Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR87348
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR87348/1
Regeling vervallen per 01-01-2024
Organisatiebesluit gemeente Deventer
Geldend van 01-01-2007 t/m 31-12-2023 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2007
Intitulé
Organisatiebesluit gemeente DeventerOrganisatiebesluit gemeente Deventer
Het college van Burgemeester en Wethouders van Burgemeester en Wethouders van de gemeente
Deventer
Gelet op artikel 160,c van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de financiële verordening
ex artikel 212 Gemeentewet;
Besluiten vast te stellen:
BESLUIT OP DE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE DEVENTER
Hoofdstuk 1 Begripsbepaling en uitgangspunten inrichting organisatie
Artikel 1 begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
Organisatieonderdeel: een afgebakend geheel van taken, producten en diensten onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende.
- b.
Eenheid: ieder organisatieonderdeel binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur heeft.
- c.
Cluster: ieder organisatieonderdeel binnen een eenheid die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur van de desbetreffende eenheid heeft.
- d.
Team: ieder organisatieonderdeel die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur of clustermanager van de desbetreffende eenheid heeft.
- e.
Directie: besluitvormingsorgaan onder leiding van de algemeen directeur bestaande uit de algemeen directeur en de directeuren van de onderscheiden eenheden binnen de organisatie.
- f.
Bedrijfsvoering: de inzet van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting (PIJOFACH) en het afleggen van verantwoording daarover.
- g.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- h.
Financiële administratie: het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie ten behoeve van de financieel-economische positie, het financiële beheer, de uitvoering van de begroting, het afwikkelen van vorderingen en schulden alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- i.
Portefeuillehouder: lid van het college van Burgemeester en Wethouders aan wie nader omschreven programma’s/beleidsvelden, bestuurlijke projecten en wijken zijn toegewezen waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt.
- j.
Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.
- k.
Doelmatigheid: het realiseren van de afgesproken prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- l.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk bereikt worden.
- m.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
Artikel 2 Algemene uitgangspunten voor de inrichting van de organisatie
-
1. Dit organisatiebesluit regelt de inrichting van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de toedeling van taken aan organisatieonderdelen, de managementstructuur en de organisatie van het financieel beheer.
-
2. De inrichting van de ambtelijke organisatie heeft als doel het bestuur optimaal te ondersteunen bij het realiseren van de politiek bestuurlijke ambities en de beoogde maatschappelijke effecten en het waarborgen van de betrouwbaarheid van verstrekte informatie door een adequate functiescheiding.
-
3. De ambtelijke organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders.
-
4. Het college van Burgemeester en Wethouders treedt op als collegiaal bestuur en richt zich op de inhoudelijke en procesmatige sturing van politiek bestuurlijk relevante onderwerpen en ontwikkelingen.
-
5. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris die als algemeen directeur verantwoordelijk is voor het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig functioneren van de ambtelijke organisatie waaronder de kwaliteit en tijdigheid van ambtelijke adviezen en de inzet van middelen op het gebied van de bedrijfsvoering.
-
6. De algemeen directeur geeft invulling aan zijn verantwoordelijkheden samen met de directie bestaande uit de algemeen directeur en de directeuren van de eenheden.
-
7. De organisatie is opgedeeld in eenheden, clusters en/of teams.
-
8. Strategische beleidsontwikkelende taken zijn ondergebracht bij één organisatieonderdeel.
-
9. De eerste en tweede lijns dienstverlenende taken aan burgers en instellingen zijn ondergebracht bij één organisatieonderdeel.
-
10. Kaderstellende/beleidsontwikkelende en adviserende taken op het gebied van de bedrijfsvoering zijn gescheiden van de uitvoering van gemeentebrede controltaken op het gebied van de bedrijfsvoering en ondergebracht bij verschillende organisatieonderdelen.
-
11. Er is sprake van een centrale financiële administratie.
-
12. De eerstelijns ondersteunende, adviserende taken van het management op het gebied van financiën, juridische zaken en organisatie (AO, kwaliteitszorg, besturing en beheersing), de uitvoering van de planning- en controlcyclus en de uitvoering van control(e)taken op het gebied van de bedrijfsvoering zijn ondergebracht binnen het team unitcontrol van de eenheden.
-
13. Leidinggevenden binnen de organisatie zijn integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van de realisatie van producten en diensten maar ook voor de daarmee samenhangende inzet van bedrijfsvoeringsmiddelen binnen organisatiebreed vastgestelde kaders.
-
14. De organisatie kent programmamanagers die sturen op de beleidsinhoudelijke en procesmatige uitvoering van (begrotings-)programma’s.
