Verordening commissie van overleg 2003

Artikel 1 Algemene bepalingen

In te stellen een commissie van overleg.

Artikel 2 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit de leden van de gemeenteraad.

• 2.

  De gemeenteraad benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter uit het presidium.

• 3.

  Bij afwezigheid van één of meer leden van één van de fracties kan zijn plaats of kunnen hun plaatsen worden ingenomen door één of twee plaatsvervangende leden.

• 4.

  Plaatsvervangende leden zijn de eerste twee opvolgers van elke in de gemeenteraad, onmiddellijk na periodieke verkiezingen, vertegenwoordigde fractie.

Artikel 3 Zittingsduur

De zittingsduur van de commissie is gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad.

Artikel 4 Doel en taak van de commissie zijn:

• a.

  het voorbereiden van de vergaderingen van de raad;

• b.

  het voeren van overleg met het college en/of de burgemeester;

• c.

  het desgevraagd kenbaar maken van haar opinie over onderwerpen die op verzoek van het college of de burgemeester zijn geagendeerd;

• d.

  het verstrekken en uitwisselen van informatie;

• e.

  het college en de burgemeester in de gelegenheid stellen om te voldoen aan de actieve informatieplicht als bedoeld in de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet.

Artikel 5 Griffier

• 1.

  De griffier staat de commissie ter zijde bij de uitoefening van haar taak. De griffier heeft het recht zich in de vergaderingen van de commissie te laten vervangen door de plaatsvervangend griffier.

• 2.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden ondertekend door de voorzitter en medeondertekend door de griffier.

Artikel 6 Vergaderfrequentie

• 1.

  De commissie vergadert in de regel één keer per maand en verder zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden dit schriftelijk, met opgaaf van redenen, verzoeken.

• 2.

  De laatstbedoelde vergadering wordt gehouden binnen veertien dagen na daartoe gedaan verzoek.

• 3.

  Het college en de burgemeester kunnen de voorzitter van de commissie verzoeken een vergadering bijeen te roepen met vermelding daarbij van het onderwerp dat aan de orde dient te worden gesteld.

• 4.

  De voorzitter draagt zorg dat de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste tweemaal vierentwintig uur voor het houden van de vergadering schriftelijk worden opgeroepen.

• 5.

  De commissie vergadert in het openbaar, tenzij naar haar oordeel gewichtige redenen zich daartegen verzetten.

Artikel 7 Agendering

• 1.

  Vergaderd zal worden aan de hand van een agenda, waarop is vermeld welke onderwerpen aan de orde komen en met welk doel.

• 2.

  De ontwerpagenda van de commissie wordt vastgesteld door het presidium van de gemeenteraad.

• 3.

  Vast agendapunt is de conceptagenda voor de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad, waarbij de commissie het presidium van de raad adviseert over:

  • a.

    de plaatsing van onderwerpen op de A-lijst of de B-lijst;

  • b.

    de vraag of agendapunten rijp zijn voor plaatsing op de ontwerpagenda voor de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad.

• 4.

  De oproeping tot een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter met opgave van de te behandelen onderwerpen, onder toezending van de terzake relevante stukken en - behoudens spoedeisende gevallen - ten minste tien dagen van tevoren.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor openbare kennisgeving van de agenda. De agenda en de bijbehorende stukken, die als openbaar zijn aangemerkt, liggen voor eenieder ter inzage.

• 6.

  De agenda en uitnodiging, vergezeld van bijbehorende stukken, worden met inachtneming van de in het vierde lid bedoelde termijn eveneens toegezonden aan de leden van het college.

• 7.

  Met uitzondering van spoedeisende zaken en zaken van eenvoudige aard, worden in de vergadering geen zaken behandeld, waarvan de leden niet bij uitnodiging kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1.

  Indien besluitvorming in de commissie noodzakelijk is, zijn de bepalingen van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat stemmingen in de commissie uitsluitend plaatsvinden bij handopsteken.

• 2.

  De voorzitter formuleert "de conclusies van het overleg" als de beraadslaging is afgesloten over een onderwerp dat ter opiniëring is geagendeerd.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1.

  De voorzitter of de commissie kan aan hun die uitgenodigd worden de vergadering bij te wonen, geheimhouding opleggen ten aanzien van de aan hen voorgelegde stukken.

• 2.

  Een lid van het college of de burgemeester kunnen om geheimhouding verzoeken. Een daartoe strekkend verzoek wordt ingediend bij de griffier. De voorzitter bepaalt vervolgens, na overleg met de commissie, of geheimhouding wordt opgelegd.

• 3.

  Omtrent hetgeen is besproken in een besloten vergadering van de commissie, bewaren degenen die de besloten vergadering hebben bijgewoond de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven door de commissie.

Artikel 10 Aanwezigheid collegeleden

• 1.

  De leden van het college en de burgemeester hebben het recht de vergadering van de commissie bij te wonen voorzover het een onderwerp betreft dat voor overleg met het college of de burgemeester is geagendeerd. Zij zijn in dat geval bevoegd aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  Indien een onderwerp ter opinievorming is geagendeerd, kunnen één of meer leden van het college of de burgemeester door het presidium worden uitgenodigd om in de vergadering aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 10 van het Reglement van Orde van de vergaderingen van de gemeenteraad van Stadskanaal is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  De commissie is bevoegd ook andere personen of groepen van personen dan in het eerste lid van dit artikel genoemd, te raadplegen en tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen.

Artikel 11 Spreekrecht toehoorders

• 1.

  Toehoorders, die daartoe ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering een verzoek indienen, worden door de voorzitter, onmiddellijk voorafgaand aan de behandeling van dat onderwerp in de vergadering, in de gelegenheid gesteld in één termijn, terzake van het betreffende onderwerp, opmerkingen te maken en vragen te stellen.

• 2.

  De voorzitter bepaalt, in overleg met de commissie, de totale voor toehoorders beschikbare tijd, de aan iedere spreker maximaal toegestane spreektijd en de volgorde van de sprekers.

Artikel 12 Niet voorziene situaties

Voorzover deze verordening daarin niet voorziet, wordt ten aanzien van de werkwijze van de commissie en de orde van de vergaderingen gehandeld naar de regels voor overeenkomstige gevallen, gegeven in de Gemeentewet en in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad.

Artikel 13 Inwerkingtreding en titel

Deze verordening treedt in werking op 1 april 2003 en kan worden aangehaald als "Verordening commissie van overleg 2003".