Instructie gemeentesecretaris

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college

2. De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

1 Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is/wordt bepaald, is artikel 1 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde bestuurscommissies.

1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de griffier) heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;b. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;c. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen op het gebied van het vastgestelde beleid;d. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;e. de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;f. de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid; g. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2. De voorzitter van het college houdt namens het college jaarlijks een functionering- en beoordelingsgesprek met de secretaris.

3. De secretaris is bestuurder in de zin van de WOR (Wet op de Ondernemingsraden).

1. De secretaris draagt er zorg voor dat de sectorhoofden en de leden van het Stafbureau tijdig (mondeling of schriftelijk) op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun dienst zijn verbonden;

2. De secretaris informeert de burgemeester en de griffier tijdig (mondeling of schriftelijk) over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert regelmatig overleg met de burgemeester en de griffier.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van de sectorhoofden de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij kan na overleg met het college aanwijzingen geven aan de sectorhoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

2. De secretaris houdt jaarlijks met ieder sectorhoofd een functionerings- en beoordelingsgesprek.

1. De algemene taak van de secretaris is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: voorlichting, bestuurlijke juridische zaken en personeelszaken, als het daarover verantwoording afleggen.

2. De secretaris houdt jaarlijks met alle medewerkers van het Stafbureau een functionerings- en beoordelingsgesprek.

1 Het college van burgemeester en wethouders kan op voordracht van de burgemeester, nadere regels geven met betrekking tot de instructie gemeentesecretaris.

1 In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college, op voordracht van de burgemeester.

1. De instructie gemeentesecretaris van 27 april 1995 wordt ingetrokken met ingang van 16 juni 2008 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op feiten die zich voor die datum hebben voorgedaan.

2. Deze instructie treedt in werking op 16 juni 2008.

3. Deze instructie kan worden aangehaald als Instructie gemeentesecretaris.