Verordening op de controlecommissie en de commissie van voorbereiding van Provinciale Staten 2010

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de controlecommissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 80 van de Provinciewet;

• b.

  de commissie van voorbereiding: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Provinciewet;

• c.

  doelmatigheid: de vraag in hoeverre met de gegeven middelen het maximale resultaat is bereikt of gegeven het resultaat, in hoeverre dit met minimale inspanning is bereikt;

• d.

  rechtmatigheid: de controle op het beantwoorden van de vraag of de middelen voor het beoogde doel en volgens de regels zijn aangewend.

Artikel 2 Instellen van de controlecommissie

• 1.

  Er is een controlecommissie.

• 2.

  Zij bestaat uit tenminste 5 leden doch bij voorkeur uit evenveel leden als er fracties zijn in Provinciale Staten, met dien verstande dat een fractie slechts door één lid in de commissie is vertegenwoordigd.

• 3.

  Een lid van de controlecommissie kan zich laten vervangen door een plaatsvervanger uit zijn fractie.

• 4.

  De controlecommissie bestaat uit leden van Provinciale Staten.

• 5.

  De leden en plaatsvervangers worden op voordracht door het Presidium benoemd door de Commissaris der Koningin. Hij informeert Provinciale Staten.

• 6.

  De leden van de controlecommissie worden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van Provinciale Staten.

Artikel 3 Voorzitter/plaatsvervangend voorzitter

• 1.

  De controlecommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 2.

  De voorzitter is tevens lid van de controlecommissie.

• 3.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het tijdig en periodiek bijeenroepen van de controlecommissie;

  • b.

    het leiden van de beraadslaging en de zitting;

  • c.

    het handhaven van de orde;

  • d.

    het doen naleven van het gestelde in deze Verordening en hetgeen noodzakelijk is om de voortgang van de werkzaamheden van de commissie te bevorderen;

  • e.

    het toezien op een zorgvuldige besluitvorming;

  • f.

    het vertegenwoordigen van de controlecommissie in vergaderingen met Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en commissies uit Provinciale Staten en bij contacten met derden.

Artikel 4 Beëindiging van het lidmaatschap

• 1.

  Het lidmaatschap van de controlecommissie eindigt indien:

  • a.

    Provinciale Staten besluit tot opheffing van de controlecommissie;

  • b.

    een lid ophoudt lid te zijn van Provinciale Staten;

  • c.

    de controlecommissie besluit een lid van zijn commissie te horen;

  • d.

    een lid ontslag neemt;

  • e.

    een lid wordt ontslagen.

• 2.

  Een lid van de controlecommissie kan op elk moment ontslag nemen. Hiervan brengt hij de Commissaris der Koningin, het Presidium en de voorzitter van de controlecommissie zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte.

• 3.

  De Commissaris der Koningin kan een lid ontslaan, wanneer deze naar het oordeel van de commissie niet langer geschikt is of in staat is zijn lidmaatschap te vervullen. De Commissaris neemt niet eerder een besluit dan nadat hij het Presidium heeft gehoord en Provinciale Staten heeft geïnformeerd.

• 4.

  In openstaande vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 5.

  Lid 4.1 tot en met lid 4.4 zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangende leden.

Artikel 5 Bevoegdheden van de controlecommissie

• 1.

  De controlecommissie fungeert als rekeningcommissie voor Provinciale Staten.

• 2.

  Zij behandelt en onderzoekt de door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten aangeboden jaarrekening met bijbehorende bijlagen in de zin van comptabele juistheid en rechtmatigheid van financieel beheer.

• 3.

  De controlecommissie heeft tevens tot taak de jaarrekening te onderzoeken ten behoeve van een beoordeling van de doelmatigheid van het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid.

• 4.

  De controlecommissie fungeert als gesprekspartner van de accountant in het kader van de door laatstgenoemde uit te voeren accountantscontrole.

• 5

  De controlecommissie adviseert aan Provinciale Staten inzake het jaarlijkse onderzoeksplan van Gedeputeerde Staten inzake interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

• 6

  De controlecommissie is conform art. 3 van de regeling grote projecten belast met de uitvoering van de regeling grote projecten.

Artikel 6 Ambtelijke bijstand

• 1.

  De griffier der Staten wijst ter ondersteuning van de commissie een commissiegriffier aan en draagt zorg voor overige noodzakelijke ondersteuning.

• 2.

  De commissiegriffier is geen lid van de commissie.

• 3.

  De commissiegriffier is bij iedere zitting aanwezig.

• 4.

  Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt zijn plaats ingenomen door een daartoe door de griffier der Staten aangewezen vervanger.

Artikel 7 Controller

De controlecommissie kan zich bij de uitvoering van haar werkzaamheden laten adviseren door de Unit Control, zulks met inachtneming van de onafhankelijke positie van deze unit.

Artikel 8 Vergaderingen en besluitvorming

• 1.

  De controlecommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig acht of als ten minste twee leden hem dit met opgave van redenen verzoeken.

• 2.

  De voorzitter bepaalt de dag, plaats en uur van de vergadering en draagt zorg voor de tijdige, indien nodig schriftelijke, oproeping van de leden.

• 3.

  Voor de eerste maal van de zittingsperiode geschiedt de oproeping ter vergadering door de commissiegriffier.

• 4.

  De commissie kan alleen besluiten nemen indien tenminste drie van haar leden aanwezig zijn.

• 5.

  De commissie besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Hierbij geldt dat elk lid één stem kan uitbrengen.

• 6.

