Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland

Geldend van 12-01-2011 t/m heden

Intitulé

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland

Gedeputeerde Staten,

  • -

    Gelet op de Archiefwet 1995 (De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen archiefbescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden worden vernietigd, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden, is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.

  • -

    Gelet op de Machtigingsprocedure artikel 7 Archiefwet 1995 (Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten zullen hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt.

  • -

    De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid en 40 van de Archiefwet 1995 en in artikel 45 van de Politiewet.

Besluiten vast te stellen de volgende beleidsregel: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland.

Artikelen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Zorgdrager:

    • 1.

      college van burgemeester en wethouders;

    • 2.

      korpsbeheerder van politieregio’s;

    • 3.

      dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regelingen;

    • 4.

      dagelijks bestuur van waterschappen;

      op grond van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de onder hem ressorterende onderdelen.

  • b.

    Archivaris: door gemeenten en waterschappen op grond van artikel 32 eerste lid en artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 te benoemen persoon.

  • c.

    Vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de originelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.

Artikel 2 Toepassingsbereik

Deze regeling is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.

Artikel 3 Machtiging
  • 1.

    Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die op grond van een vastgestelde selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen documenten niet als te vernietigen zijn aangemerkt.

  • 2.

    Geen machtiging is nodig indien bij reproductie geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.

Artikel 4 Zorgdrager
  • 1.

    De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

  • 2.

    De zorgdrager zorgt dat de archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling goede en geordende staat en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

  • 3.

    De zorgdrager legt in een Handboek vervanging vast op welke manier aan het bovenstaande is voldaan.

  • 4.

    De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is.

Artikel 5 Archivaris
  • 1.

    De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.

  • 2.

    De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

Artikel 6 Gedeputeerde Staten

Gedeputeerde Staten winnen voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.

Artikel 7 Afwijzingsgronden

Geen machtiging wordt verleend indien:

  • a.

    De vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

  • b.

    Het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 De machtigingsaanvraag
  • 1.

    De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij deze regeling.

  • 2.

    De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij deze regeling.

  • 3.

    De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze regeling. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te bevatten.

  • 4.

    Indien de zorgdrager een archivaris op grond van artikel 32 eerste lid dan wel artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.

Artikel 9 Toetsing
  • 1.

    In het geval van vervanging door digitale reproducties wordt het concept Handboek beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitalisering uit bijlage 4 behorende bij deze regeling. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek beoordeeld worden aan de hand van de Checklist verfilming van bijlage 6.

  • 2.

    Naar aanleiding van de beoordeling, bedoeld in het eerste lid, ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag een lijst van aan te brengen verbeteringen in het genoemde Handboek.

  • 3.

    Afhankelijk van de gevraagde verbeteringen wordt een reactietermijn gehanteerd waarbinnen de zorgdrager een aangepast Handboek zal sturen.

  • 4.

    Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen verlenen Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk de machtiging tot vervanging.

  • 5.

    Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen zal de aanvrager schriftelijk worden meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.

Artikel 10 Beslistermijn

In verband met het bepaalde in artikel 9 delen Gedeputeerde Staten op grond van artikel 4:14, derde lid, van de Algemene Wet Bestuursrecht binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag tot machtiging aan de zorgdrager mee, binnen welke termijn een besluit wordt genomen.

Artikel 11 Nazorg
  • 1.

    De zorgdrager informeert Gedeputeerde Staten over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek vervanging en onze machtiging maken integraal deel uit van het besluit.

  • 2.

    Indien het besluit afwijkt van het eerder goedgekeurde conceptbesluit waarvoor de machtiging is verleend kunnen Gedeputeerde Staten de machtiging intrekken.

  • 3.

    De zorgdrager stelt ons tijdig op de hoogte van gewijzigde technische of procedurele omstandigheden die de geldigheid van de machtiging kunnen beïnvloeden.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland.

Toelichting op de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland

Algemeen

De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.

Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt.

De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet.

Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang:

  • -

    Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • -

    Reproductie betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigt, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.

  • -

    Zorgdragers dienen voor het beheer van voor blijvende bewaring in aanmerking komende digitale archiefbescheiden over adequate software in een daarop toegesneden beheersomgeving te beschikken (Archiefwet 1995, artikel 3; Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002).

  • -

    Op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

Artikelsgewijs
Artikel 7 Afwijzingsgronden

Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven.

Bij het conceptbesluit of in het Handboek digitalisering zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 9 Toetsing

De provinciaal archiefinspecteur voert aan de hand van de “Checklist Handboek Digitalisering” de inhoudelijke toetsing uit. De contactpersoon van de zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek het aangekondigde overleg in te plannen.

Het concept Handboek digitalisering wordt naar aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd.

Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering overeen met de eisen van de provinciaal archiefinspecteur dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.

Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 10 Beslistermijn

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) hanteert termijnen voor het verlenen van een goedkeuring. In deze regeling wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid die artikel 4.14 van de Awb biedt. Indien de termijn van 8 weken niet haalbaar blijkt, wordt aan de aanvrager de termijn medegedeeld waarbinnen de beschikking zal worden verleend.

Ondertekening

Gegeven te Middelburg, 7 december 2010
Gedeputeerde staten vernoemd,
Drs. K.M.H. PEIJS, voorzitter,
Mr. drs. L.J.M. VERDULT, secretaris
Uitgegeven 11 januari 2011
De provinciesecretaris,
Mr. drs. L.J.M. VERDULT, secretaris

Bijlage 1; Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_1.pdf

Bijlage 2; Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_2.pdf

Bijlag 3; Model Handboek digitale vervanging

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_3.pdf

Bijlage 4; Checklist Handboek digitale vervanging

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_4.pdf

Bijlage 5; Model Handboek vervanging door middel van verfilming

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_5.pdf

Bijlage 6; Checklist Handboek verfilming

Beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden_bijlage_6.pdf