Budgethoudersregeling

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• •

  Budget: een deel van de begroting, met een inhoudelijke doelstelling en/of maatschappelijk effect, een raming van financiële baten en lasten, weergegeven in een programma, taakveld, grootboeknummer of een investeringsbudget (investeringskrediet).

• •

  Eerste budgethouder: medewerker die primair eindverantwoordelijk is voor de besteding en verantwoording van alle gemeentelijke budgetten, ook wanneer bevoegdheden zijn gedelegeerd. Legt hierover verantwoording af aan het college.

• •

  Hoofdbudgethouder: medewerker aan wie een budget is toegekend via deze regeling en daarmee verantwoordelijk is voor een groter budget of meerdere deelbudgetten binnen een team. Bewaakt het totale budget, verdeelt verantwoordelijkheden en kan bevoegdheden delegeren aan deelbudgethouders.

• •

  Deelbudgethouder: medewerker aan wie een deel van een budget is toegekend via deze regeling en daarmee verantwoordelijk is voor een specifiek deel van het budget, bijvoorbeeld een kostensoort. Mag uitgaven doen binnen het toegewezen deelbudget en legt hierover verantwoording af aan de hoofdbudgethouder.

• •

  Projectbudgethouder: medewerker aan wie een projectbudget is toegekend via deze regeling en daarmee verantwoordelijk is voor dit specifieke deel van het budget. Ziet erop toe dat uitgaven passen binnen de projectdoelstellingen, het beschikbare projectbudget en de geldende financiële kaders. Legt verantwoording af aan de hoofdbudgethouder en/of opdrachtgever van het project. De invulling van deze rol is in taken en verantwoordelijkheden gelijk aan die van de deelbudgethouder, alleen dan gericht op formeel benoemde projecten in plaats van specifieke kostensoorten.

• •

  Prestatie-akkoordverklaarder: medewerker die voor het beheer van de budgetten controleert of de geleverde prestatie en/of de factuur klopt, geeft akkoord dat de levering is ontvangen, en heeft geen budgetverantwoordelijkheid. Dit is de medewerker die het beste kan beoordelen of de prestatie daadwerkelijk is geleverd.

• •

  Contract: de overeenkomst of een vergelijkbaar document waarin de levering van goederen, aanneming van werk of de verlening van diensten aan de gemeente wordt geregeld en geregistreerd.

• •

  Verplichting: het financiële gevolg van een subsidiebesluit, een besluit tot uitkering of het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk of verlening van diensten aan de gemeente.

• •

  Vierogen-principe: de functiescheiding in het financiële proces tussen diegenen die een betaling initieert of goedkeurt en diegene die de geleverde prestatie controleert.

Artikel 5 Bevoegdheden

In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:

• 5.1

  De directeuren, teammanagers, concerncontroller, directiesecretaris, en griffier kunnen instructies geven aan een deelbudgethouder of projectbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.

• 5.2

  De budgethouders zijn bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten, tot het bedrag van diens budget en een maximumbedrag op basis van hun rol en functie:

  • a.

    Eerste budgethouder (directeuren):

    geen maximum;

  • b.

    Eerste budgethouder (griffier t.b.v. gemeenteraad budgetten):

    tot € 250.000,-;

  • c.

    Hoofdbudgethouder (teammanagers, concerncontroller en directiesecretaris):

    tot € 500.000,-;

  • d.

    Deelbudgethouder en Projectbudgethouder (aangewezen medewerker):

    tot € 250.000,-;

• Het budgethouderschap bestaat in de praktijk uit twee lagen, te weten:

  • (1)

    hoofdbudgethouder, en (2) deelbudgethouder/projectbudgethouder. Op het moment dat een opdracht de bevoegdheid van hoofdbudgethouder, projectbudgethouder of griffier overschrijdt moet één van de directeuren altijd aanvullend akkoord geven.

• Het financieel mandaat is geen algemene bevoegdheid om tot dat bedrag te mogen uitgeven. De financiële bevoegdheid geldt tot het genoemde bedrag, voor zover passend binnen het aan de budgethouder toegewezen budget én binnen de geldende wet- en regelgeving, begroting, financiële verordening, mandaatregeling en inkoop- en aanbestedingsregels. Een deelbudgethouder met een mandaat van bijvoorbeeld € 250.000,- en een beschikbaar budget van slechts € 50.000,- kan geen hogere verplichting aangaan dan het budget dat aan hem is toegekend (in dit voorbeeld maximaal € 50.000,- en niet € 250.000,-).

• Voor opdrachten boven de € 5.000,- moet een verplichting worden aangemaakt, en contracten boven de € 25.000,- moeten worden vastgelegd. Zie hiervoor de taken die zijn beschreven onder artikel 6.1.1/6.1.2/6.1.3.

• 5.3

  De hoofdbudgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven tot het innen van een som geld van een derde partij (uitgezonderd lokale belastingheffingen zoals OZB).

• 5.4

  De budgethouders zijn bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken hun budget te overschrijden tot maximaal 10% van het budget (met een maximum van € 50.000,-).

• 5.5

  De directie kan voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.

Artikel 6 Taken

In het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn onderstaande taken beschreven.

• 6.1

  De hoofdbudgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder voeren ieder voor hun budgetten de volgende processtappen uit:

  • 6.1.1

    Het vastleggen van het contract in het financiële systeem, zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.

  • 6.1.2

    Het in het financiële systeem registeren van contracten met een waarde hoger dan € 25.000,-.

  • 6.1.3

    Het aanmaken van verplichtingen voor iedere opdracht met een waarde hoger dan € 5.000,- zodat de actuele stand van het budget (vooraf) kan worden berekend. Dit geldt ook voor meerdere deelopdrachten die bij elkaar boven dit bedrag uitkomen.

  • 6.1.4

    Facturen met een waarde hoger dan € 2.500,- moeten worden voorzien van een prestatie-akkoordverklaring. Voor facturen onder dit bedrag is dit optioneel.

  • 6.1.5

    Het verplichtingsnummer doorgeven aan de leverancier, zodat die dit kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd naar de leverancier.

  • 6.1.6

    Het accorderen van de verplichtingen.

• 6.2

  De deelbudgethouder en projectbudgethouder wijzen in samenspraak met de hoofdbudgethouder ieder voor hun eigen budgetten een prestatie-akkoordverklaarder aan, die de geleverde prestatie(s) beoordeelt.

• 6.3

  De aanwijzing van prestatie-akkoordverklaarders wordt schriftelijk of per e-mail vastgelegd.

• 6.4

  De prestatie-akkoordverklaarder toetst (achteraf) de facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.

• 6.5

  Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, maar deze er wel had moeten zijn, wordt de betreffende budgethouder gevraagd alsnog een verplichting aan te maken. Zodat de facturen uiteindelijk de juiste routing kunnen doorlopen (zie 6.6). Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, en deze ook niet nodig is, accordeert de budgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten ná het akkoord van de prestatie-akkoordverklaarder. Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.

• 6.6

  Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de prestatie-akkoordverklaarder voldoende voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.

• 6.7

  De hoofdbudgethouders moeten overschrijdingen boven de € 50.000,- op taakveldniveau toelichten en rapporteren aan het college (met behulp van het budgetafwijkingsformulier).

• 6.8

  De hoofdbudgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder zorgen bij onvoldoende financiële dekking en een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.

• 6.9

  De hoofdbudgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder kunnen de taken uit artikel 6.1, 6.7 en 6.8 overdragen aan de prestatie-akkoordverklaarder, met uitzondering van de taak uit artikel 6.1.6 (het accorderen van de verplichtingen).

Artikel 8 Functiescheiding

De functie van budgethouder en prestatie-akkoordverklaarder kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben.

Uitvoerende functionarissen van de financiële administratie kunnen daardoor geen budgethouder of prestatie-akkoordverklaarder zijn.

Artikel 9 Integriteitsbeginsel

De eerste budgethouder, hoofdbudgethouder, deelbudgethouder, projectbudgethouder en prestatie-akkoordverklaarder zijn verplicht om alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Zij handelen integer en kunnen zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze Budgethoudersregeling niet voorziet beslist het college.