Hoofdstuk 2. College van Burgemeester en Wethouders
Artikel 3 College van Burgemeester en Wethouders
-
1. Het college van Burgemeester en Wethouders treedt op als collegiaal bestuur om de gewenste samenhang van beleid en bestuur te bewerkstelligen.
-
2. De burgemeester ziet toe op de eenheid van het collegebeleid en het integer handelen van de leden van het college van Burgemeester en Wethouders.
-
3. Het college van Burgemeester en Wethouders richt zich op de inhoudelijke en procesmatige sturing van politiek bestuurlijk relevante onderwerpen en ontwikkelingen en verstrekt daartoe bestuursopdrachten aan de ambtelijke organisatie waarbij bestuurlijke besluitvorming en ambtelijke advisering helder worden onderscheiden.
-
4. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college van Burgemeester en Wethouders mandaat verlenen. Indien er sprake is van mandatering van bevoegdheden, worden deze vastgelegd in de Lijst van bevoegdheden. De verlening van mandaat vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in de Regeling tot verlening van bevoegdheden krachtens attributie, delegatie, mandaat en volmacht gemeente Deventer.
Artikel 4 Werkwijze college van Burgemeester en Wethouders
-
1. De taken van de leden van het college van Burgemeester en Wethouders worden bij het aantreden van een nieuw college van Burgemeester en Wethouders vastgelegd in een portefeuilleverdeling. Daarbij wordt tevens de onderlinge vervanging van de leden van het college van Burgemeester en Wethouders vastgelegd.
-
2. De portefeuilleverdeling betreft beleidsprogramma’s/-velden, wijken en bestuurlijke projecten.
-
3. Bestuurlijke projecten zijn onderwerpen die als zodanig door het college van Burgemeester en Wethouders zijn benoemd. Het betreft niet permanente onderwerpen die een relatie met meerdere beleidsprogramma’s/-velden hebben, een doorlooptijd van meer dan een jaar hebben en zodanig van belang zijn dat aansturing door één portefeuillehouder gewenst is. Jaarlijks stelt het college van burgemeester en Wethouders de lijst met bestuurlijk projecten vast.
-
4. Ten aanzien van de onderwerpen in zijn portefeuille treedt een lid van het college van Burgemeester en Wethouders op als bestuurlijk opdrachtgever en als extern vertegenwoordiger van het college van Burgemeester en Wethouders.
-
5. Elk lid van het college van Burgemeester en Wethouders is ten aanzien van de onderwerpen in zijn portefeuille bestuurlijk verantwoordelijk voor:
- a.
het realiseren van de afgesproken doelen en resultaten;
- b.
de kwaliteit (inhoud en proces) en de tijdigheid van de voorbereiding van ambtelijke adviezen ter besluitvorming door het college van Burgemeester en Wethouders waarbij het advies alle ter zake doende argumenten en overwegingen bevat, inclusief afwijkende (ambtelijke) adviezen, die noodzakelijk zijn om een goed besluit te nemen;
- c.
de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van (financiële) middelen bij de uitvoering van door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld beleid en de uitvoering van wet- en regelgeving;
- d.
het opvangen van maatschappelijke signalen en het doen van voorstellen aan het college van Burgemeester en Wethouders voor het nemen van nieuwe beleidsinitiatieven dan wel het bijstellen van bestaand beleid;
- e.
het tijdig afstemmen met andere portefeuillehouders waar de onderwerpen in zijn portefeuille dat vereisen;
- f.
de tijdige terugkoppeling naar het college van Burgemeester en Wethouders van belangrijke ontwikkelingen waaronder onregelmatigheden en budgettaire afwijkingen.
- a.
Hoofdstuk 3. Structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 5 Organisatieonderdelen
Het ambtelijke apparaat van de gemeente is ingedeeld in de volgende organisatieonderdelen:
- -
Eenheid Bedrijfsvoering
- -
Eenheid Ruimte en Samenleving
- -
Eenheid Stadthuis
- -
Eenheid Strategische Ontwikkeling
- -
Bestuurs- en Directieondersteuning
- -
Communicatie
- -
Concerncontrol
- -
Brandweer
Artikel 6 Kernopdracht van de organisatieonderdelen
-
1. De eenheid Bedrijfsvoering ontwikkelt visies en (beleids-)kaders op het gebied van de middelenfuncties en adviseert en ondersteunt het management bij de uitvoering daarvan. De eenheid Bedrijfsvoering doet dat op het gebied van Personeel, Informatie, Juridisch zaken, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting. De eenheid Bedrijfsvoering voert op het gebied van financiën ook enkele gemeentebrede control(e) taken. Daarnaast is de eenheid Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeentelijke belastingtaken.
