kan worden ingespeeld op aanvullende onderzoeksopdrachten. Indien de vrije marge in enig jaar niet (volledig) kan worden opgevuld, moet er ruimte zijn voor opdrachten van derden. Indien de commissie voor derden werkt, behoeft dit de goedkeuring van PS, om te waarborgen dat uit te voeren onderzoeksopdrachten passen binnen de door PS gestelde kaders, mits de onderzoeken worden uitgevoerd binnen de flexibele ruimte van GS. Onderzoek voor (preferente) instellingen kan gebeuren wanneer het valt binnen het meerjarenonderzoeksprogramma of wanneer de vraag komt via PS of GS en binnen hun ruimte wordt uitgevoerd.

-     Vierde lid

De inhoudelijke toets van de Bestuurscommissie heeft niet alleen betrekking op de onderzoeken die in opdracht van PS worden uitgevoerd, maar ook op de onderzoeken die in het kader van het flexibele onderdeel van het onderzoeksprogramma op verzoek van GS worden uitgevoerd.

Artikel 2

-     Tweede lid

Het verdient aanbeveling voor de werving van leden van de commissie een openbare procedure te volgen (oproeping in regionale nieuws en huis aan huis bladen) en voor de selectie van kandidaten de Klankbordgroep in te schakelen.

-     Derde lid

Het ligt voor de hand dat de taak van ambtelijk secretaris wordt uitgeoefend door de coördinator van het onderzoeksbureau.

Artikel 5

-     Eerste lid

Teneinde continuïteit in het werk van de commissie te waarborgen en om binnen de commissie aanwezige deskundigheid te kunnen behouden, is de bepaling opgenomen dat leden van de commissie terstond herbenoembaar zijn. Er is gekozen om de commissieleden na maximaal 3 zittingsperiodes van PS niet meer voor herbenoeming in aanmerking te laten komen. Ook bij goed functioneren is het raadzaam om periodiek van wacht te wisselen. Een periode van 12 jaar biedt voldoende ruimte om tijdig te voorzien in bekwame deskundigheid.

-     Derde lid

Dit artikellid somt limitatief de gevallen op waarin het lidmaatschap van de commissie eindigt.

Bij ontslag door PS moet worden gedacht aan ontslag wegens disfunctioneren van een commissielid in de brede zin van het woord. De procedure die leidt tot ontslag van een commissielid, moet met voldoende waarborgen omkleed zijn. Er zal ten minste sprake moeten zijn van hoor en wederhoor en van een "fair trial" en ook overigens zal een ontslagbesluit moeten voldoen aan de eisen die de wet stelt aan een besluit.

Artikel 6

-     Eerste lid

Om te voorkomen dat het voorzitterschap van de commissie onderwerp wordt van het "vrije spel der politieke krachten", bepaalt dit artikellid dat de commissie uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter kiest. De voorzitter van de commissie wordt dus niet in persoon benoemd.

Artikel 7

-     Tweede lid

Omdat in de commissie conceptrapportages van uitgevoerd onderzoek aan de orde komen, is de bepaling opgenomen dat de vergaderingen van de commissie niet openbaar zijn. De resultaten van de besluitvorming in de commissie, dat wil zeggen de definitieve onderzoeksrapportages, zijn in beginsel openbaar. Op dit beginsel van openbaarheid zijn uitzonderingen mogelijk, in het bijzonder voor wat betreft aspecten ten aanzien waarvan de Wet openbaarheid van bestuur bepaalt dat vertrouwelijkheid van gegevens gewaarborgd dient te worden.

Artikel 10

-     Tweede lid

Bij de start van het Onderzoeksbureau was nog geen formele beslissing over de rechtspositie van het Onderzoeksbureau genomen. Met de komst van de Bestuurscommissie OCWZ is gekozen om het cluster onder te brengen bij de GS-organisatie. Deze in de praktijk gegroeide situatie en de hierover goed lopende samenwerking tussen GS en bestuurscommissie kan nu geformaliseerd worden door het cluster ook officieel onder te brengen bij de GS-organisatie. De inhoudelijke aansturing van het cluster is en blijft in handen van de Bestuurscommissie OCWZ.

