Archiefverordening 2026 GGD Zaanstreek-Waterland

Archiefverordening 2026 GGD Zaanstreek-Waterland

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Hoofdstuk

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. De wet: de Archiefwet 1995;

b. De gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling GGD Zaanstreek-Waterland geldend vanaf 30 juli 2024

c. De archiefbewaarplaats: de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

d. Archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met de toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren

e. Archivaris de door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet, in samenhang met artikel 32 van de wet en artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling aangewezen archivaris

f. Beheerder: De medewerker die door het dagelijks bestuur wordt belast met het beheer overeenkomstig de beheerregeling.

g. Beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening

h. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van GGDZW

i. Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats

Artikel 2

Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Gemeentearchief Zaanstad, zich bevindend aan, Stadhuisplein 100 te Zaandam.

Hoofdstuk III.

De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van:

a) De beheerder

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden vanaf aanvang van de bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de bewaring van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen geschiedt op zodanige wijze, dat behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast in de beheerregeling informatiebeheer.

Artikel 9

1. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in de beheerregeling bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en bewaring van de betreffende archiefbescheiden.

2. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een deelnemer geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.