Verordening Evaluatiegesprekken Commissaris van de Koningin en Provinciale Staten

1 De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken.

2 In een jaar waarin de commissaris een evaluatiegesprek heeft met de minister, agendeert de griffier het evaluatiegesprek met de Procedurecommissie in ieder geval vier weken voorafgaand aan het gesprek met de minister.

1 De Procedurecommissie laat zich bij het evaluatiegesprek bijstaan door de griffie.

2 De Procedurecommissie kan zich laten informeren door één of meerdere gedeputeerden en de provinciesecretaris.

1 De commissie wijst een voorzitter uit haar midden aan, die het evaluatiegesprek leidt.

2 De voorzitter als bedoeld in het eerste lid treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

3 De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider, indien een meerderheid van de commissie dit wenst.

1 De commissie legt voor elk evaluatiegesprek, met toepassing van artikel 91 van de Provinciewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek.

2 De voorzitter als bedoeld in artikel 5, eerste lid, ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3 De aanwezigen bij het evaluatiegesprek voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen de aanwezigen daarom alleen gebruikmaken van de eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van gedeputeerden of provinciesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4 De commissie danwel haar individuele leden verstrekken geen inzage in of informatie over de verslagen van evaluatiegesprekken noch geven zij informatie over het behandelde tijdens de gesprekken aan statenleden die geen lid zijn van de commissie of aan derden, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1, en artikel 9, lid 4.

5 De commissie, noch Provinciale Staten zullen de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6 De griffier treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7 Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, betrokken gedeputeerden, betrokken ambtenaren en een mogelijk extern gesprekleider.

1 Leden van de commissie en de commissaris krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

2 Leden van de commissie en de commissaris kunnen voorafgaand aan het evaluatiegesprek bespreekpunten aanleveren bij de griffier.

3 Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het evaluatiegesprek ontvangen de leden van de commissie en de commissaris een schriftelijke uitnodiging. Deze uitnodiging bevat de agenda en de door leden van de commissie aangeleverde bespreekpunten.

1 Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de commissaris is benoemd.

2 De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek in ieder geval besproken: de commissaris

• a.

  als voorzitter van PS en zijn rol tijdens vergaderingen van de Procedurecommissie of overig overleg met de fractievoorzitters;

• b.

  in het proces van het dualisme;

• c.

  als voorzitter van het college van Gedeputeerde Staten;

• d.

  als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 175 Provinciewet;

• e.

  die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• f.

    en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• g.

  als ambassadeur en gezicht van de provincie Gelderland;

• h.

  en zijn contacten met ambtenaren, met name de provinciesecretaris, de griffier en het management van de organisatie;

• i.

  en zijn nevenfuncties en integriteit;

• j.

  en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

3 Tijdens het evaluatiegesprek hebben zowel de leden van de commissie als de commissaris de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

1 Door de griffier wordt het verslag in drievoud in concept opgesteld en door ondertekening door de commissaris en de voorzitter als bedoeld in artikel 5, eerste lid, vastgesteld.

2 Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3 Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4 De griffier stuurt een ondertekende versie van het vastgestelde verslag aan de commissaris en aan de minister.

1 De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de bij het evaluatiegesprek betrokken stukken en van het vastgestelde verslag.

2 Na het aftreden van de commissaris worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

1 Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

2 Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Evaluatiegesprekken commissaris van de Koningin en Provinciale Staten.