Instructie secretaris provincie Gelderland 2009

Artikel 1. Positie

• 1.

  De secretaris staat Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin alsmede de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies terzijde bij de uitoefening van hun taken.

• 2.

  De secretaris is tevens algemeen directeur.

Artikel 2. Taak

De secretaris heeft de volgende taken:

• a.

  secretaris van Gedeputeerde Staten;

• b.

  voorzitter van het directieoverleg.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden

• 1.

  De secretaris is verantwoordelijk voor:

  • a.

    De secretariële bijstand aan Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin en de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies. Hij is daarbij in het bijzonder verantwoordelijk voor de inbreng van de ambtelijkeoverwegingen bij de voorstellen in de beraadslagingen en besluitvorming;

  • b.

    De coördinatie in algemene zin van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en de samenhang in het provinciale beleid, de provinciale organisatie en de bedrijfsvoering van de provincie. De secretaris wordt hierin bijgestaan door de directeuren;

  • c.

    De inbreng van de bestuurlijke overwegingen bij de ambtelijke voorbereiding van voorstellen voor provinciale besluiten;

  • d.

    Het functioneren van de concerndirectie en het management van de provinciale afdelingen en prioritaire programma’s; en

  • e.

    Het bewaken van de verhoudingen tussen de managers van de afdelingen en prioritaire programma’s onderling en tussen deze managers en de concerndirectie.

• 2.

  Ten aanzien van het bepaalde in het eerste lid onder b geldt

  • a.

    onverminderd de medeverantwoordelijkheid die managers van de provinciale afdelingen en prioritaire programma’s voor deze coördinatie en samenhang van beleid dragen; en

  • b.

    onverminderd de specifieke verantwoordelijkheid van deze managers voor de zaken binnen het taakveld van hun organisatie-eenheden.

Artikel 4.

• 1.

  De secretaris is in de vergadering van Gedeputeerde Staten als secretaris en eerste ambtelijke raadgever aanwezig.

• 2.

  De secretaris kan zich in overleg met de Commissaris van de Koningin in deze vergaderingen doen bijstaan door, door hem aan te wijzen, ambtenaren.

Artikel 5.

De secretaris is de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak behulpzaam, of draagt er zorg voor dat hulp wordt verleend.

Artikel 6.

• 1.

  De secretaris doet Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin aanbevelingen over zaken van algemeen belang voor het bestuur van de provincie.

• 2.

  De secretaris ziet erop toe dat de aan Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin en gemandateerde leden van Gedeputeerde Staten voor te leggen voorstellen beantwoorden aan de daaraan uit een oogpunt van helderheid, volledigheid, nuancering,innerlijke consistentie, algemeen juridische kwaliteit en in overeenstemming met het algemene beleid te stellen eisen. Hij is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de deugdelijkheid van de voorstellen.

• 3.

  Indien de secretaris bedenkingen heeft uit hoofde van een of meer van de in het vorige lid bedoelde gezichtspunten, verzoekt hij de manager van de betrokken afdeling of prioritair programma het voorstel in heroverweging te nemen. Leidt dit niet tot herziening van het voorstel in de door de secretaris gewenste zin, dan wordt het voorstel, zoals het dan voorligt, door de secretaris aan Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin respectievelijk het gemandateerde lid van Gedeputeerde Staten voorgelegd, voorzien van de door de secretaris nodig geachte kanttekeningen betreffende zijn eerder bedoelde bedenkingen.

• 4.

  De secretaris kan de beoordeling van de aan Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin en gemandateerde leden van Gedeputeerde Staten voor te leggen voorstellen vanuit de in het tweede lid genoemde gezichtspunten alsmede de bevoegdheid bevoegdheiduitvoering van die bevoegdheid op grond van het derde lid aan een of meer andere ambtenaren opdragen.

Artikel 7.

• 1.

  Onverminderd het feit dat bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering de eerst betrokken afdeling of prioritair programma zorgt voor de afstemming op beleidsterreinen, behartigd door andere afdelingen of prioritaire programma’s, is de secretaris belast met de zorg voor de algemene coördinatie en met de zorg voor de inhoudelijke en procesmatige kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering. Hij kan bij het vervullen van die taak tevens gebruikmaken van zijn bevoegdheden als algemeen directeur en voorzitter van het directieoverleg.

• 2.

  Gezien zijn verantwoordelijkheid voor het totale provinciale beleid neemt de secretaris, indien hij dat nodig acht, deel aan verbreed portefeuilleoverleg, of laat zich daar vertegenwoordigen.

• 3.

  Hij kan voorts in overleg met de betrokken afdelingsmanager deelnemen aan portefeuilleoverleg en aan vergaderingen van afdelingsoverstijgende werkverbanden, of kan zich daarin laten vertegenwoordigen.

Artikel 8.

Indien zich een conflict voordoet tussen Gedeputeerde Staten en een of meer managers van provinciale afdelingen of prioritaire programma’s, dan bemiddelt de secretaris hierin. Deze bemiddeling dient te worden afgerond binnen vier weken vanaf het moment dat de secretaris in een brief aan betrokkenen heeft geconstateerd dat er van een conflict als bedoeld in dit artikel sprake is. Indien het conflict niet door bemiddeling kan worden opgelost, doet de secretaris binnen vier weken nadat hij in een brief aan betrokkenen heeft geconstateerd dat bemiddeling binnen de voorwaarden van dit artikel niet mogelijk is, een voorstel aan Gedeputeerde Staten ter beslechting van het conflict.

Artikel 9.

De secretaris wordt vervangen door een of meer van de door Gedeputeerde Staten aangewezen leden van de concerndirectie. Vervanging vindt plaats in een door Gedeputeerde Staten vastgestelde volgorde, die per kalenderjaar kan worden gewijzigd.

Artikel 10.

• 1.

  Deze regeling treedt in werking de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot 1 januari 2009.

• 2.

  Zij wordt aangehaald als: Instructie secretaris provincie Gelderland 2009.

• 3.

  De Instructie secretaris provincie Gelderland 2003 wordt ingetrokken