Reglement van orde Rekenkamercommissie

1. De voorzitter is verantwoordelijk voor:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie

• b.

  de externe communicatie (woordvoerderschap) zowel naar gemeente, raad, college als naar de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek, alsmede naar de pers

• c.

  het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek, etc.)

• d.

  de functionele aansturing van de secretaris van de rekenkamercommissie.

• e.

  het doen naleven van het Reglement van Orde

• f.

  hetgeen de Wet, de Verordening of dit Reglement hem verder opdraagt.

2. De plaatsvervangend voorzitter is verantwoordelijk voor:

• a.

  het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid

• b.

  het leiding geven aan onderzoeken waarbij de voorzitter terug treedt ter vermijding van belangenverstrengeling.

3. De leden zijn verantwoordelijk voor:

• a.

  het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie

• b.

  het (mede-) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek (adoptie van een onderzoek).

4. De secretaris is verantwoordelijk voor:

• a.

  de verzending van de vergaderstukken;

• b.

  beheer van de stukken van de rekenkamercommissie;

• c.

  ondersteuning van de leden van de rekenkamercommissie in administratieve zin.

1. De rekenkamercommissie streeft na, haar werkzaamheden zo doelmatig mogelijk uit te voeren. Voor het uitvoerende werk alsmede de vergaderingen maakt de rekenkamercommissie maximaal gebruik van het internetverkeer.

1. De rekenkamercommissie vergadert volgens een vooraf per kalenderjaar vast te stellen schema en verder zo dikwijls de voorzitter of minimaal twee leden dit nodig acht(en), waarbij een maandelijkse vergadering wordt nagestreefd.

2. De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden zo veel mogelijk plaats in het stadhuis.

3. In overleg met de leden, kan de voorzitter afwijken van het gestelde in lid 2.

1. De voorzitter zendt ten minste vijf dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de rekenkamercommissie gezonden.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamercommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de rekenkamercommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Leden van de rekenkamercommissie maken bij de secretaris melding van verhindering om een vergadering bij te wonen, zo mogelijk uiterlijk 24 uur vóór de vergadering.

5. Voor beraadslaging is tenminste de helft van het aantal leden vereist.

1. De vergaderingen van de rekenkamercommissie worden in beslotenheid gehouden.

2. Al hetgeen in bijeenkomsten van de rekenkamercommissie wordt besproken, behandeld of ter tafel komt, valt onder geheimhouding.

3. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar expliciet opheft. Betreft het stukken waarover door andere organen geheimhouding is opgelegd dan blijft de geheimhouding gehandhaafd totdat het betreffende orgaan deze opheft.

1. Het verslag van de vergaderingen bevat:

• a.

  de namen van de voorzitter, de leden, de secretaris en eventueel andere ter vergadering aanwezigen;

• b.

  de namen van de afwezige leden;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  de zakelijke conclusie van het besprokene.

2. De procedure rond het verslag verloopt als volgt:

a. het ontwerpverslag van elke vergadering van de rekenkamercommissie wordt binnen vijf werkdagen door de secretaris ter beschikking gesteld van de leden;

b. alle leden hebben het recht een voorstel tot wijziging van het ontwerpverslag te doen;

c. de wijzigingsvoorstellen worden door de secretaris in het ontwerpverslag opgenomen;

d. aan het begin van de volgende vergadering wordt het ontwerpverslag vastgesteld;

e. het vastgesteld verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

1. Bij de rekenkamercommissie ingekomen brieven worden in de eerstvolgende vergadering van de rekenkamercommissie op de agenda geplaatst.

2. De rekenkamercommissie neemt een besluit over de wijze van afdoening van de ingekomen brieven.

3. Uitgaande brieven van de rekenkamercommissie worden ondertekend door:

• a.

  de voorzitter en de secretaris, of:

• b.

  de secretaris, in opdracht van of in overleg met de voorzitter.

1. Bij besluitvorming wordt steeds gestreefd naar unanimiteit.

2. Mocht desondanks tot stemming moeten worden overgegaan, dan wordt een voorstel

geacht te zijn aangenomen als de meerderheid van de leden dit voorstel steunt.

3. Indien de stemmen staken, is de mening van de voorzitter doorslaggevend.

1. Suggesties voor onderwerpen waarnaar een onderzoek kan worden gedaan kunnen aan de rekenkamercommissie kenbaar worden gemaakt door:

• a.

  de raad;

• b.

  het college;

• c.

  belangengroepen;

• d.

  individuele burgers.

2. De rekenkamercommissie kan ook zelf onderwerpen voor onderzoek aandragen.

3. Aangedragen onderwerpen worden getoetst op basis van de in lid 6 van dit artikel genoemde criteria.

4. Indien op basis van de toets in lid 3 van dit artikel de aangedragen onderwerpen in aanmerking komen voor onderzoek worden die onderwerpen in portefeuille gehouden. Nieuwe voordrachten worden - na toetsing - aan de portefeuille toegevoegd.

5. De rekenkamercommissie kiest periodiek, op basis van argumenten, uit de voorgedragen onderwerpen, de onderwerpen van haar onderzoek, formuleert daarbij de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopdracht en onderzoeksopzet vast.

6. Bij de keuze van het onderzoeksonderwerp worden de volgende richtinggevende criteria zoveel mogelijk in acht genomen:

• Maatschappelijk belang

• Vraag of een onderwerp het functioneren van de samenleving als geheel sterk raakt of belangen van omvangrijke of prominente doelgroepen.

• Gerede twijfel over doeltreffendheid

• Beleid dat niet het effect oplevert dat de raad ervan verwacht.

• Gerede twijfel over doelmatigheid

• Beleid dat vermoedelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd (te hoge kosten in verhouding tot resultaat).

• Gerede twijfel over rechtmatigheid

• Geld dat vermoedelijk niet wordt besteed waarvoor het bestemd is c.q. het niet of anders uitvoeren van besluiten zoals oorspronkelijk bedoeld.

• Beleidsrisico

• Beleid waarvan de uitvoerbaarheid veel onzekerheden kent.

• Financieel belang en risico

• Beleid waarin grote sommen gemeentegeld omgaan en de gemeente grote financiële risico’s loopt.

• Toegevoegde waarde voor raad

• Geen zaken gelijktijdig oppakken die langs andere weg in onderzoek zijn.

• Praktische uitvoerbaarheid

• Kan de rekenkamercommissie het onderzoek qua capaciteit, rendement investering, doorlooptijd of dergelijke uitvoeren?

• Variatie

• Spreiding over beleidssectoren.

• 7.

  De rekenkamercommissie legt zichzelf de volgende

  • kwaliteitseisen op voor de uitvoering van haar onderzoeken:

  • ·

    Objectiviteit

  • ·

    Onderbouwing

  • ·

    Consistentie

  • ·

    Controleerbaarheid

  • ·

    Zorgvuldigheid

  • ·

    Onafhankelijkheid

  • ·

    Doelmatigheid

  • ·

    Bruikbaarheid

  • ·

    Realisme.

1. Per onderzoek stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksplan op. In dit plan worden de volgende aandachtspunten in elk geval beschreven:

a. Aanleiding

b. Doelstelling onderzoek

c. Probleemstelling

d. Onderzoeksvragen

e. Onderzoeksmethode(n)

f. Opdracht aan projectteam/ extern bureau

g. Taakverdeling/ begeleiding

h. Planning

i. Budget

j. Reikwijdte van het onderzoek

k. Het te verwachten resultaat.

2. Een onderzoek kent in de regel de volgende fasen :

a. Informeren betrokkenen

b. Bij uitbesteding: selectie externen

c. Vaststellen normenkader en concept-onderzoeksplan

d. Hoor en wederhoor college van B&W

e. Uitvoering onderzoek

f. Nota van bevindingen (feitelijk)

g. Ambtelijke verificatie nota van bevindingen (feitelijk)

h. Conceptrapportage op basis nota van bevindingen

i. Hoor en wederhoor betrokken partijen

j. Definitieve rapportage

k. Reactie college en eventueel reactie rekenkamercommissie, al dan niet op te nemen in eindrapport

l. Persbericht en eindrapport op website

m. Behandeling in raad.

3. De rekenkamercommissie kan één lid aanwijzen die belast is met de leiding en de dagelijkse gang van zaken van een onderzoek.

4. Alle activiteiten in de verschillende fasen van een onderzoek worden gedocumenteerd.

1. Het jaarlijks vast te stellen onderzoeksprogramma alsmede de uit te brengen onderzoeksrapporten worden openbaar gemaakt en gepubliceerd op de website.

2. Mededelingen over lopende onderzoeken dan wel vragen over de resultaten van onderzoeken worden uitsluitend gedaan dan wel beantwoord door de voorzitter van de commissie c.q. zijn plaatsvervanger.

1. De secretaris houdt een overzicht bij van de uitgaven ten laste van het budget van de rekenkamercommissie.

2. Dit overzicht wordt periodiek geactualiseerd en aan de leden van de rekenkamercommissie beschikbaar gesteld.

3. Dit overzicht bevat in elk geval een specificatie van de uitgavencategorieën:

• a.

  vergoedingen aan externe leden rekenkamercommissie

• b.

  vergoedingen aan externe deskundigen die door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld

• c.

  overige uitgaven.

4. Op het moment dat blijkt dat het budget van de rekenkamercommissie ontoereikend is om de haar opgedragen taken goed en volledig te kunnen vervullen, dan zal aan de raad een gemotiveerd verzoek worden gericht om beschikbaarstelling van aanvullend budget.

5. De rekenkamercommissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag gaat vergezeld van een financiële verantwoording over het voorgaande jaar. Het jaarverslag wordt gezonden aan de raad.