Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Limburg

1 Het machtigingsverzoek wordt ingediend overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

2 Het verzoek gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

3 Het verzoek gaat vergezeld van een concept Handboek Vervanging dat ten minste omvat de onderdelen die zijn beschreven in het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

4 Indien de zorgdrager een archivaris heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.

1 Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

2 Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

3 Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

1 In het geval van vervanging door digitale reproducties, wordt het concept Handboek Vervanging beoordeeld aan de hand van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Checklist Handboek digitale vervanging. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, wordt het Handboek Vervanging beoordeeld aan de hand van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Checklist Handboek verfilming.

2 Indien de toets daartoe aanleiding geeft, ontvangt de zorgdrager binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een lijst van te bespreken punten en het verzoek binnen twee weken een gesprek in te plannen.

3 Binnen twee weken na het gesprek als bedoeld in het tweede lid stuurt de zorgdrager een aangepast concept Handboek Vervanging en conceptbesluit tot vervanging.

4 Indien het concept Handboek Vervanging en het conceptbesluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen, dan delen Gedeputeerde Staten de aanvrager per brief mee voornemens te zijn de machtiging te weigeren tenzij binnen vier weken de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.

5 Indien het Handboek Vervanging en het besluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen, verlenen Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk de machtiging.

1 De zorgdrager informeert Gedeputeerde Staten over het genomen besluit tot vervanging.

2 Het Handboek Vervanging en de verleende machtiging dienen integraal te worden opgenomen als bijlagen bij het besluit tot vervanging.