Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR82198
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR82198/1
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland
Geldend van 12-01-2011 t/m heden
Intitulé
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie ZeelandGedeputeerde Staten,
- -
Gelet op de Archiefwet 1995 (De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen archiefbescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden worden vernietigd, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden, is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.
- -
Gelet op de Machtigingsprocedure artikel 7 Archiefwet 1995 (Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten zullen hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt.
- -
De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid en 40 van de Archiefwet 1995 en in artikel 45 van de Politiewet.
Besluiten vast te stellen de volgende beleidsregel: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland.
Artikelen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Zorgdrager:
- 1.
college van burgemeester en wethouders;
- 2.
korpsbeheerder van politieregio’s;
- 3.
dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regelingen;
- 4.
dagelijks bestuur van waterschappen;
op grond van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de onder hem ressorterende onderdelen.
- 1.
- b.
Archivaris: door gemeenten en waterschappen op grond van artikel 32 eerste lid en artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 te benoemen persoon.
- c.
Vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de originelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.
Artikel 2 Toepassingsbereik
Deze regeling is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.
Artikel 3 Machtiging
- 1.
Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die op grond van een vastgestelde selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen documenten niet als te vernietigen zijn aangemerkt.
- 2.
Geen machtiging is nodig indien bij reproductie geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.
Artikel 4 Zorgdrager
- 1.
De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.
- 2.
De zorgdrager zorgt dat de archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling goede en geordende staat en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
- 3.
De zorgdrager legt in een Handboek vervanging vast op welke manier aan het bovenstaande is voldaan.
- 4.
De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is.
Artikel 5 Archivaris
- 1.
De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.
- 2.
De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.
Artikel 6 Gedeputeerde Staten
Gedeputeerde Staten winnen voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.
Artikel 7 Afwijzingsgronden
Geen machtiging wordt verleend indien:
- a.
De vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
- b.
Het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8 De machtigingsaanvraag
- 1.
De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij deze regeling.
- 2.
De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij deze regeling.
- 3.
De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze regeling. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te bevatten.
- 4.
Indien de zorgdrager een archivaris op grond van artikel 32 eerste lid dan wel artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.
Artikel 9 Toetsing
- 1.
In het geval van vervanging door digitale reproducties wordt het concept Handboek beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitalisering uit bijlage 4 behorende bij deze regeling. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek beoordeeld worden aan de hand van de Checklist verfilming van bijlage 6.
- 2.
Naar aanleiding van de beoordeling, bedoeld in het eerste lid, ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag een lijst van aan te brengen verbeteringen in het genoemde Handboek.
- 3.
Afhankelijk van de gevraagde verbeteringen wordt een reactietermijn gehanteerd waarbinnen de zorgdrager een aangepast Handboek zal sturen.
- 4.
Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen verlenen Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk de machtiging tot vervanging.
- 5.
Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen zal de aanvrager schriftelijk worden meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.
Artikel 10 Beslistermijn
In verband met het bepaalde in artikel 9 delen Gedeputeerde Staten op grond van artikel 4:14, derde lid, van de Algemene Wet Bestuursrecht binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag tot machtiging aan de zorgdrager mee, binnen welke termijn een besluit wordt genomen.
Artikel 11 Nazorg
- 1.
De zorgdrager informeert Gedeputeerde Staten over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek vervanging en onze machtiging maken integraal deel uit van het besluit.
- 2.
Indien het besluit afwijkt van het eerder goedgekeurde conceptbesluit waarvoor de machtiging is verleend kunnen Gedeputeerde Staten de machtiging intrekken.
- 3.
De zorgdrager stelt ons tijdig op de hoogte van gewijzigde technische of procedurele omstandigheden die de geldigheid van de machtiging kunnen beïnvloeden.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 13 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland.
Ondertekening
Toelichting op Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland
Algemeen
De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.
Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt.
De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet.
Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang:
- •
Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
- •
Reproductie betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigt, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.
- •
Zorgdragers dienen voor het beheer van voor blijvende bewaring in aanmerking komende digitale archiefbescheiden over adequate software in een daarop toegesneden beheersomgeving te beschikken (Archiefwet 1995, artikel 3; Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002).
- •
Op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.
Artikelsgewijs
Artikel 7 Afwijzingsgronden
Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven.
Bij het conceptbesluit of in het Handboek digitalisering zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 9 Toetsing
De provinciaal archiefinspecteur voert aan de hand van de “Checklist Handboek Digitalisering” de inhoudelijke toetsing uit. De contactpersoon van de zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek het aangekondigde overleg in te plannen.
Het concept Handboek digitalisering wordt naar aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd.
Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering overeen met de eisen van de provinciaal archiefinspecteur dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.
Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 10 Beslistermijn
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) hanteert termijnen voor het verlenen van een goedkeuring. In deze regeling wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid die artikel 4.14 van de Awb biedt. Indien de termijn van 8 weken niet haalbaar blijkt, wordt aan de aanvrager de termijn medegedeeld waarbinnen de beschikking zal worden verleend.
Bijlage 1 Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling … / de korpsbeheerder van de regio … verzoeken / verzoekt Gedeputeerde Staten om een machtiging tot vervanging als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995 en art. 6, lid 2 van het Archiefbesluit ten einde over te kunnen gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge … (titel selectielijst invullen) voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
(opsomming)
Waarborging van belangen
- 1.
Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: …
- 2.
Reproductie is noodzakelijk wegens …
- 3.
Reproductie geschiedt op de volgende wijze …
- 4.
Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr / de politieregio en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: …
- 5.
Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: …
Hierbij vindt u het concept Handboek Vervanging, waarin bovenstaande punten nader zijn uitgewerkt, het advies van onze archivaris en het conceptbesluit zoals we dat voornemens zijn vast te stellen. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met …
Plaats: .............................................................................................................................................................................
Datum: .............................................................................................................................................................................
Ondertekening: .............................................................................................................................................................................
Bijlage 2; Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr … / de korpsbeheerder van de regio … hebben/heeft besloten na verkregen machtiging van Gedeputeerde Staten over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
(opsomming)
Waarborging van belangen
- 1.
Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: …
- 2.
Reproductie is noodzakelijk wegens …
- 3.
Reproductie geschiedt op de volgende wijze …
- 4.
Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr / de politieregio en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: …
- 5.
Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: …
Plaats: .............................................................................................................................................................................
Datum: .............................................................................................................................................................................
Ondertekening: .............................................................................................................................................................................
Bijlage 3; Model Handboek digitale vervanging
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek Vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
- •
titelpagina;
- •
datum;
- •
versie;
- •
naam van de opsteller(s);
- •
inhoudsopgave.
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
1. Verantwoording
1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden1
- a.
Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces2
- b.
Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt
- c.
De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
- d.
Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed3
- e.
Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek4
2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
- 2.1.
Selectieproces5
2.2. Voorbereiding documenten / dossiers6
2.3. Digitaliseringsproces7
- 2.4.
Registratieprocedure8
- 2.5.
Opname in beheersysteem9
2.6. Kwaliteitsprocedures10
- a.
Juistheid
- b.
Volledigheid
- c.
Leesbaarheid
- d.
Terugvindbaarheid
2.7. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘originelen’11
3. Technische inrichting
- 3.1.
Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat12
- 3.2.
Kwaliteit van de reproducties13
a. Gedrukte teksten
b. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc
Toelichting op Model Handboek digitale vervanging
- 1.
A, b en c zijn gebaseerd op artikel 2 uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; d en e zijn gebaseerd op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995.
- 2.
In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties.Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen.
- 3.
Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het analoge document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
- •
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
- •
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
- •
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
- •
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
- •
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
- •
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
- •
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
- •
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
- •
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
- •
- 4.
Het gaat hierbij om de waarden en belangen zoals bedoeld bij c en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
- •
De betekenis van het kleurgebruik in de originelen
- •
De wijze waarop de originele maatvoering en schaal kunnen worden gereproduceerd, wanneer tekeningen vervangen worden
- •
- 5.
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen scanning in zwart-wit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt;
- 6.
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct gescand kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
- 7.
Op welke manier worden de analoge originelen gedigitaliseerd? Welke correctietechnieken (deskew, despeckle etc) worden eventueel toegepast?
- 8.
Welke metadata worden wanneer door wie toegekend?
- 9.
Op welke wijze worden de gescande documenten opgenomen in een DMS/RMA? Hoe verloopt de importprocedure? Wie is hiertoe geautoriseerd?
- 10.
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties). Uitgangspunt hierbij zouden de “Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren” van Het Geheugen van Nederland kunnen zijn.
- 11.
Een machtiging van Gedeputeerde Staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn. Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
- 12.
Specificatie van het bestandformaat, waarin de documenten gescand worden, plus het eventuele omzettingsproces.
- 13.
De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index). De bepaling van de QI voor gedrukte teksten wijkt af van de bepaling van de QI voor afbeeldingen. Daarnaast moet bij de berekening ook de bitdiepte waarin gescand wordt, verdisconteerd worden. Wanneer de reproducties in zwart-wit (bitonaal) gemaakt worden, moet er meer rekening gehouden worden met het wegvallen van details (door tresholding) dan bij scanning in grayscale of kleur.
QI voor gedrukte teksten
Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar)
QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)
QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)
Formule gedrukte tekst zwart-wit
De formule om de kwaliteit van bitonale scans van gedrukte teksten te berekenen luidt:
QI = dpi x 0,039h : 3
Formule gedrukte tekst grayscale en kleur
QI = dpi x 0,039h : 2
QI voor afbeeldingen
Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling:
QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)
QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar)
QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)
Formule afbeeldingen zwart-wit
De formule om de kwaliteit van bitonale scans van afbeeldingen te berekenen luidt:
QI = dpi x 0,039h : 1,5
Formule afbeeldingen grayscale en kleur
De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt:
QI = dpi x 0,039w
Voor meer informatie over het gebruik van de Quality Index zie onder andere Moving theory into practice. Digital Imaging Tutorial van Cornell University Library en Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation van Anne R. Kenney.
Bijlage 4; Checklist Handboek digitale vervanging
Gedeputeerde Staten zullen het Handboek digitalisering aan de hand van de onderstaande checklist toetsen:
|
Hoofdstuknummer |
Eis |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
QI ≥ 5 |
|
QI ≥ 1,5 |
|
|
|
|
Het garanderen dat de digitale archiefbescheiden op de lange termijn toegankelijk en leesbaar blijven. Conversie- en migratieprocedure beschrijven. |
Bijlage 5; Model Handboek vervanging door middel van verfilming
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
• titelpagina;
• datum;
• versie;
• naam van de opsteller(s);
• inhoudsopgave.
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
1. Verantwoording
1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden14
- a.
Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces15
- b.
Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt
- c.
De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
- d.
Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed16
- e.
Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek17
2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
2.1. Selectieproces18
2.2. Voorbereiding documenten / dossiers19
2.3. Kwaliteitsprocedures20
- a.
Juistheid
- b.
Volledigheid
- c.
Leesbaarheid
- d.
Terugvindbaarheid
2.4. Vernietigingsprocedure van vervangen ‘originelen'21
3. Technische inrichting
3.1. Aantal films
3.2. Type film
3.3. Verkleining
3.4. Scherpte22
3.5. Densiteit
3.6. Opnamewijze
3.7. Symbolen
3.8. Arrangement van de opnamen
3.9. Bestandsorganisatie
3.10. Houdbaarheid
3.11. Verslaglegging
Toelichting op Model Handboek vervanging door middel van verfilming
- 14.
14. A, b en c zijn gebaseerd op artikel 2 uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; d en e zijn gebaseerd op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995.
- 15.
15. In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties.
Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen.
Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
- •
De betekenis van het kleurgebruik in de originelen
- •
De wijze waarop de originele maatvoering en schaal kunnen worden gereproduceerd, wanneer tekeningen vervangen worden
- •
- 16.
Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het analoge document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
- •
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
- •
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
- •
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
- •
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
- •
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
- •
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
- •
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
- •
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
- •
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
- •
- 17.
Het gaat hierbij om de waarden en belangen zoals bedoeld bij c en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
- 18.
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;
- 19.
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct verfilmd kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
- 20.
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties).
- 21.
Een machtiging van Gedeputeerde Staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn. Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn verfilmd en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
- 22.
Conform de Regeling Duurzaamheid archiefbescheiden wordt de scherpte gecontroleerd met behulp van testopnamen conform ISO 10550 Micrographics – Planetary Camera Systems – Test Target for Checking Performance, voor gereflecteerd licht, testkaarten volgens ISO 3334 Micrographics – ISO Resolution Test Chart, Number 2 – Description and Use.
De Quality Index wordt bepaald volgens ISO 6199 Micrographics – Microfilming of Documents on 16 mm and 35 mm Silver Gelatin Type Microfilm – Operating Procedures, Annex C voor de gedrukte kleinste letter “e” in de onderkast of de geschreven kleine letter “e” of, bij (technische) tekeningen, de drie dichtst naast elkaar lopende parallelle lijnen in het origineel
Bijlage 6; Checklist Handboek verfilming
Gedeputeerde Staten zal het Handboek Vervanging aan de hand van onderstaande checklist toetsen:
|
Hoofdstuknummer |
Eis |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl