Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009

Geldend van 29-05-2013 t/m 23-09-2016

GEDEPUTEERDE STATEN VAN GELDERLAND, DE BEHEERSAUTORITEIT OOSTNEDERLAND EN DE COMMISSARIS VAN DE KONING, IEDER VOOR WAT BETREFT DE EIGEN BEVOEGDHEDEN Gelet op de troonswisseling op 30 april jl. dient in de provinciale regelgeving de aanduiding 'Commissaris van de Koningin' te worden vervangen door': Commissaris van de Koning;  

BESLUITEN

De Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 als volgt te wijzigen:

Hoofdstuk I Inrichting ambtelijke organisatie

Artikel 1

  • 1 De ambtelijke organisatie bestaat uit een concerndirectie en afdelingen.

  • 2 De concerndirectie bestaat uit de algemeen directeur en directeuren.

  • 3 Naast de in het eerste lid genoemde organisatieonderdelen kunnen er prioritaire programma’s zijn.

  • 4 De in het eerste lid genoemde afdelingen kunnen worden onderverdeeld in teams. 

Artikel 2

  • 1 Gedeputeerde Staten zijn bevoegd tot vaststelling van de doelen en de taken van deorganisatie-eenheden als bedoeld in artikel 1, eerste lid en derde lid.

  • 2 De algemeen directeur is bevoegd tot vaststelling van de inrichting van de organisatie-eenheden als bedoeld in artikel 1, eerste lid en derde lid. 

Hoofdstuk II Aansturing

Artikel 3

  • 1 Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur, aan het hoofd van een afdeling een afdelingsmanager, aan het hoofd van een prioritairprogramma een manager prioritaire programma’s en aan het hoofd van een team een teammanager.

  • 2 De algemeen directeur is werkzaam onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten en is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

  • 3 De directeuren en de concerncontroller zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

  • 4 De afdelingsmanager en de manager prioritaire programma’s zijn werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de concerndirectie.

  • 5 Een teammanager is werkzaam onder verantwoordelijkheid van de manager van zijn afdeling. 

Artikel 4

  • 1 De algemeen directeur is bevoegd om, met inachtneming van de terzake geldende regels, al hetgeen te doen dat nodig is voor het goed functioneren van de ambtelijke organisatie.

  • 2 De managers van de verschillende organisatie-eenheden zijn bevoegd om, met inachtneming van de terzake geldende regels, al hetgeen te doen dat nodig is voor het goed functioneren van hun organisatie-eenheid.

  • 3 De algemeen directeur draagt zorg dat de ambtelijke organisatie in al haar taken als ййn concern functioneert. De directeuren staan de algemeen directeur hierin bij.

  • 4 In buitengewone omstandigheden neemt de algemeen directeur - zo mogelijk in overleg met de Commissaris van de Koning - de maatregelen die onverwijld nodig zijn ter bescherming van de belangen van de provincie. 

Artikel 5

  • 1 De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisatie, de bedrijfsvoering, de strategische advisering aan Gedeputeerde Staten en de bewaking van de integraliteit binnen de organisatie. De directeuren staan de algemeen directeur hierin bij.

  • 2 De algemeen directeur kan ten behoeve van de in het eerste lid uitgeoefende taken aan de directeuren specifieke aandachtsvelden toewijzen. 

Artikel 6

  • 1 De algemeen directeur voert in concerndirectieverband regelmatig overleg. De algemeen directeur kan aan het overleg adviseurs toevoegen.

  • 2 De algemeen directeur is bevoegd andere concernbrede overlegverbanden in te stellen. 

Artikel 7

De afdelingsmanagers en de managers prioritaire programma’s dragen zorg voor regelmatig werkoverleg binnen hun organisatie-eenheden en de onderdelen hiervan, met dien verstande dat in ieder geval moet zijn voorzien in regelmatig werkoverleg binnen de kleinste organisatorische eenheden. Het werkoverleg omvat in ieder geval overleg over de inhoud van het werk, de te hanteren werkwijzen en de werkomstandigheden.

Artikel 8

  • 1 De afdelingsmanager en de manager prioritaire programma’s treffen een regeling voor hun vervanging. De vervangingsregelingen behoeven de instemming van de algemeen directeur.

  • 2 De afdelingsmanager treft een regeling voor de vervanging van teammanagers binnen zijn afdeling. 

Hoofdstuk III De coördinatie van werkzaamheden

Artikel 9

  • 1 De algemeen directeur draagt op verzoek van de Commissaris van de Koning of een gedeputeerde zorg voor regelmatig bestuurlijk-ambtelijk overleg, portefeuilleoverleg genaamd, de portefeuille van de Commissaris van de Koning of de gedeputeerde betreffende.

  • 2 Het portefeuilleoverleg met de Commissaris van de Koning of de gedeputeerde kan worden gecombineerd met dat van een andere portefeuillehouder, indien een aan de orde zijnde aangelegenheid daarom vraagt. 

