Besluit informatiebeheer provincie Limburg 2005

Artikel 1

• 1.

  Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    de wet : de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit : besluit informatiebeheer provincie Limburg 2005;

  • c.

    de verordening : de Archiefverordening provincie Limburg;

  • d.

    provinciale organen : de in artikel 5 van de Provinciewet bedoelde bestuursorganen van de provincie Limburg: provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koningin;

  • e.

    provinciale dienst : de beheerseenheid als bedoeld in artikel 1 onder f van de bovenvermelde verordening: de ambtelijke organisatie van de provincie Limburg verdeeld in de onderdelen: griffie der staten, directies, afdelingen, stafafdelingen, commissies, werkgroepen, projectgroepen en functionarissen, voorzover zij op enigerlei wijze documenten onder zich hebben, anders dan voor de behandeling van de aan hen opgedragen, nog niet afgedane zaken;

  • f.

    de secretaris : de secretaris van het college van gedeputeerde staten

  • g.

    het rijksarchief : de rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 26,

    tweede lid, van de wet;

  • h.

    documenten : de in de wet artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief, met inbegrip van de hierna omschreven formele e-mail;

  • i.

    e-mail : digitale berichten bestemd voor of afkomstig van de provinciale organen of diensten, welke door provinciaal bestuurders en/of ambtenaren functionarissen worden verzonden en ontvangen

  • j.

    beheer : het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • k.

    informatiebestand : documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht of met een hulpmiddel gebracht kan worden;

  • l.

    informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.

  • m.

    selectielijst : de selectielijst welke ingevolge artikel 5, eerste lid, van de wet van toepassing is op de provinciale organen en de provinciale dienst;

  • n.

    de regeling : de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

• 2.

  Dit besluit is mede van toepassing op documenten die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 2

De secretaris is belast met het beheer van de informatievoorziening en van de documenten voor:

• 1)

  de commissaris van de Koningin, voorzover dit documenten betreft waarvoor deze volgens artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt en met inachtneming van de Ambtsinstructie commissaris van de Koningin;

• 2)

  de provinciale organen;

• 3)

  de provinciale dienst.

Artikel 3

• 1)

  De secretaris beheert de informatievoorziening overeenkomstig de bij of krachtens de wet gestelde bepalingen.

• 2)

  Documenten die door andere zorgdragers ter beschikking zijn gesteld aan de provincie Limburg, worden beheerd naar de voorschriften van degene die bij of krachtens de wet met de zorg voor deze documenten is belast.

Artikel 4

• 1)

  Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken is belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de provinciale organen.

• 2)

  De hoofden, onderscheidenlijk secretarissen van de onder artikel 1 onder e bedoelde onderdelen dragen na afhandeling c.q. besluitvorming, of zoveel eerder als in onderling overleg wordt overeengekomen en bij opheffing van een organisatie onderdeel de documenten van hun onderdeel over aan het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken.

Artikel 5

De secretaris draagt er zorg voor, dat de ontvangen opgemaakte documenten zodanig worden vervaardigd, opgeslagen en verpakt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet en artikel 5 van de verordening gestelde eisen.

Artikel 6

De secretaris draagt er zorg voor, dat het verwijderen of vernietigen van documenten of informatiebestanden plaats vindt met inachtneming van de bij of krachtens de wet gegeven regels voor selectie en vernietiging.

Verzenden van documenten

Artikel 7

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures voor de behandelingen en beheer van ingekomen, uitgaande en interne documenten met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 8

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar.

Identificeren van documenten

Artikel 9

• 1)

  De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document of uit daarbij horende informatie blijkt, wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of opsteller is, op welke taak het

  document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn en

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2)

  Ten aanzien van documenten worden kenmerken zodanig geregistreerd, dat zij daarmee op

  eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3)

  Door de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden

  uitgezonderd: documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de

  verantwoording daarover, documenten die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden

  opgemaakt, ontvangen of bewaard, documenten die geen verband houden met de communicatie met

  de burger, documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt en documenten waarvan de

  registratie op een andere wijze wordt uitgevoerd.

• 4)

  Het versturen van formele e-mail aan externe relaties is slechts toegestaan nadat gedeputeerde staten daarvoor toestemming hebben verleend.

• 5)

  De ontvanger of afzender van een ambtelijk e-mail zendt deze door naar de afdeling Facilitaire Zaken; deze registreert de e-mail overeenkomstig het eerste en tweede lid en vervaardigt een afdruk, welke in het toepasselijke informatiebestand wordt ingevoegd.

• 6)

  Het ambtelijk e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien het ambtelijk

  e-mail voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken

  belast met de uitvoering van het beheer.

Artikel 10

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 11

De secretaris draagt er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 12

• 1)

  De secretaris ziet erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

• 2)

  Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b,en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

• 3)

  In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van dit besluit in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

• 4)

  De onderdelen van de provinciale dienst als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar wordt door de afdeling Facilitaire Zaken een inventarisatie verricht binnen de provinciale dienst betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 5)

  De afdeling Facilitaire Zaken geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; de afdeling Facilitaire Zaken doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

• 6)

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

  • a)

    de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of

    informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b)

    de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten

    of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of

    informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;

  • c)

    de afdeling Informatie en Automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen

    verantwoordelijk onderdeel is.

• 7)

  De afdeling Informatie en Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid 2 bedoelde conversie en migratie.

Artikel 13

Uit de in artikel 12 bedoelde (archief)inventaris blijkt steeds waar de documenten en informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer, onderscheidenlijk aan wie zij zijn overgebracht, overgedragen, ter beschikking gesteld, vernietigd of vervreemd.

Artikel 14

De secretaris ziet er op toe, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 15

De secretaris draagt er zorg voor dat de archiefruimten die onder zijn beheer staan voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 16

De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging welke tenminste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging omvat van documenten en informatiebestanden die daarvoor gezien aard of status niet in aanmerking komen.

Artikel 17

• 1)

  Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de provinciale organen en de provinciale dienst, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 2)

  Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan provinciale functionarissen als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.

• 3)

  De secretaris draagt zorg voor het houden van aantekening van de uitlening van documenten die worden uitgeleend en voor controle op de tijdige terugbezorging.

Artikel 18

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke regels.

Artikel 19

• 1)

  De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van documenten die daarvoor naar zijn oordeel in aanmerking komen.

• 2)

  Raadpleging en uitlening van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, is behoudens toestemming van gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt, alleen toegestaan aan die functionarissen van de provinciale dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3)

  Aan het verlenen van deze toestemming kunnen gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt voorwaarden verbinden.

• 4)

  De secretaris draagt er zorg voor dat de functionarissen van de provinciale dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, aan het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken meedelen voor welke documenten een bijzondere vorm van geheimhouding geldt. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van betreffende documenten noodzakelijk is.

Selecteren en vernietigen van documenten

Artikel 20

• 1)

  De secretaris draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring en voor vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2)

  Documenten en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3)

  Deze bewaartermijn wordt aangetekend in de in artikelen 12 bedoelde inventaris.

• 4)

  Vernietiging van documenten en informatiebestanden kan tevens plaatsvinden op grond van een in opdracht van de secretaris opgestelde en door het managementteam vastgestelde stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst.

• 5)

  Vernietiging van documenten en informatiebestanden wordt uitgevoerd door de afdeling Facilitaire Zaken of door een instantie die door de afdeling Facilitaire Zaken is gemachtigd.

Artikel 21

Dit besluit kan worden aangehaald als "Besluit informatiebeheer provincie Limburg 2005". Dit besluit treedt in werking de dag na vaststelling.