Gedragscode bestuurlijke integriteit Commissaris van de Koningin en gedeputeerden

Provinciale bestuurders stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders, provinciale staten, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen.

Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief.

Dienstbaarheid

Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel uit maken.

Functionaliteit

Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid

Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

Openheid

Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegreden daarbij.

Betrouwbaarheid

Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.

I Algemene bepalingen

• I.I

  Onder bestuurder wordt verstaan: de Commissaris van de Koningin en de gedeputeerden.

• I.2

  Onder het college wordt verstaan: het college van gedeputeerde staten.

• I.3

  Deze gedragscode geldt voor de Commissaris van de Koningin en de gedeputeerden.

• I.4

  In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is vindt bespreking plaats in het college.

• I.5

  De code is openbaar en door derden te raadplegen.

• I.6

  De Commissaris van de Koningin en de gedeputeerden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

• 2.1

  Een bestuurder doet aan de Commissaris van de Koningin opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provinciale zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

• 2.2

  Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 2.3

  Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie.

• 2A

  Onafhankelijkheid bij besluitvorming

• 2A.1

  Een bestuurder die een persoonlijk belang heeft bij een beslissing van Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten of een statencommissie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming daarover.

• 2A.2

  Een bestuurder neemt van een belanghebbende bij een door Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten of een statencommissie te nemen beslissing geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie zouden kunnen beïnvloeden.

3 Nevenfuncties

• 3.1

  Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de provincie.

• 3.2

  Een bestuurder maakt bij de Commissaris van de Koningin melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt.

• 3.3

  . De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden gedeclareerd bij de instantie waarvoor de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

• 3.4

  Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten.

4 Informatie

• 4.1

  Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie.

• 4.2

  Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

• 4.3

  Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

5 Aannemen van geschenken

• 5.1

  Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld in het college en geregistreerd en zijn eigendom van de provincie. Er wordt een provinciale bestemming voor gezocht.

• 5.2

  Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bepaalde in 5.1 worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd.

• 5.3

  Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk of de gift wordt genomen.

6 Bestuurlijke uitgaven

• 6.1

  Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 6.2

  Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  - met de uitgave is het belang van de provincie gediend; en

  - de uitgave vloeit voort uit de functie.

7 Declaraties

• 7.1

  De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 7.2

  Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 7.3

  Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 7.4

  Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 7.5

  De secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 7.6

  In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de Commissaris van de Koningin. Zo nodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

8 Creditcards

• 8.1

  Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

• 8.2

  De secretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt.

• 8.3

  Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 8.4

  Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

• 8.5

  In geval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de Commissaris van de Koningin gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

9 Gebruik van provinciale voorzieningen

• 9.1

  Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

• 9.2

  Bestuurders kunnen alleen op basis van een schriftelijke overeenkomst roerende zaken van de provincie in bruikleen krijgen.

• 9.3

  Als het belang van de provincie daarmee is gediend kan het college van gedeputeerde staten besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruikmaken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van q.q.-nevenfuncties.

10 Reizen buitenland

• 10.1

  Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken, heeft behalve indien het reizen betreft naar Nord-Rhein Westfalen en Brussel - toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte gesteld.

• 10.2

  Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

• 10.3

  Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 10.4

  Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag.

• 10.5

  Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer het belang van de provincie daarmee is gediend. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.6

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.7

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder.

• 10.8

  De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.