Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2010

Ondertekening

TOELICHTING OP DE VERORDENING

“DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID 2010”

Het is zinvol om regelmatig beleid te evalueren en aan te passen aan de hedendaagse praktijk. Dit geldt ook voor het beleid ten aanzien van de collegeonderzoeken. Het collegeonderzoek richt zich vooral op de verbeter- en leerfunctie van de organisatie. Bij elk onderzoek worden de beschikbare benchmark en best practices gegevens betrokken. Het doel van deze onderzoeken is het college de zekerheid te bieden dat de kwaliteit van inrichting en functioneren van onze organisatie in principe aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Dit maakt het mogelijk dat de organisatiedoelstellingen en de daarvan afgeleide beleidsdoelstelling ook gehaald worden.

In 2008 heeft de Rekenkamer een onderzoek ingesteld naar de uitvoering van artikel 213a van de Gemeentewet. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de verordening niet meer up-to-date is op basis van de volgende punten:

• ·

  de ambitie in de verordening komt niet overeen met de onderzoekscapaciteit;

• ·

  er ontbreekt een bepaling over de doorlooptijd van de rapportages;

• ·

  er zijn geen duidelijke criteria en werkwijze voor de onderwerpkeuze voor collegeonderzoeken.

Naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen is de Beleidsnotitie collegeonderzoeken 2010-2014 opgesteld. In deze notitie staat het beleid en de uitvoering rondom de collegeonderzoeken beschreven. Vervolgens dienen op basis van de beleidsnotitie de artikelen 3, 4 en 6 van de Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2003 te worden aangepast.

Ter informatie bevindt zich hieronder in een korte toelichting op de belangrijkste wijzigingen.

Artikel 3 Onderzoeksfrequentie

De onderzoeksfrequentie wordt teruggebracht naar maximaal twee onderzoeken per jaar. Hierdoor wordt de belasting voor de organisatie beperkt en de kwaliteit en doorlooptijd beter geborgd.

Artikel 3 van de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel 5:

1.Het college voert per jaar één tot maximaal twee onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Hiervoor wordt een tweejarige cyclus gehanteerd. In het ene jaar worden twee onderzoeken en één follow-uponderzoek uitgevoerd en in het tweede jaar één onderzoek en twee follow-uponderzoeken. Deze onderzoeken richten zich vooral op de meest risicovolle processen. Dat zijn die processen waar aspecten als betrouwbaarheid, beheersbaarheid, continuïteit, afbreukrisico, imago, integriteit en beveiliging een belangrijke rol spelen.

Artikel 4 Collegeonderzoeksprogramma

Met het oog op de functie van 213a onderzoeken (primair zelfonderzoek) zullen wij uw raad over de onderzoeken informeren door u na behandeling in ons college het onderzoeksrapport en het verbetervoorstel toe te sturen. Rapportage over de voortgang van de onderzoeken vindt plaats via de gebruikelijke rapportages uit de planning en controlcyclus.

Artikel 4 de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel 6:

• 1.

  Het college stelt elk jaar een onderzoeksprogramma vast dat de voorwaarden bevat waaraan de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid moeten voldoen.

• 2.

  Het college stuurt ieder jaar uiterlijk op 31 december ter kennisgeving het onderzoeksprogramma naar de raad en de rekenkamercommissie voor de in het erop volgend jaar te verrichten onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekking

In de praktijk blijkt dat de doorlooptijd van de onderzoeksrapportage nogal langs is. Om dezet te beperken wordt daarvoor een extra bepaling opgenomen: als de termijnen met betrekking tot de doorlooptijd worden overschreden wordt dat direct gerapporteerd aan het college met het verzoek daar actief op te anticiperen.

Artikel 6 de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel 9:

• 1.

  Doel van het rapport is een kritische en objectieve weergave van het onderzoeksobject, met daarin in ieder geval de volgende de volgende elementen:

  • ·

    het object van onderzoek

  • ·

    de opdrachtgever en proceseigenaar

  • ·

    het normenkader

  • ·

    de onderzoeksaanpak

  • ·

    de duur van het onderzoek

  • ·

    de beschrijving van de huidige situatie

  • ·

    de bevindingen met een oordeel van het auditteam

  • ·

    de conclusies en aanbevelingen

• 2.

  Op basis van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport wordt door de dienst/afdeling een verbeterplan opgesteld. Daarna volgt de besluitvormingsfase die er als volgt uit ziet:

  • ·

    bespreken met de opdrachtgever en de proceseigenaar;

  • ·

    bespreken met de dienstdirecteur;

  • ·

    doornemen met de portefeuillehouder en wethouder planning en control;

  • ·

    voorleggen aan het MT;

  • ·

    het definitieve rapport en verbetervoorstel ter besluitvorming naar college;

  • ·

    het definitieve rapport plus verbetervoorstel ter kennisname aan de raad.

  In deze fase zorgt de concernauditor ervoor dat alle stukken op tijd worden aangeleverd. Voor deze besluitvormingsfase hanteren we een termijn van maximaal acht weken.

  Bij overschrijding van deze termijn is het noodzakelijk dat het college van het onderzoeksrapport, maar dan zonder verbetervoorstel, kennis neemt.

• 3.

  Het college neemt op basis van het verbeterplan organisatorische maatregelen en informeert de raad over de voortgang van de maatregelen. Dit gebeurt op basis van een follow-up uitgevoerd door de concernauditor. Afhankelijk van de doorlooptijd van de uitvoering van de verbeteringen gebeurt dit na één of twee jaar. Bij de besluitvorming van het onderzoeksrapport plus verbeterplan wordt dat vastgelegd.