Artikel 11

-     Eerste lid

Het onderzoeksprogramma bestaat uit 3 onderdelen: het gezamenlijke meerjaren-onderzoeksprogramma van PS en GS, een flexibel onderzoeksprogramma voor PS en een flexibel onderzoeksprogramma voor GS. De onderzoekscapaciteit in de flexibele onderzoeksruimte wordt in principe ponds-pondsgewijs verdeeld tussen PS en GS. De in enig jaar eventueel onbenutte onderzoekscapaciteit van PS kan aan GS worden afgestaan en vice versa.

Een deel van de flexibele ruimte van GS kan worden ingezet voor advies aan de beleidsafdeling gerelateerd aan CWZ.

Het meerjarenonderzoeksprogramma bedraagt maximaal 80 van de totale onderzoekscapaciteit. Hiervoor is gekozen om voldoende ruimte te kunnen reserveren voor de flexibele ruimte.

-     Tweede lid

Met de invoering van een meerjarenprogramma kan worden volstaan met een vaststelling eenmaal per 4 jaar.

-     Derde lid

Wanneer PS en GS niet tot overeenstemming kunnen komen over het gezamenlijke meerjarenprogramma, kan een impasse ontstaan. Om dit te voorkomen is de doorslaggevende stem bij het orgaan neergelegd dat de Bestuurscommissie heeft ingesteld, te weten PS. Het spreekt voor zich dat alvorens PS het meerjarenprogram-ma op grond van dit artikel vaststelt, hierover overleg met GS zal plaatsvinden.

Ten einde stagnatie in de uitvoering te voorkomen is bepaald dat bij het ontstaan van een impasse PS binnen 1 maand na aanvang van de periode van 4 jaar, het meerjarenprogramma vaststelt.

-     Vierde lid

Het meerjarenprogramma wordt eenmaal per 4 jaar vastgesteld, maar om in te kunnen springen op wijzigingen in het beleid en aansluiting te kunnen vinden bij de

actualiteit, is een evaluatie en zonodig aanpassing van het meerjarenprogramma gewenst. Een evaluatie, halverwege, na bijvoorbeeld 2 jaar lijkt zinvol en haalbaar.

-     Vijfde lid

Ook de flexibele onderzoekscapaciteit wordt gelijkelijk verdeeld over PS en GS. De commissie biedt dit onderdeel van het programma eenmaal per jaar aan zowel PS als GS afzonderlijk aan om te laten vaststellen. Het onderdeel van GS behoeft niet de instemming van PS. De term flexibel impliceert dat het PS en GS vrij staat om een deel van de flexibele ruimte te reserveren voor mogelijke actuele onderzoeksvragen gedurende het jaar.

Artikel 12

-     Eerste lid

Het opdrachtgeverschap van PS wordt verduidelijkt door een klankbordgroep in te stellen. De klankbordgroep dient als primair aanspreekpunt voor de Bestuurscommissie OCWZ tijdens lopende onderzoeken en bij de voorbereiding van de onderzoeksprogrammering.

-     Tweede lid

De klankbordgroep is samengesteld uit leden van de Statencommissie Cultuur en Welzijn en wel uit één lid uit elke statenfractie van 3 of meer leden*.

-     Derde lid

De taken van de klankbordgroep betreffen de voorbereiding van het onderzoekprogramma en de begeleiding van lopende onderzoeken. Voor het onderzoeksprogramma wordt de input geleverd door de Statencommissie Cultuur en Welzijn, waarna de klankbordgroep vervolgens overleg voert met het de Bestuurscommissie. Tijdens de onderzoeken is de gesprekspartner van de Bestuurscommissie.

*    Tot de volgende zittingsperiode van PS - maart 2007 - zal de commissie Pannekoek fungeren als klankbordgroep.