Handelingskader kleinschalige autocrossactiviteiten op oudjaarsdag 2026

Inleiding en aanleiding

Op oudjaarsdag doet zich binnen de gemeente Borger-Odoorn regelmatig het verschijnsel voor dat kleine groepen inwoners spontaan autocrossactiviteiten organiseren. Deze zogenoemde oudejaarscrossen worden vaak informeel opgezet, zonder voorafgaande melding of vergunningaanvraag, waardoor de activiteiten veelal pas op de dag zelf bij de gemeente bekend worden.

Hoewel deelnemers deze activiteiten vaak beschouwen als een lokale traditie die plaatsvindt in een informele en kleinschalige setting, brengen zij wel degelijk risico’s en verantwoordelijkheden met zich mee. Hierbij kan worden gedacht aan veiligheidsrisico’s, mogelijke milieuschade, geluidsoverlast en aansprakelijkheidsvraagstukken. Het organiseren van een dergelijke cross zonder de vereiste vergunning is niet toegestaan.

In voorgaande jaren is gebleken dat op oudjaarsdag, ondanks waarschuwingen, er toch autocrossactiviteiten georganiseerd worden zonder een daartoe strekkende vergunning, of dat aan de daarvoor geldende voorschriften voldaan wordt. Dit brengt veiligheidsrisico’s met zich. Daarnaast vindt constatering van de activiteiten vaak pas plaats als de activiteiten al bezig zijn, en er dus al gevaar bestaat. Om dergelijke situaties te voorkomen, is ervoor gekozen om een handelingskader op te stellen rondom kleinschalige autocrossactiviteiten op oudjaarsdag binnen de gemeente Borger-Odoorn.

Doel

Met dit handelingskader wordt een duidelijke lijn geschetst hoe de gemeente Borger-Odoorn omgaat met crossactiviteiten op oudjaarsdag, en hoe aanvragen voor dergelijke activiteiten beoordeeld worden. Zo kunnen situaties waarin gevaarlijke omstandigheden ontstaan, zowel voor toeschouwers als deelnemers, maar ook voor de gemeentelijke toezichthouders en handhavers, zo veel mogelijk voorkomen worden. Daarnaast willen we ruimte bieden aan dergelijke initiatieven om toch een activiteit te organiseren.

Reikwijdte

Dit handelingskader ziet toe op kleinschalige autocrossactiviteiten op particulier terrein, die plaatsvinden op 31 december van het betreffende jaar, tussen 10.00 uur en 17.00 uur. Er doen maximaal zeven crossauto’s mee met de cross. Activiteiten buiten de genoemde datum en tijden, of groter dan of anders afwijkend van de genoemde eisen, vallen niet onder dit handelingskader en moeten derhalve voldoen aan de reguliere eisen uit de Nota Evenementenbeleid 2018.

Wettelijk kader autocross

De eerste vraag is of een autocrossactiviteit moet worden aangemerkt als een evenement in de zin van de APV. Op grond van artikel 2:24 APV wordt onder een evenement in beginsel iedere voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak verstaan. Voor evenementen geldt op grond van artikel 2:25 APV een vergunningplicht, tenzij sprake is van een vergunningsvrij klein evenement.

Een autocross voldoet doorgaans aan de kenmerken van een evenement. Er is sprake van een georganiseerde activiteit, vaak met deelnemers, toeschouwers, verkeer, geluid en veiligheidsrisico's. Daardoor valt een autocross in de regel onder het gemeentelijke evenementenregime. De burgemeester is daarbij het bevoegde bestuursorgaan voor de verlening van een evenementenvergunning en voor de beoordeling van aspecten van openbare orde en veiligheid.

Naast de evenementenregeling bevat de APV een afzonderlijke bepaling voor crossterreinen. Artikel 5:32 APV verbiedt het om op een terrein dat geen openbare weg is met motorvoertuigen of bromfietsen te crossen buiten wedstrijdverband, een wedstrijd te houden, te trainen of daaraan deel te nemen. Dit verbod geldt eveneens voor het aanwezig hebben van voertuigen met het kennelijke doel om te crossen.

Op dit verbod bestaat een belangrijke uitzondering. Het verbod geldt niet voor terreinen die door het college zijn aangewezen als crossterrein. Het college kan aan het gebruik van dergelijke terreinen nadere regels verbinden ter bescherming van:

• -

  het voorkomen of beperken van overlast;

• -

  het uiterlijk aanzien van de omgeving en andere milieubelangen;

• -

  de veiligheid van deelnemers en publiek.

Dit betekent dat de enkele aanwezigheid van een evenementenvergunning niet automatisch voldoende is om een autocross mogelijk te maken. Ook moet worden beoordeeld of de activiteit plaatsvindt op een daarvoor geschikt en eventueel aangewezen terrein en of aan de voorwaarden uit artikel 5:32 APV wordt voldaan. Een aanwijzing kan ook plaatsvinden in het kader van een evenementenvergunning.

Eisen in de Nota Evenementenbeleid 2018 met betrekking tot autocrossactiviteiten

Met betrekking tot crossactiviteiten staat in de Nota Evenementenbeleid 2018 opgenomen dat een voorwaarde is dat de organisatie van het crossevenement zich houdt aan de voor de activiteit passende voorwaarden en reglementen van de Koninklijke Nederlandse Autosport Federatie (KNAF). Verder moet de baan waarop gereden wordt gekeurd zijn door een KNAF-official, en dient hiervoor een keuringsbewijs aanwezig te zijn en moeten voertuigen aan bepaalde eisen voldoen. De eisen zijn met name gebaseerd op grotere autosportactiviteiten, waar een grotere, vermogende organisatie achter zit.

Afwijkingsbevoegdheid

Artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat een bestuursorgaan handelt overeenkomstig zijn beleidsregels, tenzij dit voor één of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

In het kader van autocrossactiviteiten rond de jaarwisseling biedt artikel 4:84 Awb de mogelijkheid om af te wijken van het gemeentelijke evenementenbeleid. Het evenementenbeleid vormt weliswaar het uitgangspunt voor de besluitvorming, maar kan niet voorzien in iedere denkbare situatie. Wanneer zich bijzondere omstandigheden voordoen die niet of onvoldoende zijn verdisconteerd in het beleid, kan het bevoegd gezag gemotiveerd besluiten van het beleid af te wijken. Daarbij moet steeds worden beoordeeld of strikte toepassing van het beleid leidt tot onevenredige gevolgen.

Voor autocross betekent dit bijvoorbeeld dat een aanvraag die op grond van het reguliere evenementenbeleid niet zonder meer in aanmerking komt voor toestemming, toch kan worden toegestaan indien sprake is van bijzondere lokale omstandigheden. In dit kader wordt met name gekeken naar de voorschriften aan autocrossactiviteiten die opgelegd worden aan organisatoren van dergelijke activiteiten, in relatie tot de grootte van het evenement en de mate van financiële en organisatorische druk die daaruit voortvloeit. Verder is met dergelijke kleinschalige initiatieven geen rekening gehouden in de Nota Evenementenbeleid uit 2018, daar toen dergelijke activiteiten nog niet plaatsvonden.

Veiligheid van deelnemers en toeschouwers staat voorop, en is altijd het doel van de regels die opgelegd worden aan organisatoren. Voor kleinschalige autocrossactiviteiten zou, in afwijking van de Nota Evenementbeleid 2018, ook met minder strikte regels de veiligheid van deelnemers en toeschouwers gewaarborgd kunnen worden. Hierom is een passend set aan voorschriften vormgegeven, op basis waarvan een kleinschalige autocrossactiviteit, voor zover deze onder de reikwijdte van dit Handelskader valt, vergund zou kunnen worden.

Uitgangspunten

Uitgangspunt is dus dat het college bereid is, onder voorwaarden, af te wijken van de Nota Evenementenbeleid 2018, voor zover het een autocrossactiviteit betreft die onder de reikwijdte valt zoals in dit Handelingskader genoemd. Met deze afwijkingsbevoegdheid wordt terughoudend omgegaan, wat betekent dat de positieve grondhouding niet automatisch leidt tot vergunningverlening en dus het toestaan van autocrossactiviteiten.

Maximalisering aantal autocrossactiviteiten

Daarnaast geldt dat het college, in verband met de bescherming van omwonenden en de omgeving maximaal één autocrossactiviteit per dorpskern toestaat. Het gaat dan om autocrossactiviteiten die onder de reikwijdte van dit Handelingskader vallen. De verschillende crossactiviteiten mogen de deelnemers en voertuigen niet onderling met elkaar uitwisselen, omdat zo alsnog een risico bestaat tot schaalvergroting van de activiteiten. In het geval van meerdere aanvragen binnen één dorpskern, wordt op basis van volgorde van binnenkomst de aanvraag in behandeling genomen.

Aanvraagvereisten

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning, en het aanwijzen van een terrein als tijdelijk crossterrein, worden de minimaal de volgende gegevens aangeleverd:

• -

  Ingevuld aanvraagformulier voor een evenementenvergunning;

• -

  Schriftelijke aanvraag strekkende tot het aanwijzen van een perceel als tijdelijk crossterrein op grond van artikel 5:32 Apv;

• -

  Schriftelijke toestemming van de grondeigenaar;

• -

  Veiligheidsplan, met daarin:

  • o

    Opzet van de organisatie, met daarbij een verdeling van rollen en verantwoordelijkheden;

  • o

    Bereikbaarheidsgegevens organisatie;

  • o

    Aanwezigheid EHBO, blusmiddelen e.d..

  • o

    Locatie van de activiteit, met een terreintekening op schaal;

  • o

    Omschrijving van de wijze van afzetting van de baan, veiligheidszone en toeschouwerszone, en de wijze van toezichthouden;

  • o

    Calamiteitenroute en bereikbaarheid van de organisatie voor hulpdiensten;

  • o

    Aantal en soort aanwezige voertuigen, met wijzigingen die aan voertuigen zijn aangebracht;

  • o

    Deelnemers: aantal, naam, geboortedatum, kopie rijbewijs;

  • o

    Noodscenario’s, voor ten minste de volgende gebeurtenissen:

    • •

      Botsing van voertuigen met letsel ten gevolge;

    • •

      Botsing van voertuigen zonder letsel ten gevolge;

    • •

      Lekkage en/of brand van een of meerdere voertuig’;

    • •

      Voertuig dat in de toeschouwerszone beland;

    • •

      Onwelwording deelnemer en/of toeschouwer(s);

    • •

      (Acuut) noodweer.

Een vergunning voor een kleinschalige autocross dient uiterlijk 8 weken voor de activiteiten aangevraagd te worden. Dat betekent dat de aanvraag uiterlijk op 5 november ontvangen dient te zijn.

Indien een aanvraag onvolledig is, wordt men eenmaal in de gelegenheid gesteld om de aanvraag aan te vullen. Hiervoor wordt, afhankelijk van de gevraagde gegevens, een redelijke termijn gesteld. Indien de aanvraag niet binnen die termijn wordt aangevuld, wordt deze buiten behandeling gesteld.

Beoordelingscriteria

De criteria waar bij een aanvraag voor een kleinschalige autocrossactiviteit op oudjaarsdag aan getoetst wordt, zijn algemene criteria, die toezien op de volgende onderwerpen:

• 1.

  De organisatie

• 2.

  Deelnemers

• 3.

  Baanveiligheid

• 4.

  Voertuigveiligheid

• 5.

  Brandveiligheid

• 6.

  Algemene criteria

Een volledige checklist van beoordelingscriteria is opgenomen in Bijlage I van dit Handelingskader.

Bij de behandeling van de aanvraag wordt (voor zover nodig) advies gevraagd aan ketenpartners zoals de politie, de Veiligheidsregio Drenthe (brandweer) de GGD-GHOR, de Omgevingsdienst en de afdeling Verkeer of Openbare orde en veiligheid. Waar nodig kan ook advies van andere instanties (zoals de provincie Drenthe) gevraagd worden.

Weigeringsgronden

In de volgende gevallen kan een vergunningaanvraag voor het organiseren van een kleinschalige autocrossactiviteit op oudjaarsdag geweigerd worden:

• -

  In het geval dat één van de ketenpartners negatief adviseert over de voorgenomen activiteiten;

• -

  In het geval zich één van de weigeringsgronden uit artikel 1:8 van de Apv voordoet;

• -

  In het geval bijzondere of lokale situaties aanleiding geven tot het weigeren van een vergunning;

• -

  Indien het maximum aan crossactiviteiten binnen een dorpskern bereikt is.

• -

  Er aanleiding is om aan te nemen dat de activiteiten leiden tot onevenredige gevolgen voor de woon- en leefomgeving, de gezondheid, dieren, natuur, openbare orde of de veiligheid;

• -

  Indien de aanvraag later dan de in dit Handelingskader daarvoor gestelde termijn is ingediend;

• -

  Indien één of meerdere checks uit Bijlage I van dit Handelingskader met ‘n’(nee) beantwoord worden.

Toezicht en handhaving

Tijdens de autocrossactiviteiten, en voorafgaand hieraan, kunnen gemeentelijke toezichthouders een of meerdere controlebezoeken brengen. Tijdens deze bezoeken dient iemand van de organisatie, indien dit wenselijk geacht wordt, beschikbaar te zijn voor overleg. Aanwijzingen van toezichthouders dienen opgevolgd te worden. Toezichthouders zijn tevens bereikbaar tijdens de activiteiten voor vragen.

Indien niet voldaan wordt aan de vergunningvoorschriften, kan zo nodig, handhavend opgetreden worden. In het uiterste geval kunnen overtredingen leiden tot intrekking van de vergunning.

Andere activiteiten

Het kan zijn dat voor andere activiteiten ook vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan carbidschieten, of het schenken van alcohol. De organisatie van de activiteiten is verantwoordelijk voor het aanvragen van de benodigde vergunningen of ontheffingen.

Evaluatie

In eerste instantie geldt het handelingskader slechts voor de jaarwisseling 2026-2027. In 2027 wordt de Nota Evenementenbeleid 2018 aangepast, en zal dit handelingskader daarin meegenomen worden. Eventuele evaluatiepunten zullen hierin verwerkt worden. Dit handelingskader zal dan ook door het college ingetrokken worden.

Voor het geval de Nota Evenementenbeleid niet tijdig voor de jaarwisseling 2027-2028 herzien is, geldt dit kader (met eventuele evaluatiepunten daarin verwerkt) tevens voor die jaarwisseling.