-
2. De eenheid Ruimte en Samenleving is verantwoordelijk voor de regie op en realisatie van een groot aantal programma’s. Deze programma's omvatten sociaal maatschappelijke thema's, ruimtelijk technisch onderwerpen maar ook de veiligheid op straat. Binnen de eenheid Ruimte en Samenleving zijn alle toezichthoudende en handhavende taken op het gebied van het verlenen van vergunningen ondergebracht.
-
3. De eenheid StadThuis vormt de frontoffice van de gemeentelijke organisatie met dienstverlening in de brede zin van het woord naar burgers en bedrijven. Binnen de eenheid StadThuis vinden alle eerste contacten met burgers en bedrijven plaats (zowel fysieke, telefonische, papieren als elektronische contacten) en worden ook zoveel mogelijk zaken direct afgehandeld. De eenheid is verantwoordelijk voor publiekszaken en voor werk, inkomen zorg en de leefomgeving. Verder vallen onder de eenheid de wijkaanpak en musea, Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek.
-
4. De eenheid Strategische Ontwikkeling is verantwoordelijk voor de strategische visieontwikkeling van de gemeente in de meest brede zin van het woord. In voortdurend samenspel met bestuur, samenleving en organisatie, wordt de koers uitgezet van Deventer op langere termijn. De eenheid kent inhoudelijk een brede focus op het terrein van ruimte, economie, sociale en maatschappelijke zaken in de Deventer samenleving.
-
5. Het team Bestuurs- en Directieondersteuning ondersteunt het bestuur en de directie op verschillende terreinen. Binnen dit team wordt de besluitvorming van de directie en het college van Burgemeester en Wethouders voorbereid en vastgelegd. Hier vindt de afstemming met het Presidium plaats ten behoeve van de besluitvorming van de raad en de beantwoording van de raadsvragen. Daarnaast zijn binnen dit team de kabinets- en representatieve aangelegenheden ondergebracht.
-
6. Het team communicatie ondersteunt het college van Burgemeester en Wethouders en de organisatie op het gebied van de externe en interne communicatie.
-
7. Het team Concerncontrol adviseert de gemeentesecretaris en directie over de ontwikkelde kaders op middelengebied of adviseert om deze te laten ontwikkelen. Het team voert gemeentebrede, eenheidsoverstijgende control(e)taken uit op het gebied van de middelenfuncties. Het team voert zelfstandig of, in opdracht van de gemeentesecretaris of het college van Burgemeester en Wethouders, onderzoeken uit op basis van risicoanalyses en doet voorstellen voor verbetering. Het team heeft naast de controlrol een belangrijke stimulerende rol in kwaliteitsverbetering van de beheersing en besturing van de processen binnen de gemeentelijke organisatie.
-
8. De Brandweer heeft als taak het repressief en preventief optreden bij het beperken, bestrijden en voorkomen van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en alles wat daarmee samenhangt. Verder heeft de Brandweer een taak bij het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren, bij ongevallen anders dan bij brand.
Artikel 7 Structuur eenheden
-
1. Op basis van de kernopdracht zijn de eenheden genoemd in artikel 6, lid 1, lid 2, lid 3 en lid 4, ingedeeld in clusters en/of teams.
-
2. Voor het wijzigen van de toedeling van hoofdtaken aan eenheden en de toedeling daarvan aan clusters en/of teams gelden de afspraken zoals gemaakt in het Sociaal Statuut.
Artikel 8 Organisatie projecten
-
1. Bij projecten met grote politiek-bestuurlijke en/of financiële belangen, kan de directie besluiten tot het instellen van een projectorganisatie.
-
2. Bij het besluit tot het instellen van een projectorganisatie wordt een ambtelijk opdrachtgever en een projectleider aangewezen. Door het college van Burgemeester en Wethouders wordt een bestuurlijk opdrachtgever aangewezen.
Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
-
1. Bij oprichting van en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college van Burgemeester en Wethouders welke organisatie onderdelen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.
-
2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht op nader door het college van Burgemeester en Wethouders te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college van Burgemeester en Wethouders omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.
-
3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college van Burgemeester en Wethouders opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen organisatieonderdelen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels die gelden voor de gemeentelijke organisatie onderdelen.
Hoofdstuk 4. Management van de ambtelijke organisatie
Artikel 10 De algemeen directeur
-
1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders is de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur en verantwoordelijk voor het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.
