verordening op de auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1 In deze verordening wordt verstaan onder:a. accountant: de in de Controleverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam bedoelde accountant die belast is met de controleop de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoeldejaarrekening;b. advies: advies van de auditcommissie aan de raad;c. college: het college van burgemeester en wethouders;d. commissie: de auditcommissie;e. controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening; f. controleverordening: Controleverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam.g. het Debat: de raadsbijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op de besluitvorming in de raadsvergadering;h. raad: de gemeenteraad; i. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2 Instelling en Doel

• 1 Er is een auditcommissie die de raad adviseert.

• 2 De commissie heeft als doel:a. afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van de verordening op de auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam;b. overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant.

• 3 De commissie treedt niet in de bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

• 1 De commissie adviseert over de planning- en controlinstrumenten.

• 2 De commissie adviseert over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, derde lid van de Controleverordening.

• 3 Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening.

• 4 De commissie adviseert over het vast te stellen controleprotocol.

• 5 De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en brengt hierover een advies uit.

• 6 De commissie adviseert over het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

• 7 De commissie bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant.

• 8 De commissie adviseert over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

• 9 De commissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen van de in het vorige lid van dit artikel genoemde rapporten.

• 10 De commissie kan adviseren over taken zoals de financiële uitgangspunten, de financiële positie, onderzoeken college, de lokale rekenkamer en bezuinigingen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

• 1 De commissie bestaat uit raads- en/of burgerleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Elke fractie draagt een lid en plaatsvervangend lid voor. Burgerleden kunnen alleen als plaatsvervangend lid worden benoemd.

• 2 De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

• 3 De griffier of de plaatsvervangend griffier is secretaris van de commissie.

• 4 De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 5 Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd Middelen en de accountant.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1 De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2 De raad kan een commissielid tussentijds ontslaan.

• 3 Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

• 1 De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

• 2 De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 3 De besluitenlijsten, waarin de adviezen van de commissie zijn opgenomen, zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 4 Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 5 Het vastgestelde verslag van besloten vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en de overige raads- en burgerleden.

Artikel 8 Informeren raad

• 1 De commissie informeert de raad via de vergadering van “Het Debat” over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2 Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van “Het Debat”.

• 3 Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.