Verordening op de rekenkamercommissie

Geldend van 24-04-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening op de rekenkamercommissie

De raad van de gemeente Woerden,

gelezen het voorstel van de griffier;

 

gelet op artikel 81o van de Gemeentewet;

besluit;

vast te stellen de "Verordening op de rekenkamercommissie".

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Wet : Gemeentewet;

b. (vervallen);

c. voorzitter : voorzitter van de rekenkamercommissie;

d. college : college van burgemeester en wethouders;

e. rekenkamercommissie : de rekenkamercommissie van de gemeente Woerden

f.  doelmatigheid : de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt.

g. doeltreffendheid : de mate waarin het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt.

h. rechtmatigheid : de mate waarin wordt voldaan aan de wettelijke kaders en regelgeving, met name de wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

2. De rekenkamercommissie bestaat uit drie leden.

Artikel 3 Benoeming leden

1. De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie.

2. De raad kan uit haar midden een commissie benoemen ter voorbereiding van de benoeming. De raad stelt de rekenkamercommissie in de gelegenheid om over de benoeming te adviseren.

3. De leden worden voor een periode van zes jaar aangewezen. De raad kan bij benoeming van deze leden besluiten tot een benoeming korter dan zes jaar.

4. Leden van de rekenkamercommissie kunnen voor maximaal één periode worden herbenoemd.

5. Leden van de gemeenteraad zijn niet benoembaar tot lid van de rekenkamercommissie.

6. De raad benoemt de voorzitter uit de leden van de rekenkamercommissie.

7. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Artikel 4 Eed

Ten aanzien van de externe leden is artikel 81g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

1. De raad ontslaat de leden en plaatsvervangende leden of stelt hen op non-actief.

2. [Vervallen]

3. Het lidmaatschap van een lid eindigt:

a. op eigen verzoek;

b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

c. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zo’n uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

e. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen.

4. Het lidmaatschap van een lid eindigt eveneens bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap.

5. De leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de externe leden van de rekenkamercommissie

1. Leden van de rekenkamercommissie vallen niet onder de ambtelijke rechtspositie van de gemeente.

2. De externe leden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De vergoeding bedraagt 33,3 % van de vergoeding die leden van de gemeenteraad ontvangen ingevolge het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

3. De vergoeding, genoemd in het tweede lid, komt ten laste van het budget van de rekenkamercommissie

Artikel 7 De voorzitter

  • 1.

    De voorzitter van de rekenkamercommissie draagt zorg voor

     - het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

     - het leiden van de vergaderingen;

    - het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze van de commissie;

    - het bewaken van de samenwerking en deskundigheid van de commissie;

    - het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.

  • 2.

    De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de secretaris/onderzoeker.

  • 3.

    De voorzitter onderhoudt de contacten met de raad ,het college en de ambtelijke top.

Artikel 8 Ambtelijk secretaris/onderzoeker

1. In overleg met de rekenkamercommissie draagt de griffier er zorg voor dat de rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris.

2. De secretaris/onderzoeker legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

3. De secretaris/onderzoeker draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

1. De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

3. De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 10 Werkwijze

1. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

2. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

3. De commissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

Artikel 11 Vergaderingen

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

2. De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

3. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

Artikel 12 Informatie

1. De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken.

2. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.

Artikel 13 Zienswijze op onderzoeksrapport

1. De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie als betrokkenen worden aangemerkt.

2. Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 14 Budget

1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

a. de vergoedingen aan de leden;

b. de reiskostenvergoeding aan de leden;

c. interne onderzoekers;

d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

e. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 15 Huishoudelijk reglement

De RKC stelt een huishoudelijk reglement op waarin nadere regels worden gesteld over de invulling van haar werkzaamheden gericht op het toetsen en verbeteren van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeente.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 september 2003,
de griffier,                    de voorzitter,
W. Hooghiemstra           mr. H.W Schmidt

Nota-toelichting Artikelsgewijze toelichting

Vooraf: gelet op artikel 81o van de Gemeentewet

Artikel 81o van de Gemeentewet

1. Als geen rekenkamer is ingesteld als bedoeld in hoofdstuk IVa, stelt de raad bij verordening regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie.

2. De artikelen 182 en 185 zijn voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie van overeenkomstige toepassing.

3. Op personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, is artikel 81f, behoudens het eerste lid, onder j en o, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 182

1. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.

