Reglement Adviescommissie herstel kelders wervengebied

Artikel 2 Taken en bevoegdheden Adviescommissie

• 1.

  Een keldereigenaar kan een adviesvraag aan de adviescommissie voorleggen. De adviescommissie neemt de adviesvraag in behandeling indien sprake is van een verschil van inzicht als bedoeld in Artikel 22 Escalatieregeling/ Adviescommissie uit de beleidsregel herstel kelders wervengebied gemeente Utrecht.

• 2. Keldereigenaren kunnen de adviescommissie vragen advies te geven over:

  • a.

    de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 van de beleidsregel, of

  • b.

    de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan de kelder van de keldereigenaar, nadat de keldereigenaar de personen genoemd in artikel 22 eerste lid, onder a en b van de beleidsregel benaderd heeft. 

• 3. Op verzoek van burgemeester en wethouders kan de adviescommissie desgewenst de gemeente en de keldereigenaren begeleiden in één of meer onderwerpen die betrekking hebben op deze beleidsregel. De adviescommissie is dan tevens een begeleidingscommissie. 

• 4. Dit reglement is niet van toepassing op de rol van een begeleidingscommissie. De regels die op de begeleidingscommissie van toepassing zijn worden bepaald in de opdrachtverstrekking aan de begeleidingscommissie (inclusief vergoeding passend bij omvang en complexiteit van de opdracht).

Artikel 3 Ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

• 1. De adviescommissie neemt een adviesvraag van de keldereigenaar uitsluitend in behandeling indien:

  • a.

    de adviesvraag betrekking heeft op een kelder waarop de beleidsregel van toepassing is;

  • b.

    sprake is van een verschil van inzicht tussen de keldereigenaar en de gemeente; 

  • c.

    het verschil van inzicht betrekking heeft op de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 of de uitvoering van de herstelwerkzaamheden;

  • d.

    voor advies inzake de uitvoering van herstelwerkzaamheden geldt dat eerst de in de beleidsregel voorgeschreven voorafgaande stappen van de escalatieladder moeten zijn doorlopen; en

  • e.

    de voor de beoordeling noodzakelijke stukken zijn verstrekt, waaronder een door beide partijen aangeleverde motivatie waarin zij hun visie op het verschil van inzicht toelichten, de samenwerkingsovereenkomst, inspectierapporten; schriftelijke correspondentie met de gemeente, ondernemersverklaringen, ondersteunende stukken, plattegronden van het pand en de kelder.

• 2. Indien de adviesvraag niet voldoet aan het eerste lid of buiten de taak van de adviescommissie valt, bericht de voorzitter dit schriftelijk en gemotiveerd de gemeente en de keldereigenaar. 

• 3. De voorzitter kan de gemeente of de keldereigenaar in de gelegenheid stellen binnen een door de voorzitter te bepalen termijn ontbrekende gegevens of stukken aan te leveren, voor zover dit nodig is om de ontvankelijkheid of de adviesvraag te kunnen beoordelen.

Artikel 5 Taken secretaris en voorzitter

• 1. De gemeente voorziet in het secretariaat van de adviescommissie en wijst daartoe een ambtelijk secretaris en plaatsvervangend ambtelijk secretaris aan. Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren ten minste: 

  • a.

    De ambtelijk secretaris ondersteunt de adviescommissie procedureel, organisatorisch en administratief.

  • b.

    De ambtelijk secretaris is medeopsteller van de agenda en verstuurt tijdig de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden. 

  • c.

    De ambtelijk secretaris verstrekt de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie. 

  • d.

    De ambtelijk secretaris woont vergaderingen bij en houdt de presentielijst bij en draagt zorg voor verslaglegging. 

  • e.

    De ambtelijk secretaris kan op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van de behandelkamer een conceptadvies opstellen. 

  • f.

    De ambtelijk secretaris bewaakt mede de kwaliteit en de integriteit van de adviezen en het adviseringsproces. 

  • g.

    De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht en neemt niet deel aan de inhoudelijke besluitvorming van de behandelkamer. 

• 2. Tot de taken van de voorzitter behoren ten minste:

  • a.

    De voorzitter stelt de agenda tijdig op in overleg met de ambtelijk secretaris 

  • b.

    De voorzitter leidt de vergadering.

  • c.

    De voorzitter bewaakt de integriteit en kwaliteit van de adviezen en het adviseringsproces.

  • d.

    De voorzitter verzendt de adviezen aan het college.

  • e.

    De voorzitter geeft leiding aan de werkzaamheden van de uitvoerend secretaris.

Artikel 7 Besluitvorming en advies

• 1. Keldereigenaren kunnen de adviescommissie vragen advies te geven over: 

  • a.

    de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 van de beleidsregel, of 

  • b.

    de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan de kelder van de keldereigenaar, nadat de keldereigenaar de personen genoemd in artikel 22 eerste lid, onder a en b van de beleidsregel benaderd heeft. 

• 2. De adviescommissie adviseert niet over civielrechtelijke aansprakelijkheid, schadeoorzaken of schadevergoeding, met dien verstande dat dit niet geldt voor schade als gevolg van het niet juist of niet tijdig uitvoeren van de herstelwerkzaamheden aan de kelder, zoals omschreven in de met de keldereigenaar afgesloten samenwerkingsovereenkomst.

• 3. De behandelkamer komt tot een advies op basis van meerderheid van stemmen. Elk commissielid van de adviescommissie/behandelkamer heeft één stem. Het advies hoeft niet unaniem te zijn. 

• 4. De behandelkamer baseert haar advies op de door de keldereigenaar en de gemeente verstrekte gegevens en documenten, alsmede op hetgeen tijdens de hoorzitting of bezichtiging naar voren is gebracht.

• 5. De behandelkamer brengt uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van het volledige dossier een gemotiveerd schriftelijk advies uit aan de keldereigenaar en gemeente.

• 6. De behandelkamer kan deze termijn eenmaal met vier weken verlengen. De keldereigenaar en de gemeente worden daarvan schriftelijk in kennis gesteld.

• 7. Het conceptadvies wordt opgesteld door de ambtelijk secretaris, op aanwijzing van en onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de behandelkamer en zo nodig op verzoek van de commissieleden aangepast. Het definitieve advies wordt namens de adviescommissie ondertekend door de voorzitter van de behandelkamer en verstuurd naar de gemeente met een afschrift aan de keldereigenaar.

Artikel 11 Einde lidmaatschap

Het lidmaatschap van de adviescommissie eindigt door:

• a. Het intrekken van de beleidsregel;

• b. Het nemen van ontslag als commissielid;

• c. Het overlijden van het commissielid;

• d. Een daartoe strekkend besluit van burgemeester en wethouders;

• e. Het verstrijken van de benoemingsperiode;

• f. Het schenden van de geheimhoudingsverplichting;

• g. Het ontstaan van een structureel belangenconflict.