41 Viering recepties

Artikel 41:0:0:1  Richtlijnen viering jubilea, recepties en dergelijke

De organisatie en leiding van een bijeenkomst/receptie wordt als volgt geregeld:

• -

  het college van Burgemeester en Wethouders wijst de representatrice aan;

• -

  de afdelingshoofden kunnen hiertoe een ambtenaar aanwijzen.

De bijeenkomsten en recepties worden in de regel gehouden in het bedrijfsrestaurant van het raadhuis, tenzij anders wordt overeengekomen. Namens de directeur van het Facilitair bedrijf wordt de totale organisatie, incl. de verstrekkingen, van de bijeenkomsten geregeld. Via de ontvangstgroepenbon wordt de opdracht aan het cateringbedrijf door de afdeling Services & Archiefzaken, bureau Services, gegeven. Wanneer een jubileum in overheidsdienst binnen twee jaren wordt gevolgd door een jubileum in gemeentedienst c.q. vertrek uit gemeentedienst anders dan wegens het aanvaarden van een betrekking elders, wordt slechts een van deze evenementen gevierd. De keuze tussen beide mogelijkheden wordt bepaald door de jubilaris. In overleg met de jubilaris kunnen interne en externe relaties worden uitgenodigd tot een maximum van 150 personen in totaal. Voor richtlijnen en normen voor viering jubilea e.d. wordt verwezen naar artikel 50:0:0:7.

De kosten komen voor rekening van de desbetreffende afdelingen/bedrijven. De standaardkosten zijn gebaseerd op: consumpties, aangevuld met snacks, kosten organisatie, uitnodigingskaarten, portokosten, bediening, geluidsapparatuur (indien noodzakelijk), tafelversiering, personeelskosten cateringbedrijf, kleurenfotoreportage en verschaffen van fotoalbum.

Het Facilitair bedrijf draagt zorg voor de begeleiding en administratieve verwerking van ontvangsten e.d.. Hiertoe dient de directeur van het Facilitaire bedrijf tijdig te worden geïnformeerd.

Voor het ontvangen van groepen e.d. dient een “ontvangstgroepenbon” (ontvangstgroepenbon kunt u vinden onder het icoon gemeente Amstelveen) te worden ingevuld en ondertekend door het betreffende afdelingshoofd. De ontvangsten e.d. onder verantwoordelijkheid van de afdeling communicatie worden door deze afdeling zelf ondertekend. Deze ontvangstgroepenbon dient te worden ingeleverd bij de bureau Services. Bureau Services zorgt na verwerking van de ontvangstgroepenbon zonodig voor toezending van de afschriften aan de belanghebbenden. De aanvangstijd van bijeenkomsten met aansluitende receptie ter gelegenheid van ambtsjubilea en afscheid is in beginsel te 16.00 uur. De duur van een bijeenkomst met aansluitende receptie is vastgesteld op maximaal 2 uur (inclusief spreektijd).