-
2. De algemeen directeur draagt in het bijzonder zorg voor:
- a.
het bevorderen van het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig functioneren van de organisatie;
- b.
het bewaken en bevorderen van de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en uitvoering waaronder het tot stand komen en actueel houden van de strategische visie;
- c.
het bewaken en bevorderen van de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van de bedrijfsvoering;
- d.
het bevorderen van de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking tussen organisatie onderdelen binnen de organisatie;
- e.
het functioneren van de directie;
- f.
de tijdigheid en kwaliteit van de advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.
- a.
Artikel 11 Ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders door de
gemeentesecretaris
- 1.
De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van Burgemeester en Wethouders. De gemeentesecretaris wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteunt door de adjunct secretaris.
- 2.
De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college van Burgemeester en Wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
- 3.
De gemeentesecretaris toetst voorstellen en adviezen vanuit de ambtelijke organisatie op integraliteit en besluitrijpheid. Voorstellen en adviezen die niet voldoen aan de eisen stuurt de gemeentesecretaris, na overleg met de portefeuillehouder, met vermelding van zijn bevindingen terug naar het betrokken organisatieonderdeel.
- 4.
Indien een portefeuillehouder of de directeur van de betrokken eenheid van oordeel is dat het voorstel of advies in het college van Burgemeester en Wethouders moet worden gebracht dan zorgt de gemeentesecretaris er voor dat de opvattingen van zowel de portefeuillehouder en/of de betrokken eenheid als van hemzelf op een zorgvuldige wijze aan het college van Burgemeester en Wethouders worden voorgelegd.
- 5.
De gemeentesecretaris adviseert het college van Burgemeester en Wethouders bij het nemen van beslissingen en is verantwoordelijk voor het vertalen van de beslissingen van het college van Burgemeester en Wethouders naar de ambtelijke organisatie en het bewaken van de voortgang.
- 6.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college van Burgemeester en Wethouders in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 12 Ondersteuning van de burgemeester door de gemeentesecretaris
-
1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
-
2. De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
-
3. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college van Burgemeester en Wethouders als collegiaal bestuursorgaan.
-
4. De burgemeester gehoord het college van Burgemeester en Wethouders houdt jaarlijks gesprekken in het kader van de personele jaarcyclus inclusief een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.
Artikel 13 Directeuren
-
1. Aan het hoofd van een eenheid staat een directeur.
-
2. Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de directeur verantwoordelijk voor het functioneren van een eenheid.
-
3. De functie van directeur van het organisatieonderdelen Bestuurs- en Directieondersteuning, Concerncontrol en Brandweer wordt vervuld door de algemeen directeur.
-
4. De directeur draagt daarbij in het bijzonder zorg voor:
- a.
het continu bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de eenheid;
- b.
het bewaken en bevorderen van de kwaliteit, integraliteit en tijdigheid van de strategische beleidsontwikkeling en de beleidsuitvoering binnen de eenheid;
- c.
het bewaken en bevorderen van de organisatorische samenhang binnen de eenheid;
- d.
het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de eenheid;
- e.
de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de teamplannen en het door de raad vastgestelde beleid.
- a.
-
5. De directeur treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg met de algemeen directeur.
-
6. De directeur is mede verantwoordelijk voor een goed functioneren van de gemeentelijke organisatie en voert zijn beheer uit op een wijze, die bijdraagt aan de doelstellingen daarvan.
-
7. Met inachtneming van door burgemeester en wethouders te stellen regels en binnen de kaders van zijn opdracht treft de directeur die maatregelen en voorzieningen welke hij ten behoeve van een doelmatige uitvoering van zijn organisatorische eenheid opgedragen taken nodig acht.
-
8. Indien daartoe door de algemeen directeur of het college van Burgemeester en Wethouders te nemen maatregelen zijn vereist, doet hij de nodige voorstellen daartoe.
-
9. Een directeur is bevoegd rechtstreeks advies te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders indien hij dat noodzakelijk acht. Hij doet dat via de gemeentesecretaris.
-
10. Periodiek en in elk geval op nader door het college van Burgemeester en Wethouders aangegeven tijdstippen legt de directeur aan de algemeen directeur verantwoording af over het functioneren van de eenheid.
Artikel 14 Vervanging gemeentesecretaris en directeuren
-
1. Het college van Burgemeester en Wethouders wijst één van de directeuren aan als locosecretaris. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt de functie van gemeentesecretaris uitgeoefend door de loco-secretaris.
-
2. Indien de gemeentesecretaris vijf dagen of langer verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.
-
3. De gemeentesecretaris wijst een directeur als vervanger aan voor iedere directeur van een eenheid. Bij afwezigheid van een directeur wordt deze functie uitgeoefend door de vervangende directeur.