Artikel 10

  • 1 In het voorstel aan Gedeputeerde Staten voor een beslissing wordt de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder bij de betreffende aangelegenheid ter besluitvorming voorgebracht. Het voorstel wordt door de secretaris naar Gedeputeerde Staten gezonden.

  • 2 Degene die als opsteller van het voorstel of anderszins ambtelijke verantwoordelijkheid voor het voorstel dragen, kunnen een afwijkende opvatting naar voren brengen. 

Artikel 11

  • 1 Voorstellen die behandeling in een vergadering van Gedeputeerde Staten behoeven, worden tevoren met de eerstbetrokken portefeuillehouder besproken.

  • 2 De voor directe afdoening door leden van Gedeputeerde Staten bestemde voorstellen worden via de secretaris naar de eerstbetrokken portefeuillehouder gezonden.

  • 3 De voor directe afdoening door de Commissaris van de Koning bestemde voorstellen worden via de secretaris naar de Commissaris van de Koning gezonden. 

Artikel 12

Bij de voorbereiding en uitvoering van beslissingen van Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning waarbij een andere afdeling of prioritair programma betrokken is, draagt de manager van de eerstverantwoordelijke afdeling of prioritair programma zorg voor de onderlinge afstemming. Hij ziet erop toe dat voorstellen waarvan kennisneming of beoordeling door een of meerdere andere afdelingen of prioritaire programma’s geboden is, aan hen worden aangeboden.

Hoofdstuk IV Control

Artikel 13

  • 1 Er is een concerncontroller die wordt benoemd door Gedeputeerde Staten.

  • 2 Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur ziet de concerncontroller er op toe dat de ambtelijke organisatie rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneert en adviseert de directie hierover.

  • 3 De concerncontroller kan inzake de in het tweede lid genoemde onderwerpen rechtstreeks rapporteren aan Gedeputeerde Staten.

  • 4 De concerncontroller is tevens afdelingsmanager van de eenheid Control. 

Hoofdstuk V Slotbepaling

Artikel 14

  • 1 Deze regeling treedt in werking de dag na publicatie van het Provinciaal Blad en werkt terug tot 1 januari 2009.

  • 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009.

  • 3 De Regeling ambtelijke organisatie Gelderland wordt ingetrokken. 

Ondertekening

Gedeputeerde Staten van Gelderland

 

TOELICHTING OP DE REGELING AMBTELIJKE ORGANISATIE GELDERLAND 2009

Op grond van artikel 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet zijn Gedeputeerde Staten bevoegd regels vast te stellen met betrekking tot de ambtelijke organisatie van de provincie, met uitzondering van de organisatie van de griffie. De Regeling ambtelijke organisatie Gelderland bevat de hoofdlijnen van de verhouding tussen Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie en van de verhouding tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie. De financiële structuur van de ambtelijke organisatie is neergelegd in de Financiële verordening Gelderland. Veel van de in deze verordening geregelde onderwerpen zijn nader uitgewerkt in de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland . Om een compleet beeld van de ambtelijke organisatie te verkrijgen, is het wenselijk voornoemde regelingen naast de onderhavige Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009?te leggen. Voor het inzicht in de ambtelijke organisatie is daarnaast de Instructie secretaris provincie Gelderland 2009 van belang. In deze instructie zijn de taken en bevoegdheden van de secretaris geregeld. Hieronder volgt – voor zover noodzakelijk - een artikelsgewijze toelichting op de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Thans bestaat de ambtelijke organisatie uit een concerndirectie, afdelingen en prioritaire programma’s. Onderhavige regeling is op al deze organisatie-eenheden van toepassing. De afdelingsmanagers zijn primair verantwoordelijk voor de organisatie-eenheid waar zij leiding aan geven en de en de managers prioritaire programma’s zijn verantwoordelijk voor de functionele aansturing binnen hun programma. Dit laat evenwel onverlet dat de algemeen directeur eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie in zijn geheel. Hij staat immers aan het hoofd van deze ambtelijke organisatie (zie artikel 3). De in het derde lid opgenomen onderverdeling geldt als een leidraad. De strekking is dus niet om een verdere organisatorische opsplitsing beneden teamniveau onmogelijk te maken. Wel dient hierbij in verband met het uitgangspunt van een platte organisatie zo veel mogelijk terughoudendheid te worden betracht.

Artikel 2 De hoofdlijnen van de ambtelijke organisatie worden door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Onder hoofdlijnen wordt in dit verband verstaan: welke en hoeveel organisatie-eenheden en welke taken hebben deze. Binnen deze hoofdlijnen is de algemeen directeur bevoegd tot vaststelling van de organisatorische inrichting. Dit zal veelal geschieden aan de hand van een voorstel van de manager van de betreffende organisatie-eenheid. Daarnaast is denkbaar dat de algemeen directeur bepaalde onderdelen van zijn bevoegdheid als bedoeld in het tweede lid mandateert. De in het tweede lid neergelegde bevoegdheid van de algemeen directeur doet recht aan het feit dat hij het hoofd van de ambtelijke organisatie is.

Artikel 3 De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Dit betekent derhalve dat de leden van de concerndirectie, de afdelingsmanagers en de managers prioritaire programma hiërarchisch ondergeschikt zijn aan de algemeen directeur. Dit komt tot uitdrukking in artikel 3. Op grond van artikel 1, tweede lid, van de Instructie secretaris Gelderland is de secretaris tevens algemeen directeur. Het betreft hier evenwel te onderscheiden functies. De secretaris heeft namelijk een in de Provinciewet (artikelen 99 en volgende) neergelegde positie. Zijn taak bestaat uit het bijstaan van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning. In een aantal van zijn taken wordt de algemeen directeur bijgestaan door de directeuren. Dat is vastgelegd in dit reglement en in de Instructie secretaris Gelderland. De voornaamste bevoegdheden van de afdelingsmanager liggen besloten in zijn aanstelling als manager van zijn organisatieonderdeel. Hiermee beschikt hij over de volledige hiërarchische bevoegdheid ten opzichte van de binnen de dienst werkzame functionarissen. De voornaamste bevoegdheden van de manager prioritaire programma’s liggen besloten in zijn aanstelling als manager van zijn organisatieonderdeel. Hiermee beschikt hij over de volledige bevoegdheid voor de functionele aansturing binnen zijn programma.

Artikel 4 De eerste volzin van het eerste lid legt de verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de (gehele) ambtelijke organisatie neer bij de algemeen directeur. Hetzelfde geldt voor de afdelingsmanagers en de managers prioritaire programma’s, maar dan ten aanzien van de organisatie-eenheden waar zij verantwoordelijk voor zijn. Om deze verantwoordelijkheid waar te maken, kunnen zij doen hetgeen zij nodig oordelen. Uiteraard met inachtneming van de terzake geldende regels (bijvoorbeeld het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2009 en de afzonderlijke mandaatbesluiten).

Artikel 6 Het overleg in het concerndirectieverband zal er voornamelijk op gericht zijn te bewerkstelligen dat de ambtelijke organisatie als één concern functioneert. Daartoe zal informatie-uitwisseling alsmede, voor zover nodig, afstemming plaatsvinden. In artikel 2, tweede lid, van de Instructie secretaris Gelderland is bepaald dat de secretaris voorzitter is van dit overleg. In onderhavige regeling behoeft dit derhalve niet te worden bepaald.

Artikel 7 Het managementoverleg binnen de afdeling en het prioritaire programma is ter bepaling aan de afdelingsmanager en manager prioritaire programma’s overgelaten. Ten aanzien van te houden werkoverleg is als enige randvoorwaarde de waarborg opgenomen dat in ieder geval moet zijn voorzien in werkoverleg binnen de kleinste organisatorische verbanden.

Artikel 8 De vervanging van de secretaris is geregeld in artikel 9 van de Instructie secretaris Gelderland. Daar de secretaris op grond van deze Instructie tevens algemeen directeur is (artikel 1, tweede lid), behoeft de vervanging van hem in onderhavige regeling niet vastgelegd te worden.

Artikel 10 De minuut die ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten wordt voorgelegd, bevat de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder. Het staat de opsteller van de minuut of degene die anderszins verantwoordelijk is voor het betreffende voorstel vrij op de minuut een afwijkende opvatting naar voren te brengen.

Artikel 11 Om een te nemen beslissing te kunnen agenderen voor een vergadering van Gedeputeerde Staten zal zij altijd moeten zijn voorbesproken met de eerste of - bij diens afwezigheid in de betreffende vergadering - de tweede portefeuillehouder. Een portefeuillehouder kan nooit in een vergadering van Gedeputeerde Staten worden geconfronteerd met een voorstel dat hij niet kent, maar dat wel in zijn portefeuille valt. Hiertoe is het eerste lid opgenomen. Op grond van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2009 en de afzonderlijke door Gedeputeerde Staten genomen mandaatbesluiten, zijn leden van Gedeputeerde Staten doorgaans bevoegd bepaalde besluiten te nemen. Dergelijke besluiten kunnen door het betreffende lid van Gedeputeerde Staten direct worden afgedaan, met dien verstande dat de “routing” via de secretaris - of locosecretaris - verloopt. Een en ander geldt ook voor de voorstellen die door de Commissaris van de Koning direct kunnen worden afgedaan (derde lid).

Artikel 12 De situatie kan zich voordoen dat de voorbereiding van een te nemen beslissing meerdere onderdelen van de ambtelijke organisatie raakt. Afstemming met meerdere organisatieonderdelen is dan noodzakelijk.

Artikel 13 De bepaling dat de concerncontroller door Gedeputeerde Staten wordt benoemd, sluit in principe uit dat de benoeming van deze functionaris door een mandataris (bijvoorbeeld de algemeen directeur) geschiedt. Benoeming door Gedeputeerde Staten is van belang gelet op de eigenstandige positie van de concerncontroller. De concerncontroller heeft een taak ten aanzien van het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren van de ambtelijke organisatie. Hieronder valt derhalve ook beleidscontrol.