Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW 2026

Dit beleidsdocument beschrijft de uitgangspunten, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en belangrijkste processen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van SVHW. Dit beleid levert een bijdrage aan de inkoopprofessionalisering binnen SVHW. Het doel van het beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk en om uniformiteit te bevorderen. SVHW wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid keuzes maken en richting geven aan de wijze waarop zij inkoopt.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan bij het beleid met betrekking tot leveranciers- en contractmanagement (LCM), dat in een separate nota is vastgelegd.

Inkoopvisie SVHW

Binnen de vigerende wet- en regelgeving, waaronder de Aanbestedingswet 2012, de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Gids Proportionaliteit, hanteert SVHW de volgende inkoopvisie:

“SVHW wil op een effectieve en efficiënte wijze inkopen, waarbij ze de inkoopfunctie op een duurzame en maatschappelijk verantwoorde wijze uitvoert en de integriteit en de beheersing van de juridische risico’s waarborgt.”

Wat wil SVHW met de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid bereiken

Met deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid wil SVHW het volgende bereiken:

• doelstellingen, uitgangspunten en kaders vastleggen waarbinnen de inkopen bij SVHW plaatsvinden;

• een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap;

• bevorderen van de uniformiteit tussen SVHW en andere overheidsinstellingen;

• transparantie richting de markt en de deelnemers van SVHW.

Opbouw van de nota

Deze nota is opgebouwd op basis van de volgende vier inkoopuitgangspunten:

• •

  Juridisch — Hoe gaat SVHW om met de relevante wet- en regelgeving, waaronder de Aanbestedingswet 2012, de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Gids Proportionaliteit? (hoofdstuk 3)

• •

  Ethisch/Ideëel — Hoe gaat SVHW om met de maatschappij en het milieu? (hoofdstuk 4)

• •

  Economisch — Hoe gaat SVHW om met de relevante markt en de ondernemers? (hoofdstuk 5)

• •

  Organisatorisch — Hoe is het inkoopproces van SVHW ingericht? (hoofdstuk 6)

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een offerteaanvraag.

Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet 2012, die op moment van opstellen van dit document van kracht is.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van SVHW.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Inkopen

(Rechts)handelingen van SVHW gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een leverancier met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Inschrijver(s)

Een leverancier die een inschrijving heeft ingediend.

Inkoopproces

Proces met een beschrijving van de werkwijze van een inkoop- en aanbestedingsproces

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Lokale Leverancier

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ van wie de hoofdvestiging zich bevindt binnen het werkingsgebied van SVHW.

Mandaat

De bevoegdheid om in naam van het Dagelijks bestuur van SVHW besluiten te nemen;

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van SVHW voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Opdrachtgever

Organisatorische eenheid die opdracht geeft voor het uitvoeren van activiteiten dan wel het leveren van producten of diensten.

Opdrachtwaarde

Opdrachtsom exclusief btw.

Sociale en andere specifieke diensten

Diensten als bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.

Volmacht

De bevoegdheid om in naam van de publiekrechtelijke rechtspersoon de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling, dan wel in naam van de Voorzitter van het Dagelijks Bestuur privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

SVHW wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. SVHW leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast houdt SVHW rekening met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de precontractuele goede trouw en de in acht te nemen redelijkheid en billijkheid. SVHW koopt efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de uitgaven staan centraal. SVHW houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor leveranciers tot de opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen SVHW en de contractant. SVHW spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de leverancier voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. SVHW neemt in het inkoopproces, naast prijs en kwaliteit, ook andere gerelateerde interne en externe kosten (bijvoorbeeld onderhoudskosten) mee in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. SVHW streeft ernaar om met de uitgaven maximale waarde te creëren voor de deelnemers, burgers en ondernemingen binnen het werkingsgebied van SVHW.

• d.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van SVHW. SVHW heeft een rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. SVHW wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• e.

  Administratieve lastenverlichting voor zowel SVHW als voor leveranciers. SVHW verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. SVHW streeft er naar het inkoopproces waar mogelijk volledig digitaal te laten verlopen. Voor Europese aanbesteding is het verplicht om de procedure volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor borging van de rechtmatigheid. SVHW maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

• f.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van SVHW. De inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van SVHW, en daar direct en voortdurend aan bij te dragen.