Artikel 15 Directie
-
1. De directie is het hoogste besluitvormingsorgaan binnen de organisatie bestaande uit de algemeen directeur en de directeuren van de eenheden.
-
2. De directie functioneert onder leiding van de algemeen directeur en met behoud van zijn eindverantwoordelijkheid.
-
3. Bij afwezigheid van de algemeen directeur treedt de loco secretaris op als zijn vervanger.
-
4. De directie is, met inachtneming van de verantwoordelijkheden van het college van Burgemeester en Wethouders en met behoud van de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur, verantwoordelijk voor:
- a.
de gemeentebrede ontwikkeling en het functioneren van de ambtelijke organisatie;
- b.
de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en de planning en control van bestuurlijke projecten (eenheid van beleid);
- c.
de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van de bedrijfsvoering (eenheid van beheer);
- d.
de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussen de managementlagen en organisatie onderdelen binnen de organisatie (eenheid van leiding)
- e.
het leggen van verbindingen en het onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties met instellingen en bedrijven.
- a.
-
5. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijze van de directie worden nader uitgewerkt in een directiestatuut dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 16 Overige leidinggevende functies
-
1. Onder overige leidinggevende functies wordt verstaan alle management functies met hiërarchische bevoegdheden binnen de ambtelijke organisatie niet zijnde de gemeentesecretaris, de directeuren, commandant van de Brandweer, en de concerncontroller.
-
2. Onder de verantwoordelijkheid van de naast hogere leidinggevende draagt een leidinggevende met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:
- a.
het functioneren en de werking van het organisatieonderdeel;
- b.
de kwaliteit en tijdigheid van de voorbereiding en uitvoering van de taken, producten en diensten van het organisatieonderdeel;
- c.
het uitvoeren van de bedrijfsvoering binnen gemeentebreed vastgestelde kaders en de tijdigheid en volledigheid van de informatievoorziening daarover;
- d.
het signaleren van ontwikkelingen in het bestuur en beleid die een bestuurlijke interventie vragen in het licht van de strategische visie;
- e.
het in stand houden en bijhouden van de administratieve organisatie van het organisatieonderdeel;
- f.
de samenhang en afstemming van de uitvoering van taken met andere organisatieonderdelen;
- g.
het opvolgen van de aanwijzingen van de naast hogere leidinggevende.
- a.
-
3. Een leidinggevende draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen en adviezen die in opdracht van de directeur voor het college van Burgemeester en Wethouders worden voorbereid, op:
-
- -de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
-
- -de integraliteit van het voorstel en advies;
-
- -de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,
-
- -het aanwijzen van ambtenaren, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Artikel 17 Benoeming directeuren en overige leidinggevende functies
1.
Directeuren en de concerncontroller worden door de gemeentesecretaris, gehoord hebbende het
college van Burgemeester en Wethouders, benoemd, geschorst en ontslagen.
2.
De commandant van de Brandweer is in dienst bij de Veiligheidsregio IJsselland en is op
detacheringbasis werkzaam onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.
3.
Overige leidinggevende functies worden door de naast hoger gelegen leidinggevende gehoord
hebbende de directeur van de eenheid benoemd. De bevoegdheden op het gebied van schorsing
en ontslag worden nader geregeld in de mandatenregeling personele bevoegdheden gemeente
Deventer.
Hoofdstuk 5. Organisatie van het financieel beheer
Artikel 18 Functionarissen financiële organisatie
1.
Het college van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor een adequate scheiding van
taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarbij aan de eisen van
controltechnische functiescheiding wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte
informatie aan het bestuur en het ambtelijk management is gewaarborgd.
2.
Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: directeur bedrijfsvoering,
concerncontroller, unitcontroller, teammanager Gemeenteadministratie, treasurer, kassier en
ambtenaar der gemeentelijke belastingen.
3.
De functies van directeur bedrijfsvoering, concerncontroller en unitcontroller zijn onderling
onverenigbaar en zijn onverenigbaar met die van teammanager Gemeenteadministratie,
treasurer, kassier en ambtenaar der gemeentelijke belastingen alsmede met enige andere
wezenlijk aantastende vermenging van de noodzakelijk aan te brengen functiescheiding.
4.
De functies directeur bedrijfsvoering, treasurer, teammanager Gemeenteadministratie, kassier en
ambtenaar der gemeentelijke belastingen worden exclusief aan de eenheid Bedrijfsvoering
toegewezen.
5.
