Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR87823
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR87823/1
Intructie raadsgrifier
Geldend van 09-07-2010 t/m heden
Intitulé
Intructie raadsgrifierInstructie raadsgriffier
Vastgesteld op 8 juli 2010
Artikel 1 Begripsomschrijving
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
de raad: de gemeenteraad;
- b.
het presidium: het presidium van de gemeenteraad;
- c.
de commissies: de raadscommissies;
- d.
de voorzitter: de voorzitter of diens vervanger;
- e.
de griffier: de griffier of de plaatsvervangend griffier;
- f.
het college: het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 2 Algemeen
- 1.
De griffier wordt benoemd door de raad.
- 2.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en de commissies.
Artikel 3 Ondersteuning presidium
- 1.
De griffier is secretaris van het presidium. Hij ondersteunt het presidium bij het opstellen van de agenda’s van de raad en de commissies.
- 2.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van het presidium.
Artikel 4 Ondersteuning voorzitters
De griffier staat de voorzitters van de raad en de commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad en de commissies.
Artikel 5 Vergaderingen van de raad en de commissies
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad.
- 2.
De griffier is secretaris van de commissies. Hij hoeft niet bij elke commissievergadering aanwezig te zijn.
- 3.
De griffier is verantwoordelijk voor de verzending van de (voorlopige) agenda en alle overige stukken aan raads- en commissieleden.
- 4.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van raad en commissies.
Artikel 6 Ondersteuning rekenkamercommissie
- 1.
De griffier is secretaris van de rekenkamercommissie. Hij ondersteunt de voorzitter van de commissie bij het voorbereiden van de vergaderingen en de uitvoering van de ter vergadering genomen besluiten.
- 2.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van de rekenkamercommissie.
Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissies
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 8 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er in overleg met het college zorg voor dat leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand krijgen. Voorschriften hierover worden gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
Bij verhindering wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier. De plaatsvervangend griffier wordt benoemd door de raad.
Artikel 10 Slotbepaling
- 1.
Gevallen waarin deze instructie niet voorziet, worden voorgelegd aan het presidium.
- 2.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Toelichting Instructie raadsgriffier
Algemeen
Deze instructie, die het gewicht heeft van een verordening, geeft op hoofdlijnen de taken van de griffier weer. Dat takenpakket strekt zich, afhankelijk van concrete behoeften en situaties, verder uit dan in deze instructie wordt beschreven. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van werkbezoeken en andere activiteiten buiten de vergaderzaal, het coachen van fracties, etc. Deze activiteiten worden geacht voort te vloeien uit artikel 2 waarin wordt bepaald dat de griffier dient zorg te dragen voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de gemeenteraad en de raadscommissies.
Artikelsgewijs
Artikel 1
Artikel 1 bevat de begripsomschrijving van deze instructie.
Artikel 2
Het tweede lid van dit artikel bevat een algemene bepaling waaronder alle activiteiten van de griffier vallen die niet in de instructie worden beschreven.
Artikel 3
Net als in de artikelen 5 en 6 wordt in dit artikel bepaalt dat de griffier verantwoordelijk is voor een goede en tijdige verslaglegging. Die verslaglegging hoeft de griffier niet zelf voor zijn rekening te nemen. De verslagen worden echter gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.
Artikel 4
In dit artikel wordt bepaald dat de griffier de voorzitters steunt bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de gemeenteraad en de commissies. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen niet de verantwoordelijkheid zijn van de griffier, maar van de voorzitters van de vergadering. De griffier ondersteunt hen daarbij.
Artikel 5
De griffier is altijd aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad. Is hij verhinderd een vergadering bij te wonen, dan wordt hij vervangen door de plaatsvervangend griffier. Datzelfde geldt niet voor de commissies. In artikel 5 wordt bepaald dat de griffier niet altijd bij de commissies aanwezig hoeft te zijn. Dat laat onverlet dat hij als secretaris verantwoordelijk is voor een goede ondersteuning van de commissievoorzitters. Het besluit al dan niet aanwezig te zijn bij de vergadering van een commissie wordt dus in samenspraak met de voorzitter genomen. Ook als de griffier niet aanwezig is bij een commissievergadering, is hij verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging. In de praktijk wordt de verslaglegging verzorgd door een externe notulist.
Artikel 6
De griffier is secretaris van de rekenkamercommissie. Hij ondersteunt de voorzitter bij het voorbereiden van de agenda en de uitvoering van door de rekenkamercommissie genomen besluiten. Dat laatste betekent niet per definitie dat de griffier de onderzoeken van de rekenkamercommissie zelf uitvoert. Afhankelijk van de aard en omvang van het onderzoek en de drukte van de overige werkzaamheden van de griffier, zal de griffier (een deel van) de uitvoering van een onderzoek voor zijn rekening nemen of zal de uitvoering daarvan extern worden uitbesteed. Dat laat onverlet dat de griffier samen met de voorzitter verantwoordelijk is voor die uitvoering.
Artikel 7
De in artikel 155a van de Gemeentewet bedoelde onderzoekscommissies zijn bijzondere onderzoekscommissies (enquêtecommissies). De raad kan besluiten tot instelling van een dergelijke commissie. Een dergelijke commissie wordt op grond van deze instructie ondersteund door de griffier. Afhankelijk van de aard en omvang van het onderzoek en de drukte van de overige werkzaamheden van de griffier, zal de griffier (een deel van) de uitvoering van een onderzoek voor zijn rekening nemen of zal de uitvoering daarvan extern worden uitbesteed.
Artikel 8
In de Verordening op de ambtelijke bijstand worden regels gesteld aan het verlenen van ambtelijke bijstand aan individuele raadsleden. Een raadslid dat denkt ondersteuning nodig te hebben, richt zich daartoe tot de griffier. De griffier overlegt over de concrete invulling van de ondersteuning met het college.
Artikel 9
De manager van de afdeling BMO is op dit moment als plaatsvervangend griffier aangewezen. Verwacht mag worden dat bij (langdurige) afwezigheid van de griffier de plaatsvervangend griffier de griffierstaak op een minimale manier zal uitoefenen, aangezien hij deze taken dan naast zijn werk als afdelingshoofd uitoefent.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl