Budgethoudersregeling gemeente Borger-Odoorn 2026

Ondertekening

Bijlage 1 – Taken en bevoegdheden (artikel 6B)

Behorende bij de Budgethoudersregeling gemeente Borger-Odoorn 2026.

Hieronder staan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de (hoofd)budgethouder en de prestatieakkoordverklaarder (PAV'er), voor zover deze niet reeds in de regeling zijn opgenomen.

(Hoofd)budgethouder

Taken

• 1.

  Bewaakt het toegewezen budget en ziet erop toe dat uitgaven binnen het budget blijven en passen binnen de doelstellingen.

• 2.

  Signaleert financiële en inhoudelijke afwijkingen tijdig.

• 3.

  Gaat verplichtingen aan binnen het toegekende mandaat en conform het gemeentelijke inkoopbeleid.

• 4.

  Levert juiste, volledige en tijdige input voor de P&C-documenten, zoals begroting, rapportages en jaarrekening op budgetniveau.

• 5.

  Ziet toe op rechtmatigheid en doelmatigheid binnen het eigen budget en conform interne richtlijnen, waaronder het inkoopbeleid en het gebruik van het inkoopstartformulier.

• 6.

  Documenteert uitgaven en verplichtingen, inclusief onderbouwing, in het financiële systeem.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• •

  Mandaat om verplichtingen aan te gaan binnen het toegewezen budget en de kaders van het mandaatbesluit.

• •

  Goedkeuren van facturen voor uitgaven die binnen het budget vallen.

• •

  Initiëren van opdrachten binnen het budget, mits conform het inkoopbeleid.

• •

  Budgetbewaking op het niveau van het toegewezen budget.

Prestatieakkoordverklaarder (PAV'er)

Taken

• 7.

  Controleert en documenteert of de geleverde prestatie conform opdracht is uitgevoerd.

• 8.

  Codeert facturen in het financiële systeem.

• 9.

  Werkt samen met de budgethouder bij de beoordeling van uitgaven.

• 10.

  Draagt bij aan de rechtmatigheid door inhoudelijke toetsing.

• 11.

  Documenteert akkoordverklaringen boven € 5.000 in het financiële systeem.

• 12.

  Documenteert uitgaven en verplichtingen, inclusief onderbouwing, in het financiële systeem.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• •

  Inhoudelijk akkoord geven op prestaties (geen financieel mandaat).

• •

  Een factuur of verplichting afwijzen bij afwijkingen.

• •

  Verantwoordelijk voor de inhoudelijke rechtmatigheid van de prestatie.

Artikelsgewijze toelichting op de Budgethoudersregeling 2026

Algemeen

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de themabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. Daarmee zijn ook de door het college voorgestelde ramingen per taakveld vastgesteld. Deze taakvelden vormen een nadere detaillering van de thema’s en worden verder uitgewerkt in kostenplaatsen. Deze regeling spitst zich toe op de uitvoering van het beleid binnen de gestelde budgettaire kaders en legt de verantwoordelijkheden rond het budgetbeheer vast. Het budgetbeheer wordt op kostenplaatsniveau ingezet.

Deze regeling staat niet op zichzelf. In hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht zijn de mogelijkheden van mandaat, delegatie en attributie geregeld. Daarnaast heeft de gemeente Borger-Odoorn eigen verordeningen en beleid vastgesteld waaraan het budgetbeheer moet voldoen. Met name het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid heeft directe invloed op deze regeling.

Deze regeling is er mede op gericht de administratieve lasten rond het budgetbeheer en de factuurafhandeling te beperken. De verwerking van facturen is daartoe risicogericht ingericht: naarmate het financiële belang en het risico van een factuur groter zijn, gelden zwaardere eisen aan controle en parafering; voor kleinere bedragen volstaan lichtere waarborgen. Deze werkwijze doet niet af aan de rechtmatigheid van de bestedingen. De gemeentesecretaris, de hoofdbudgethouder en de budgethouder blijven onverkort verantwoordelijk voor een rechtmatige en doelmatige besteding van de aan hen toegewezen budgetten. Ook de overige verantwoordelijkheden van de budgethouder, zoals de budgetbewaking en de verantwoording daarover, zijn door deze regeling niet gewijzigd.

Begripsbepalingen

Er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdbudgethouders, budgethouders en prestatieakkoordverklaarders (PAV’ers). Een hoofdbudgethouder (afdelingsmanager) kan budgethouders aanwijzen; de hoofdbudgethouder blijft daarbij eindverantwoordelijk. Een PAV’er heeft een ondersteunende functie en heeft geen budgetbevoegdheid.

Aanwijzing van budgethouders

Artikel 1

De aanwijzing van hoofdbudgethouders en budgethouders is een bevoegdheid en geen verplichting. In beginsel liggen teamleiders, beleidsmedewerkers en specialisten het meest voor de hand als budgethouder. Ook functionarissen die belast zijn met een specifiek werkveld kunnen als budgethouder worden aangewezen, bijvoorbeeld bij een investering of een project of programma. Deze afweging wordt overgelaten aan de hoofdbudgethouder (afdelingsmanager).

Het maximale aantal aan te wijzen budgethouders is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de afdelingsmanager. Op basis van het aantal budgetten of nota’s kan een afdelingsmanager bepalen hoeveel budgethouders uit het oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn.

Wanneer gewenst kan een hoofdbudgethouder extra randvoorwaarden stellen aan het budgethouderschap, bijvoorbeeld een beperking van de hoogte van de tekenbevoegdheid.

De hoofdbudgethouder blijft als (financieel) mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen, bijvoorbeeld bij vervanging.

Artikel 2

Een bijzondere budgethouder is de griffier, die uit hoofde van zijn functie de eigen budgetten van de gemeenteraad beheert en daarover in beginsel geen verantwoording is verschuldigd aan de directie.

Verantwoordelijkheden

Artikel 3

Budgetverantwoordelijkheid ligt altijd bij één functionaris. Dit voorkomt onduidelijkheid over wie op enig moment verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget.

Artikel 4

De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de beheersing van de themabegroting van de hele organisatie. Het college kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage. Gaat het om verschuivingen binnen een thema, dan is het college bevoegd. Gaat het om verschuivingen tussen thema’s, dan is een wijziging van de themabegroting nodig; daarvoor is op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) een raadsbesluit vereist.

Artikel 5

De afdelingsmanager die is aangewezen als hoofdbudgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn afdeling, zowel voor de baten als de lasten. Dit geldt ook wanneer taken op grond van deze regeling bij budgethouders zijn belegd. Het spreekt voor zich dat de hoofdbudgethouder bij de aanwijzing van budgethouders ook afspraken maakt over de wijze waarop zij zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat uit de Algemene wet bestuursrecht en de interne regels over mandaatverlening zijn hierbij van toepassing.

Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 6

Artikel 6 legt de grenzen van de bestedingsmogelijkheden vast. De tekenbevoegdheid is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte van de kostenplaats. Voor budgethouders geldt daarnaast een maximumbedrag: facturen tot € 100.000 kunnen door de budgethouder worden geparafeerd; voor facturen boven dat bedrag is de paraaf van de hoofdbudgethouder vereist.

Dit maximum is verhoogd ten opzichte van eerdere jaren. Deze verhoging past bij de huidige omvang van budgetten en contracten en zorgt ervoor dat budgethouders binnen hun eigen verantwoordelijkheid meer zelfstandig kunnen handelen, zonder dat dit ten koste gaat van de interne controle: de tekenbevoegdheid blijft immers begrensd door de vrije budgetruimte van de kostenplaats en door de aanvullende waarborgen uit de artikelen 7 tot en met 7D. Op deze manier wordt de administratieve last van onnodige extra paraferingen beperkt, terwijl de rechtmatigheid van de besteding gewaarborgd blijft.

Wanneer een besteding meer bedraagt dan het beschikbare budget, dient de (hoofd)budgethouder voorafgaand aan de opdracht of bestelling een budgetverhoging te realiseren. Daarbij is van belang welke bestuurslaag bevoegd is het budget toe te kennen; zie hiervoor ook artikel 9 over budgetverschuivingen.

Facturen boven de Europese aanbestedingsgrens dienen in alle gevallen door de hoofdbudgethouder te worden geparafeerd. De hoogte van de drempelbedragen voor Europese aanbesteding wordt vastgesteld in Europese richtlijnen en periodiek herzien. Voor de maximumbedragen in deze regeling worden de op dat moment geldende Europese drempelbedragen voor ‘Leveringen’ en ‘Diensten’ voor de decentrale overheid aangehouden; de bedragen die in artikel 6 zijn genoemd, gelden ter indicatie voor het jaar 2026 en worden bij herziening van de Europese drempelbedragen bijgewerkt.

De gemeentesecretaris, de hoofdbudgethouders en de budgethouders zijn gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budget uitgaven te doen, mits deze in overeenstemming zijn met het doel en de voorwaarden waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Zij zijn eveneens gerechtigd inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen, voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.

Uitzonderingen tekenbevoegdheid

Op de tekenbevoegdheid gelden twee uitzonderingen. De eerste uitzondering betreft boekingen die via automatische koppelingen of generatie op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen ligt vast in het betreffende softwarepakket. Het gaat bijvoorbeeld om de doorboeking van salariskosten, de doorbelasting van uren, de toerekening van kapitaallasten, de boeking van belastingkohieren en de boekingen die voortvloeien uit wettelijke taken op het sociaal domein.

De tweede uitzondering betreft interne verrekeningen, periodieke voorschotnota’s en bedragen die over zoveel kostenplaatsen worden verdeeld dat afzonderlijke parafering door alle betrokken (hoofd)budgethouders te omslachtig en tijdrovend zou zijn. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de financiële administratie.

Mocht achteraf blijken dat een boeking ten onrechte op een budget is geboekt, dan ligt het initiatief voor de correctie bij de (hoofd)budgethouder.

Artikel 6B

De taken en bevoegdheden van de (hoofd)budgethouder en de PAV’er zijn bewust in een bijlage bij deze regeling opgenomen en niet in de regeling zelf. Zo blijft de regeling overzichtelijk en beperkt tot de hoofdlijnen van bevoegdheid en verantwoordelijkheid, terwijl de bijlage – die naar zijn aard gedetailleerder is en gevoeliger voor praktische aanpassingen – eenvoudiger kan worden bijgewerkt zonder dat de regeling zelf hoeft te worden gewijzigd. De bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van deze regeling.

Artikel 7

De gemeentesecretaris en/of de (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor tijdige fiattering van facturen, zodat deze vóór het verstrijken van de betalingstermijn bij de financiële administratie zijn ingeleverd. Facturen worden hiertoe aangeleverd via facturen@borger-odoorn.nl. De hoofdbudgethouder of de afdelingscontroller geeft algemene instructies aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording, zodat de verwerking van facturen binnen de organisatie op eenduidige wijze plaatsvindt.

Artikel 7A

Artikel 7A gaat in op de factuurafhandeling en met name op de prestatie-akkoordverklaring. Een factuur wordt bij binnenkomst ingeboekt in de financiële administratie en vervolgens verspreid naar de juiste (hoofd)budgethouder of PAV’er. Voor een juiste verspreiding is het van belang dat op de factuur altijd de opdrachtgever wordt vermeld; bij gebruik van een bestelformulier geldt dat ook voor het bestelnummer.

Een factuur wordt voor twee doelen geparafeerd: ten eerste voor het akkoord met de geleverde dienst of levering tegen de afgesproken prijs (de prestatie-akkoordverklaring), en ten tweede voor het akkoord met de codering (kostenplaats/kostensoort) waarop de factuur wordt geboekt. De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor een juiste codering; de financiële administratie codeert niet voor.