De functie concerncontroller wordt exclusief aan het organisatieonderdeel Concerncontrol
toegewezen.
6.
Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt zijn taak waargenomen door de algemeen
directeur. Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller wijst de algemeen directeur een
vervanger aan.
Artikel 19 Directeur bedrijfsvoering
1.
De directeur bedrijfsvoering draagt de zorg voor:
a.
de ontwikkeling van visies en (beleids-)kaders op het gebied van financiën en het tijdige
signaleren van dreigende verstoringen in het (meerjaren)begrotingsevenwicht;
b.het adviseren over en beoordelen van de financiële aspecten/risico’s met betrekking tot
verbonden partijen;
c.
het ontwikkelen en actueel houden van een systeem van kostentoerekening tussen eenheden
en een passende budgethouderregeling;
d.
het opzetten, coördineren en ontwikkelen van de gemeentebrede planning en control cyclus;
e.
het bewaken en beoordelen van de rechtmatigheid, kwaliteit van de financiële onderbouwing
en de juistheid en volledigheid van bijdragen van eenheden in het kader van de planning en
control cyclus op basis van de opgestelde kaders en richtlijnen;
Organisatiebesluit gemeente Deventer
f.
het beoordelen van door het college van Burgemeester en Wethouders en raad vastgestelde
begrotingswijzigingen voorbereid door de eenheden en het waarborgen dat deze juist zijn
gehanteerd en dat sprake is van volledige en betrouwbare informatie;
g.het beoordelen van (beleids-)voorstellen aan het college van Burgemeester en Wethouders op
rechtmatigheid, kwaliteit, juistheid en volledigheid van de financiële onderbouwing door middel
van medeparaaf in het geval sprake is van overschrijding van het budgettaire kader, een
beroep op algemene middelen, afwijking van vastgestelde financiële kaders, voorschriften en
richtlijnen en wijziging van tarieven/belastingen en rechten van burgers;
h.het beheer van de “Dienstmiddelen”.
2.
De directeur bedrijfsvoering legt de opzet en uitvoering van het planning en control systeem vast
in richtlijnen en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan directie en college van
Burgemeester en Wethouders voorgelegd.
3.
De directeur bedrijfsvoering geeft leiding aan de treasurer, de teammanager
Gemeenteadministratie, de ambtenaar der gemeentelijke belastingen en de unitcontroller van de
eenheid bedrijfsvoering. Hij regelt de vervanging van deze functionarissen bij afwezigheid.
Artikel 20 Concerncontroller
1.
De concerncontroller adviseert de algemeen directeur over ontwikkelde kaders op het gebied van
de bedrijfsvoering. In voorkomende gevallen, vooral waar kaderstelling geheel ontbreekt kan de
concerncontroller de algemeen directeur adviseren deze te laten ontwikkelen.
2.
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur houdt de concerncontroller control op de
bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.
3.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor het toezicht op de verbijzonderde interne controle
binnen eenheden en het opzetten van een gemeentebreed systeem voor risicomanagement.
4.
De concerncontroller onderzoekt, in opdracht van de algemeen directeur, de directie of het college
van Burgemeester en Wethouders, mogelijke risico’s en probleemsituaties en de doelmatigheid,
doeltreffendheid en rechtmatig van het functioneren van de organisatie en doet voorstellen voor
verbetering.
5.
De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de algemeen directeur.
Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de algemeen directeur
afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de algemeen directeur mededeling
aan het college van Burgemeester en Wethouders.
6.
De concerncontroller treedt op als contactpersoon van de gemeente voor de accountant en
coördineert voor de gemeente de accountantscontrole. Hij treedt hierbij in nauw overleg met de
griffier.
Artikel 21 Unitcontroller
1.
Een unitcontroller draagt voor zijn eenheid de zorg voor de ondersteuning en advisering van het
management op het gebied van:
a.
het financiële beleid en beheer waaronder het onderhouden van de bedrijfsadministratie,
tijdsregistratie en inrichting van de financiële-en de projectadministratie;
b.
de uitvoering van de planning en control cyclus;
c.
de opzet en de werking van de administratieve organisatie en kwaliteitszorg;
d.
het uitvoeren van de eerste lijns control(e)taken op het gebied van de bedrijfsvoering en de
administratieve organisatie;
e.
het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de financiële
rechtmatigheid van het beheer en de administratie;
Organisatiebesluit gemeente Deventer
f.
de verdeling, analyse en interpretatie van de beschikbare financiële en niet-financiële
gegevens, zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en
activiteiten;
g.
het voorzien van beleidsvoorstellen van (financiële) adviezen.
2.
