Indeling Heerlense evenementen in A/B/C categorieën en instelling termijnen van aanvragen t.b.v. Heerlense evenementen

Indeling Heerlende evenementen in A/B/C categorieën en instelling termijnen van aanvragen ten behoeve van Heerlense evenementen

indeling in categorieën

De bevoegdheid om de Heerlense evenementen in te delen, op basis van de door de raad vastgestelde criteria, is aan uw college toegekend. De besluitvorming daarover zal ter kennis worden gebracht van de commissie RCB.

Voor de goede orde nogmaals de betreffende criteria:

I.de stedelijke economie

Evenementen die aanzienlijke bezoekersaantallen genereren leveren directe economische effecten voor de stad (winkels, horeca, vervoer, verblijf). In het algemeen geldt dat evenementen in het Centrum een groter direct economisch effect hebben dan evenementen elders.

II.het bevorderen van de participatie van doelgroepen

Evenementen kunnen zich richten op specifieke doelgroepen binnen de Heerlense bevolking, zoals bijvoorbeeld allochtonen. Senioren, jongeren e.d. Deze evenementen kunnen op die manier bijdragen aan de toekomstige maatschappelijke, sport- of culturele participatie van bepaalde doelgroepen.

III.de verbetering van het stedelijk imago van Heerlen buiten de regio

Evenementen met een zekere naamsbekendheid kunnen bijdragen aan verbetering van het imago van Heerlen als levendige, bruisende stad in een gebied dat uitstijgt boven de regio.

Gedacht moet worden aan evenementen met een nationale en/of een euregionale uitstraling. Binnen de regio dienen geen vergelijkbare evenementen plaats te vinden.

IV.de samenhang van Heerlen als vrije tijdsstad

Door rekening te houden met bijvoorbeeld de locatie en het tijdstip kunnen evenementen een schakel vormen tussen andere vrije tijdsvoorzieningen. Hierdoor kunnen bezoekers van evenementen worden gestimuleerd winkels, horeca of andere vrijetijdsvoorzieningen te bezoeken waardoor de samenhang tussen die voorzieningen wordt vergroot.

In het onderstaande schema wordt aangegeven in welke categorie de Heerlense evenementen ingaande 1 april 2003 dienen te worden ingedeeld aan de hand van de vorenstaande criteria.

Daarbij is uitgegaan van het feit dat een A-evenement dient te voldoen aan alle vier criteria, een B-evenement aan tenminste drie en een C-evenement aan twee of minder.

* het gaat hierbij uitsluitend om de facilitairing van nader te noemen onderdelen zoals de door de gemeente erkende carnavalsoptochten te Heerlen Centrum, Heerlerheide en Hoensbroek;

naast de bedoelde facilitaire ondersteuning worden de carnavalsoptochten ook nog op een indirecte manier gesteund middels de toekenning van een gemeentesubsidie aan Heerlense muziekgezelschappen die de betreffende optochten muzikaal opluisteren; dit subsidie wordt rechtstreeks aan die muziekgezelschappen toegekend;

de organiserende carnavalsverenigingen ontvangen voor de realisering van betreffende optochten op hun beurt een afzonderlijk gemeentesubsidie;

Het zal duidelijk zijn dat de vorenstaande indeling en de daarbij behorende facilitairing incidenteel voor evenementenorganisatoren positieve dan wel negatieve financiële effecten zal hebben.

Positieve effecten zal een en ander bijvoorbeeld hebben voor “carnaval du sjpass” en negatief zal een en ander uitpakken voor de Taptoe Heerlen. Het gaat daarbij uiteraard uitsluitend om de facilitairing van evenementen.

Het is zaak om te bepalen dat de negatieve gevolgen van de bovenstaande indeling in de praktijk voor die evenementen in 2003 nog niet zullen worden geëffectueerd hetgeen betekent dat het jaar 2003 als een overgangsjaar wordt beschouwd. De bedragen die met de facilitairing van die evenementen gepaard gaan zullen worden gehandhaafd op het niveau 2002.

Voor het jaar 2004 zal, in goed overleg met de organisaties van de betreffende evenementen, mede via het CPCE worden bezien op welke wijze de negatieve gevolgen kunnen worden opgevangen. Ondernemerschap is daarbij een van de uitgangspunten.

Uw college zal daarover tijdig worden geïnformeerd. De commissie RCB zal van een en ander in kennis worden gesteld.

Opgemerkt dient te worden dat indien een evenement wordt ingedeeld in één van de categorieën, deze indeling niet zo snel zal veranderen. Ofschoon onzekerheid over de indeling in enig jaar in de praktijk niet aan de orde is (de ervaring leert dat evenementen jaren achtereen hetzelfde karakter dragen) is het verstandig om de vorenstaande indeling in principe van toepassing te verklaren voor een periode van vier jaren. Dat geeft organisatoren zekerheid ofschoon zich tot op heden daarover in de praktijk nooit problemen hebben voorgedaan.

Daarbij dient als restrictie te worden opgenomen dat elk jaar bij de aanvrage van de vergunning voor een evenement toch bezien kan worden of een evenement blijft voldoen aan de vastgestelde criteria. Het kan niet de bedoeling zijn dat bijvoorbeeld een A-evenement in het daarop volgende jaar niet meer voldoet aan de daarbij behorende criteria, terwijl de facilitairing van de gemeente op A-niveau blijft gehandhaafd. Dit impliceert wel dat de aanvrage voor een vergunning, met name voor de A- en B-evenementen tijdig moeten worden ingediend. Daarop zal verder in deze notitie worden ingegaan.

In de praktijk zal het mogelijk zijn dat een Heerlense evenement “klimt” van C naar B of van B naar A, maar ook daalt van A naar B en van B naar C. Ervaring leert dat een en ander zich slechts zeer incidenteel zal voordoen.

In dit verband dient ook te worden opgemerkt dat nieuwe Heerlense evenementen telkenmale incidenteel in een van de vastgestelde categorieën zullen worden ingedeeld. De daartoe door uw college te nemen besluiten, evenals de mogelijke wijziging in de indeling van bestaande evenementen zullen telkenmale in de commissie RCB ter kennis worden gebracht.

Tot slot is het zaak om de thans gehanteerde regeling en de toepassing daarvan na een periode van vier jaren op bestuurlijk niveau te evalueren.

vergunningaanvrage/termijnen

Een groot probleem bij het verstrekken van een vergunning vormen in de praktijk de aanvragen die veel te laat binnenkomen bijvoorbeeld binnen een termijn van twee weken voorafgaande aan het evenement.

De bepaling in de APV dat een aanvraag, indien deze is ingediend in een periode minder dan drie weken voor het evenement, door het bestuursorgaan buiten behandeling kan worden gelaten werkt in de praktijk niet.

De weigering van een vergunning kan niet worden geëffectueerd omdat de organisatoren van een evenement reeds een aantal voorbereidende werkzaamheden hebben verricht en als gevolg daarvan contacten zijn gelegd met derden met daarbij behorende contractuele verplichtingen.

De huidige uiterlijke termijn van 3 weken voor het plaatsvinden van een evenement is veel te kort omdat een zorgvuldige afstemming dient plaats te vinden en dat geldt dan met name voor de A- en de B-evenementen.

Om in de toekomst voldoende tijd te hebben om de vergunningverlening op een adequate en passende wijze te kunnen voorbereiden is het zaak om, analoog aan de feesttentenregeling, te gaan werken met ruimere termijnen waarbinnen aanvragen voor een vergunning ingediend moeten zijn.

Voorgesteld wordt in dat verband om het jaar in twee gelijke perioden te verdelen t.w. januari t/m juni (periode I) en juli t/m december (periode II).

De vergunningaanvrage voor de periode I dient drie maanden daaraan voorafgaande te worden ingediend dus vóór 1 oktober van het daaraan voorafgaande en de aanvrage voor de periode II dient dan voor 1 april daaraan voorafgaande te worden ingediend.

Het grote voordeel van deze indeling is dat de coördinatie en afstemming van de evenementen en de verlening van een vergunning beter kan verlopen. Immers de evenementen hebben een grote impact op het openbaar cq. maatschappelijk leven en vergen een zorgvuldige voorbereiding en afstemming.

Door vroegtijdig een aanvrage in te dienen is er voldoende tijd om gesprekken met de organisatoren te beleggen zodat de adviserende en operationele gemeentelijke diensten adequaat kunnen inspelen op de te verwachten situatie o.a. i.v.m. de planning van inzet van personeel hetgeen met name bij de politie en de brandweer een belangrijke rol speelt.

Ook ontstaat er een beter inzicht in de kosten die met facilitairing van die evenementen gemoeid gaan en kan worden bezien of een evenement nog voldoet aan de daarvoor vastgestelde criteria.

Deze verdeling in termijnen heeft tevens tot gevolg dat daaruit synergie-effecten gehaald kunnen worden hetgeen per saldo ook financiële effecten kan sorteren.

Het is duidelijk dat het vorenstaande uitsluitend zinvol is voor A- en B-evenementen.

Voor de overige (C)-evenementen kan een kortere termijn worden gehanteerd waarbij te denken valt aan indiening uiterlijk 6 weken voordat het evenement plaatsvindt.

Deze gewijzigde aanpak heeft eveneens als voordeel dat op die manier voldaan kan worden aan het vereiste tot openbare bekendmaking (publicatie) van evenementen ingevolge de Algemene Wet Bestuursrecht.