De wijze van prestatie-akkoordverklaring hangt af van de aard en de omvang van de levering of dienst. Bij periodieke leveringen op basis van een lopend contract, zoals energie, water, softwarelicenties of leasecontracten, wordt de prestatie geacht te zijn geleverd op grond van het bestaande contract; parafering van de factuur bevestigt dan het akkoord met de levering volgens dat contract. Voorschotten op dit soort leveringen worden afgehandeld door team FIA.

Voor kleinere bedragen is de procedure eenvoudiger ingericht, in lijn met de risicogerichte aanpak die in het algemeen deel van deze toelichting is beschreven. Bij leveringen en diensten tot € 500 vindt betaling plaats zonder voorafgaande prestatielevering en fiattering; de budgethouder ontvangt hierover periodiek een overzicht van team FIA en beoordeelt dit achteraf. Bij bedragen tussen € 500 en € 5.000 vindt betaling plaats zonder onderbouwende documentatie, maar wel na parafering door een tekenbevoegde persoon. Bij bedragen vanaf € 5.000 is naast fiattering ook onderbouwende documentatie vereist, zoals afleverbonnen of urenverantwoordingen. Archivering van deze documentatie is noodzakelijk voor controledoeleinden; de aard van de documentatie en de wijze van archivering zijn ter beoordeling van de tekenbevoegde.

Vanuit het oogpunt van interne controle is functiescheiding van belang: de financiële administratie ziet erop toe dat zowel voor de levering of dienst als voor de codering is getekend, en dat dit door de juiste (hoofd)budgethouder is gebeurd. Deze controle vindt plaats via de workflowfunctionaliteit van het financiële systeem.

De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van de factuur, waaronder de factuurdatum, het factuurnummer, het nummer van de Kamer van Koophandel, de btw, de naam van de opdrachtgever en, waar van toepassing, het bestelnummer.

Artikel 7B

Artikel 7B werkt de risicogerichte aanpak uit artikel 7A verder uit aan de hand van drempelbedragen, met als doel de administratieve lasten van de factuurafhandeling te verminderen zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de besteding. Facturen onder € 500 worden automatisch verwerkt, mits zij voldoen aan de wettelijke factuureisen en de kostenplaats, kostensoort en naam van de besteller op de factuur zijn vermeld; een voorafgaande paraaf van de PAV’er of budgethouder is dan niet nodig. Facturen tussen € 500 en € 3.500 kunnen ter controle en codering rechtstreeks aan de aangewezen PAV’er worden aangeboden, zonder dat de budgethouder deze in de reguliere workflow ontvangt – tenzij er geen PAV’er is aangewezen of sprake is van een afwijking of bijzonderheid. Facturen boven € 3.500 volgen de reguliere routing van de artikelen 6 en 7A. In alle gevallen blijft de (hoofd)budgethouder eindverantwoordelijk voor het budgetbeheer en voor een rechtmatige besteding van de middelen; de vereenvoudigde verwerking van kleinere facturen doet daaraan niet af.

Artikel 7C

Een juiste en volledige vermelding van kostenplaats, kostensoort en naam van de besteller is noodzakelijk om een factuur snel en zonder fouten te kunnen verwerken. Artikel 7C legt daarom vast dat de besteller deze gegevens bij het aangaan van een financiële verplichting aan de leverancier doorgeeft. Ontbreken deze gegevens of zijn zij onjuist, dan kan dit leiden tot vertraging in de verwerking en tot herstelwerk achteraf; in dat geval kan de factuur worden geretourneerd of ter nadere beoordeling worden voorgelegd aan de financiële administratie. Het college kan hierover nadere regels stellen, bijvoorbeeld over het gebruik van een inkoopportaal of een standaard bestelformulier.

Artikel 7D

Deze bepaling benadrukt dat het vastgestelde inkoopbeleid van de gemeente onder alle omstandigheden leidend is bij het aangaan van verplichtingen en het doen van bestedingen. De bevoegdheden en de vereenvoudigingen die in deze regeling zijn opgenomen, laten de eisen van het inkoop- en aanbestedingsrecht en het gemeentelijke inkoopbeleid onverlet.

Artikel 8

Dit artikel voorkomt dat een functionaris bevoegdheden op grond van deze regeling ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van een leidinggevende uitoefent. Betalingen aan een hoofdbudgethouder of budgethouder moeten daarom altijd mede worden geparafeerd door een meerdere, betalingen aan de gemeentesecretaris door de loco-secretaris en betalingen aan de raadsgriffier door de loco-griffier.

Budgetverschuivingen

Artikel 9

Dit artikel geeft de hoofdbudgethouder en de budgethouders de bevoegdheid tot budgettair neutrale verschuivingen tussen budgetten. De hoofdbudgethouder is bevoegd voor verschuivingen binnen een thema; de budgethouder is bevoegd voor het verschuiven van kostensoorten binnen de budgetten van een kostenplaats, investering of projectnummer.

Een budgetverschuiving mag er niet toe leiden dat het totaal van de lasten of baten wordt verhoogd; alleen de raad heeft budgetrecht om het totaalbudget te wijzigen. Het college is bevoegd budgetverschuivingen tussen taakvelden binnen een thema goed te keuren.

Deze wijzigingen worden, in overleg met de (hoofd)budgethouder, opgesteld door het team FBC en verwerkt als een administratieve begrotingswijziging.

Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een kostenplaats in aanmerking. Uitgezonderd zijn onder meer kostensoorten die betrekking hebben op rente, verrekening met reserves, kapitaallasten en interne verrekeningen. Deze uitzondering voorkomt dat budgetten die zijn bestemd voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelasting, worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.

Onderlinge verschuiving tussen investeringsbudgetten en voorzieningen is niet toegestaan. Voor het beschikbaar stellen of wijzigen van investeringsbudgetten en voorzieningen is toestemming van de raad vereist; voor wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen binnen dezelfde jaarschijf is toestemming van het college vereist.

Wanneer memoriaalboekingen worden gemaakt die het budget van een budgethouder raken, vindt hierover vooraf afstemming plaats met de budgethouder.

Rapportage en verantwoording

Artikel 10

Dit artikel legt de verantwoordingslijnen vast die ook binnen de planning- en controlcyclus gelden en die tevens bepalend zijn voor de uitvoering van deze regeling: de gemeentesecretaris legt verantwoording af aan het college, de hoofdbudgethouder aan de gemeentesecretaris en de budgethouder aan de hoofdbudgethouder. De inhoud, frequentie en spelregels van deze verantwoording volgen de vastgestelde planning en afspraken binnen de planning- en controlcyclus.

Informatieverstrekking

Artikel 11

Dit artikel bepaalt dat alle financiële informatie over de toegewezen budgetten voor de betrokken functionarissen beschikbaar moet zijn, en wijst de afdelingsmanager Financiën aan als verantwoordelijke hiervoor.

Advisering

Artikel 12

De afdelingsmanager Financiën is uit hoofde van zijn functie nauw betrokken bij de uitvoering van deze regeling. De gemeentesecretaris en de budgethouders kunnen daarbij gebruikmaken van de ondersteuning van de afdeling Financiën.

Inwerkingtreding

Artikel 13

Dit artikel regelt de inwerkingtreding van de regeling. De regeling treedt in werking met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2026, zodat de bepalingen van deze regeling gelden voor het gehele boekjaar 2026. Op dezelfde datum vervallen alle eerdere budgethoudersregelingen van de gemeente.

Aanhalingstitel

Artikel 14

Dit artikel bepaalt hoe de regeling wordt aangehaald, namelijk als de “Regeling Budgethouders gemeente Borger-Odoorn 2026”.