  Op de commissie zijn de artikelen 10 met uitzondering van de laatste volzin van lid 2, 11, 12, 15, 17, 18, 20, 21 lid 1 en 22 van het Reglement van Orde voor de Statencommissies Provincie Limburg 2010 van toepassing.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1.

  De controlecommissie kan in een besloten vergadering geheimhouding opleggen omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. Het bepaalde in artikel 91, eerste lid Provinciewet is van toepassing.

• 2.

  De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de controlecommissie haar opheft. Indien de stukken op verzoek ter inzage worden aangeboden aan de leden van Provinciale Staten zijn deze tot geheimhouding verplicht tot het moment waarop deze door de controlecommissie wordt ingetrokken.

• 3.

  Voor zover de in het eerste lid bedoelde bescheiden deel uitmaken van de eindrapportage van de controlecommissie, worden deze onder oplegging van geheimhouding aan Provinciale Staten, aan leden van Provinciale Staten of aan Gedeputeerde Staten overgelegd, met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Provinciewet.

Artikel 10 Toehoorders en de pers

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare zittingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd toehoorders, die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken.

Artikel 11 Geluid en beeldregistraties

Degenen die tijdens de zitting geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 12 Rapportages

Het onderzoek naar de provinciale jaarrekening resulteert in een eindrapportage die rechtstreeks naar Provinciale Staten wordt gezonden. Alvorens te behandelen in Provinciale Staten geeft de voorzitter van de controlecommissie ten overstaan van de Statencommissie Financiën en Algemene Zaken een nadere toelichting op de door de commissie gerapporteerde bevindingen.

Artikel 13 Instellen van een commissie van voorbereiding

• 1.

  Er is een commissie van voorbereiding. De commissie bestaat uit 3 leden.

• 2.

  De Commissaris der Koningin benoemt op voordracht van het Presidium uit de leden van de controlecommissie een commissie van voorbereiding bestaande uit drie leden en een eerste, tweede en derde plaatsvervanger. De plaatsvervangers worden benoemd uit de vaste leden van de controlecommissie. Hij informeert Provinciale Staten hierover.

  De Commissaris van de Koningin benoemt op voordracht van het Presidium uit de leden van de commissie van voorbereiding een voorzitter en een vicevoorzitter.

• 3.

  De artikelen 2, zesde lid, 3, 4, 6, 7, 8, zijn van overeenkomstige toepassing op de commissie van voorbereiding.

• 4.

  Een lid houdt op lid te zijn als zijn lidmaatschap van de controlecommissie eindigt.

• 5.

  Gezien de aard van de werkzaamheden van de commissie van voorbereiding vergadert de commissie achter gesloten deuren. De voorzitter legt m.b.t. alle overgelegde stukken vertrouwelijkheid op.

• 6.

  De commissie beslist m.b.t. de vertrouwelijkheid van adviezen, die worden uitgebracht aan het presidium. Indien de commissie besluit tot vertrouwelijkheid legt de voorzitter van het Presidium vertrouwelijkheid op aan de leden van het Presidium tot het Presidium over de vertrouwelijkheid een besluit heeft genomen.

Bevoegdheden van de commissie van voorbereiding

Artikel 14 Fungeren als programmaraad

De commissie van voorbereiding fungeert als programmaraad voor de Gemeenschappelijke provinciale rekenkamer Noord-Brabant en Limburg. Op de werkzaamheden van de programmaraad is artikel 13 lid 4 van deze verordening niet van toepassing.

Artikel 15 Verrichten van vooronderzoek en adviseren

• 1. De commissie van voorbereiding verricht in opdracht van Provinciale Staten dan wel eigener beweging vooronderzoek en adviseert, nadat de controlecommissie daarover is geraadpleegd, door tussenkomst van het Presidium aan Provinciale Staten omtrent het houden van een onderzoek. Indien de commissie van voorbereiding uit eigener beweging vooronderzoek wil verrichten dient zij hieraan voorafgaand de controlecommissie te raadplegen.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde advies kan betrekking hebben op:

  • a. het door Provinciale Staten instellen van een enquête of een ander onderzoek als bedoeld in de Verordening op het onderzoeksrecht van Provinciale Staten alsmede het eventueel instellen van een enquêtecommissie of andere commissie;

  • b. het door Provinciale Staten – via de programmaraad – voordragen van een onderzoek aan de Gemeenschappelijke provinciale rekenkamer Noord-Brabant en Limburg;

• 3. Het advies bedoeld in het tweede lid omvat tevens:

  • a.

    een omschrijving van de concrete onderzoeksopdracht

  • b.

    het aantal leden van de eventueel nieuw in te stellen enquêtecommissie of andere commissie;

  • c.

    een invulling van de ambtelijke ondersteuning;

  • d.

    budgettaire randvoorwaarden waaronder een budget voor externe ondersteuning.

• 4.

  Provinciale Staten beslissen zo mogelijk in de eerstvolgende vergadering over het instellen van een onderzoek, een commissie of over het voordragen van een onderzoek aan de Gemeenschappelijke provinciale rekenkamer Noord-Brabant en Limburg.

Artikel 16 Zelf onderzoeken

De commissie van voorbereiding kan in opdracht van Provinciale Staten zelf onderzoek verrichten als enquêtecommissie of als andere commissie zoals bedoeld in de Verordening op het onderzoeksrecht van Provinciale Staten.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het provinciaal Blad.

Artikel 18 Intrekking en overgangsbepaling

De “Verordening op de controlecommissie en de commissie van voorbereiding van Provinciale Staten” vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten d.d. 18 november 2005 (Prov. Blad 2005, nr. 84) vervalt bij de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als de “Verordening op de controlecommissie en de commissie van voorbereiding van Provinciale Staten 2010” .