Protocol Actieve informatieplicht

artikel 1. Algemene uitgangspunten

• 1. Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

• 2. Het college informeert de raad tijdig nadat het college een beslissing heeft genomen over een onderwerp of kennis heeft genomen van informatie die ook voor de raad politiek bestuurlijk relevant is.

• 3. Het college en de burgemeester informeren de raad kort en bondig middels gebruikmaking van het daartoe vastgesteld format voor een raadsinformatiebrief en geeft daarbij, indien relevant, aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen, evenals - indien gewenst door het college of de burgemeester - de mogelijkheid en termijn waarbinnen op de informatie kan worden gereageerd.

• 4. Bij het voorzien van informatie worden de bepalingen van de Gemeentewet (art. 25) evenals de Wet Openbaarheid van Bestuur (art. 10) gerespecteerd; in deze gevallen zal de niet-openbaarheid c.q. vertrouwelijkheid uitdrukkelijk kenbaar worden gemaakt en zal het college de raad zo veel mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Art. 2 Nadere uitwerking van de actieve informatieplicht

• 1. Het college voorziet de raad in ieder geval van informatie, wanneer er sprake is van de volgende omstandigheden:

  a. Art. 169 lid 4 gemeentewet, m.a.w. bij de uitoefening van de bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet, indien de raad daarom verzoekt;

  b. Art. 169 lid 5 gemeentewet, m.a.w. kan de uitoefening van de bevoegdheid als bedoeld in art. 160, eerste lid, onder f, geen uitstel lijden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;

  c. Er kan voorzienbaar niet binnen een door de raad vastgesteld kader worden gebleven;

  d. Het gaat om een politiek relevant onderwerp of situatie; dit is o.a. geval als:

  1) als de raad over het onderwerp gaat;

  2) er voor het onderwerp media-aandacht bestaat

  3) het onderwerp actueel leeft in de samenleving.

  e. Het onderwerp is complex;

  f. Er is sprake van een bestuurlijk risico doordat o.a.:

  1) het een conflict betreft met een andere overheid;

  2) het mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten;

  3) er sprake is van een conflict bij een door de gemeente gesubsidieerde maatschappelijke organisatie;

  4) er aanzienlijke financiële belangen van de gemeente in het geding zijn.

  Ook wordt informatie verschaft:

  g. Over de voortgang van en over eventuele afwijkingen en/of bijstellingen in de door de raad vastgestelde jaaragenda.

  h. Over de voortgang van projecten, eenmaal per kwartaal.

  i. Over de afhandeling van in de raadsvergadering door portefeuillehouders gedane toezeggingen indien deze niet (geheel) uitvoerbaar blijken.

  j. Over in de raad aangenomen moties, voor zover deze niet (geheel) uitvoerbaar blijken.

  k. Over de voortgang van vastgestelde bestuursopdrachten.

Art. 3. Vormen van actieve informatie

• 1. Conform onder I sub 3 wordt actieve informatie in beginsel verschaft middels een raadsinformatiebrief, ondertekend door het college.

• 2. In afwijking van III lid 1 wordt informatie verschaft:

  a. middels totaallijsten, die telkens bij de raadstukken zijn gevoegd, over de afhandeling van door portefeuillehouders gedane toezeggingen evenals over in raadsvergaderingen aangenomen amendementen en moties, in het geval deze uitvoerbaar zijn;

  b. middels de college-besluitenlijst, over besluiten die het college heeft genomen;

  1) Deze besluitenlijst van de vergadering van het college wordt dusdanig opgesteld dat de onderwerpen evenals de besluiten die hierover zijn genomen, voor de raad inzichtelijk (lees: duidelijk en zelfstandig leesbaar) zijn;

  2) Het college legt het openbare gedeelte van de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college uiterlijk de dag na de definitieve vaststelling op de fractiekamer ter visie. Tevens wordt de besluitenlijst op de website van de gemeente geplaatst.

  3) De definitieve besluitenlijst van het college wordt uiterlijk de dag na de definitieve vaststelling op de email geplaatst ten behoeve van de raadsleden evenals de pers.

  c. middels persberichten van het college, die gelijktijdig per email naar de pers en naar de griffie ter verspreiding onder de raadsleden worden verzonden.

  d. tijdens vergaderingen van de raadscommissies, waarin door het college actief gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om bij de agendapunten “mededelingen portefeuillehouder” raadscommissies actief te informeren.