Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad van Kerkrade 2026

Openbaarheid van bestuur vormt een essentieel onderdeel van de democratische rechtsstaat. Transparantie draagt bij aan een goed functionerend openbaar bestuur en stelt inwoners in staat het handelen van de gemeenteraad te volgen en te controleren. Niet alleen de uitkomst van besluitvorming is daarbij van belang, maar ook de wijze waarop besluiten tot stand komen.

Sinds 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) van kracht. De Woo heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen en legt een grotere nadruk op actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. De gemeenteraad van Kerkrade volgt het principe van actieve openbaarmaking al jaren via het raadsinformatiesysteem. Tegelijkertijd dient de gemeenteraad zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. De verwerking en openbaarmaking van persoonsgegevens vindt plaats met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Woo, de Archiefwet en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Met deze gedragscode geeft de gemeenteraad invulling aan een zorgvuldige afweging tussen transparantie en bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De gedragscode beschrijft hoe de gemeenteraad omgaat met persoonsgegevens bij de uitvoering van zijn publieke taak en bij de openbaarmaking van documenten.

Deze gedragscode beschrijft welke persoonsgegevens in beginsel openbaar worden gemaakt en welke gegevens worden geanonimiseerd of niet openbaar worden gepubliceerd.

Raads- en commissieleden kunnen, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van hun functie, beschikken over niet-geanonimiseerde stukken via het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem of op een andere door de griffie aangewezen wijze.

Verzoeken om openbaarmaking van documenten worden behandeld overeenkomstig de bepalingen van de Wet open overheid (Woo). Daarbij wordt per verzoek beoordeeld of openbaarmaking mogelijk is en welke belangen daarbij moeten worden afgewogen.

Artikel 1 Begripsbepaling "publicatie op de website"

Onder publicatie op de website wordt verstaan het openbaar beschikbaar stellen van informatie via de website van de gemeenteraad, het raadsinformatiesysteem.

Openbaar gepubliceerde documenten kunnen gedurende langere tijd digitaal raadpleegbaar blijven en kunnen door zoekmachines worden geïndexeerd, tenzij daar uitdrukkelijk anders voor wordt gekozen.

Artikel 2 Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens

Een betrokkene kan de griffie verzoeken persoonsgegevens op de website te laten verwijderen of te anonimiseren.

De griffie beoordeelt een dergelijk verzoek overeenkomstig de AVG, de Woo, de Archiefwet en overige toepasselijke wet- en regelgeving. Daarbij wordt een afweging gemaakt tussen het belang van openbaarheid, de bescherming van persoonsgegevens en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Voor de behandeling van een verzoek wordt de identiteit van de verzoeker vastgesteld.

Artikel 3 Publicatie van persoonsgegevens

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën de volgende uitgangspunten. Betrokkenen worden via de privacyverklaring van de gemeenteraad geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt en gepubliceerd.

Artikel 3.1 Persoonsgegevens in raadsdocumenten

a. Politieke ambtsdragers

Raadsleden, commissieleden en collegeleden vervullen een publieke functie. Herkenbaarheid van politieke ambtsdragers draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur.

Op het raadsinformatiesysteem worden daarom in beginsel gepubliceerd:

naam;

politieke partij (voor zover van toepassing);

foto; • zakelijke contactgegevens;

functie;

nevenfuncties, voor zover wettelijk openbaar.

Publicatie van aanvullende persoonsgegevens, zoals woonadres of privételefoonnummer, vindt uitsluitend plaats indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of de betrokkene daarmee heeft ingestemd.

Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers die deel uitmaken van raadsdocumenten blijven in beginsel onderdeel uitmaken van het openbare bestuurlijke archief.

b. Ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig genoemd in bestuurlijke documenten of websites, bijvoorbeeld als contactpersoon, adviseur of secretaris.

Voor zover persoonsgegevens worden gepubliceerd, blijft dit beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de publieke taak echter dient hier terughoudend mee worden omgegaan en is het functieafhankelijk.

De naam van de steller van nota’s of brieven wordt niet openbaar gemaakt.

In het kader van de ondersteuning tijdens openbare vergaderingen en als contactpersoon voor de burgers staan de namen en zakelijke contactgegevens van de griffie ambtenaren in het openbare raadsinformatiesysteem.

c. Persoonsgegevens bij benoeming

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Artikel 3.2 Persoonsgegevens in ingekomen stukken

De gemeenteraad ontvangt ingekomen stukken van inwoners, bedrijven, instellingen en andere organisaties.

Uitgangspunt is dat de gemeenteraad transparant is over de ontvangen correspondentie, waarbij tegelijkertijd zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens.

a. Natuurlijke personen

Ingekomen stukken van natuurlijke personen bevatten veelal persoonsgegevens.

Bij publicatie is het uitgangspunt dat persoonsgegevens van natuurlijke personen alleen openbaar worden gemaakt indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat én dit noodzakelijk is voor het doel van de publicatie. Om de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen te beschermen worden deze stukken dan ook geanonimiseerd openbaar gemaakt zodat deze transparant en controleerbaar op de website staan.

De gemeenteraad en raadscommissies kunnen kennisnemen van de volledige, nietgeanonimiseerde stukken via het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem of op een andere door de griffie aangewezen wijze.

Indien een afzender uitdrukkelijk verzoekt zijn of haar naam openbaar te publiceren en daartegen geen wettelijke bezwaren bestaan, kan de griffie besluiten deze naam niet te anonimiseren.

Omvangrijke of niet respectvolle correspondentie

Indien de omvang (meer dan 10 pagina’s) en/of frequentie (meer dan 1 per week) van ingekomen stukken van één of meer afzenders leidt tot een onevenredige belasting van de griffie als gevolg van de noodzakelijke anonimisering, kan bij wijze van uitzondering worden volstaan met publicatie van een zakelijke onderwerpsomschrijving op de openbare lijst van ingekomen stukken. De volledige stukken zijn in het besloten gedeelte te lezen voor de leden van de gemeenteraad en raadscommissies.

Indien correspondentie bedreigende, intimiderende, discriminerende, ernstige beledigende, grove scheldwoorden of andere onacceptabele bewoordingen bevat, kan de griffie in overleg met het Presidium besluiten de wijze van communicatie te beperken of nadere voorwaarden aan het contact te stellen. Bij strafbare uitlatingen kan aangifte worden gedaan. In deze gevallen wordt volstaan met publicatie van een zakelijke onderwerpsomschrijving op de openbare lijst van ingekomen stukken. De volledige stukken zijn in het besloten gedeelte te lezen voor de leden van de gemeenteraad en raadscommissies.

Deze bepaling laat de wettelijke verplichting tot behandeling van aanvragen, bezwaren, beroepen, klachten en andere formele verzoeken onverlet, voor zover die verplichting uit wet- en regelgeving voortvloeit.

Een eventueel verzoek om openbaarmaking van deze stukken wordt afzonderlijk beoordeeld overeenkomstig de Woo.

b. Rechtspersonen

Correspondentie van bedrijven, instellingen en andere rechtspersonen bevat doorgaans zakelijke persoonsgegevens.

Deze worden in beginsel niet geanonimiseerd. Uitsluitend de zakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor een goed begrip van het document worden gepubliceerd voor zover openbaarmaking noodzakelijk en niet bovenmatig is. Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens en persoonsgegevens van derden worden wel geanonimiseerd indien daarvoor aanleiding bestaat.

c. Beantwoording door het college

Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van deze brieven wordt ook aan de gemeenteraad aangeboden via het raadsinformatiesysteem. De brieven van burgers worden op basis van lid a van dit artikel openbaar en geanonimiseerd gepubliceerd. Op basis van transparantie en controleerbaarheid worden de antwoordbrieven ook geanonimiseerd openbaar gemaakt.

De volledige stukken zijn in het besloten gedeelte te lezen voor de leden van de gemeenteraad en raadscommissies.

Artikel 3.3 Persoonsgegevens bij deelname in besluitvormingsprocessen

Een andere manier waarop burgers als individu kunnen voorkomen in raadsstukken, is zodra zij een actieve bijdrage hebben geleverd aan besluitvormingsprocessen. Zo kunnen persoonsgegevens voorkomen in nota's van beantwoording van zienswijzen of in verslagen wanneer een burger heeft ingesproken. Voor alle hieronder genoemde categorieën geldt dat gemeenteraads- en commissieleden de volledige stukken kunnen raadplegen.

a. Inspraak en participatie

Personen die gebruikmaken van het inspreekrecht of deelnemen aan beraadslagingen in openbare commissievergaderingen of andere openbare bijeenkomsten van de gemeenteraad nemen deel aan het publieke debat. Zij worden vooraf geïnformeerd dat hun naam, bijdrage en beeld- en geluidsopnamen openbaar kunnen worden gemaakt via het raadsinformatiesysteem.

Indien een persoon hiervan geen gebruik wenst te maken, kan een schriftelijke bijdrage worden ingediend. Deze wordt behandeld overeenkomstig artikel 3.2.

Personen die deelnemen aan participatieprocessen, zoals een klankbordgroep of werkgroep, worden eveneens geïnformeerd over de openbaarheid van hun deelname voor zover deze betrekking heeft op de besluitvorming van de gemeenteraad.

b. Zienswijzen in ruimtelijke procedures

Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden adresgegevens uitsluitend openbaar gemaakt voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goed begrip van de procedure of het besluit. Overige persoonsgegevens worden voorafgaand aan publicatie geanonimiseerd. Handtekeningen worden verwijderd.

Indien een zienswijze wordt ingediend door een vertegenwoordiger van een organisatie of rechtspersoon, wordt diens hoedanigheid in beginsel niet geanonimiseerd.

c. Burgerinitiatieven, petities e.d.

Bij burgerinitiatieven, petities en vergelijkbare verzoeken worden uitsluitend de persoonsgegevens openbaar gemaakt die noodzakelijk zijn voor een goed begrip van het initiatief.

Adresgegevens, contactgegevens, handtekeningen en overige persoonsgegevens van indieners en ondersteuners worden niet openbaar gemaakt.

Ondersteuningsverklaringen worden niet gepubliceerd op de openbare website, maar blijven beschikbaar voor de gemeenteraad.

d. Bezwaren

Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten worden geanonimiseerd.

Indien adres- of locatiegegevens noodzakelijk zijn voor een goed begrip van het onderwerp, kunnen deze zichtbaar blijven voor zover dit niet leidt tot een onevenredige aantasting van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 3.4 Overig

Persoonsgegevens in aankondigingen van activiteiten, uitnodigingen of andere documenten worden uitsluitend openbaar gemaakt voor zover dit noodzakelijk is voor het doel van de publicatie.

Waar mogelijk worden uitsluitend zakelijke contactgegevens gebruikt.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

Indien anonimiseren op grond van deze gedragscode noodzakelijk is, worden persoonsgegevens verwijderd of zodanig bewerkt dat natuurlijke personen niet of niet zonder onevenredige inspanning kunnen worden geïdentificeerd conform de interne richtlijnen van de gemeente Kerkrade.

Voor zover dit noodzakelijk is voor de leesbaarheid van documenten kunnen namen worden vervangen door neutrale aanduidingen zoals "aanvrager", "belanghebbende", "indiener" of "klager". Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen

Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn openbare vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies in beginsel openbaar.

Ten behoeve van een transparant en toegankelijk lokaal bestuur kunnen van openbare vergaderingen beeld- en geluidsopnamen worden gemaakt en via internet live worden uitgezonden en beschikbaar worden gesteld om terug te kijken.

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in het kader van de uitvoering van een taak van algemeen belang als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onderdeel e, van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Betrokkenen worden over de video-opnamen geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal en via de agenda op het raadsinformatiesysteem.

Voorafgaand aan duurzame internetpublicatie wordt beoordeeld of onbedoeld persoonsgegevens zichtbaar of hoorbaar zijn die niet noodzakelijk zijn voor het doel van de publicatie, waarna deze – waar nodig – kunnen worden vervaagd, weggepiept of anderszins geanonimiseerd. Verzoeken met betrekking tot verwijdering of beperking van openbaar gemaakte opnamen worden beoordeeld overeenkomstig de AVG, de Woo, de Archiefwet en de belangen van openbaarheid van bestuur.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze gedragscode treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Met de inwerkingtreding van deze gedragscode wordt de Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens gemeenteraad Kerkrade 2021 ingetrokken.