Een unitcontroller adviseert de directeur van zijn eenheid gevraagd en ongevraagd over de
onderwerpen genoemd in het eerste lid.
3.
Indien een unitcontroller een meer doelmatig of doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij
hierover in overleg met de directeur van zijn eenheid.
4.
Een unitcontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de tijdigheid, de volledigheid, de
juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en
verstrekte informatie en voor de financieel rechtmatigheid van de begroting, tussentijdse
rapportages, de rekening en de beleidsvoorstellen van zijn dienst. Indien er sprake is van een
afwijkend standpunt met de directeur of overige leidinggevende van zijn eenheid, doet de
unitcontroller hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk.
Artikel 22 Treasurer
1.
De treasurer geeft uitvoering aan de treasuryfunctie. De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die
zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op
de gemeentebrede financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en
de hieraan verbonden risico’s.
2.
De treasurer voert zijn taken uit binnen de kaders van de “Wet Financiering Decentrale
Overheden” en artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Deventer” en het
“Treasurystatuut gemeente Deventer”.
Artikel 23 Teammanager Gemeenteadministratie
1.
De teammanager Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het voeren van de gemeentelijke
financiële administratie en het systematisch vastleggen en verwerken van financiële gegevens
alsmede de registratie van bezittingen, activa en vermogen.
2.
De Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het in stand houden en het juiste gebruik van het
gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst.
3.
De teammanager Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het opstellen van de balans bij de
jaarrekening.
4.
De teammanager Gemeenteadministratie draagt zorg voor de tijdigheid, de volledigheid, de
juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en
verstrekte informatie.
5.
De teammanager Gemeenteadministratie draagt zorg voor de afdrachten sociale premies, de
aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van
financiële gegevens aan het CBS.
6.
De teammanager Gemeenteadministratie ziet toe op de bewaring van contante geldmiddelen en
geldwaardige papieren en de verantwoording van contante inkomsten.
7.
De teammanager Gemeenteadministratie ziet toe op het tijdig nemen van
invorderingsmaatregelen en van wettelijke vervolgmaatregelen bij het in gebreke blijven.
8.
De teammanager Gemeenteadministratie functioneert tevens als ambtenaar belast met de
invordering van gemeentelijke belastingen als bedoeld in het tweede lid, letters c en e van artikel
231 van de Gemeentewet (nog controleren).
Organisatiebesluit gemeente Deventer
11
Artikel 24 Kassier
1.
Het beheer van contante geldmiddelen en geldswaardige papieren is opgedragen aan de kassier.
2.
De teammanager Gemeenteadministratie geeft leiding aan de kassier. Hij regelt de vervanging
van de kassier bij afwezigheid.
3.
Het college van Burgemeester en Wethouders stelt regels en richtlijnen vast met betrekking tot de
taken van de kassier in de “Kasinstructie gemeente Deventer”.
Artikel 25 Ambtenaar der gemeentelijke belastingen
1.
De teammanager Belastingen is ambtenaar als bedoeld in het tweede lid, letters b en d van artikel
231 van de Gemeentewet en is als zodanig belast met alle aangelegenheden betreffende de
heffing van de gemeentelijke belastingen en de Wet waardering onroerende zaken.
2.
De teammanager Belastingen heeft met betrekking tot de gemeentelijke belastingen de taak
gevraagd en ongevraagd te adviseren, regelgeving te verzorgen en daaraan uitvoering te geven
en toe te zien op een juiste toepassing van de desbetreffende wettelijke regels.
3.
Voor zover de uitvoering en heffing van gemeentelijke belastingen is opgedragen aan anderen, is
de teammanager Belastingen bij uitsluiting belast met:
a.
de behandeling van bezwaar-, beroep- en verzoekschriften op het gebied van gemeentelijke
belastingen;
b.
het voeren van procedures voor de (belasting)rechter.
Artikel 26 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
1.
Op basis van de door de Raad vastgestelde programmabegroting stelt het college van
Burgemeester en Wethouders de productenramingen vast. Het college van Burgemeester en
Wethouders wijst de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten uit de
programmabegroting toe aan de directeuren van de eenheden.
2.
Het college van Burgemeester en Wethouders stelt nadere regels en richtlijnen vast over de taken
en bevoegdheden van functionarissen die aangewezen zijn als budgethouder van
productbudgetten en investeringskredieten.
3.
Het college van Burgemeester en Wethouders stelt nadere regels en richtlijnen vast met
betrekking tot het maken van begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid
of beleidsintensiveringen of beperkingen.
4.