3.1 Algemeen juridisch kader

SVHW leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door SVHW restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012 (geldende versie), als implementatie van de Europese richtlijnen 2014/24/EU, 2014/25/EU en 2014/23/EU

• •

  Europese wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden

• •

  Gids Proportionaliteit, (3e herziening, januari 2022, of de meest recente versie)

• •

  Burgerlijk WetboekGemeente- en waterschapswet

• •

  Mededingingswet

Noot: De Aanbestedingswet 2012 is onderhevig aan wijzigingen. Er ligt een wetsvoorstel ter versterking van de rechtsbescherming bij aanbesteden, dat onder meer de verplichte instelling van een klachtenloket behelst. SVHW volgt deze ontwikkeling en past het beleid zo nodig aan zodra nieuwe wetgeving in werking treedt.

3.2 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

SVHW hanteert als overheidsorganisatie bij inkopen een aanbesteden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Alle keuzes die SVHW maakt bij een aanbesteding (keuze van de aanbestedingsprocedure, keuze van de leverancier) worden objectief gemaakt en gemotiveerd. Ook de te stellen eisen en criteria zijn zo objectief mogelijk.

• •

  Non-Discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit of herkomst van producten is niet toegestaan. SVHW behandelt alle gegadigden en inschrijvers op gelijke wijze;

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure is navolgbaar en controleerbaar. Normale zorgvuldige en oplettende inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. Van de Gids Proportionaliteit mag slechts worden afgeweken als SVHW motiveert dat de betreffende afwijking in het specifieke geval proportioneel is.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van SVHW. SVHW stelt als eis aan alle leveranciers, dat zij voldoen aan de geldende Europese en nationale wet- en regelgeving, waaronder op het gebied van gegevensbescherming (AVG), informatiebeveiliging (NIS2, Cbw) en, waar van toepassing, de AI Act. Dit geldt ongeacht de vestigingsplaats van de leverancier

• •

  Voorkeur voor nationale en Europese aanbieders: de voorkeur bij het gunnen van inkoop- en aanbestedingsopdracht gaat uit naar nationale en Europese aanbieders.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

SVHW neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

SVHW streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat leveranciers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. SVHW past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe de meest actuele versie van:

• •

  Voor leveringen en diensten de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gebaseerd op het model van de VNG: ‘VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden Alv’

• •

  Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  Aanbestedingsreglement werken laatste uitgave (nu 2016 (‘ARW 2016’));

• •

  Gids proportionaliteit, laatste uitgave (nu 2022)

• •

  Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT), laatste uitgave (nu maart 2026).

De algemene (verkoop)voorwaarden die leveranciers gebruiken worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Het is mogelijk, dat er gebruik wordt gemaakt van (standaard) algemene voorwaarden en aanbestedingsreglementen die bij de uitvoering van inkoopprocedures in specifieke branches, voor specifieke opdrachten (monopolistische markten) of bij specifieke specificatievormen gemeengoed zijn. Het gebruik van aanbestedingsreglementen mag niet leiden tot afbreuk van de doelstellingen en uitgangspunten in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW, waaronder de borging van juridische risico’s.

3.4 Waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze (aanbestedingsvorm) moet worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld volgens de geldende Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. SVHW wordt gezien als één opdrachtgever. Bij een opdracht waarvan de opdrachtwaarde gedurende het project wijzigt, dient opnieuw te worden afgewogen of de gehanteerde aanbestedingsprocedure nog steeds de juiste is.

Het opdelen van een opdracht in aparte percelen is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of leveringen, die identiek zijn mogen niet worden gesplitst, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet worden gesplitst. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd mag worden beperkt om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

Daarnaast geldt het wettelijk clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk te worden gemotiveerd.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling en de budgethouderschapsregeling zoals deze zijn gepubliceerd op de openbare website van SVHW. SVHW wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Voor inkoopopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden wordt het mandaat door het Dagelijks Bestuur aan de directeur verstrekt na voorafgaande vaststelling van de inkoopstrategie door het Dagelijks Bestuur.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur van SVHW. Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directeur SVHW (budgethouder) en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, wordt dan vóóraf gemotiveerd besloten tot afwijken van de gestelde inkoopprocedure. Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

Het Dagelijks Bestuur mandateert de directeur van SVHW om dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen als veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) of specifieke omstandigheden deze aanpassingen vereisen. Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toestemming van de directeur.

4.1 Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van SVHW.

• a.

  SVHW stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

SVHW vindt het belangrijk dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de binnen SVHW vastgestelde gedragscode Integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen.

In het kader van integriteit hanteert SVHW-gedragsregels. De medewerkers van SVHW:

• •

  hebben respect voor de positie en de belangen van de leveranciers;

• •

  passen bij inkopen en aanbestedingen zoveel mogelijk het vier-ogen principe toe bij de keuze van de (potentiële) leverancier en de opdrachtverlening;

• •

  nemen geheimhouding in acht tegenover derden over vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke plicht tot openbaarmaking;

• •

  gebruiken vertrouwelijke informatie van (potentiële) leveranciers voor het doel waarvoor deze informatie is bestemd, resp. waarvoor deze door de rechtmatige eigenaar ter beschikking is gesteld;

• •

  handelen onpartijdig en zorgen ervoor dat voor alle (potentiële) leveranciers dezelfde procedures gelden, dat zij gelijke toegang tot informatie hebben en dat geen vermenging plaats vindt met oneigenlijke belangen;

• •

  ondernemen geen nevenactiviteiten die de integriteit van SVHW zouden kunnen schaden;

• •

  nemen geen materiële of immateriële relatiegeschenken en/of diensten van (potentiële) leveranciers in ontvangst.

• b.

  SVHW contracteert alleen integere leveranciers.

SVHW doet alleen zaken met leveranciers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. SVHW behoudt zich het recht voor om in het kader van het inkopen potentiële leveranciers te verzoeken een eigen verklaring af te leggen, andere bewijsstukken in te dienen over van hun handelen in het verleden en/of, voor zover SVHW hier aanleiding toe ziet, zelfstandig te onderzoeken of te laten onderzoeken in hoeverre een leverancier als integer kan worden aangemerkt. Een leverancier die niet integer is of niet voldoet aan wettelijke regelgeving, kan worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingsprocedures. Bij de toepassing van deze regeling verstaat SVHW onder uitsluiting ook de beslissing om een leverancier niet uit te nodigen voor een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding.

SVHW gaat er verder vanuit dat de (potentiële) leveranciers geen misbruik maken van de van SVHW verkregen vertrouwelijke informatie en dat zij de positie en belangen van SVHW als publieke opdrachtgever respecteren en ondersteunen.

2 Hiervoor wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van de UAE verklaring van de Europese Unie.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Bij inkopen en aanbesteden houdt SVHW-rekening met de impact die het heeft op het gebied van duurzaamheid, welzijn en sociale voorwaarden. Bij meervoudige, nationale en Europese aanbestedingen zal SVHW-duurzaamheid en sociale, ecologische en economische aspecten meewegen en leveranciers vragen (dit kan eventueel door middel van een vragenlijst) naar de impact van hun diensten, leveringen of werken hierop.

Met inachtneming van de Gids Proportionaliteit worden bij nationale en Europese aanbestedingen duurzaamheid, welzijn en sociale voorwaarden als gunningscriterium meegewogen. Bij nationale en Europese aanbestedingen kunnen ook criteria voor social return on investment (SROI) worden meegewogen. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het daartoe door de overheid ontwikkeld instrument, zie https://www.mvicriteria.nl/nl

• a.

  Bij Inkopen neemt SVHW sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat SVHW indien mogelijk de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). SVHW wil indien mogelijk maatschappelijk verantwoord inkopen om een bijdrage te leveren aan een toekomstbestendige leefomgeving. Onderdelen van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn klimaatbewust inkopen, biobased inkopen, circulair inkopen en internationale sociale voorwaarden.

SVHW heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft SVHW als opdrachtgever en inkoper invloed op leveranciers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen kan zij een duurzaam beleid door leveranciers stimuleren.

De basis voor maatschappelijk verantwoord inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Sociale, ecologische en economische aspecten worden vertaald in specifieke MVI-thema’s:

• •

  Klimaatbewust inkopen SVHW onderschrijft internationale akkoorden om de opwarming van de aarde te beperken. SVHW wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen SVHW (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). SVHW houdt bij haar inkopen waar mogelijk rekening met milieueisen die betrekking hebben op het effect van het product of dienst op onze leefomgeving. Denk hierbij aan CO2-uitstoot, afval en milieuvervuilende bestanddelen van een product of productieproces. Daarbij wordt bij het toepassen van milieueisen niet alleen gelet op het product of de dienst zelf, maar ook op de totale levenscyclus van het product of de dienst.

• •

  iobased inkopen Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. SVHW streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

• •

  Circulair inkopen Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. SVHW kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen en zo bijdragen aan het verminderen van het gebruik van grondstoffen en het reduceren van afval. Leveranciers kunnen worden uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door in hun aanbieding bij te dragen aan het doel van circulair inkopen, te beschrijven wat de bijdrage inhoudt en hiermee extra punten te behalen.

• •

  Internationale Sociale Voorwaarden De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten leveranciers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan SVHW bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan SVHW de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

• b.

  Duurzaamheid

SVHW draagt bij aan een gezonde en structurele balans tussen de sociaaleconomische ontwikkeling, de natuurlijke ontwikkeling en het maatschappelijk welzijn en geeft hieraan invulling door duurzaam in te kopen.

Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. SVHW weegt tegenover de meerwaarde van duurzaam werken ook de maatschappelijke (meer)kosten en de daadwerkelijke meerwaarde voor SVHW mee.

• c.

  SVHW wil dat inkopen ook een social return on investment opleveren.

Social return on investment (SROI) is een instrument dat op de inkoopopdrachten van SVHW toegepast wordt om arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. SVHW kan sociale voorwaarden stellen aan een opdrachtnemer. Deze voorwaarden liggen in eerste instantie op het terrein van kansen op de arbeidsmarkt voor werkzoekenden en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De voorkeur bij SROI gaat uit naar het inzetten van eigen inwoners binnen het belastinggebied van SVHW.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vinden plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

SVHW acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de leveranciers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met leveranciers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de leveranciersrelatie

• a.

  SVHW acht een te grote afhankelijkheid van leveranciers niet wenselijk.

SVHW streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van leveranciers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. SVHW moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van leverancier(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  SVHW kiest voor een onafhankelijke leveranciersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van SVHW door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. SVHW kiest in dat geval voor de meest passende leveranciersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een leveranciersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  SVHW heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van leveranciers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale leveranciers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en SVHW moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Als er geschikte partijen beschikbaar zijn, zal voor een meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal één partij gevestigd in het werkingsgebied van SVHW uitgenodigd worden om offerte uit te brengen. Het niet kunnen uitnodigen van een regionale partij moet worden toegelicht.

• b.

  SVHW heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle leveranciers gelijke kansen moeten krijgen. SVHW houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan SVHW doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  SVHW heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan SVHW opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van maatschappelijk verantwoord inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Samenwerkingsverbanden

SVHW hanteert als uitgangspunt dat waar mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkings-mogelijkheden met vergelijkbare partners binnen de branche (bijvoorbeeld belastingkantoren, waterschappen, gemeenten), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden met betrekking tot de inkoop kunnen structureel of incidenteel zijn, maar hebben alle ten doel om door middel van samenwerking kennis te delen en inkoopvoordelen (zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen) voor alle deelnemende organisaties te realiseren. De samenwerking leidt niet tot het onnodig clusteren van opdrachten.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

SVHW heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hieronder genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.

SVHW kan gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure, en zal dit met een voorstel tot afwijking op het Inkoop-en aanbestedingsbeleid vastleggen (zie 3.6). Als wordt gekozen voor een zwaardere procedure dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

Het beïnvloeden van de opdrachtgrootte (zowel splitsen in grootte en knippen in tijd als samenvoegen in grootte en/of tijd) om gebruik te kunnen maken van een afwijkende aanbestedingsprocedure is niet toegestaan.

SVHW zal – met inachtneming van het gestelde in de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren:

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

SVHW vraagt tot het vastgestelde drempelbedrag minimaal aan één leverancier een offerte. Indien mogelijk wordt, volgens paragraaf 5.3 rekening gehouden met lokaal leverancierschap.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

SVHW vraagt ten minste aan drie leveranciers en ten hoogste aan vijf leveranciers een offerte. Hiervan is er, indien beschikbaar, minimaal 1 lokaal.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal SVHW werken vanaf een bedrag van € 1.500.000 nationaal aanbesteden. SVHW zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Bij investeringen groter dan € 250.000 die niet eerder in de begroting waren opgenomen informeert het Dagelijks Bestuur vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen besteedt SVHW in beginsel Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Iedere 2 jaar worden deze drempelwaarden opnieuw door de Europese Commissie vastgesteld. Voor iedere aanbesteding geldt het op dat moment vastgestelde drempelbedrag (zie: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelbedragen-europees-aanbesteden)

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. SVHW kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/ markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.

De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000 verplicht worden (voor)aangekondigd. Door middel van het CPV- zoektool van PIANO (https://europadecentraal.nl/cpv-code-zoekmachine/) kan worden nagegaan of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.

Uitzonderingen

Uitzonderingen waarbij een enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gestart kan worden gelden voor:

• •

  De inhuur van extern personeel. In de praktijk geldt hierbij vaak dat een specifiek specialisme extern wordt gezocht en de klik tussen de kandidaat en de werkomgeving een zeer belangrijk criterium is;

• •

  Het selecteren van een opleiding. SVHW heeft als standpunt, dat de individuele medewerker mag kiezen bij welk opleidingsinstituut hij/zij de opleiding wil volgen. Voor het al of niet kunnen volgen van een opleiding is de toestemming van de domeinmanager/directeur nodig.

Voor de bovengenoemde uitzonderingen geldt expliciet, dat de deze inkooptrajecten onder de Europese drempelbedragen dienen te vallen.

SVHW streeft ernaar om het inkoop- en aanbestedingsproces zo transparant en toegankelijk mogelijk te maken. Aanbestedingen worden daartoe in beginsel gepubliceerd op de openbare aanbestedingenwebsite van Tenderned (www.tenderned.nl). SVHW gebruikt voor de communicatie met externe partijen een aparte mailbox: aanbesteding@svhw.nl.

5.6 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. SVHW wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Bij het bepalen van de waarde van de opdracht wordt de volgende tabel toegepast:

Om te kunnen bepalen of een opdracht al dan niet Europees moet worden aanbesteed, is de totale contractwaarde van de opdracht bepalend. Deze wordt berekend door het saldo van de kosten voor de initiële looptijd en de totale kosten van de overeengekomen verlengingen. Alle bedragen zijn exclusief BTW.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

De directeur is de hoofdbudgethouder en wijst voor ieder programma, product of kostenplaats een deelbudgethouder aan. Daar waar geen budgethouder wordt aangewezen blijft de budgetverantwoordelijkheid bij de directeur.

Het inkoopproces kent afhankelijk van de inkoopcategorie de volgende stappen:

6.2 Verantwoordelijken

Binnen SVHW is de directeur verantwoordelijk voor een juiste invulling van de inkooporganisatie. De directeur van SVHW is de budgethouder en kan op grond van het mandaatbesluit binnen de vastgestelde begroting uitgaven doen. Als budgethouder geeft de directeur door middel van afzonderlijke mandaatbesluiten andere medewerkers van de organisatie per product of project een ondermandaat (deelbudgethouders).

Bij inkopen boven de € 1.000 wordt altijd het vier-ogen principe toegepast, met uitzondering van inkopen door MT leden, die zelfstandig bevoegd zijn tot een bedrag van € 25.000. In het Intern controleplan worden aanvullende gerichte controles opgenomen op deze inkopen zonder vier-ogen principe.

De domeinmanager Ondersteuning en de Controller is verantwoordelijk voor het doen van voorstellen aan de directie ten aanzien van verbetering van de inkooporganisatie, processen, procedures en beleid. Wijzigingen voor het beleid worden in eerste instantie voorgelegd aan het Management Team. Vervolgens worden voorstellen ter goedkeuring behandeld in het Dagelijks Bestuur.

De uitvoering van het daadwerkelijk inkopen en aanbesteden vindt plaats op basis van dit beleid en de regeling budgethouders.

6.3 Hanteren van standaard werkwijze

SVHW hanteert een vastgesteld en zoveel mogelijk gedigitaliseerd en gestandaardiseerd Inkoop- en aanbestedingsproces. Hierin wordt gebruik gemaakt van een daarvoor ingerichte applicatie voor inkoopaanvragen. Dit proces geeft iedereen die met inkoop te maken heeft, handvatten om conform de regels van de wet en dit beleid in te kopen. Door dit proces wordt een professionele werkwijze gewaarborgd. Met behulp van dit proces streeft SVHW ernaar om een constante kwaliteit richting de markt uit te stralen.

Ten slotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen en het automatiseren van het proces het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor is SVHW in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door haar bestede middelen.

6.4 Dossiervorming en contractbeheer

Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) worden alle documenten vastgelegd in een centraal digitaal aanbestedingsdossier, dat digitaal wordt opgeslagen in een daartoe door SVHW te hanteren applicatie. Dit is van belang tijdens de uitvoering van het proces en voor verantwoording achteraf. In dit programma kunnen ook de verschillende voortgangsstappen worden geadministreerd. Bij aanbestedingen worden alle documenten digitaal opgeslagen bij Tenderned. Inschrijvingen en alle correspondentie zal eveneens digitaal via Tenderned worden opgeslagen en verwerkt.

De vastlegging van de afspraken en contracten met de leverancier is een verantwoordelijkheid van de betrokken budgethouder, die optreedt als contracteigenaar. Hij/zij is eindverantwoordelijk voor alle inhoudelijke en functionele aspecten die in een contract aan de orde komen. Hij/Zij richt zich zowel op de operationele als de meer strategische aspecten van een contract.

De contractbeheerder draagt zorg voor de administratieve en organisatorische verwerking van een contract. Dit omvat naast het (algemene) contract ook de daarbij behorende documenten zoals onderhoudsovereenkomst, SLA, evaluatie-afspraken, en ook de formele besluiten voor aanpassing, verlenging of opzegging. Dit wordt digitaal vastgelegd en actueel gehouden.

De contractmanager draagt zorg voor de bewaking van en eventuele advisering over de conformiteit van de contractafspraken en -documenten met geldende wettelijke regelgeving en ook met het inkoop- en aanbestedingsbeleid van SVHW. Hij /zij kijkt vooral naar de formeel juridische en strategische aspecten van contractvorming van SVHW met haar leveranciers en verzorgt tevens zowel de periodieke SLA overleggen met de grotere leveranciers (> € 50.000) en de rapportage over de contracten die in een bepaald tijdbestek aflopen, verlengd en/of opgezegd moeten worden.

SVHW hanteert voor niet-ICT-opdrachten in beginsel de SVHW-inkoopvoorwaarden die gelijk zijn aan de VNG-inkoopvoorwaarden (https://www.svhw.nl/app/uploads/2020/12/vng_model_algemene_inkoopvoorwaarden.pdf). Voor ICT-gerelateerde opdrachten hanteert SVHW de meest actuele GIBIT (nu 2025) voorwaarden (https://vng.nl/sites/default/files/2022-03/GIBIT%202020%20artikelen%20toegankelijk.pdf). Om deze voorwaarden van kracht te laten zijn, dienen in de te sluiten overeenkomst tussen SVHW en de leverancier, de eventueel door de leverancier gehanteerde inkoop- of leveringsvoorwaarden uitdrukkelijk te worden uitgesloten. Dit dient zowel in de overeenkomst als in de inkoopopdracht te worden vermeld.

6.5 Interne controle en evaluatie

De medewerker Verbijzonderde Interne controle controleert per half jaar achteraf steekproefsgewijs of de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de kaders van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn uitgevoerd. Daarnaast voert de medewerker Verbijzonderde Interne controle jaarlijks een crediteurenscan uit. Het resultaat van deze controles wordt voorzien van conclusies en aanbevelingen, zoals beschreven in het interne controleplan, en gerapporteerd aan de directeur van SVHW en aan het Dagelijks Bestuur ter informatie voorgelegd.

7.1 Uitgangspunten

Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer of brancheorganisatie die belang heeft bij de aanbesteding waarin klager schriftelijk en gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Ze kunnen gaan over:

• •

  De fase vóór de uiterste datum van inschrijving/aanmelding;

• •

  Een selectie- of gunningsbeslissing en

• •

  Over een geval waarin SVHW niet heeft aanbesteed terwijl dit volgens de ondernemer wel had gemoeten.

De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van SVHW in het algemeen. Over de klachtafhandeling wordt jaarlijks gerapporteerd aan het Dagelijks Bestuur van SVHW. Hierbij wordt in ieder geval ingegaan op het aantal klachten en of de klachten gegrond of ongegrond zijn bevonden.

Bij elke aanbesteding wordt in de aanbestedingsstukken vermeld waar ondernemers een klacht in kunnen dienen en hoe de procedure na het indienen van de klacht bij het klachtenloket verder verloopt.

7.2 Klachtenloket en procedure

Bij problemen in een aanbesteding wordt de ondernemer geacht hierover in beginsel eerst een vraag te stellen aan SVHW. Als een ondernemer een klacht heeft over de wijze waarop SVHW haar opdrachten in de markt zet, kan zij deze klacht per e-mail melden bij inkoopklacht@svhw.nl. Op deze melding volgt een ontvangstbevestiging. De ondernemer maakt duidelijk dat het over een klacht gaat, waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen.

SVHW heeft een klachtenloket voor aanbestedingsprocedures. Het klachtenloket behandelt klachten over alle soorten aanbestedingsprocedures, zowel boven als onder de Europese drempelwaarden. Het klachtenloket wordt gevormd door één of meer personen met verstand van inkopen en aanbestedingsregels, die niet (direct) betrokken zijn bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.

Het klachtenloket onderzoekt en adviseert binnen 2 weken, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. SVHW laat binnen 3 weken en per e-mail aan de klager weten wat hij beslist heeft; de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht en wat hij met de klacht gaat doen. Als door SVHW wordt afgeweken van het advies van het klachtenloket wordt dit gemotiveerd. Andere (potentiële) inschrijvers worden ook op de hoogte gesteld.

Bij ingediende klachten in de fase vóór de uiterste datum van inschrijving wordt de klacht afgehandeld vóór de uiterste datum van inschrijving en als dat niet lukt wordt de uiterste datum van inschrijving verruimd zodat ondernemers de uitkomst van de klachtafhandeling nog kunnen meenemen in de aanmelding/inschrijving.

Voor klachten over een selectie- of gunningsbeslissing geldt dat de aangekondigde termijn of de wettelijke (minimum) termijn zo nodig wordt opschort zodat een ondernemer na klachtafhandeling nog voldoende tijd heeft om als dat nodig wordt geacht andere rechtsbeschermingsmogelijkheden te benutten. In het geval van gunningsbeslissingen (bij Europese aanbestedingen) geldt een wettelijke (minimum) standstill-termijn van tenminste 20 kalenderdagen (artikel 2.127 Aanbestedingswet 2012). In het geval van opdrachten en selectiebeslissingen bij niet Europese aanbestedingen neemt SVHW hoofdstuk 4 van de Gids proportionaliteit in acht.

8.1 Hardheidsclausule

Het uitgangspunt is dat bij alle inkopen +het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gehanteerd. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij het noodzakelijk is om van de voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken.

Een voorstel voor een andere aanbestedingsvorm moet gemotiveerd vastgelegd worden in het inkoopdossier en heeft de goedkeuring nodig van de directeur van SVHW. Afwijken van de Europese en nationale wet- en regelgeving is hierbij niet toegestaan.

8.2 Inwerkingtreding en geldigheidsduur

Deze nota Inkoop - en aanbestedingsbeleid treedt in werking met ingang van 1 januari 2027 en heeft een geldigheidsduur van vier jaar tenzij gewijzigde omstandigheden een tussentijdse wijziging noodzaken.

De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW 2023, vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 31 december 2026, wordt ingetrokken.

8.3 Citeertitel

Deze nota kan worden aangehaald als “Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW 2026”.