Reglement leerplichtadministratie

Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. houder: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Urk

b. beheerder: de leerplichtambtenaar van de gemeente Urk (onder verantwoordelijkheid van het hoofd van het bureau Welzijn, Onderwijs en Sport)

Doel van de leerplichtregistratie

Artikel 2

De leerplichtadministratie wordt opgezet met het doel

a. de administratieve werkzaamheden bij het verzamelen en verwerken van leerlingen- en schoolgegevens te vergemakkelijken;

b. de administratieve werkzaamheden met betrekking tot de leerplichtregistratie te vereenvoudigen;

c. informatie te verstrekken ter verbetering c.q. uitbreiding scholenadministratie, de leerplichtcontrole alsmede de vervoersadministratie van leerlingen;

d. gegevens ter beschikking te krijgen voor statistische en onderzoeksdoeleinden

Artikel 3

Het registratiesysteem leerlingen wordt gebruikt ten behoeve van de in de bijlage vermelde taakstellingen van de afdelingen onderwijs en voor het verkrijgen van gegevens voor statistische en onderzoeksdoeleinden.

Categorieën van personen opgenomen in de leerlingenadministratie

Artikel 4

De leerplichtadministratie bevat uitsluitend gegevens over de volgende categorieën van personen:

a. leerplichtigen, alsmede hun wettelijke vertegenwoordigers die voorkomen in het bevolkingsregister en in de gemeente Urk een school voor volledig dagonderwijs bezoeken.

b. Leerplichtigen, alsmede hun wettelijke vertegenwoordigers die voorkomen in het bevolkingsregister en buiten de gemeente Urk een school voor volledig dagonderwijs bezoeken.

c. niet-leerplichtigen, alsmede hun wettelijke vertegenwoordigers die voorkomen in het bevolkingsregister en in de gemeente Urk een school voor volledig dagonderwijs bezoeken.

d. Niet-leerplichtigen, alsmede hun wettelijke vertegenwoordigers die voorkomen in het bevolkingsregister en buiten de gemeente Urk een school voor volledig dagonderwijs bezoeken.

Soorten van gegevens, wijze van

Artikel 5

1. De leerplichtregistratie bevat over de in artikel 4 bedoelde personen ten hoogste de volgende gegevens:

• administratienummer (voor personen die niet voorkomen in het bevolkingsregister een identificatienummer)(in de toekomst het sofinummer)

• geslachtsnaam

• voornamen

• voorvoegsels

• geslacht

• geboortedatum

• sofinummer

• nationaliteit

• geboorteplaats

• woonplaats

• adres

• postcode

• naam/namen wettelijke vertegenwoordigers

• informatie t.a.v. verzuim, vrijstellingen en afgifte arbeidskaarten.

2. Voorts bevat de leerplichtregistratie de navolgende schoolgegevens

• schoolnummer

• schoolnaam

• straatnaam en huisnummer van de

• gemeente waarin de school is gevestigd

• in- en uitschrijfdata bij de diverse onderwijsvormen afzonderlijk klas

• onderwijsvorm/vakrichting.

3. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden verkregen door:

• opgave leerling/wettelijke vertegenwoordiger(s)

• en/of bericht van wijziging uit bevolkingsregister

• en/of gegevens van de leerlinglijsten en/of mutatiegegevens terzake van de betrokken scholen.

Toegang tot de leerplichtregistratie

Artikel 6

Tot het registratiesysteem leerlingen hebben slechts de beheerder alsmede de door hem aan de wijze functionarissen rechtstreeks toegang.

Verstrekkingen aan gemeentelijke organisatie-onderdelen

Artikel 7

De beheerder kan op verzoek van andere gemeentelijke organisaties onderdelen informatie uit het registratiesysteem leerlingen aan die organisatie onderdelen verstrekken wanneer is komen vast te staan dat de gegevensverstrekking overeenkomt met de doelstellingen van de registratie.

Verwijdering van gegevens, vernietiging

Artikel 8

1. De gegevens waarin is komen vast te staan dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie, worden eenmaal per jaar uit de persoonsregistratie verwijderd.

2. De houder kan op verzoek van de beheerder bepalen dat persoonsgegevens langer opgeslagen blijven dan de in het eerste lid genoemde periode.

3. Vernietiging van de registratie of van de daarin opgenomen persoonsgegevens geschiedt met inachtneming van de archiefwet.

Technische en organisatorische beveiliging

Artikel 9

Het registratiesysteem leerlingen wordt beveiligd met behulp van een unieke toegangscode.

Verstrekking van gegevens aan derden

Artikel 10

1. De beheerder kan op verzoek van personen of instanties buiten de gemeentelijke organisatie aan hun persoonsgegevens verstrekken.

2. Deze verstrekkingen vinden alleen plaats op basis van een daartoe door de beheerder namens de houder te nemen besluit.

Protocolplicht

Artikel 11

1. De beheerder kan op verzoek van personen of instantiets buiten de gemeentelijke organisatie aan hen persoonsgegevens verstrekken.

2. De beheerder verwijdert tenminste jaarlijks de aantekeningen uit het protocol betreffende de verstrekkingen die meer dan een jaar geleden hebben plaatsgevonden.

Rechten en plichten van de geregistreerde

Artikel 12

1. De geregistreerde en/of dienst wettelijke vertegenwoordigers hebben het recht:

a. de in het registratiesysteem leerlingen opgenomen gegevens die op hum/haar betrekking hebben, in te zien;

b. de in het registratiesysteem leerlingen opgenomen gegevens die op hem/haar betrekking hebben, te (doen) corrigeren, waarmee onjuist blijken te zijn.

2. De beheerder beslist namens de houder op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Slotbepaling

Artikel 13

1. Dit reglement kan worden aangehaald als 'reglement leerplichtregistratie'

2. Dit reglement treedt in werking te rekenen met ingang van 1 januari 1999

3. Dit reglement ligt ter inzage bij de beheerder

4. Het reglement wordt bekendgemaakt in de plaatselijke dagbladen