Mede op basis van de programmabegroting en productenramingen stellen de directeuren van de
eenheden programmaplannen en/of teamplannen vast. In een programmaplan en/of teamplan
worden de taken en de te leveren prestaties, producten en diensten en de daarvoor in te zetten
middelen uitgewerkt.
5.
Een directeur wijst de ter beschikking gestelde productbudgetten en investeringskredieten op
basis van programmaplannen en teamplannen toe aan functionarissen, die ten aanzien van de
desbetreffende productbudgetten en investeringskredieten invulling geven aan het
budgethouderschap.
Artikel 27 Decharge
1.
Aanbieding door het college van Burgemeester en Wethouders van de jaarrekening aan de Raad
impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester
en Wethouders vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie.
Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.
2.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders ligt de
eindverantwoordelijkheid voor de jaarrekening bij de algemeen directeur. In de jaarrekening wordt
verantwoording afgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitputting van
Organisatiebesluit gemeente Deventer
de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten en de daarmee bereikte doelen.
3.
De vaststelling van de jaarrekening door de Raad mede op basis van de verklaring van de externe
accountant strekt tot decharge van het college van Burgemeester en Wethouders behoudens later
(in rechte) gebleken onregelmatigheden.
4.
Het gestelde in het vorige lid is niet van toepassing indien en voor zover het college van
Burgemeester en Wethouders voor aanbieding van de jaarrekening aan de Raad schriftelijk aan
de gemeentesecretaris heeft meegedeeld niet akkoord te gaan met één of meerdere onderdelen
van de jaarrekening.
Hoofdstuk 6. Archieven
Artikel 28 Archiefvoorschriften
Het college van Burgemeester en Wethouders stelt op basis van een door de gemeenteraad vast te
stellen “Archiefverordening” in het “Besluit Informatiebeheer” regels vast voor:
1.
de aanwijzing en inrichting van de in het gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden;
2.
het beheren van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;
3.
het beheren van de archiefbescheiden bij de organisatie onderdelen, voor zover deze
archiefbescheiden niet naar de gemeentelijke archiefplaats zijn overgebracht;
4.
het toezicht op de niet in het gemeentelijke archief berustende archiefbescheiden.
Artikel 29 Gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris draagt rechtstreeks onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college
van Burgemeester en Wethouders de zorg voor:
1.
het beheer van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;
2.
het toezicht op de niet in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.
Artikel 30 Archieven van eenheden
Elke directeur draagt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en
Wethouders zorg voor:
1.
het inrichten en in stand houden van ruimten, bestemd voor de bewaring van de
archiefbescheiden van de onder hem vallende organisatieonderdeel, voor zover deze bescheiden
niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats dienen te worden overgebracht;
2.
het middelenbeheer voor de bewaring van de archiefbescheiden genoemd onder letter a;
3.
het beheer van de bij zijn organisatieonderdeel berustende archiefbescheiden.
Hoofdstuk 7. Medezeggenschap
Artikel 31 Ondernemingsraad
1.
Binnen de gemeentelijke organisatie is een ondernemingsraad bestaande uit medewerkers vanuit
de verschillende eenheden.
2.
In de ondernemingsraad komen alle onderwerpen aan de orde die vallen onder de
informatieplicht, de instemmings- en adviesbevoegdheid als bedoeld in de artikelen 24, 25 en 27
van de WOR.
3.
De gemeentesecretaris functioneert voor de centrale ondernemingsraad als bestuurder in de zin
van de WOR en bevordert het formeel en informeel overleg.
Organisatiebesluit gemeente Deventer
4.
Tussen de gemeentesecretaris en de ondernemingsraad worden nadere afspraken gemaakt over
de onderlinge werkwijze en de betrokkenheid en inzet van medewerkers in de ondernemingsraad
door het opstellen van een ondernemingsovereenkomst.
Artikel 32 Decentrale onderdeelcommissies
1.
Ten behoeve van het organisatieonderdeel Brandweer is een onderdeelcommissie ingesteld.
2.
De commandant van de Brandweer functioneert voor deze onderdeelcommissie als bestuurder in
de zin van de WOR.
3.
Tussen de ondernemingsraad en de onderdeelcommissie worden afspraken gemaakt over de
onderlinge taakverdeling.
Hoofdstuk 8. Slotbepalingen
Artikel 33 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college van Burgemeester en Wethouders
gehoord hebbende de gemeentesecretaris.
Artikel 34 Aanhalen van dit besluit
1.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit Gemeente Deventer".
2.
Dit besluit wordt geacht in werking te zijn getreden met ingang van 1 januari 2007.
Organisatiebesluit gemeente Deventer
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl