Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2013

Geldend van 14-11-2013 t/m 25-10-2021

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2013

Inleiding

De gemeente Buren spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Onze speerpunten zijn:

  • 1.

    Rechtmatig en doelmatig inkopen;

  • 2.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn;

  • 3.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding;

  • 4.

    Stimuleren lokale en regionale economie, sociaal en duurzaam inkopen;

  • 5.

    Administratieve lastenverlichting voor ondernemers;

  • 6.

    Inkoopsamenwerking met onze buurgemeenten.

 

Met als doel:

de inkoop en de aanbestedingen van de gemeente Buren te organiseren op een juridisch juiste (volgens alle Aanbestedingsregels), efficiënte en maatschappelijk verantwoorde wijze.

  

Dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is mede voortgekomen uit de evaluatie van het inkoopbeleid uit 2005/2006. Ook de nieuwe ontwikkelingen en regelgeving op gebied van inkoop en aanbesteding zijn hierbij betrokken. De Aanbestedingswet is op 1 april 2013 in werking getreden.

 

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid maken we ons inkoopbeleid inzichtelijk en transparant. U leest hierin de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen onze organisatie inkoopt.

 

De raad heeft op 1 oktober 2013 voor dit inkoop- en aanbestedingsbeleid deze kaders gesteld:

  • 1.

    Duurzaamheid: de eisen van de duurzaamheidcriteria te hanteren, behalve als dit aantoonbaar niet financieel verantwoord is ten opzichte van de gunningscriteria. Deze duurzaamheidscriteria staan vermeld in het overzicht criteria duurzaam inkopen van het Ministerie van Economische Zaken (opgesteld door AgentschapNL);

  • 2.

    Social Return: bij aanbestedingen social return toepassen door maatschappelijke gunningscriteria te stellen en sociale werkvoorzieningen uit te nodigen tot inschrijven, als dit wenselijk en mogelijk is ten opzichte van de te gunnen opdracht en de markt (groeimodel);

  • 3.

    Lokale ondernemers: oog hebben voor lokaal/regionaal ondernemerschap, zonder dat dit verplichtingen schept tegenover leveranciers. Dit te doen door bij onderhandse aanbestedingsprocedures te streven naar het betrekken van aantoonbaar gekwalificeerde lokaal/regionaal gevestigde leveranciers in het offertetraject. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding moet vanwege het marktwerkingsprincipe minimaal één leverancier van buiten de regio worden uitgenodigd om in te schrijven.

  • 4.

    Innovatie: we streven -daar waar mogelijk- naar innovatiegericht inkopen en aanbesteden;

  • 5.

    De resultaten na 2 jaren te evalueren.

 

Ons beleid is aanvullend op de Europese en landelijke regels die we volgen bij het inkopen en aanbesteden. U vindt deze regels in de Europese richtlijnen, Aanbestedingswet, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit (landelijk).

Hoofdstuk 1 Algemene uitgangspunten inkoopbeleid

De grondslag van het beleid ligt in de Aanbestedingswet, Proportionaliteitsgids en het Aanbestedingsbesluit.

Beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van de gemeente is gebonden aan beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes in de gemeentelijke begroting en budgetten.

Artikel 1.1 Doelstelling

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde leveringen, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de laagst mogelijk integrale kosten.

Artikel 1.2 Inkoophandboek

De manier waarop de budgethouder (inkoper) de inkoop- en aanbestedingsregels moet toepassen staat in het Handboek ‘Inkoop- een aanbesteden’ op intranet. We maken hierbij gebruik van de functies op Tenderned.

Artikel 1.3 Tenderned

We gebruiken bij aanbestedingen Tenderned als digitale portaal voor onze inkopen- en aanbestedingen.

Artikel 1.4 Nastreven van regionale inkoopsamenwerking

De gemeente streeft op regionaal niveau naar inkoopsamenwerking met andere gemeenten. Dit doen we als de samenwerking voor de gemeente Buren op enige wijze kwalitatieve en/of financiële voordelen brengt. De keuze voor regionale inkoopsamenwerking bepalen we per inkoopopdracht.

Artikel 1.5 Nastreven van risico beheersing

De gemeente streeft als opdrachtgever naar proportionele beperking van het financiële inkooprisico. Vermindering van het risico richt zich op situatie waarin de gemeente de rol van voorfinancier speelt bij deelbetalingen van een inkoopopdracht. Als zekerheidsstelling kan de gemeente een bankgarantie verlangen òf een betaling inhouden. Hierbij wil de gemeente de financiële armslag van de inschrijver niet onnodig belemmeren. Daarom past de gemeente de voorschriften 3.5 D uit de Gids Proportionaliteit toe bij het stellen van een zekerheidsstelling.

Hoofdstuk 2 Juridische uitgangspunten

Artikel 2.1 Mandaat en volmacht

Inkoop gebeurt volgens de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en bevoegde vertegenwoordiging.

Artikel 2.2 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Artikel 2.3 Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Buren

We streven ernaar om met opdrachtnemers overeen te komen om de gemeentelijke Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren op de overheidsopdracht.

Hoofdstuk 3 Ethische en ideële uitgangspunten

Artikel 3.1 Integriteit

De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 

Artikel 3.2 Duurzaam Inkopen

Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn.

Bij duurzaam inkopen nemen we sociale en milieuaspecten mee in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • 1.

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • 2.

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • 3.

    De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail, Tenderned, etc.).

  • 4.

    De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

  • 5.

    Duurzaamheidaspecten vormen een integraal onderdeel van inkoop en aanbestedingstrajecten en worden opgenomen in de selectie- en gunningcriteria en, waar mogelijk, in overeenkomsten met derden. De gemeente streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van duurzame inkopen volgens het door Agentschap NL uitgewerkte programma. Dit doen we door de eisen van de duurzaamheidcriteria te hanteren, vermeld in het overzicht criteria duurzaam inkopen van het Ministerie van Economische Zaken (opgesteld door AgentschapNL), mits dit aantoonbaar financieel verantwoord is ten opzichte van de gunningscriteria.

  • 6.

    Daar waar mogelijk en juridisch, technisch, functioneel en financieel haarbaar wordt het milieubeleid vertaald naar eisen en/of wensen welke worden opgenomen in selectie- en/of gunningcriteria. De inhoudelijke kant van het milieubeleid is nader uitgewerkt in het Milieujaarprogramma van de gemeente Buren.

  • 7.

    Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en -indien passend- social return. De gemeente kan hiervoor de Verordening re-integratie WWB, IOAW, IOAZ gemeente Buren toepassen.

    De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Als dit wenselijk en mogelijk is ten opzichte van de gunningscriteria, nodigen we sociale werkvoorzieningen uit tot inschrijven.

    Daarnaast stellen we sociale voorwaarden. Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen, tolereren we niet.

Artikel 3.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Per inkoopprocedure geven we aan of alternatieven zijn toegestaan en hoe we ze beoordelen.

Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag is dan nog niet gespecificeerd in een product, maar in een probleem waarvoor een oplossing moet komen.

Hoofdstuk 4 Economische uitgangspunten

Artikel 4.1 Lokale economie en MKB

De gemeente heeft oog voor de lokale economie en het midden- en kleinbedrijf, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

Artikel 4.2 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode:

De gemeente hanteert volgens de Gids proportionaliteit bij de onderstaande bedragen, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

 

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

Tot € 50.000

Tot € 30.000

Tot € 30.000

Meervoudig

Vanaf € 50.000 –

€ 1500.000

Vanaf € 30.000 (tot Europees drempelbedrag)

Vanaf € 30.000

(tot Europees drempelbedrag)

Openbaar

Vanaf € 1500.000

---

---

Europees

Vanaf Europees

Drempelbedrag*

*) zie www.pianoo.nl

Vanaf Europees

Drempelbedrag*

*) zie www.pianoo.nl

Vanaf Europees

Drempelbedrag*

*) zie www.pianoo.nl

Bedragen zijn exclusief BTW

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte. Àls niet meer dan één offerte wordt gevraagd, motiveren we op het inkoopformulier in het dossier waarom we niet meer dan één offerte vragen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte, waarvan minimaal één leverancier van buiten de regio (regionaal) wordt uitgenodigd om in te schrijven.

Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie

Voor werken vanaf en geraamd bedrag van € 1500.000 plaatst de gemeente op de gemeenlijke website, evenals op Tenderned, een aankondiging voor een opdracht.

Bij een voorafgaande selectie kiest de gemeente uit de gegadigden een aantal potentiele opdrachtnemers die een offerte mogen uitbrengen. We motiveren op het inkoopformulier in het dossier waarom is gekozen met of zonder voorafgaande selectie.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Artikel 4.3 Vergoeding inschrijvingskosten

De gemeente hanteert het beleid dat geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend, behalve als dit volgens geldend recht verplicht is.

Artikel 4.4 Informatie aan inschrijvers

De gemeente zal alle partijen die een inschrijving doen informeren over de uitslag van een aanbesteding en de motieven die aan het besluit ten grondslag liggen. Inschrijvers of andere partijen krijgen geen inzage in de commerciële inhoud van andere inschrijvers.

Artikel 4.5 Looptijd van overeenkomsten

Stilzwijgende verlenging van een overeenkomst moet zoveel mogelijk worden uitgesloten. Een einddatum van een overeenkomst is een natuurlijk moment om de prestaties te evalueren.

De looptijd van overeenkomsten kan door te onderhandelen worden verlengd, mits hiermee door de totale gegunde opdrachtwaarde de drempel van de eerstvolgende aanbestedingsvorm niet wordt overschreden. De waarde wordt berekend over de totale inhoud van overeenkomst inclusief opties en/of meerwerk. Bij verlenging van overeenkomsten en/of het toepassen van optiejaren dient de mogelijkheid hiertoe in samenspraak met de inkoopadviseur getoetst te worden, omdat gekeken moet worden of dit in het kader van de dan geldende wet- en regelgeving plaats kan vinden.

Artikel 4.6 Raamovereenkomsten

De definitie van een raamovereenkomst staat in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet. Aan het gebruik van raamovereenkomsten geven we voorkeur bij overheidsopdrachten die hiervoor geschikt zijn. Dit verlaagt de administratieve lasten en kan het risico van onrechtmatig handelen beperken.

Hoofdstuk 5 Evaluatie

Het functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en administratieve organisatie wordt gemonitord en geëvalueerd o.a. aan de hand van evaluaties van overeenkomsten, rechtmatigheidsonderzoeken, evaluaties van inkopen en aanbestedingen volgens de Europese en openbare procedure, de inkoop- en aanbestedingsrapportage. De rapportage in deze stelt het Managementteam, en vervolgens het college van b&w, in staat correctieve maatregelen te nemen.

We evalueren de bereikte resultaten op het gebied van duurzaamheid en social return, na 2 jaar.

Bijlage

Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid gelden dezelfde definities zoals bepaald in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet. 

Hierop aanvullend verstaan we onder:

Inkoop  Alle schriftelijk afgesproken prestaties waarvoor een externe factuur tegenover staat.

Inkoopfunctie Het van externe bronnen betrekken van alle goederen of diensten, die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie, tegen de gunstigste voorwaarden.

Gemeente De gemeente Buren, gevestigd aan De Wetering 1 te Maurik.

Opdrachtnemer De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.

Enkelvoudig De gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van onderhands concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.

Meervoudig De gemeente kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte onderhands uitbrengen. Er is sprake van beperkte concurrentie. 

Openbaar Met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst nationaal in de aanbesteden vakbladen op op de gemeentelijke website een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en het buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiele opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen.

Europees De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een aanbesteden opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen.