Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Bronckhorst voor het uitvoeren van controles naar stichting Karakter

Ondertekening

Juridisch kader en Werkafspraken (vervolg)controle Karakter

• A.

  ALGEMEEN

  In het bestuurlijk overleg binnen de K10 regio's van 13 februari 2026 is besloten dat de juristen van Karakter en de juristen van de gemeente Nijmegen met elkaar afstemmen op welke wijze zij fase 1 van het onderzoek afronden en eventueel vervolgen middels een fase 2 (een materiële controle). Een zorgvuldig verloop van dit afstemmingsproces vereist een gedeeld beeld tussen de juristen over het geldende wettelijke kader bij materiële controles en rechtmatigheidsonderzoeken. In deze notitie wordt dat kader - gebaseerd op de Regeling Jeugdwet – uiteengezet (onderdeel B) en wordt beschreven wat de toepassing van dit kader betekent voor de controle van Karakter (onderdeel C).

  Aanvullend op dat wettelijk kader op grond van de Regeling Jeugdwet maken partijen werkafspraken om het onderzoekstraject zorgvuldig, transparant en voortvarend te laten verlopen. In deze notitie worden die werkafspraken beschreven (onderdeel D). Zij sluiten aan bij de geest van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur — in het bijzonder het zorgvuldigheidsbeginsel en het fair playbeginsel — die de gemeente bij de uitoefening van haar controlebevoegdheden in acht neemt, en geven uitdrukking aan de wijze waarop partijen invulling wensen te geven aan een constructief en voortvarend procesverloop.

• B.

  JURIDISCH KADER OP BASIS VAN DE REGELING JEUGDWET

  In de Regeling Jeugdwet is in de artikelen 6b.2 tot en met 6b.6 dwingendrechtelijk bepaald op welke wijze en onder welke strikte voorwaarden materiële controles en detailcontroles uitgevoerd dienen te worden en op welke wijze gemeenten daarbij bijzondere medische persoonsgegevens mogen verwerken. Kort samengevat bepalen deze artikelen dat het college van b&w van een gemeente of een door het college aan te wijzen persoon bevoegd is persoonsgegevens van een jeugdige of diens ouders, waaronder bijzondere categorieën van persoonsgegevens, te verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het verrichten van controle. Deze bevoegdheid is echter niet onbegrensd: de Regeling Jeugdwet schrijft een gefaseerde aanpak voor die stap voor stap moet worden doorlopen.

  Fase 1: Algemene risicoanalyse

  Artikel 6b.2 van de Regeling bepaalt dat de gemeente voorafgaand aan de uitvoering van een materiële controle het doel ervan vaststelt, door te bepalen wanneer voldoende zekerheid is verkregen dat de door de aanbieder in rekening gebrachte prestatie is geleverd en - indien de gemeente de materiële controle daar ook toe wenst uit te strekken - of die prestatie aansluit op de kaders die volgen uit de beschikking, verwijzing en/of overeenkomst gesloten met de zorgaanbieder.

  Artikel 6b.3 van de Regeling bepaalt vervolgens dat de gemeente een algemene risicoanalyse dient uit te voeren op basis van gegevens waarover zij in verband met de uitvoering van de Jeugdwet beschikt. De handreiking materiële controles van de VNG beschrijft deze fase als volgt:

  "Het gaat hier om een analyse van de gegevens die uw gemeente al tot haar beschikking heeft uit de formele controle, maar ook uit andere signalen/gegevensbronnen (zoals externe signalen of gegevens uit data-analyse). Welke en de hoeveelheid gegevens die uw gemeente hier tot haar beschikking heeft, hangt af van de gekozen uitvoeringsvariant voor de bekostiging. Uw gemeente bepaalt aan de hand hiervan welke risico's zij loopt in het kader van de rechtmatigheid en doelmatigheid en bepaalt op basis daarvan welke verdere instrumenten ze inzet in het kader van de materiële controle. Uw gemeente bepaalt op welke jeugdhulpvormen, aanbieders of producten de controle zich richt."

  Fase 2: Algemene of specifieke (detail)controle

  Algemene controle

  Als duidelijk is dat er risico's zijn die onderzoek vergen en ook bekend is welke risico's dat zijn, dient de analyse als grondslag voor een uit te voeren (algemene) materiële controle. Op grond van de risicoanalyse dient de gemeente eerst een algemeen controleplan op te stellen, waarin de objecten van de materiële controle en de in te zetten controle-instrumenten zijn opgenomen. Het derde lid van artikel 6b.3 van de Regeling bepaalt uitdrukkelijk dat het naar aanleiding van de algemene risicoanalyse opgestelde algemene controleplan niet voorziet in de inzet van het controle-instrument detailcontrole. Dit betekent dat de detailcontrole — de meest ingrijpende vorm van materiële controle, die in voorkomend geval inzage in cliëntdossiers met zich kan brengen — niet kan worden ingezet op basis van uitsluitend een algemeen controleplan. Alleen indien de uitvoering van het algemene controleplan onvoldoende zekerheid oplevert, kan worden overgegaan naar een volgende fase.

  Detailcontrole: cumulatieve voorwaarden

  Pas indien blijkt dat de gemeente onvoldoende zekerheid heeft verkregen over haar controledoel en meer informatie noodzakelijk acht, mag zij een specifieke risicoanalyse uitvoeren. Nadat de gemeente deze specifieke risicoanalyse bij de zorgaanbieder heeft verricht, kan de gemeente mogelijk besluiten tot een detailcontrole. Daaraan zijn evenwel strikte voorwaarden verbonden.

  Artikel 6b.5 van de Regeling formuleert de criteria voor het uitvoeren van een detailcontrole. Aan alle onderstaande voorwaarden moet cumulatief zijn voldaan:

  • a.

    de gemeente heeft een specifieke risicoanalyse verricht op de bevindingen uit het uitgevoerde algemene controleplan;

  • b.

    de gemeente heeft naar aanleiding van de specifieke risicoanalyse een specifiek controleplan en specifiek controledoel opgesteld, waarin de objecten van materiële controle en methoden van detailcontrole zijn opgenomen;

  • c.

    het specifieke doel van de materiële controle kan niet zonder detailcontrole worden bereikt;

  • d.

    uit het specifieke controleplan blijkt dat de detailcontrole niet verder gaat dan gelet op het onderzoeksdoel en de omstandigheden van het te onderzoeken geval noodzakelijk is;

  • e.

    de gemeente heeft de zorgaanbieder voorafgaand aan de uitvoering van de detailcontrole toereikende informatie verstrekt, waarin wordt gemotiveerd hoe aan de in dit lid genoemde voorwaarden is voldaan.

• Artikel 6b.5, tweede lid, bepaalt dat de gemeente de zorgaanbieder terstond informeert over de aanvang van de detailcontrole. Het derde lid schrijft voor dat de gemeente de bevindingen schriftelijk vastlegt en motiveert. Het vierde lid verplicht de gemeente uitdrukkelijk hoor en wederhoor toe te passen: de zorgaanbieder wordt in de gelegenheid gesteld te reageren op de bevindingen alvorens deze als definitief worden beschouwd.

  Noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste

  In alle gevallen geldt dat de gemeente haar verzoek tot inzage op de voormelde wijze moet motiveren, kenbaar moet maken wanneer voldoende zekerheid is verkregen én - gelet op de AVG en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur - tevens zal moeten toetsen aan het noodzakelijkheidsvereiste en het proportionaliteitsvereiste. Het noodzakelijkheidsvereiste brengt met zich dat de gemeente haar bevoegdheid slechts heeft voor zover dat voor de vervulling van haar taak noodzakelijk is - dat wil zeggen dat de desbetreffende gegevens voor het onderzoek niet op een andere wijze verkregen kunnen worden en dat de gegevens voor het uitvoeren van het onderzoek en het daarmee te bereiken doel noodzakelijk zijn. Het proportionaliteitsvereiste houdt in dat de gemeente bij gebruik van haar bevoegdheden niet meer gegevens opvraagt dan nodig (bijvoorbeeld geen volledige cliëntendossiers als ook passages daaruit volstaan). Een materiële controle, waaronder een detailcontrole, die is ingezet in strijd met de bepalingen van de Regeling Jeugdwet is in strijd met de bepalingen uit de AVG. Het staat een zorgaanbieder, gelet op tuchtrechtelijke risico's, aansprakelijkheidsrisico's en klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens, niet vrij mee te werken aan een controle die in strijd is met de Regeling Jeugdwet. Indien een materiële controle, waaronder een detailcontrole, voldoet aan de bepalingen van de Regeling Jeugdwet, is een jeugdhulpaanbieder op grond van artikel 6b.1, derde lid, van de Regeling gehouden daaraan medewerking te verlenen.

  Trechterbeginsel: geen uitbreiding van de scope

  Het wettelijk stelsel van de Regeling Jeugdwet brengt van rechtswege met zich dat elke volgende fase uitsluitend mag voortbouwen op de onzekerheden die de vorige fase heeft opgeleverd. Dit volgt uit de gefaseerde opbouw van de Regeling en het proportionaliteitsvereiste van artikel 6b.5, eerste lid, onder d.

  Concreet betekent dit:

  • •

    Het algemene controleplan is uitsluitend gericht op de controlepunten die voortvloeien uit de algemene risicoanalyse.

  • •

    De specifieke risicoanalyse en het specifieke controleplan zijn uitsluitend gericht op de controlepunten die in het algemene controleplan als onzeker zijn gekwalificeerd en voortvloeien uit de specifieke risicoanalyse 1 .

• C.

  DE CONTROLE VAN KARAKTER

  Afronding fase 1: algemene risicoanalyse

  Alle betrokkenen hebben de wens uitgesproken het onderzoek zo spoedig mogelijk af te ronden. Uitgangspunt daarbij is dat het artikel van Follow the Money (FtM) van 16 november 2024, alsmede de daarin benoemde risico's, als grondslag dienen voor de algemene risicoanalyse in de zin van artikel 6b.3 van de Regeling Jeugdwet. Het FtM-artikel bevat een aantal concrete signalen over de rechtmatigheid van declaraties van Karakter, te weten:

  • •

    In het artikel wordt gerefereerd aan de dienstoverdracht;

  • •

    In het artikel wordt gerefereerd aan instructies om zorg te declareren die niet zou zijn geleverd;

  • •

    Er wordt geschreven dat onterecht de hoogste tarieven zouden worden gedeclareerd;

  • •

    Er wordt geschreven dat mogelijk dubbel zou worden gedeclareerd.

• Karakter heeft naar aanleiding van het FtM-artikel een uitgebreide risicoanalyse uitgevoerd en de resultaten daarvan gedeeld met de gemeente Nijmegen (in het kader van wat destijds een 'oriënterend rechtmatigheidsonderzoek' werd genoemd). Deze risicoanalyse bevat een inhoudelijke reactie op elk van de in het artikel genoemde signalen, met bijbehorende onderbouwing. Volledigheidshalve merken partijen op dat het oriënterend rechtmatigheidsonderzoek als zodanig geen onderdeel (meer) uitmaakt van het lopende controletraject en thans van tafel is.

  De gemeente Nijmegen zal, op basis van het FtM-artikel en de door Karakter aangeleverde risicoanalyse en onderliggende stukken (die eventueel nog aangevuld zullen worden door Karakter over de dienstoverdracht), een algemene risicoanalyse uitvoeren. Deze analyse houdt in dat beoordeeld wordt welke risico's te destilleren zijn uit het artikel van FtM (zie hiervoor) en deze risico's zullen worden bezien tegen de achtergrond van de gegevens die de gemeenten al tot hun beschikking hebben en de gegevens die aangeleverd zijn door Karakter in het kader van het 'oriënterend rechtmatigheidsonderzoek' (en eventuele nadien nog aangeleverde informatie). Vervolgens zijn er twee mogelijkheden:

  • a.

    Indien op basis van de gesignaleerde risico's en de beschikbare informatie wordt geconcludeerd dat er geen risico's (meer) worden gesignaleerd, dan vindt geen verder onderzoek plaats.

  • b.

    De gemeente betrekt het door Karakter aangeleverde dossier, alsmede eventueel andere aanvullende informatie, bij de uitvoering van de algemene risicoanalyse. Op basis van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt bepaald of, en zo ja in welke mate, aanleiding bestaat voor een materiële controle. Indien de analyse uitwijst dat nog bepaalde risico's worden gezien, zullen die concrete risico's onderwerp zijn van verder onderzoek (fase 2).

• De gemeente zal de afronding van fase 1 schriftelijk vastleggen en kenbaar maken aan Karakter. Voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de uitkomsten vindt afstemming plaats tussen de juristen van Karakter en de juristen van de K10-regio's over het juridisch kader voor een eventueel vervolg. Tevens vindt — in de geest van een constructieve samenwerking — bestuurlijk overleg plaats tussen Karakter en de K10-regio's over de uitkomsten van fase 1.

  De signalen uit het FtM-artikel vormen zowel de aanleiding als de inhoudelijke begrenzing van het onderzoek. De risicoanalyse zelf is gebonden aan deze signalen; de onderzoekers zullen de beschikbare documenten beoordelen aan de hand van de betreffende criteria en gaan niet actief op zoek naar andere onregelmatigheden buiten de FtM-grondslag, te meer nu Karakter de betreffende informatie heeft aangeleverd naar aanleiding en vanwege het FtM-artikel en geen toestemming heeft gegeven voor gebruik van de informatie voor andere doeleinden. Deze begrenzing geldt vanaf aanvang van fase 1 en werkt door in alle eventuele vervolgfasen.

  Indien gedurende het onderzoek sprake is van prominente bevindingen die wijzen op mogelijke onrechtmatigheid die redelijkerwijs niet verband houden met de reeds geïdentificeerde FtM-signalen, kan daarvan melding worden gemaakt. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen, dan kunnen één of meerdere gemeenten deze bevindingen onderwerpen aan een zelfstandige, nieuwe risicoanalyse conform artikel 6b.3, vierde lid, van de Regeling Jeugdwet. Daartoe wordt eerst bezien of de betreffende bevindingen thuishoren in het collectieve onderzoek dat namens de 91 gemeenten wordt uitgevoerd door gemeente Nijmegen, dan wel of het gaat om een onderwerp dat betrekking heeft op een specifiek contract of de situatie van een individuele gemeente of dat om andere redenen een collectieve controle niet passend wordt geacht. In het laatste geval zal/zullen de betrokken gemeente(n) zelfstandig beoordelen of zij aanleiding ziet/zien tot een risicoanalyse. Indien beoordeeld wordt dat het nieuwe risico thuishoort in het collectieve onderzoek, dan zal toegelicht worden waarom een collectieve aanpak passend en proportioneel is en zal een separate risicoanalyse volgen dor de gemeente Nijmegen.

  Eventueel: starten fase 2

  Deze fase breekt aan als de risicoanalyse laat zien dat sprake is van resterende onzekerheden. De algemene risicoanalyse zal de basis vormen voor een algemeen controleplan als bedoeld in artikel 6b.3 van de Regeling Jeugdwet. In dit controleplan dient de gemeente:

  • •

    het doel van de materiële controle vast te stellen, waaronder een omschrijving van hetgeen als voldoende zekerheid wordt beschouwd (art. 6b.2 Regeling Jeugdwet);

  • •

    per controlepunt uit de algemene risicoanalyse te onderbouwen of en zo ja in hoeverre de door Karakter aangeleverde informatie voldoende zekerheid biedt;

  • •

    per controlepunt aan te geven welke onzekerheid - zo die resteert na bestudering van de aangeleverde stukken - nog niet is weggenomen en waarom het inzetten van nadere controleinstrumenten noodzakelijk wordt geacht.

• Er vindt binnen dit onderzoek geen uitbreiding van het onderzoeksobject plaats naar andere onderdelen van de bedrijfsvoering of declaratiepraktijk van Karakter die niet zijn benoemd in de algemene risicoanalyse die gebaseerd is op het FtM-artikel ('trechterbeginsel'). Indien de gemeente op enig moment nieuwe risico's signaleert, zal dit risico onderwerp kunnen zijn van een nieuwe risicoanalyse en eventuele materiële controle.

  De gemeente voert het algemene controleplan uit en beëindigt de controle als het controledoel is bereikt (proportionaliteit) en er voldoende zekerheid is verkregen.

  Is het controledoel niet door middel van een algemene controle bereikt, of als er van een ander dan het college afkomstige of uit de uitgevoerde controle voortvloeiende aanwijzingen zijn waaruit blijkt dat er sprake is van onvoldoende zekerheid (artikel 6b.3, vierde lid, van de Regeling Jeugdwet), dan kan de gemeente starten met een detailcontrole (als onderdeel van fase 2). Daartoe is vereist dat een specifieke risicoanalyse plaatsvindt op basis waarvan een specifiek controleplan wordt opgesteld zoals voorgeschreven in artikel 6b.5 van de Regeling Jeugdwet. De gemeente stelt de specifieke risicoanalyse en het specifieke controleplan op. Karakter verzoekt de gemeente deze stukken voorafgaand aan de uitvoering met haar te delen, zodat Karakter kan beoordelen of aan de wettelijke voorwaarden van artikel 6b.5 van de Regeling Jeugdwet is voldaan, in het bijzonder ten aanzien van het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste. In geval van toepassing artikel 6b.3, vierde lid, van de Regeling Jeugdwet zal, conform hetgeen daarover hiervoor opgemerkt is, beoordeeld (en toegelicht) worden of een collectieve benadering passend is.

  Voor zowel een algemene controle als een detailcontrole gelden de volgende wettelijke uitgangspunten:

  • a.

    Scope: geen uitbreiding ten opzichte van fase 1

    Er vindt binnen dit onderzoek geen uitbreiding van het onderzoeksobject plaats naar andere onderdelen van de bedrijfsvoering of declaratiepraktijk van Karakter die niet zijn benoemd in het FtMartikel of de algemene risicoanalyse ('trechterbeginsel'). Indien de gemeente op enig moment nieuwe risico's signaleert, zal dit risico onderwerp kunnen zijn van een nieuwe risicoanalyse en eventuele materiële controle, tenzij de gemeente op basis van nieuwe signalen besluit een fraudeonderzoek te starten als bedoeld in artikel 6b.7 van de Regeling Jeugdwet.

  • b.

    Specifiek controledoel en meetcriterium

    Het specifieke controleplan bevat per resterende onzekerheid een nauwkeurige omschrijving van:

    • •

      de aard van de resterende onzekerheid;

    • •

      het specifieke controledoel (wat moet worden vastgesteld om de onzekerheid weg te nemen);

    • •

      het meetcriterium op basis waarvan de gemeente vaststelt dat voldoende zekerheid is verkregen, zodat helder is wanneer de detailcontrole kan worden beëindigd.

  • c.

    Noodzakelijkheid van de detailcontrole

    De gemeente motiveert per controlepunt waarom het specifieke doel van de materiële controle niet zonder detailcontrole kan worden bereikt. Indien minder ingrijpende middelen beschikbaar zijn (zoals aanvullende administratieve gegevens, geaggregeerde data of verklaringen van behandelaren), dienen deze eerst te worden ingezet.

  • d.

    Proportionaliteit: begrenzing van de inzage

    De detailcontrole gaat niet verder dan gelet op het onderzoeksdoel en de omstandigheden van het te onderzoeken geval noodzakelijk is. Concreet betekent dit dat:

    • •

      uitsluitend inzage wordt gevraagd in dossiers die direct verband houden met de geïdentificeerde onzekerheden;

    • •

      de gemeente niet meer gegevens opvraagt dan noodzakelijk om het specifieke controledoel te bereiken (geen integrale opvraging van dossiers als passages daaruit volstaan);

    • •

      de steekproefomvang en selectiemethodiek worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd en voorafgaand aan de uitvoering ervan aan Karakter meegedeeld, zodat Karakter hierop kan reageren.

  • e.

    Informatieverstrekking voorafgaand aan de detailcontrole

    Conform artikel 6b.5, eerste lid, onder e, van de Regeling Jeugdwet verstrekt de gemeente aan Karakter voorafgaand aan de uitvoering van de detailcontrole toereikende schriftelijke informatie, waaruit blijkt hoe aan alle in artikel 6b.5 gestelde voorwaarden is voldaan. Indien Karakter na ontvangst van deze informatie van oordeel is dat niet aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, zal zij de gemeente hiervan gemotiveerd op de hoogte stellen en verzoeken om nader overleg teneinde tot een rechtmatige uitvoering van de controle te komen. De gemeente beziet dit verzoek en geeft aan of en zo ja op welke wijze, zij de controle voortzet. Daarna is het aan Karakter om te bepalen of zij daar alsdan medewerking verleent.

• Fase 3

  Fase 3 betreft de afronding van de controle. Na uitvoering van de (detail)controle legt de gemeente de voorlopige uitkomsten schriftelijk vast in een voorlopige rapportage. De gemeente stelt Karakter in de gelegenheid om binnen een redelijke termijn kennis te nemen van de voorlopige uitkomsten en daarop te reageren in het kader van hoor en wederhoor met een zienswijze, alvorens de gemeente definitieve conclusies trekt. De gemeente stelt vervolgens een finale versie van het conceptrapport op, met inachtneming van de zienswijze van Karakter. De gemeente beslist uiteindelijk over de inhoud van het rapport. Indien de gemeente de concept- of definitieve versie van het rapport deelt met andere gemeenten, voegt zij de zienswijze van Karakter met daarin haar visie op de in dat rapport voorkomende feitelijke onjuistheden als bijlage toe.

• D.

  WERKAFSPRAKEN TUSSEN PARTIJEN

  Dit onderdeel beschrijft de werkafspraken die partijen maken, in aanvulling op het kader van de Regeling Jeugdwet. Zij dienen ter borging van de door partijen gewenste voortvarendheid en hebben ten doel een constructief en voortvarend procesverloop te bevorderen. Zij sluiten aan bij de geest van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur — in het bijzonder het zorgvuldigheidsbeginsel en het fair play-beginsel — die de gemeente bij de uitoefening van haar controlebevoegdheden in acht neemt.

  De werkafspraken laten de eindverantwoordelijkheid van de gemeenten voor de uitvoering van onderzoeken als bedoeld in de Regeling Jeugdwet in stand. Of de gemeente deze werkafspraken nakomt of niet, leidt niet automatisch tot (dis)kwalificatie van de wijze waarop zij de genoemde onderzoeken uitvoert of laat uitvoeren, noch over de uitkomsten daarvan — tenzij de betreffende stap in het werkproces rechtstreeks voortvloeit uit het juridisch kader. Indien de gemeente de werkafspraken niet nakomt, is Karakter gerechtigd haar medewerking op te schorten totdat de procesbegeleider in de kwestie heeft voorzien.

  Partijen zullen tijdens het gehele proces van fase 1 (de algemene risicoanalyse) tot en met (indien van toepassing) fase 3 (de afronding van de controle) de volgende uitgangspunten te hanteren, teneinde een zorgvuldig, transparant en voortvarend verloop van het onderzoekstraject te bevorderen.

  • a.

    Procesbegeleiding

    Om het hierna beschreven proces ordelijk en voortvarend te laten verlopen, wordt Bart van Loenen aangetrokken als procesbegeleider gedurende het gehele onderzoekstraject, van fase 1 (de algemene risicoanalyse) tot en met (indien van toepassing) fase 3 (de afronding van de detailcontrole). Zijn taak is om in kaart te brengen wat procesmatig nodig is om dit traject tot een goed einde te brengen. Hij bewaakt de voortgang van de afstemming tussen (de juristen van) Karakter en (de juristen van) de gemeente Nijmegen en signaleert vroegtijdig wanneer tussen partijen onduidelijkheid of onenigheid dreigt te ontstaan over de te zetten stappen. Daarnaast bevordert hij dat partijen zich gedragen naar de uitgesproken werkafspraken en dat het traject — van de afronding van fase 1 tot en met de eventuele materiële controle en de afronding daarvan — voor alle betrokkenen inzichtelijk en beheersbaar blijft. Partijen kunnen bij de procesbegeleider signaleren dat het proces niet verloopt conform de werkafspraken. De procesbegeleider maakt dit bespreekbaar, brengt partijen bijeen en doet zo nodig een concreet voorstel voor de wijze waarop het proces alsnog conform de uitgangspunten kan worden voortgezet.

    De procesbegeleider waarborgt tevens dat, zoals Bart van Loenen recent per e-mail van 10 februari jl. liet weten, gedurende het gehele traject "slagvaardig gehandeld kan worden", waarbij "kortdurende maar intensieve samenwerking [nodig is], zowel op bestuurlijk niveau als op ambtelijk niveau", zodat een gemeentelijke bestuurlijke afvaardiging snel kan schakelen met het bestuur van Karakter. Een vergelijkbare afstemming vindt op ambtelijk niveau plaats. De procesbegeleiding wordt nauw afgestemd met (de juristen van) Karakter en (de juristen van) de gemeente, zoals door Bart van Loenen is voorgesteld.

  • b.

    Vertrouwelijkheid

    Alle informatie die in het kader van het onderzoek is of wordt uitgewisseld tussen partijen - waaronder bevindingen, analyses, correspondentie en overige stukken - wordt door partijen als strikt vertrouwelijk behandeld. Dit houdt in dat partijen deze informatie niet delen met derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat of partijen daar voorafgaand schriftelijk overeenstemming over hebben bereikt. Deze vertrouwelijkheidsverplichting zal eveneens gelden voor door partijen ingeschakelde adviseurs, onderzoekers en overige betrokkenen.

    Voor zover verstrekking van stukken aan derden of openbaarmaking van documenten aan de orde is, vindt dit steeds plaats met inachtneming van het toetsingskader van de Wet open overheid (Woo).

  • c.

    Hoor en wederhoor

    De gemeente Nijmegen stelt Karakter op de hoogte van de afronding van de algemene risicoanalyse. Over de afronding vindt bestuurlijk overleg plaats tussen Karakter en de K10-regio's over de uitkomsten van fase 1. De uiteindelijke beslissing over de wijze waarop fase 1 wordt afgerond ligt bij de gemeente. Na een eventuele materiële controle enof detailcontrole stelt de gemeente Karakter in de gelegenheid om op de bevindingen te reageren alvorens de gemeente conclusies trekt of vervolgstappen onderneemt.

    Hoor en wederhoor tijdens fase 1 tot en met de afronding van het onderzoek houdt in dat de gemeente Karakter binnen een redelijke termijn in staat stelt kennis te nemen van de bevindingen, feitelijke onjuistheden te benoemen, haar visie op de bevindingen te geven en aanvullende informatie of context aan te leveren. In fase 1 geschiedt dit in het kader van het bestuurlijk overleg als bedoeld in de voorgaande alinea; Karakter ontvangt de bevindingen van de algemene risicoanalyse tijdig voorafgaand aan dat overleg zodat zij haar inbreng kan voorbereiden. De gemeente betrekt de inbreng van Karakter bij de definitieve vaststelling van de uitkomsten van fase 1; het verslag van het bestuurlijk overleg geldt als de verslaglegging van deze fase. In fase 2 en fase 3 stelt de gemeente Karakter in de gelegenheid schriftelijk te reageren op de bevindingen. De gemeente voegt de reactie van Karakter bij de verslaglegging van de desbetreffende fase en verwerkt deze, indien zij daartoe aanleiding ziet, in de bevindingen. De gemeente beschouwt bevindingen als definitief nadat het proces van hoor en wederhoor volledig is afgerond. De uiteindelijke beslissing om door te gaan naar een volgende fase ligt bij de gemeente.

    Onverminderd het voorgaande stelt de gemeente Karakter in de gelegenheid om te reageren op door de gemeente opgestelde kaders bij de algemene controle en de eventuele detailcontrole, waaronder met name het controleplan en de daarin geformuleerde resterende onzekerheden, de gestelde doelen en de gehanteerde meetcriteria. De gemeente neemt deze reactie in overweging alvorens zij aan een dergelijk kader uitvoering geeft. De uiteindelijke beslissing om kaders vast te stellen en daaraan uitvoering te geven ligt bij de gemeente.