2. Op verzoek van de raad kan de rekenkamer een onderzoek instellen.

Artikel 185

1. De rekenkamer legt haar bevindingen en haar oordeel vast in rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.

2. De rekenkamer deelt aan de raad, het college en, indien van toepassing, aan de betrokken [rechtspersoon of het betrokken gemeenschappelijk orgaan] instelling, de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij terzake voorstellen doen.

3. De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.

4. De rekenkamer zendt een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college. Indien zij met toepassing van artikel 184 een onderzoek heeft ingesteld, zendt de rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan de betrokken rechtspersoon of het betrokken openbaar lichaam.

5. De rapporten en de verslagen van de rekenkamer zijn openbaar.

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

Artikel 1b (wijziging 4 april 2019)

In de verordening wordt de rekenkamercommissie steeds voluit geschreven.

Artikel 2

Artikel 2 lid 2 (wijziging 4 april 2019)

De raad heeft het besluit genomen om een rekenkamercommissie in te stellen met drie externe leden.

Artikel 3

Artikel 3 lid 2

(toelichting bij wijziging 1 juni 2006)

Eind 2005 werd de raad voor het eerst geconfronteerd met de noodzaak tot een tussentijdse benoeming in de rekenkamercommissie - waarbij dus ook aan de orde kwam de betrokkenheid van de ‘achterblijvende’ leden in de commissie. Het presidium heeft toen gekozen voor een procedure waarbij de eerste selectie van reacties plaatsvond door de rekenkamercommissie, waarna de kandidaten vervolgens spraken met de rekenkamercommissie en daarna met een commissie van raadsleden. De commissie van raadsleden heeft vervolgens de voordracht gedaan, gehoord het advies van de rekenkamercommissie.

Het presidium heeft voor deze oplossing gekozen om recht te doen aan het primaat van de raad, maar tegelijkertijd om optimaal gebruik te maken van de kennis en ervaring van de rekenkamercommissie.

Het vastleggen van de hele procedure is niet nodig. Wel worden twee kenmerken van de gekozen procedure in de verordening vastgelegd:

De raad kan uit zijn midden een commissie benoemen ter voorbereiding van de benoeming.

De raad stelt de rekenkamercommissie in gelegenheid over de benoeming te adviseren.

Artikel 3 lid 3

In het derde lid is voor de commissieleden een termijn van zes jaar genoemd. De mogelijkheid om leden van de rekenkamercommissie korter te benoemen, biedt de gelegenheid om specifieke deskundigheid aan de commissie te verbinden voor de duur van één onderzoek.

(toelichting bij de wijziging 1 juni 2006)

Voor het maken van een rooster van aftreden is geen aanvulling in de verordening noodzakelijk (en hoe minder regels, hoe beter). De raad kan bij de benoeming een andere termijn dan zes jaar vaststellen.

Artikel 3 lid 5

(wijziging 1 juni 2006, geen raadsleden in de rekenkamercommissie)

In 2003 koos de raad voor een rekenkamercommissie met twee raadsleden en drie externen. Naar aanleiding van een initiatiefvoorstel van de fractie van Inwonersbelangen koos de gemeenteraad in 2006 voor een wijziging van de verordening, waardoor het lidmaatschap van de rekenkamercommissie niet langer verenigbaar is met het raadslidmaatschap.

Uit de discussie in de gemeenteraad werd duidelijk dat over de motieven voor deze verandering geen overeenstemming was.

Artikel 3 lid 6

(toelichting bij de wijziging 1 juni 2006)

De rekenkamercommissie acht het vanwege de specifieke taken van de voorzitter van de rekenkamercommissie zuiverder dat de raad deze benoemt. De raad heeft dit overgenomen.

Artikel 4

Artikel 81g Gemeentewet

Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de rekenkamer in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af:

“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamer benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamer naar eer en geweten zal vervullen.

Zo waarlijk helpe mij God almachtig!”

(“Dat verklaar en beloof ik!”)

Artikel 5

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-actief te stellen in bepaalde situaties.

Bij de aanvaarding van een functie zoals bedoeld in artikel 5, lid 3, punt b. past de verwijzing naar artikel 81f Gemeentewet dat ook van toepassing is op de rekenkamercommissie.

Artikel 81f

1. Een lid van de rekenkamer is niet tevens:

a. minister;

b. staatssecretaris;

c. lid van de Raad van State;

d. lid van de Algemene Rekenkamer;

e. Nationale ombudsman;

f. substituut-ombudsman als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman;

g. commissaris van de Koning;

h. lid van gedeputeerde staten;

i. griffier der staten;

j. lid van de raad (niet van toepassing voor rekenkamercommissie);

k. burgemeester van de betrokken gemeente;

l. wethouder van de betrokken gemeente;

m. lid van een deelraad van de betrokken gemeente;

n. lid van het dagelijks bestuur van een deelgemeente van de betrokken gemeente;

o. lid van een commissie van de betrokken gemeente (niet van toepassing voor rekenkamercommissie);

p. ambtenaar, door of vanwege het gemeentebestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt;

q. ambtenaar, door of vanwege het Rijk of de provincie aangesteld, tot wiens taak behoort het verrichten van werkzaamheden in het kader van het toezicht op de gemeente;

r. functionaris die krachtens de wet of een algemene maatregel van bestuur het gemeentebestuur van advies dient.

2. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder p, kan een lid van de rekenkamer tevens zijn:

a. ambtenaar van de burgerlijke stand;

b. vrijwilliger of ander persoon die uit hoofde van een wettelijke verplichting niet bij wijze van beroep hulpdiensten verricht;

c. ambtenaar, werkzaam voor een school voor openbaar onderwijs.

Artikel 6

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd. De verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden staat op de agenda van de gemeenteraad van april 2003.

Artikel 6 lid 2 (wijziging 4 april 2019)

Tot eind 2018 bestond de rekenkamercommissie uit vijf leden die gezamenlijk de vergoeding ontvingen die gezamenlijk de vergoeding ontvingen die één raadslid voor zijn werkzaamheden ontvangt. In 2019 heeft de raad het besluit genomen om een rekenkamercommissie in te stellen met drie externe leden, die gezamenlijk de vergoeding ontvangen die één raadslid voor zijn werkzaamheden ontvangt.

Artikel 7

Artikel 7 lid 1 en lid 3 (wijziging 4 april 2019)

Om het functioneren van de rekenkamercommissie te bevorderen is het bewaken van de samenwerking en deskundigheid van de rekenkamercommissie toegevoegd aan de taken van de voorzitter. Tevens is het onderhouden van het contact met de raad, het college en de ambtelijke top als taak toegevoegd, met als doel om de binding van de rekenkamercommissie met de gemeente Woerden te waarborgen. Het verdient aanbeveling dat de voorzitter het contact met de raad onderhoudt in gezamenlijkheid met de twee andere leden van de rekenkamercommissie zoals dat is opgenomen in hoofdstuk 7 van de Werkwijze van de rekenkamercommissie d.d. 18 maart 2014: “de RKC voert een aantal malen per jaar overleg met leden van de raad. De RKC biedt het jaarplan, het jaarverslag en rapporten aan de raad aan en is aanwezig bij de behandeling van deze documenten voor het geven van een toelichting en het beantwoorden van vragen. Daarnaast zal de RKC jaarlijks met raadsleden van gedachten wisselen over onderzoeksonderwerpen en over de werkwijze van de RKC. Leden van de RKC wonen incidenteel zittingen van de raad of andere overleggen van de raad bij.

Artikel 8

De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris/onderzoeker. De griffier  wijst een van de medewerkers van de griffie aan als secretaris/onderzoeker. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris/onderzoeker ten opzichte van de rekenkamercommissie.

Artikel 9

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid van uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaalde gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 10 en 11

De rekenkamercommissie krijgt een redelijke vrijheid om de eigen werkwijze te bepalen.

Er is voorlopig vanaf gezien om de rekenkamer te verplichten een eigen reglement van orde vast te stellen - een mogelijkheid die de modelverordening wel duidelijk aanreikt en die voor rekenkamers en gemeenschappelijke rekenkamers verplicht is gesteld.

De raad adviseert de rekenkamercommissie wel om de ervaringen ten aanzien van de aanpak van onderzoeken en de organisatie van de eigen werkzaamheden vast te leggen, zodat een soort handleiding ontstaat. Desgewenst kan die later als basis dienen voor een reglement van orde.

In deze verordening worden daarnaast voldoende richtlijnen gegeven voor de werkwijze van de rekenkamercommissie om af te zien van een apart reglement van orde.

Artikel 12

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Artikel 13

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij (of partijen) de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 14

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Artikel 16 en 17

Deze artikelen behoeven geen toelichting.